淺談交通運輸行業(yè)檔案信息化建設

■閆文靜

淺談交通運輸行業(yè)檔案信息化建設

■閆文靜

當前信息技術已滲透到社會發(fā)展的各個領域，受其影響檔案管理工作也發(fā)生著深刻變革，特別是隨著現(xiàn)代化交通運輸業(yè)的發(fā)展，要求交通運輸行業(yè)的檔案管理部門必須樹立強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設推進檔案管理工作變革，實現(xiàn)檔案存儲數字化和利用網絡化管理的模式。2014年8月，交通部辦公廳印發(fā)了《關于加強和改進新形勢下交通運輸檔案工作的意見》，專門就加快推進檔案管理信息化建設提出了明確要求。結合多年從事交通運輸行業(yè)檔案管理工作實際，對當前交通運輸行業(yè)的檔案管理信息化建設談幾點粗淺的認識和看法。

一、交通運輸行業(yè)的檔案管理實現(xiàn)信息化意義重大

所謂“檔案管理信息化”就是推動檔案管理模式從檔案實體保管向檔案實體的數字化形式轉變，從而實現(xiàn)檔案信息的采集、服務、查詢、調用智能化、高效化管理，為利用者提供快速便捷的查閱服務。數字化檔案具有共享性、便捷性、復用性和交互性等特點，對交通運輸事業(yè)的發(fā)展意義重大。首先，數字化的交通運輸檔案可以呈現(xiàn)清晰完整的圖文信息，為交通工程管理人員了解和掌握過去某一時段交通建設情況、施工情況和交通運輸情況，加強交通工程的規(guī)劃建設提供信息服務?？茖W完備的交通檔案信息為推動交通道路工程的施工、維護，更好地保障交通管理正常運行提供監(jiān)督和評估支持。其次，數字化的檔案管理方式更有利于檔案管理人員對檔案信息數據進行統(tǒng)計分析處理，從而獲取肉眼看不到的深層次二次信息，幫助單位領導全面掌握交通運輸狀況，深入了解交通事業(yè)的發(fā)展不足。第三，通過建設交通運輸行業(yè)信息綜合應用平臺，在平臺共享檔案文獻信息成果，真正實現(xiàn)交通工作人員足不出戶查閱所需要的文獻資料，極大地提升了工作效率。

二、推進交通運輸行業(yè)檔案管理信息化存在的問題

交通運輸行業(yè)檔案管理信息化建設主要包括基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統(tǒng)建設、標準規(guī)范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。當前交通運輸行業(yè)各單位采取有效措施，加大檔案管理信息化的建設力度，但仍存在一些問題和不足。

一是工作重視程度不夠。部分交通運輸單位只重視業(yè)務管理而輕視檔案管理，認為檔案管理只是收集過時的文件材料，只要不丟失、不漏項就可以，投入過多的人力、物力、財力推進信息化建設更是得不償失，導致檔案管理科學化、信息化水平低。

二是基礎建設投入不足。部分交通運輸單位缺少檔案管理信息化必要的硬件設施，而且也沒有足夠的資金以及技術來發(fā)展這些硬件設施；有些交通運輸單位雖然購買了不少先進的管理設備，但現(xiàn)有的檔案管理人員缺乏計算機方面知識和信息化管理能力，專業(yè)知識單一，只能進行簡單的操作，計算機的先進作用不能有效發(fā)揮。

三是工作規(guī)章制度缺失。部分交通運輸單位檔案管理操作規(guī)程不規(guī)范，缺乏科學的規(guī)章管理制度，檔案管理分工模糊，崗位職責劃分不清，檔案管理登記、統(tǒng)計以及信息化數據的上傳、利用等具體工作出現(xiàn)各自為政現(xiàn)象，管理混亂，管理方式落后，信息化程度不高。

四是管理人員素質偏低。部分交通運輸單位的檔案管理從業(yè)人員業(yè)務素質和專業(yè)技術水平較低，其中一些檔案管理人員身兼數職，整天忙于事務性工作，根本無暇顧及檔案業(yè)務學習、鉆研和培訓，對基本的檔案工作程序缺乏了解和掌握，遠遠滿足不了檔案信息化管理建設的要求。

三、加強交通運輸行業(yè)檔案管理信息化建設的對策建議

隨著現(xiàn)代化的交通運輸業(yè)發(fā)展，實現(xiàn)檔案管理信息化勢在必行。交通運輸行業(yè)各單位應通過完善檔案管理制度，加強檔案隊伍建設，提升檔案管理信息化水平，推動交通運輸行業(yè)檔案管理的科學化、高效化建設。

一要主動爭取領導支持。只有領導重視，才能保證制度的落實和執(zhí)行。要爭取單位領導在人力、物力、財力方面對檔案管理工作進行傾斜，將交通檔案管理信息化同其他工作一起作為一個整體統(tǒng)一協(xié)調管理，并針對不同工作崗位的工作性質配置專門恰當的工作人員，專人負責，各負其責。

二要提升管理人員綜合素質。選送檔案管理人員參加檔案部門組織的業(yè)務培訓，使其牢固掌握檔案信息化管理相關專業(yè)知識，熟練操作計算機辦公軟件對檔案數據進行分析處理，提高檔案管理人員的業(yè)務能力。要把有一定技術專長的人員安排到檔案管理工作崗位上，改善檔案管理工作人員的福利待遇和辦公條件，提高他們的工作積極性和主動性，從而創(chuàng)造性的開展工作。

三要建立健全管理制度。規(guī)范的規(guī)章制度是檔案管理信息化工作順利開展的基本前提。交通運輸行業(yè)單位應當在結合本單位工作實際的前提下，統(tǒng)一制定規(guī)范、合理的交通檔案管理信息化規(guī)章制度，嚴格按照規(guī)章制度開展工作。要建立健全檔案信息化管理工作責任制，明確檔案信息化管理人員工作職責；建立健全檔案信息化管理績效考評工作制，對檔案管理工作人員實行績效工作制，提高工作積極性；建立健全檔案信息化分類管理工作制度；建立健全檔案管理定期收集制度，要求各個科室的檔案要定期收集后統(tǒng)一送到檔案室進行分類、保管，檔案管理工作人員也要對檔案進行規(guī)范管理，提高檔案利用率。

四是建立數字化管理系統(tǒng)。

以便捷化、數字化、共享化理念為指導，在交通運輸系統(tǒng)內部建設數字化綜合應用平臺。比如通過建立檔案信息網站，以網頁的形式提供檔案信息服務，提供文件信息在線咨詢、搜索、電子文檔、實時歸檔和直接訪問，實現(xiàn)系統(tǒng)內部各單位信息資源的合作共享。同時，嚴格按照國家推薦的信息化管理標準，在實踐中按照自身發(fā)展的需求和特點不斷進行完善，制定出符合自身需要的管理標準體系。

（作者單位：張家口市交通運輸局檔案中心）