王艷婕

吉林化工學(xué)院

高校檔案管理工作探究

王艷婕

吉林化工學(xué)院

高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，隨著社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和我國高等教育事業(yè)的進(jìn)步，我國高校檔案管理工作進(jìn)入了一個(gè)新的歷史發(fā)展階段。但目前我國高校檔案管理存在工作不規(guī)范、檔案基礎(chǔ)設(shè)施滯后、管理方式不嚴(yán)等問題。本文就高校現(xiàn)今存在的管理問題進(jìn)行分析探討，并提出創(chuàng)新的高校檔案管理工作策略，以適應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的要求。

檔案管理；存在問題；管理創(chuàng)新

高校檔案管理是學(xué)校管理系統(tǒng)中重要的組成部分，高校檔案管理工作記錄著學(xué)校發(fā)展的方方面面，關(guān)系著個(gè)人社會(huì)活動(dòng)的基礎(chǔ)和證明，是高校進(jìn)行科學(xué)研究、人才培養(yǎng)的直接記錄。當(dāng)今各大高校不斷擴(kuò)大教學(xué)規(guī)模，不斷進(jìn)行教育改革，所以檔案管理不再僅僅局限于單純的文本資料，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理工作的要求也要更加嚴(yán)格，所以要盡可能的把封閉的、傳統(tǒng)的檔案信息借助一定的方法轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、開放的信息資源管理庫，從而更好的推動(dòng)我國學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。

1 我國高校檔案管理工作存在的問題

1.1 高校對(duì)檔案管理工作不夠重視

目前，我國頒布了一套與普通高校檔案管理相對(duì)應(yīng)的辦法條例，從而為推動(dòng)高校檔案管理工作的開展提供了法律依據(jù)。近些年來，雖然我國各大高校所開展的檔案管理工作獲得了一定的成就，并創(chuàng)造了良好健康的發(fā)展氛圍，但部分高校對(duì)檔案管理工作仍不是十分重視，高校檔案管理人員也沒有意識(shí)到高校檔案管理工作的必要性和重要性。很多學(xué)校仍然認(rèn)為學(xué)校的發(fā)展重點(diǎn)是教師的科研成果和學(xué)生的就業(yè)率，而對(duì)檔案管理工作并沒有嚴(yán)格規(guī)范，沒有制定科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾矸桨浮Ｉ踔烈恍n案管理人員的管理意識(shí)仍停留在紙質(zhì)時(shí)代，在管理時(shí)只把實(shí)體檔案管理保存妥當(dāng)，并且長期不整理、不裝訂，這將對(duì)高校未來長期的發(fā)展十分不利。

1.2 高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施落后

新背景下檔案管理工作要求不斷提高，對(duì)基礎(chǔ)管理設(shè)施也提出了更高的要求。高校檔案管理工作量大，管理起來需要大量的人力和物力，然而對(duì)學(xué)校來說這是一個(gè)沒有產(chǎn)出的投入，所以部分高校對(duì)此并不是十分重視。主要表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資金投入不足，對(duì)防火、防盜、防漬的必要設(shè)施安放不足，適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理需要的技術(shù)設(shè)備配置不到位，庫房整修并不及時(shí)等。

1.3 檔案管理人員工作素質(zhì)較低

學(xué)校對(duì)檔案管理工作的不重視必然導(dǎo)致管理人員的松懈，專業(yè)技能的低下。檔案管理不僅需要完備的基礎(chǔ)設(shè)施和先進(jìn)的管理設(shè)備，也需要大量的人力和高素質(zhì)的管理人才。實(shí)際上，檔案管理屬于專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，其通常需要管理人員具備豐富的專業(yè)理論知識(shí)才能更清楚的記錄和整理檔案。高校雖然對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行了一定的調(diào)整，改善了職稱結(jié)構(gòu)和文化結(jié)構(gòu)，但工作人員的素質(zhì)仍不能滿足現(xiàn)有的工作需要。主要存在管理人員專業(yè)知識(shí)不精通、知識(shí)結(jié)構(gòu)不連貫、管理思路不清晰等問題。

1.4 高校檔案管理方式落后

傳統(tǒng)的檔案管理方式主要以保存紙質(zhì)文檔為主，這樣的管理方式不但浪費(fèi)空間時(shí)間，還浪費(fèi)大量人力。然而大多高校很少運(yùn)用信息化管理手段，難以適應(yīng)現(xiàn)有的社會(huì)發(fā)展水平和科學(xué)發(fā)展理念?，F(xiàn)代化信息手段主要有建立高校數(shù)據(jù)庫、建立校園覆蓋網(wǎng)絡(luò)等，可以為校園的發(fā)展提供高質(zhì)量、高水平的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。另外，高校并沒有建立完備的管理人員責(zé)任制度和工作管理體系，人員工作相對(duì)松懈，人員任用較為隨意，這些管理方式十分不利于檔案管理的發(fā)展，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)整體信息資料的有效利用。

2 推動(dòng)高校檔案管理工作的對(duì)策

2.1 提高對(duì)檔案管理工作的重視

目前，我國各大高校對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不到位，導(dǎo)致在管理人員的配備上、基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上沒有做到科學(xué)合理的安排。作為高校管理者需要對(duì)檔案資源的重要性給予充分的認(rèn)識(shí)。首先要做好對(duì)檔案管理工作的扶持，從而為檔案管理工作的開展提供良好的工作氛圍和工作條件，改變傳統(tǒng)的觀念，在加強(qiáng)教師科研能力、學(xué)生學(xué)風(fēng)建設(shè)的過程中，還需要加大對(duì)檔案管理建設(shè)的重視程度，以確保檔案管理工作的效率和質(zhì)量，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)校各個(gè)部門的共同進(jìn)步。

2.2 提高檔案管理人員的專業(yè)水平

高校檔案管理人員素質(zhì)的高低，決定這高校檔案管理水平的高低，所以要加強(qiáng)管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。首先，健全管理人員隊(duì)伍，建立一支穩(wěn)定的、高素質(zhì)的管理隊(duì)伍，通過不斷的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，以各種形式培養(yǎng)管理人員的綜合素養(yǎng)，確?；鶎訖n案管理工作的穩(wěn)定性；其次，要按照提高素質(zhì)、規(guī)范管理、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的要求，有計(jì)劃、有目標(biāo)、分階段的進(jìn)行培訓(xùn)，使其提高檔案管理理念、強(qiáng)化技術(shù)操作、真正了解檔案管理的工作需求。最后，完善競爭懲罰機(jī)制，以更好的激發(fā)檔案管理者的工作興趣和積極性，從而實(shí)現(xiàn)工作責(zé)任細(xì)分、工作任務(wù)細(xì)化，切實(shí)加強(qiáng)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和提高工作質(zhì)量。

2.3 構(gòu)建信息化檔案管理系統(tǒng)

新形勢下，信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸發(fā)展成為各大高校檔案管理工作的重點(diǎn)，因此高校檔案管理的一個(gè)重要發(fā)展方向就是信息化。信息化管理可以減少人力和減小工作強(qiáng)度，并且對(duì)檔案信息的儲(chǔ)存和查找都十分方便快捷。第一，要推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，改善相應(yīng)的硬件管理設(shè)施；第二，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)檔案信息進(jìn)行征集、加工整理和分類儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檢索多樣化、快捷化；第三，確保信息化高校檔案管理的保障性、安全性和可靠性，根據(jù)實(shí)際情況做好檔案信息管理的分配工作，從而使學(xué)校的檔案資料能更好的服務(wù)于教學(xué)和科研。

總結(jié)

綜上所述，傳統(tǒng)的高校檔案管理方式在新的發(fā)展形勢下已經(jīng)無法滿足高校發(fā)展需求，在檔案管理方面仍存在許多問題需要解決。所以我們必須對(duì)高校檔案管理工作給予重視，把創(chuàng)新與現(xiàn)實(shí)情況緊密結(jié)合，以現(xiàn)代化的管理觀念對(duì)檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)。在管理人才的培養(yǎng)方面，爭取把新的工作理念、工作方法和工作技術(shù)傳遞給檔案管理人員，從而實(shí)現(xiàn)管理隊(duì)伍的專業(yè)化，為高校發(fā)展貢獻(xiàn)更多的力量。

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