隨著浙江政務服務網(wǎng)建設的全面推進，在平臺上形成了大量行政審批等電子文件，目前累計辦件量已達3000多萬件，亟需對其進行規(guī)范管理和歸檔保存。近期，浙江省政府辦公廳出臺《浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》（以下簡稱《辦法》），圍繞深化我省“互聯(lián)網(wǎng)+政務”建設和“最多跑一次”改革目標，對浙江政務服務網(wǎng)電子文件的形成辦理、歸檔移交、保管利用、考核監(jiān)督等工作提出了要求?，F(xiàn)就《辦法》中有關檔案工作的職責、任務和要求解讀如下。

一、適用范圍、管理對象、管理原則及職責分工

《辦法》第一章總則部分對制定依據(jù)、適用范圍、管理對象、管理原則及職責分工進行了規(guī)定。

（一）適用范圍。《辦法》第二條、第二十四條將縣級以上行政機關及依法授權組織、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府（街道辦事處）或公共企事業(yè)單位的電子文件管理全部納入辦法規(guī)范范疇，基本涵蓋了目前浙江政務服務網(wǎng)電子文件的主要來源。

（二）管理對象?！掇k法》第三條把在浙江政務服務網(wǎng)上直接形成的，或自建政務平臺上形成辦理并交換共享到浙江政務服務網(wǎng)的電子文件，均列為管理對象。

（三）管理原則。《辦法》第四條規(guī)定了浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理應當遵循的四條原則，即“統(tǒng)一規(guī)劃、全程管理、高效服務、確保安全”。尤其是前兩條原則，將電子文件管理，包括歸檔、移交、保管、利用等各項工作都納入到了統(tǒng)籌管理的范疇，將電子文件的流轉(zhuǎn)、歸檔和電子檔案的形成、管理、移交和利用融為一體，體現(xiàn)了全省政務服務網(wǎng)電子文件管理的頂層設計和文檔一體化的要求。

（四）職責分工。《辦法》第五條第一款、第三款規(guī)定了各級檔案行政主管部門的職責，明確了省檔案局以制定規(guī)范和培訓評估等方式，從前端介入電子文件管理的職能，并賦予全省各級檔案部門對電子文件管理進行監(jiān)督指導的職責，這有利于實現(xiàn)檔案部門在電子文件的全過程管理中不缺位、早介入、強管控?！掇k法》第五條第三款規(guī)定了各級國家綜合檔案館的職責，明確國家綜合檔案館為電子文件統(tǒng)一平臺的建設主體，確立了檔案部門系統(tǒng)化、平臺化接收和管理政務服務網(wǎng)電子文件的方法和路徑，為檔案部門統(tǒng)一建設電子文件管理系統(tǒng)提供了依據(jù)?！掇k法》第五條第二款規(guī)定了行政機關的職責，明確了行政機關是政務服務網(wǎng)電子文件的管理主體，其檔案機構(gòu)負責歸檔文件的保管、利用等工作。

二、電子文件全過程管理要求

（一）形成與辦理?！掇k法》第二章主要對政務服務網(wǎng)的歸檔模塊功能、電子文件形成要求及辦理方式、法律效力和可靠性保障措施等方面做出規(guī)定并提供政策指導。

1.政務平臺電子文件的存儲格式要求?！掇k法》第八條要求在電子政務前端采取規(guī)范格式和技術更新等手段，確保電子文件長期可讀，從源頭解決今后電子文件的長久保存問題。

2.電子文件的在線辦理方式和法律效力。《辦法》第九條規(guī)定采用網(wǎng)上在線運行方式，與紙質(zhì)文書具有同等法律效力。這為各行政機關全面推行電子文件的單軌運行和數(shù)字存檔，以數(shù)字管理理念來歸檔、保存電子文件提供了政策指南。同時，我省已出臺的電子印章管理辦法和電子政務相關規(guī)章，也為該條文的具體實施提供了法規(guī)、政策、業(yè)務和技術等配套支撐。

（二）歸檔與移交?！掇k法》第三章主要對政務服務網(wǎng)電子文件的歸檔范圍與保管期限要求、歸檔方式、歸檔存儲格式、歸檔時間、歸檔文件管理及移交進館等提出要求。

1.電子文件的歸檔范圍與保管期限?！掇k法》第十一條要求各單位將政務服務網(wǎng)歸檔電子文件納入檔案管理職責和范圍，按照檔案行政主管部門審核確定的歸檔范圍和保管期限進行歸檔和保管。同時采納了檔案部門的意見建議，對如何確定歸檔范圍和保管期限進行了詳細規(guī)定，如“浙江政務服務網(wǎng)電子文件一般按辦理事項確定保管期限；對于憑證性電子文件，其保管期限不得低于行政管理、訴訟、審計等活動所需要的追溯年限”。

2.電子文件的歸檔方式和管理職責。《辦法》第十二條明確政務服務網(wǎng)電子文件歸檔采取脫離原平臺的物理歸檔方式。規(guī)定行政機關承擔電子文件及時歸檔和導入系統(tǒng)管理的義務，單位檔案部門承擔管理職責。

3.電子文件的歸檔存儲格式要求?！掇k法》第十三條對電子文件滿足長期保存要求、脫離系統(tǒng)可讀可用提出了要求，通用格式由省公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構(gòu)會同省檔案行政主管部門動態(tài)確定，保障了檔案部門在確定電子文件存儲格式上的發(fā)言權，檔案部門可從長期保存、便于利用的角度，從前端對電子文件存儲格式提出要求。

4.電子文件歸檔管理平臺建設?！掇k法》第十五條確定了電子文件采用統(tǒng)一平臺管理的原則，改變原來各單位各自為政、一個單位一個系統(tǒng)的情況，要求自行開發(fā)系統(tǒng)的單位要負責做好與統(tǒng)一平臺的技術對接，減少了檔案部門的對接工作量，檔案部門僅需出臺標準、開放接口即可。

（三）安全保管與共享利用?！掇k法》第四章主要對政務服務網(wǎng)電子文件的安全管理、開放鑒定、共享利用原則及渠道方式等提出要求。

1.電子檔案的安全保管?！掇k法》第十七條對電子文件安全保管規(guī)章制度、安全防護體系、信息安全設施設備等提出了要求，明確要推進數(shù)字檔案室標準化建設和檔案登記備份工作。

2.電子檔案的開放利用?！掇k法》第十八條要求行政機關認真履行信息公開主體責任，做好電子文件的信息公開、開放鑒定等工作，明確了歸檔電子文件開放鑒定責任主體和工作要求，為歸檔電子文件的共享利用掃除了障礙。

3.進館電子檔案的共享利用要求?！掇k法》第二十條明確了檔案部門提供已進館電子檔案共享利用的職責和方式。

三、考核監(jiān)督

《辦法》第五章主要規(guī)定了電子文件管理工作的考核督查。第二十二條規(guī)定浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理工作檢查、評估和通報由各級公共數(shù)據(jù)和電子政務工作機構(gòu)會同檔案行政主管部門組織開展。考核結(jié)果作為安排行政機關信息化建設項目和部門預算的重要依據(jù)。這賦予檔案部門行使電子文件管理檢查、評估等職責，有利于層層抓好工作落實，將檔案工作要求貫徹落實到電子文件管理全過程各環(huán)節(jié)中。

《浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理暫行辦法》是近年來我省探索開展電子文件管理工作的制度性成果，是規(guī)范和指導浙江政務服務網(wǎng)電子文件管理工作的基本準則。全省各級檔案部門要做好《辦法》的學習領會和貫徹落實，服務好黨委政府中心工作，履行好電子文件歸檔管理職責。