提高檔案管理水平的若干策略研究

徐鳳華吉林省白城市糧食局

提高檔案管理水平的若干策略研究

徐鳳華
吉林省白城市糧食局

檔案是記錄信息的主要方式，是在任何時期都具有記錄作用的重要方式。檔案的管理水平不僅影響著個人的信息記錄，也影響著國家重要信息的保存與傳承。處于轉(zhuǎn)型期的中國，政治、經(jīng)濟、社會結(jié)構(gòu)都在發(fā)生著巨大的變革，充分發(fā)揮檔案的作用顯得尤為重要。近年來，云技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，為檔案管理方式與手段的信息化與電子化提供了技術(shù)保障，因此，加快檔案管理改革，提高檔案管理的水平成為現(xiàn)如今最為重要的工作。

檔案；檔案管理；策略；路徑選擇

一、提高科學(xué)化水平是檔案管理的時代要求

提高檔案管理的科學(xué)化水平就是規(guī)范化與法制化檔案管理方式與程序，就是利用新興的云計算技術(shù)與云儲存技術(shù)來現(xiàn)代化與電子化檔案管理方式，就是要使檔案在信息管理中充分發(fā)揮作用，就是要使檔案在公共決策過程中起積極作用。

（一）提高檔案管理水平是提高國家軟實力的基本要求

文化在當(dāng)前世界激烈的競爭中發(fā)揮著非常重要的作用，而檔案作為一種信息儲備方式是國家軟實力的重要組成部分，其管理水平直接影響著文化作用的發(fā)揮。檔案是一種寶貴的文化財富，是民族進(jìn)化與發(fā)展的歷史見證，是實現(xiàn)文化傳播的重要前提。檔案的根本特性在于客觀性，與其他信息儲存方式相比，檔案更具權(quán)威性與真實性，檔案是一種最為客觀的記錄方式，是一種最為廣泛的信息記錄方式，是一個民族進(jìn)化與發(fā)展最全面的見證，也是民族文化最集中的體現(xiàn)。檔案在文化建設(shè)方面起著無法比擬的作用，其能豐富文化底蘊、提升文化品位、拓展文化發(fā)展空間。

（二）提高檔案管理水平是信息技術(shù)發(fā)展的要求

信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用使人類社會進(jìn)入了信息時代，而云儲存技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展也對檔案管理提出了新的要求。隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與移動APP的發(fā)展，人們對信息儲存與管理提出了新的要求，而隨著電子政務(wù)與網(wǎng)絡(luò)行政審批的發(fā)展，以政務(wù)公開為前提的自動化辦公也對檔案管理的方式、檔案儲存的方式提出了新的要求。為順應(yīng)時代的潮流與發(fā)展趨勢，檔案管理必須充分應(yīng)用新興的信息技術(shù)，必須以滿足人民的需求為目標(biāo)，必須提升檔案的科學(xué)化管理水平，從而充分發(fā)揮檔案在文化傳承、政務(wù)公開等方面的積極作用。

（三）提高檔案管理水平是檔案工作發(fā)展的前提

我國的檔案管理工作經(jīng)過漫長的發(fā)展與優(yōu)化，已形成具有本國特色的檔案管理體系與制度，已成為促進(jìn)國家發(fā)展的重要組成部分，但就目前的檔案管理水平來看，我國的檔案管理工作還有很大發(fā)展與進(jìn)步的空間，與發(fā)達(dá)國家相比還有較大差距。同時，我國檔案管理人員的總體素質(zhì)還有待提高，檔案管理人員也沒有形成具有發(fā)展規(guī)劃與發(fā)展綱領(lǐng)的穩(wěn)定的管理團隊。此外，我國的檔案管理缺乏宏觀規(guī)劃，檔案管理的信息化建設(shè)也相對比較滯后，檔案管理的規(guī)章與制度也有待構(gòu)建與完善，檔案管理的責(zé)任追究與獎懲體系也有待完善。總而言之，要使我國的檔案管理工作健康、有序、科學(xué)、合理的發(fā)展就必須解決上述的問題。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的策略

現(xiàn)如今，要想提高檔案管理的科學(xué)化水平就必須要進(jìn)行科學(xué)的定位，就必須要推動檔案管理類型的轉(zhuǎn)變，就必須要充分運用信息化手段與平臺，就必須要完善檔案管理的規(guī)章與制度。

（一）科學(xué)定位

檔案管理是一種具有公共性的社會服務(wù)工作，但就目前檔案管理的現(xiàn)狀來講，檔案管理并沒有充分發(fā)揮其所具有的特性，并沒有真正地起到社會服務(wù)的作用。很多檔案管理部門并沒有找準(zhǔn)自身的定位，并沒有充分發(fā)揮自身的社會服務(wù)功能，并沒有積極主動的去改進(jìn)檔案管理的方式，創(chuàng)新檔案管理的類型，只是一味地按照上級領(lǐng)導(dǎo)的指示，機械地將信息匯集成檔案，機械地按照要求將檔案進(jìn)行保存，這在一定程度阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。同時，檔案管理部門并沒有對檔案進(jìn)行合理的分類，并沒有將可以公開的檔案展示給社會大眾，而只是將檔案作為本單位內(nèi)部決策的參考依據(jù)，這就沒有充分發(fā)揮檔案的作用，這就有可能掩埋具有社會價值的檔案，這就限制了檔案的社會服務(wù)性。要使檔案管理發(fā)揮作用就必須要進(jìn)行科學(xué)地定位。

（二）推動檔案管理類型的轉(zhuǎn)變

檔案管理的目標(biāo)是不僅要把有價值的檔案安全的保存起來，而且要將檔案的價值充分發(fā)揮出來，因此，將“死”的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)椤盎睢钡臋n案信息是現(xiàn)如今最為重要的工作。只有將檔案借助現(xiàn)代化手段轉(zhuǎn)化為檔案信息，才能發(fā)揮其具有的社會效益，才能提升檔案管理、保存、查找的水平，才能避免社會資源的浪費，才能簡化檔案管理的工作流程。從現(xiàn)階段的檔案管理來看，我國的檔案管理部門已經(jīng)充分認(rèn)識到檔案資源的價值與檔案資源的作用，已經(jīng)開始采取措施對檔案管理進(jìn)行改革，已經(jīng)開始推動檔案管理由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變，這將有利于我國檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

（三）推動檔案管理手段的進(jìn)化

經(jīng)過長久的發(fā)展，我國的檔案管理事業(yè)已形成具有自身特色的管理手段與方式，已能保障傳統(tǒng)檔案管理工作的運行，但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式卻已無法適應(yīng)社會進(jìn)步與發(fā)展的需要，要使檔案管理模式與時俱進(jìn)就必須要提高我國檔案管理的科學(xué)化水平，就必須要加快檔案管理的信息化建設(shè)，就必須要建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，就必須要用電子化的方式來保存信息，就必須要建立專門的、獨立的檔案資源共享與管理平臺，就必須要充分利用云技術(shù)來實現(xiàn)檔案資源的共享，從而使得檔案管理人員能方便快捷地管理檔案信息，使得社會公眾能根據(jù)自身的權(quán)限來查閱相關(guān)檔案。

（四）完善相應(yīng)制度體系

一直以來，我國的檔案管理在管理體系都較為封閉，而這種封閉的管理體系使得檔案管理的效率不高，使得檔案管理的工作流程繁瑣，因此要提高檔案管理的科學(xué)化水平就必須要完善檔案管理的制度與體系。一方面，檔案管理部門要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)建立起檔案管理的基本制度，從而能提升檔案信息的兼容性，能提升檔案信息的利用率。另一方面，檔案管理部門要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)制定檔案管理體系，并將全社會的檔案管理納入管理體系中，以形成統(tǒng)一的檔案管理體系。

三、結(jié)語

檔案作為一種信息保留與存儲的方式，在社會發(fā)展過程中起的作用越來越重要，因此，提高檔案管理水平在現(xiàn)階段顯得尤為重要。本文中我結(jié)合自身實踐中遇到的問題，總結(jié)了現(xiàn)階段檔案管理存在的問題，并在此基礎(chǔ)上為提高檔案管理的科學(xué)化水平提出了發(fā)展策略，希望能引起學(xué)術(shù)界的注意，希望能對我國的檔案管理工作有所幫助。

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