事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

鄭 旭

河北省石家莊市第一醫(yī)院

事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的利用

鄭 旭

河北省石家莊市第一醫(yī)院

傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式存在著工作量繁雜、出錯(cuò)率高、查找效率低等缺陷。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，越來(lái)越堵的現(xiàn)代化手段被應(yīng)用到事業(yè)單位檔案管理之中，并使得上述缺陷得到了顯著的改善。然而，作為一種尚不十分成熟的新興技術(shù)手段，部分現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理的使用過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。本文即針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中現(xiàn)代化方式的實(shí)際應(yīng)用展開(kāi)具體分析，并就其中的注意事項(xiàng)做出闡述。

事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)代化方式

1.引言

經(jīng)濟(jì)在不斷的發(fā)展，事業(yè)單位的建設(shè)也在不斷的進(jìn)步，事業(yè)單位在認(rèn)識(shí)管理方面有著很大的提高，尤其是在檔案管理這一方面，檔案管理已經(jīng)不在是傳統(tǒng)的事業(yè)單位的檔案管理方式，打破了傳統(tǒng)，將信息技術(shù)應(yīng)用到了事業(yè)單位檔案管理中，在檔案管理中使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，利用電腦進(jìn)行文件的傳輸，進(jìn)行無(wú)紙化的辦公，改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，將圖像文字在計(jì)算機(jī)行顯現(xiàn)出來(lái)，這樣加快了事業(yè)單位檔案管理的腳步，讓事業(yè)單位的發(fā)展向前邁進(jìn)了一大步。

2.現(xiàn)代化方式在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

現(xiàn)代化方式在事業(yè)檔案檔案管理工作中可以說(shuō)是大有可為的，具體應(yīng)用途徑主要體現(xiàn)在下述4個(gè)方面。

2.1 應(yīng)用在檔案的檢索及目錄管理之中

檔案記錄和保持的目的在于為后期的查詢和使用提供資料支持。由此可見(jiàn)，進(jìn)行檔案檢索是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的必要環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案目錄通常是有檔案管理人員進(jìn)行人工整理而成的，整理過(guò)程耗時(shí)費(fèi)力，且一旦出現(xiàn)錯(cuò)誤也不易察覺(jué)、不便于更改。當(dāng)將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用帶檔案的整理過(guò)程中后，能夠?qū)Ω黝愘Y料信息按關(guān)鍵詞、內(nèi)容、部門、時(shí)間等作出分類，并進(jìn)行清晰、有序的記錄，并生成目錄。

2.2 應(yīng)用于庫(kù)房管理之中

庫(kù)房是大量檔案存放、保管的場(chǎng)所。由于大量紙質(zhì)材料長(zhǎng)期堆積，加之通風(fēng)不暢，容易導(dǎo)致文件的腐敗、蟲蛀。近年來(lái)，越來(lái)越多單位嘗試將現(xiàn)代化的設(shè)施引入到庫(kù)房管理中，提升給類資料的保護(hù)質(zhì)量。首先，可在庫(kù)房中適當(dāng)安裝新風(fēng)系統(tǒng)，通過(guò)空氣流通排放掉腐朽氣味，給庫(kù)房管理人員提供相對(duì)健康、舒適的工作環(huán)境。其次，可以通過(guò)安裝攝像頭的方式，對(duì)庫(kù)房的實(shí)時(shí)狀況進(jìn)行監(jiān)控，使庫(kù)房工作人員不必時(shí)刻在庫(kù)房守班。另外，還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)監(jiān)控庫(kù)房的濕度、溫度等環(huán)境狀況，從而指導(dǎo)庫(kù)管人員依據(jù)這些參數(shù)采取相應(yīng)的管理措施。

2.3 輔助檔案業(yè)務(wù)工作

檔案業(yè)務(wù)工作包括收集、保管、整理、鑒定、利用、統(tǒng)計(jì)分析、銷毀等多個(gè)環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的管理模式使得檔案管理人員在工作中耗費(fèi)了大量的精力、時(shí)間。隨著一系列現(xiàn)代化技術(shù)的引入，許多流程得到了有效的簡(jiǎn)化。例如在進(jìn)行檔案收集時(shí)，可以與其他部門員工進(jìn)行網(wǎng)上溝通，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸文件，避免了過(guò)去取、送文件繁瑣；檔案統(tǒng)計(jì)過(guò)程，可以直接通過(guò)excel等軟件進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、篩選、替換等，大大提高了統(tǒng)計(jì)效率；銷毀時(shí)，也可利用碎紙機(jī)進(jìn)行快速、無(wú)痕銷毀，從而有效確保了檔案的機(jī)密性。

2.4 建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)

檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)是一個(gè)實(shí)現(xiàn)了檔案資料信息共享的計(jì)算機(jī)平臺(tái)。通過(guò)這一平臺(tái)，檔案室人員可以將單位可供借閱的檔案信息公布到平臺(tái)上，供各個(gè)部門查詢。同時(shí)，對(duì)于檔案的借閱情況，也可以通過(guò)該平臺(tái)進(jìn)行記錄。其他部門的員工在需要借閱檔案時(shí)，可以先通過(guò)這個(gè)平臺(tái)查清所需資料是否未被借出，確認(rèn)尚有庫(kù)存之后，再去檔案室借閱。為了保證檔案的機(jī)密性，可通過(guò)平臺(tái)對(duì)不同級(jí)別的工作人員可以設(shè)置相應(yīng)的檔案借閱權(quán)限，部分機(jī)密檔案僅供相關(guān)部門員工或領(lǐng)導(dǎo)借閱。

3.現(xiàn)代化方式應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理中需要注意的問(wèn)題

現(xiàn)代化方式引入到事業(yè)單位檔案管理中后，檔案的管理效率得到了有效的提升。但為確保各種現(xiàn)代化手段得到有效實(shí)施，還需要特別注意下述幾個(gè)方面的問(wèn)題。

3.1 加強(qiáng)檔案管理制度的規(guī)范化

事業(yè)單位檔案管理措施發(fā)生變化后，傳統(tǒng)的管理制度難免已無(wú)法適應(yīng)新的管理模式。因此，需通過(guò)制度改革、完善來(lái)促進(jìn)檔案管理制度的規(guī)范化。一方面，對(duì)于檔案室計(jì)算機(jī)等各類設(shè)備的使用權(quán)限要有明確規(guī)定，除指定人員外其他職工不得擅自使用相關(guān)設(shè)備。其次，要對(duì)檔案管理人員及借閱人員的行為作出嚴(yán)格規(guī)范，一旦發(fā)生丟失、損壞等現(xiàn)象，要及時(shí)追查、責(zé)任到人。

3.2 提高檔案管理人員計(jì)算機(jī)操作能力

計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的引入對(duì)于部分不善于使用新設(shè)備的檔案管理人員而言無(wú)疑是一項(xiàng)挑戰(zhàn)。為幫助這些員工更快的初步掌握起現(xiàn)代化技術(shù)下檔案的管理方法，建議各事業(yè)單位定期對(duì)檔案管理員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助他們學(xué)會(huì)通過(guò)計(jì)算機(jī)開(kāi)展檔案管理工作，從而有效提升工作效率。對(duì)于這部分員工而言，要做好心態(tài)方面的調(diào)整，盡快適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理手段。當(dāng)工作過(guò)程中遇到問(wèn)題時(shí)，要多向其他員工請(qǐng)教，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)、摸索，盡快掌握現(xiàn)代化檔案管理的各項(xiàng)技術(shù)。

3.3 完善現(xiàn)代化配套設(shè)施

“工欲善其事，必先利其器。”若要使各類現(xiàn)代化技術(shù)在檔案管理工作中得到有效推廣，各單位需首先配備比較完善的現(xiàn)代化設(shè)備，其中包括計(jì)算機(jī)及配套設(shè)備、監(jiān)控設(shè)施等等。為此，還需要聘用相應(yīng)的技術(shù)人員，定期對(duì)各類設(shè)備進(jìn)行維護(hù)，且當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，能夠開(kāi)展科學(xué)的檢修工作。只有這樣，才能確保現(xiàn)代化技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中長(zhǎng)期、高效的開(kāi)展。

4.結(jié)語(yǔ)

總之，隨著事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)模式的不斷更新，傳統(tǒng)的檔案管理辦法顯然已無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前各單位的實(shí)際需求。通過(guò)加快信息化建設(shè)，將更多的現(xiàn)代化手段應(yīng)用到事業(yè)檔案檔案管理之中，能夠有效提升檔案管理的效率，從而更好的發(fā)揮各單位檔案的實(shí)用價(jià)值。因此，為了在日益發(fā)展的時(shí)代下全面促進(jìn)事業(yè)單位的工作效率和辦公水平，必須逐步推進(jìn)現(xiàn)代化的管理辦法，構(gòu)建科學(xué)的檔案存儲(chǔ)管理系統(tǒng)。

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鄭旭（1989-），男，漢族，河北省石家莊市人，河北經(jīng)貿(mào)大學(xué)工商管理專業(yè)，石家莊市第一醫(yī)院，職工，研究方向：檔案管理等。