談機關(guān)檔案管理工作存在的問題及對策

耿邵艷

摘 要：機關(guān)單位是專司國家權(quán)利與管理職能的機構(gòu)，其檔案管理工作哦十分鐘那個要。不僅僅可以在一定程度上指導(dǎo)機關(guān)單位的決策活動，幫助機關(guān)單位躲避風(fēng)險，更是我國社會財富的重要組成部分，也是建設(shè)社會主義和諧社會的關(guān)鍵活動。但在調(diào)查中我們明顯發(fā)現(xiàn)，目前我國機關(guān)檔案管理工作在實際開展中存在著問題導(dǎo)致機關(guān)檔案管理工作的有效性明顯降低，所以我國必須要針對目前機關(guān)檔案管理工作中存在的問題進行有效地解決活動，以在改進機關(guān)檔案管理工作中提高機關(guān)檔案管理工作的有效性。

關(guān)鍵詞：機關(guān)檔案管理工作 問題 對策

機關(guān)檔案承載著記錄、儲存的重要作用，它是機關(guān)單位寶貴的信息資源，記錄了許多有關(guān)部門的決策、方針、政策等，是機關(guān)部分工作發(fā)展的重要依據(jù)之一。近年來，我們明顯可以看到我國的機關(guān)檔案管理事業(yè)取得了飛速的進展，但在高速發(fā)展的過程中也彰顯出很大的不足，這些問題值得我們重視，更值得我們深入思考。只有這樣才能夠提高我國機關(guān)檔案管理的有效性，才能夠更好地發(fā)揮機關(guān)檔案的作用。

一、機關(guān)檔案管理工作存在的問題敘述

經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前機關(guān)檔案管理工作在實際開展中主要存有一下三大問題。

1.檔案整理工作不細(xì)致

為了分清楚檔案文件，并且方便查找，我們必須對檔案進行特殊的登記和分類。但在實際中我們發(fā)現(xiàn)，一些檔案管理工作人員對文件歸檔的重視度并不高，很容易將一些文件進行混淆，導(dǎo)致后續(xù)編制文件時發(fā)現(xiàn)重要文件丟失、查找文件困難等問題。而機關(guān)檔案管理部門內(nèi)采用分級分行業(yè)的管理體制，所以檔案收集整理工作分配存在著眼中的問題，導(dǎo)致檔案管理工作存在“許多隱患”。

2.檔案保存工作不安全

正是因為忽略了機關(guān)檔案管理工作的重要性，隨著我國辦公條件的改變，越來越多的機關(guān)單位的辦公場所變成了集中式的辦公場所，所以導(dǎo)致檔案管理工作人員的“專員統(tǒng)一管理”變成了現(xiàn)下的“辦公室多用”情況，許多人員也可以隨意進出檔案管理工作室，降低了檔案管理工作的安全系數(shù)。

3.檔案管理信息化水平低

現(xiàn)下我們已經(jīng)進入了信息社會，但檔案管理工作卻沒有以很好的姿態(tài)向信息化模式邁進。一些機關(guān)單位的內(nèi)部檔案管理活動信息化水平仍然較為低下，比如說沒有建立標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一信息化管理模式、數(shù)字化檔案管理不及時等。

二、解決機關(guān)檔案管理工作存在問題的對策研究

從上述表述中我們能夠明顯看到，目前機關(guān)檔案管理工作在實際開展中仍然存在著許多需要解決的問題。所以我們必須從問題入手思考變革機關(guān)檔案管理工作的有效途徑：

1.強化檔案整理流程

為了確保機關(guān)檔案管理工作能夠規(guī)范、有序的進行。機關(guān)單位必須正式檔案管理的流程建設(shè)活動，既要確保機關(guān)檔案管理內(nèi)部工作的統(tǒng)一規(guī)范進行，又要對檔案管理工作人員進行及時的監(jiān)督，在約束、規(guī)范檔案管理工作人員行為的過程中，提高檔案管理工作人員的重視度，讓其能夠細(xì)心、耐心的處理檔案管理工作。

在進行檔案分類整理工作時，機關(guān)部門要設(shè)置雙層保障，也就是進行專門人員的二次檢查核對，確保檔案歸檔是正確的。并且在對檔案進行條目表述時，必須與專業(yè)人士進行及時的溝通，確保檔案內(nèi)容的類別、名稱能夠和內(nèi)容符合，防止出現(xiàn)模糊不清、查找不明的情況。甚至在必要時，可以對繁多的文件進行二級分類，以方便查找和整理。

2.加強檔案管理部門的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案管理工作是一項較為嚴(yán)密的工作，為了確保檔案管理工作的秘密、專業(yè)進行，我國機關(guān)部門必須先從檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)入手。確保檔案設(shè)施建設(shè)能夠跟上檔案整理、保存的需要。機關(guān)部門必須按照《檔案法》所出的額標(biāo)準(zhǔn)與要求來建立合格的單一的檔案室，杜絕出現(xiàn)檔案室“一室多用”的情況該，并且及時的根據(jù)檔案管理的“八防”活動來持續(xù)改變檔案管理的條件，以確保檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)符合檔案管理工作的需要。

3.加強機關(guān)部門檔案管理信息化建設(shè)

機關(guān)部門檔案管理工作人員必須正視計算機技術(shù)的重要性，積極的將計算機技術(shù)與檔案管理工作進行緊密的結(jié)合，以讓計算機助力檔案管理工作，提高其管理工作信息化和有效性。機關(guān)單位要根據(jù)自身的發(fā)展實際情況以及檔案管理的需要購置一定的計算機設(shè)備等，同時要根據(jù)信息化檔案管理發(fā)展活動指定一定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案和紙質(zhì)檔案同步進行、同步管理。要及時的開發(fā)各種檔案管理信息技術(shù)，以讓信息技術(shù)助力機關(guān)部門的檔案管理工作。

三、結(jié)束語

總而言之，有問題才能夠推動改革，改革才能夠推動事物前進。所以機關(guān)檔案管理的有關(guān)負(fù)責(zé)人要以正確的箕子臺面對目前我國機關(guān)檔案管理工作存在的問題，并且通過“對癥下藥”的合理措施積極的解決問題，以在強化、更新、重視的基礎(chǔ)讓讓我國機關(guān)檔案管理工作變等等有效。

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