加強(qiáng)基層檔案管理之我見

■王 娟

加強(qiáng)基層檔案管理之我見

■王 娟

隨著經(jīng)濟(jì)社會的深入發(fā)展，基層（指農(nóng)村、學(xué)校、企業(yè)、醫(yī)院、二級單位等）檔案管理工作逐漸融入其中并得到延展，有的趁勢而為取得了豐碩成果，可以說基層檔案管理工作正面臨著千載難逢的良好發(fā)展機(jī)遇，抓住機(jī)遇、借勢發(fā)展是擺在基層檔案工作者面前必須解決的一個重要課題。

一、要高度重視基層檔案管理

基層檔案管理工作是整個檔案工作的基石，是檔案事業(yè)發(fā)展的支柱，只有做實、做好基層檔案管理工作，才能促進(jìn)檔案的持續(xù)、健康發(fā)展，增強(qiáng)檔案工作的服務(wù)功能，贏得全社會的普遍支持。因此，要切實加強(qiáng)對基層檔案管理的重視程度，需要做到如下三點：

一是強(qiáng)化思想意識。各級檔案管理行政部門，要從發(fā)展壯大檔案工作實際出發(fā)，肩負(fù)起“檔案宣傳員”重責(zé)，廣泛深入地宣傳檔案管理工作，不僅使基層檔案工作者深刻認(rèn)識到檔案管理工作對社會和單位的發(fā)展具有重大的推動作用，而且要采取多形式、多手段、多方位宣傳措施，提高基層單位領(lǐng)導(dǎo)的思想認(rèn)識，使其自覺自愿地抓好本單位的檔案管理工作，形成齊抓共管檔案的動力、合力。

二是明確工作職責(zé)。各級檔案行政管理部門，要根據(jù)實際情況，制定科學(xué)、系統(tǒng)、合理的檔案管理工作規(guī)劃的具體內(nèi)容，使基層單位照章行事、履職有據(jù)，并將檔案管理工作與目標(biāo)管理責(zé)任制有機(jī)統(tǒng)一起來，實現(xiàn)檔案工作與其他工作的協(xié)調(diào)聯(lián)動，共同發(fā)展。

三是增加現(xiàn)代化辦公設(shè)備。

現(xiàn)代化辦公設(shè)備在當(dāng)今檔案管理工作中具有不可替代的作用。因此，各級檔案行政管理部門不僅自身積極爭取必須的檔案管理工作經(jīng)費，納入本級財政預(yù)算，而且要指導(dǎo)、引導(dǎo)基層檔案工作人員將本單位必需的檔案工作經(jīng)費列入單位預(yù)算，不斷加強(qiáng)資金投入，配備檔案管理所需的現(xiàn)代化辦公設(shè)備，切實保障基層單位檔案管理工作的有效開展。

二、要突出基層檔案管理重點

基層檔案管理的重點是與基層干部群眾權(quán)益緊密相關(guān)，能夠展現(xiàn)基層發(fā)展歷史的檔案，保管好、利用好這些檔案，既能豐富檔案資源，實現(xiàn)檔案工作向下延展，又能有效維護(hù)干部群眾切身利益，廣泛贏得全社會對檔案工作的支持。從我地工作實踐看，應(yīng)重點加強(qiáng)以下三個方面的檔案管理：

一是民生檔案。民生檔案涉及面較廣、數(shù)量龐大，包括房產(chǎn)、土地、社保、醫(yī)保、病歷、學(xué)籍、婚姻、工商證照、質(zhì)監(jiān)等等方面的內(nèi)容。這些檔案與人們的生產(chǎn)、生活密切相關(guān)，是全社會關(guān)注的重點。能否管理好這些檔案，是新形勢下檢驗檔案部門監(jiān)管能力、執(zhí)法水平的關(guān)鍵所在。依照歸檔原則、庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)、查閱利用要求等，采取“民生檔案由原單位保管，向群眾開放利用，年底向檔案部門報送檔案電子目錄;檔案行政部門加強(qiáng)日常執(zhí)法檢查，年底審核涉民單位報送的民生檔案電子目錄”辦法，既規(guī)范了民生檔案動態(tài)管理，又方便了民生檔案的利用，是一個一舉多贏的有效辦法。

二是企業(yè)檔案。企業(yè)檔案是反映地方經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的重要依據(jù)，是維護(hù)企業(yè)職工利益的有效憑證。企業(yè)檔案不僅有文書檔案，還包括會計、科技等類別檔案，數(shù)量非常多?？h域企業(yè)經(jīng)過破產(chǎn)、改制程序后，企業(yè)檔案一般由其主管部門保管，但主管部門因沒有足夠庫房和相應(yīng)的保管條件，企業(yè)檔案面臨著受潮、腐蝕、蟲鼠叮咬、散亂毀損，甚至丟失等嚴(yán)重安全風(fēng)險。保護(hù)好企業(yè)檔案就是保護(hù)歷史、保護(hù)企業(yè)職工利益，因此檔案部門應(yīng)積極采取措施，創(chuàng)造條件將其接收入館，并嚴(yán)格按照入館檔案要求進(jìn)行整理、保管。

三是農(nóng)村檔案。農(nóng)村檔案大都面臨著檔案人員不專業(yè)，檔案庫房及裝具條件差，容易發(fā)生發(fā)霉變質(zhì)、損毀丟失甚至私改檔案現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了農(nóng)村集體利益和廣大農(nóng)民群眾合法權(quán)益的維護(hù)。為此，建議有條件的地方推行農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管，設(shè)立符合要求的專門檔案室，建立和完善農(nóng)村檔案鄉(xiāng)鎮(zhèn)代管制度，這樣既解決了農(nóng)村檔案人員不專業(yè)的問題，又確保了農(nóng)村檔案的安全，不失為農(nóng)村檔案管理的好辦法。

三、要建立健全基層檔案管理制度

沒有規(guī)矩不成方圓。做好基層檔案管理工作，必須建立健全《文件材料收集歸檔制度》《檔案管理制度》《檔案保密制度》《檔案統(tǒng)計制度》《檔案借閱制度》《檔案銷毀制度》《檔案庫房管理制度》等各項檔案管理制度，使基層檔案管理工作做到有章可循，實現(xiàn)基層檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。特別是在簡化整理、強(qiáng)化利用、突出館藏的今天，各種制度的建立與完善顯得尤其重要，用制度去規(guī)范、約束基層檔案人員的行為，使他們遵循各種檔案管理制度開展工作，全面收集材料、正確整理歸檔、妥善保管檔案、依規(guī)查閱利用，從而保證基層檔案材料的齊全完整，真實反映基層單位社會活動，更好地為廣大群眾和基層單位提供高效的服務(wù)。

四、要加大基層檔案工作的執(zhí)法力度

依法治檔，是做好基層檔案管理工作的一個重要方面。各級檔案管理行政部門，要利用行政權(quán)利公開、行政執(zhí)法公開、責(zé)任公開的大好時機(jī)，明晰權(quán)責(zé)，采用合法方式加大對基層檔案管理工作執(zhí)法力度。一要堅持檔案工作年度歸檔立卷檢查，使基層單位時時繃緊檔案工作這根弦，強(qiáng)化基層檔案管理。二要爭取與區(qū)委、人大、法制辦等相關(guān)部門的聯(lián)合執(zhí)法工作，形成督促檢查合力。三要敢于較真，對檢查中發(fā)現(xiàn)的突出問題，要及時通知被檢單位，督促限期整改，情節(jié)嚴(yán)重、危害較大的，不論涉及什么單位和人員，追究相應(yīng)責(zé)任，達(dá)到懲戒和警示目的。四要有檢查結(jié)果，檢查后要與被檢單位交流意見，溝通反饋，要向黨委、政府及組織人事部門匯報，作為目標(biāo)考核和干部任用參考依據(jù)，營造全社會關(guān)注和支持檔案事業(yè)發(fā)展的環(huán)境氛圍。

五、建立和完善基層檔案員激勵機(jī)制

基層檔案工作反映了基層單位在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄，通過進(jìn)行科學(xué)分類整理形成的各門類檔案材料，其最終目的是實現(xiàn)檔案的有效利用。檔案工作既是辛苦的、默默無聞的，又是專業(yè)性強(qiáng)、服務(wù)面廣的工作。而廣大檔案工作者是確保歷史長河永續(xù)流暢的默默耕耘者、無私奉獻(xiàn)者。因此檔案部門應(yīng)建立三個機(jī)制。一是表彰機(jī)制。對每年在檔案工作中工作先進(jìn)、表現(xiàn)突出的基層檔案員，要大張旗鼓予以表彰，營造激先策后的濃厚氛圍，使基層檔案員敢于擔(dān)當(dāng)、甘心奉獻(xiàn)。二是舉薦機(jī)制。對連續(xù)三年保持“檔案先進(jìn)工作者”的基層檔案員，檔案部門要積極向各級黨委舉薦，使他們得到提拔重用，促成“干好檔案有出路”的良性循環(huán)。三是問題導(dǎo)向機(jī)制。對基層檔案員在職稱、職級、工資、評先等方面遇到的問題，檔案部門要視為自己的事，納入重要日程，盡力與組織、人事部門溝通，確保他們享受公平待遇。通過以上措施，激勵基層檔案員堅守平凡、創(chuàng)造非凡。

（作者單位：石家莊市鹿泉區(qū)檔案館 ）