文/岳紅艷

淺談如何發(fā)揮檔案作用

文/岳紅艷

檔案的作用是記錄歷史，更重要的是發(fā)掘出檔案信息的內(nèi)在價值，服務(wù)于社會。檔案工作者要提高檔案工作地位，讓檔案更好地服務(wù)于企業(yè)、服務(wù)于社會，就要緊跟時代步伐、創(chuàng)新服務(wù)理念、發(fā)掘檔案信息的價值,讓檔案發(fā)揮作用

檔案記載和反映的是“過去”的工作活動，是對過去“全過程”進(jìn)行的全面、系統(tǒng)、完整地記載和反映，所包含的信息內(nèi)容真實(shí)。檔案工作的主要目的和任務(wù)，就是滿足社會各方面的需要，利用檔案信息資源為社會、為決策層服務(wù)，助力于經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會民生。那么如何讓檔案發(fā)揮它的作用呢？

這就需要檔案人員首先要提高專業(yè)素質(zhì)。要加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，不斷提高自身的檔案專業(yè)知識。通過不斷的更新知識，加強(qiáng)自身業(yè)務(wù)技能，熟練掌握國家有關(guān)檔案工作的方針、政策和檔案工作法規(guī)等專業(yè)知識。也要耐得住寂寞。檔案工作繁瑣，忙卻看不出成績，說起來簡單，做起來困難。檔案工作者是歷史的守護(hù)者，既要有一顆甘于清貧，耐得住寂寞的平靜心，又要能在繁瑣中找尋出能體現(xiàn)檔案價值的重要信息。更要讓機(jī)會變成機(jī)遇。檔案工作者要了解單位工作的新動向，處處留心，牢記服務(wù)意識，成為事業(yè)發(fā)展的前哨。要善于抓住機(jī)會，改變部分人對檔案的錯誤認(rèn)識，讓藏在閨中人不知的檔案，變?yōu)椴殚喞谜叩募皶r雨，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，超前思考，才能為事業(yè)發(fā)展提供強(qiáng)有力的信息保障。

檔案工作平時默默無聞，但關(guān)鍵時刻卻能充分體現(xiàn)它的價值。我局自實(shí)現(xiàn)OA辦公自動化后，更弱化了大家對檔案工作的重視，同時給紙質(zhì)文件的歸檔也帶來了很大的困擾，有人甚至認(rèn)為，紙質(zhì)檔案以后都沒有必要再保存了。2016年我局OA辦公系統(tǒng)出現(xiàn)問題，原發(fā)布在OA上的數(shù)據(jù)丟失，由于檔案注重平時的積累，對OA上發(fā)布的有關(guān)數(shù)據(jù)，進(jìn)行了及時的數(shù)據(jù)下載歸檔備份。當(dāng)OA系統(tǒng)出現(xiàn)問題，數(shù)據(jù)丟失后，迅速將數(shù)據(jù)進(jìn)行了恢復(fù)，確保了職工在網(wǎng)上查閱信息的方便快捷，使檔案工作發(fā)揮出了獨(dú)有的憑證作用。

一般情況，檔案利用者利用檔案都是為了解決問題。時間比較重要，錯過了時間，也許就錯過了機(jī)會。2011年底，陜西省人社廳、財政廳聯(lián)合發(fā)文《關(guān)于未參保城鎮(zhèn)集體企業(yè)退休人員等參加企業(yè)職工基本養(yǎng)老保險有關(guān)問題的通知》（陜?nèi)松绨l(fā) [2011]145號），根據(jù)文件精神，2012年12月底前需辦理完畢。有4名曾在我局工作過的臨時工，急需我局提供有明確的檔案記載及能證明其工作經(jīng)歷的原始資料進(jìn)行認(rèn)定，檔案部門為其提供了當(dāng)時的工資發(fā)放記錄等原始材料。人事部門根據(jù)檔案部門提供的1988年至1993年間30余卷檔案信息，為4名臨時工提供了相關(guān)工作證明，為他們辦理參保事項(xiàng)提供了有力的證明，解決了他們的后顧之憂。

由于我局檔案管理還不能做到全文掃描，大部分文件只能做到文件級目錄，無法滿足利用者迅速準(zhǔn)確地查找到信息的需求。針對這一情況，檔案人員利用檔案管理軟件，在備注欄添加信息等方法，將每年利用頻次較高的職稱聘任文件，在文件歸檔時，在備注欄都將聘任人員姓名錄入，方便了查找。同時又借鑒此方法，把一些表彰及干部的任命進(jìn)行了錄入。雖然平時工作量增大，但查閱利用起來更加便捷，為利用者節(jié)省了時間，也提高了工作效率。近幾年，往往是一個干部任命文件，包含幾個干部任命，僅通過文件目錄并不能準(zhǔn)確地查找到，但是通過提前姓名的錄入，就能準(zhǔn)確地查找到某位干部的任命文件。一次人事部門要調(diào)取近4、5年一些干部的任命文件，檔案部門針對他們的要求，為他們快速、準(zhǔn)確地調(diào)取了20多份檔案信息，得到了利用者的肯定和好評。

檔案利用者普遍存在“方便、求快”這樣的需求，但怎樣才能做到方便、快捷？作為檔案管理人員，要真正了解利用者需要什么，做到缺什么，就做什么，了解利用者的想法，在利用者未利用前做好細(xì)致扎實(shí)的工作，才能在利用者查閱檔案時，迅速地查找到他們想要的材料。我們針對處室成立撤并等情況，編制了機(jī)構(gòu)沿革；針對機(jī)關(guān)中層 及處級領(lǐng)導(dǎo)變動情況，編制干部任命目錄。2016年全國開展行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)清查工作，檔案人員積極配合財務(wù)部門做好檔案的查閱利用服務(wù)，為財務(wù)部門提供了2000年至2010年11年間的會計檔案信息。他們根據(jù)檔案信息，對照實(shí)物進(jìn)行核查，全面摸清了家底，既為進(jìn)一步完善管理好單位的固定資產(chǎn)起到了積極的作用，也保證按期完成了我局固定資產(chǎn)清查工作。由于把檔案工作做到了前面，不僅使檔案管理工作有序化，也得到了利用者的稱贊。

雖然說網(wǎng)絡(luò)信息時代對社會的發(fā)展是好事情，但也給檔案工作帶來一些沖擊。機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，如何利用檔案信息資源的優(yōu)勢，充分發(fā)揮出檔案的作用，這就需要我們從事檔案工作的人員積極地探索、仔細(xì)地摸索。檔案人員要站在歷史的高度，具有歷史的使命感和強(qiáng)烈的責(zé)任感，找準(zhǔn)服務(wù)的方向，摸透利用者的想法，讓檔案為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)，讓檔案為我們檔案人說話，利用者需要的方向就是我們檔案人所要努力的方向。

筆者認(rèn)為做好今后的檔案工作，還應(yīng)該注意以下幾個方面：一是學(xué)習(xí)新知識，掌握新技能，洞察檔案服務(wù)方向；二是通過檔案利用效果登記表，發(fā)現(xiàn)檔案利用的動向；三是開發(fā)檔案的利用價值，把死檔案變成活信息；四是變被動為主動，實(shí)時掌握單位、社會的新動向。

作為檔案工作者，我們應(yīng)該牢記“為黨管檔，為國守史”的歷史使命，緊跟時代步伐，用創(chuàng)新服務(wù)的理念，讓檔案工作服務(wù)于社會，用之于社會，讓檔案發(fā)揮它應(yīng)有的作用，讓檔案成為社會前進(jìn)的動力，成為我們檔案人永遠(yuǎn)的自豪。

(作者單位：陜西省水文水資源勘測局)