探究新時期學(xué)校檔案管理如何創(chuàng)新

魯春生

【摘要】在學(xué)校管理中，檔案管理一直是重要的組成部分，檔案管理水平也可以在一定程度上反應(yīng)出學(xué)校的管理水平。近些年來，國家加大對中職院校的投入，幫助中職院校進(jìn)一步的擴(kuò)大和發(fā)展，這也為檔案管理工作帶來了新的挑戰(zhàn)。本文簡單的介紹了學(xué)校檔案在學(xué)校發(fā)展中起到的作用與學(xué)校檔案管理的工作內(nèi)容，探討了在新時期檔案管理工作所遇到的轉(zhuǎn)變，并提出了幾點(diǎn)在管理工作中可以應(yīng)用的創(chuàng)新方法，以期提高檔案管理工作的水平。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；學(xué)校；新時期

學(xué)校的檔案中包含學(xué)校人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、教學(xué)檔案等等，里面包含著大量學(xué)校重要的歷史資料，這些與學(xué)校的發(fā)展有著密切的關(guān)系，是學(xué)校教育中重要的組成部分。在社會快速發(fā)展的影響下，信息傳播途徑增多，社會信息量也不斷的增大，在新時期的影響下，對學(xué)校檔案信息的要求也越來越多，這為管理工作帶來了難度的同時也是新的發(fā)展機(jī)遇，如何對學(xué)校檔案管理工作進(jìn)行改革成為了檔案管理工作中需要面對的挑戰(zhàn)。

一、學(xué)校檔案管理的重要性

1、學(xué)校檔案是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校形象的依據(jù)

學(xué)校檔案并不只是起到記錄的作用，在一些特定的場所還可以發(fā)揮出其應(yīng)有的價(jià)值，學(xué)校檔案對學(xué)校的歷史、發(fā)展進(jìn)行了記載，并且體現(xiàn)出了學(xué)校教育教學(xué)工作的過程，是體現(xiàn)學(xué)校演變過程的重要信息資源。通過分析學(xué)?，F(xiàn)存檔案，可以全面掌握學(xué)校教育教學(xué)工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學(xué)校自身形象和價(jià)值觀建設(shè)的得失、成敗，因此它是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)樹立學(xué)校自身形象的依據(jù)。

2、學(xué)校檔案是學(xué)校的寶貴財(cái)富，豐富的檔案資料可以更好地為教學(xué)科研服務(wù)

學(xué)校檔案中包含著學(xué)校的教育教學(xué)成果，這些教育資料可以對教師的教學(xué)工作起到一定的借鑒作用，這些信息資源可以幫助學(xué)校進(jìn)行教學(xué)科研工作，為學(xué)校的教學(xué)事業(yè)提供一條捷徑。同時，這些檔案資料也體現(xiàn)出了學(xué)校的教學(xué)水平，善于利用這些檔案信息可以更好的服務(wù)于教育事業(yè)。

二、學(xué)校檔案管理工作現(xiàn)狀

1、教職員工對檔案工作的認(rèn)識有偏差

有些教職員工甚至長期把一些重要文件、科研成果等材料保存在自己手中，不把它們看成是學(xué)校檔案的重要組成部分，不按時歸檔移交，使之變成“死檔”，無法統(tǒng)一管理，不能提供利用。

2、檔案管理設(shè)施滯后

在許多學(xué)校中存在著對檔案管理不夠重視的情況，這就導(dǎo)致了對檔案管理投入經(jīng)費(fèi)不足的現(xiàn)象。目前在一些中職學(xué)校中的檔案室中存在著基礎(chǔ)設(shè)施配備不足與設(shè)備落后狀況，現(xiàn)代化程度不夠造成了檔案管理只能滿足一般的管理需求而無法向現(xiàn)代化檔案管理方向創(chuàng)新與發(fā)展。

3、檔案管理人員良莠不齊

檔案管理工作不只是對檔案的歸類處理，它還有很強(qiáng)的專業(yè)性，但是在檔案部門，一些檔案管理人員并不具備相應(yīng)的檔案管理專業(yè)素質(zhì)，在實(shí)際的工作中無法應(yīng)對工作的需求，致使檔案管理工作的效率低下，在這種情況下更不可能帶動檔案管理工作的發(fā)展。

三、新時期加強(qiáng)學(xué)校檔案管理工作的對策

1、提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予高度重視，加強(qiáng)教職員工對檔案管理的認(rèn)識，本職工作中。配合檔案管理人員做好檔案的管理，加大投入，配備專兼職懂業(yè)務(wù)的檔案管理人員。這樣才能將檔案管理工作做到標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、科學(xué)化。

2、樹立愛崗敬業(yè)精神，具備良好的職業(yè)道德

檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，這要求管理人員要有高度的工作責(zé)任感、良好的職業(yè)道德、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)心的工作態(tài)度、樂于奉獻(xiàn)的工作精神。檔案事業(yè)的發(fā)展要求檔案工作人員各方面素質(zhì)的全面提高，而職業(yè)道德素質(zhì)的提高應(yīng)擺在突出的位置。因?yàn)闆]有良好的職業(yè)道德素質(zhì)，再好的發(fā)展機(jī)遇也會錯過，再好的發(fā)展條件也會喪失，再好的業(yè)務(wù)能力也不能很好地發(fā)揮作用。

3、健全制度，強(qiáng)化規(guī)范

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)明確，使歸檔有范圍，立卷有標(biāo)準(zhǔn)，借閱有規(guī)定，保密有條例，庫房管理有措施，利用有目標(biāo)，保證檔案管理工作的開展。各種制度的制定，促使各部門人員都重視檔案工作，認(rèn)真研究落實(shí)本部門的檔案工作任務(wù)，使學(xué)校檔案工作保質(zhì)保量限期完成。在工作中，不該說的不說，不該扔的不扔，不該借的不借。

4、開展編研工作，進(jìn)行深度開發(fā)

學(xué)校檔案工作者要加強(qiáng)學(xué)校檔案編研工作，改變過去“看攤守業(yè)”的狀況，用前瞻性眼光研究利用者的需求，積極主動地提供方便、快捷的信息服務(wù)。要努力提高編研成果的質(zhì)量，不僅局限于學(xué)校的檔案資源，還應(yīng)該拓寬渠道，擴(kuò)大編研工作基本素材的來源，在充分了解室藏和用戶需求的基礎(chǔ)上，通過縱向橫向分析比較、專題跟蹤服務(wù)等方式，有針對性地開展學(xué)校檔案編研工作，如編制學(xué)校沿革、大事記匯編、教學(xué)科研成果匯編、專業(yè)技術(shù)職稱匯編和專題文件資料索引、個人學(xué)術(shù)動態(tài)學(xué)術(shù)思想或部門史料等。

5、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作提供物質(zhì)保障

必要的物質(zhì)條件是檔案工作發(fā)展的基礎(chǔ)保障。特別是近幾年來，隨著社會科技的發(fā)展，快捷方便的電子信息化、數(shù)字化、智能化在社會各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案信息保管辦法已不能滿足社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。電子文件的廣泛應(yīng)用，要求中等職業(yè)學(xué)校要加大檔案管理經(jīng)費(fèi)投人，配備計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，尤其對電子檔案管理提供相應(yīng)的防護(hù)條件，具備數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、病毒監(jiān)控、密碼防盜、軟硬件保護(hù)等能力，加強(qiáng)檔案的信息安全管理。6、應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段是學(xué)校檔案管理的發(fā)展方向

科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步和生產(chǎn)力的發(fā)展，促使世界開始向信息化邁進(jìn)，信息已成為經(jīng)濟(jì)建設(shè)的戰(zhàn)略資源和社會管理的基本要素，因此檔案管理手段也要與時俱進(jìn)。我們必須改革舊的檔案管理機(jī)制，強(qiáng)化學(xué)校檔案信息開發(fā)工作，建立檔案信息開發(fā)機(jī)制，溝通信息渠道。在管理手段上做到傳統(tǒng)與現(xiàn)代相結(jié)合，在檔案材料上做到紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案和電子檔案相結(jié)合，在館室上做到文字館、圖片館、音響?zhàn)^和實(shí)物館相結(jié)合，使檔案信息發(fā)揮應(yīng)有的作用。

7、加強(qiáng)對檔案管理人員的繼續(xù)教育，提高綜合素質(zhì)

檔案管理人員應(yīng)該提高認(rèn)識水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育，加強(qiáng)制度建設(shè)，建立相關(guān)運(yùn)行機(jī)制。有必要更新知識，加強(qiáng)繼續(xù)教育，提高綜合素質(zhì)。新檔案員可參加各地檔案局舉辦的檔案工作人員崗位培訓(xùn)班的培訓(xùn)，掌握檔案的基礎(chǔ)知識并獲取從事檔案工作的上崗證。老檔案員同樣可以參加市檔案局檔案工作人員繼續(xù)教育培訓(xùn)，選擇課程，系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識，全面提升自身專業(yè)素質(zhì)。

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