簡(jiǎn)析辦公自動(dòng)化軟件在管理工作中的應(yīng)用

卞洪延

摘 要：在經(jīng)濟(jì)和信息全球化高速發(fā)展的今天，辦公信息化已經(jīng)成為提高企業(yè)和部門的一個(gè)重要要素。近十多年信息化建設(shè)在我國(guó)迅速發(fā)展，各企業(yè)推行辦公自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化、信息共享，以利用Internet技術(shù)來增強(qiáng)各部門的科學(xué)決策、監(jiān)管控制，提高辦公效率。而如何全面實(shí)行辦公自動(dòng)化管理，提高辦公效率和網(wǎng)絡(luò)信息安全，是信息化建設(shè)過程中的巨大挑戰(zhàn)。就此進(jìn)行討論。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化 現(xiàn)代化 管理 辦公效率 網(wǎng)絡(luò)安全

21世紀(jì)是一個(gè)高效率、高科技、信息化的時(shí)代，辦公自動(dòng)化是實(shí)現(xiàn)辦公高效率的基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，為辦公信息系統(tǒng)的建設(shè)提供了非常先進(jìn)的技術(shù)手段。當(dāng)代經(jīng)濟(jì)社會(huì)的高速發(fā)展，為能夠全面、準(zhǔn)確地反映在信息社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下辦公自動(dòng)化的時(shí)代特征，對(duì)管理的網(wǎng)絡(luò)化、信息化都提出了新的要求。本文針對(duì)如何通過實(shí)施辦公自動(dòng)化管理，提高辦公效率，以及如何實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全展開討論。

1信息時(shí)代的巨大挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化辦公設(shè)備的形式、使用方法、用戶需求等都發(fā)生了深刻的變化，現(xiàn)代化辦公也被賦予了新的內(nèi)涵。這主要表現(xiàn)在：

1）現(xiàn)代化辦公設(shè)備的種類增多，計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、傳真機(jī)等與其他類型的電子設(shè)備共存，許多電子設(shè)備成為人們?nèi)粘＾k公的信息載體，這些設(shè)備成為了推進(jìn)現(xiàn)代化建設(shè)的手段；

2）現(xiàn)代化的辦公設(shè)備日新月異改變了人們傳統(tǒng)的工作方式和生活模式，現(xiàn)代化辦公的功能得到了前所未有的強(qiáng)化和放大；

3）現(xiàn)代化辦公設(shè)備多而全的觀念已經(jīng)淡化，取而代之的是合理實(shí)現(xiàn)設(shè)備間的“資源共享”提高設(shè)備利用率、提高管理水平的呼聲也就越來越高；

2企業(yè)辦公自動(dòng)化管理軟件實(shí)施中存在的問題

2.1“初始化”工作量過大。初始化的任務(wù)主要是整理并輸入基礎(chǔ)資料和初始余額。由于下列種種原因，導(dǎo)致初始化工作量過大，以致于不能按計(jì)劃完成，經(jīng)常嚴(yán)重影響單位辦公自動(dòng)化管理軟件實(shí)施的順利進(jìn)行。

初始化長(zhǎng)期不能完成。由初始化工作量過大、個(gè)別事項(xiàng)難度過大，使得初始化工作長(zhǎng)期不能按要求完成。致使企業(yè)慢慢喪失了對(duì)電腦系統(tǒng)熱情和興趣，項(xiàng)目實(shí)施因此很可能不了了之。

2.2“并行”成為沉重的負(fù)擔(dān)和無意義的事后處理。并行是指手工系統(tǒng)與電腦系統(tǒng)同步完成業(yè)務(wù)處理，因?yàn)槿匀谎佑迷棉k法、程序來完成業(yè)務(wù)活動(dòng)，所以所謂并行是不平等的，是以原有手工系統(tǒng)為主的，這樣就使電腦系統(tǒng)的處理成為了事后的數(shù)據(jù)錄入，根本對(duì)實(shí)際業(yè)務(wù)沒產(chǎn)生影響。并行方式的本意是想讓電腦系統(tǒng)跟在手工系統(tǒng)后面，從而檢驗(yàn)電腦系統(tǒng)的運(yùn)行結(jié)果是否正確。

3如何實(shí)行辦公自動(dòng)化管理提高辦公效率

3.1通過“高效、低耗、科學(xué)、發(fā)展”的原則對(duì)現(xiàn)代辦公設(shè)備進(jìn)行優(yōu)化管理。具體解決方法：宏觀上，根據(jù)網(wǎng)絡(luò)資源現(xiàn)狀，建立現(xiàn)代化辦公設(shè)備信息數(shù)據(jù)庫和決策支持?jǐn)?shù)據(jù)庫，根據(jù)現(xiàn)有人員和現(xiàn)有辦公設(shè)備比例，尋求出人與設(shè)備的合理比例，加快現(xiàn)代辦公網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的資源整合。因?yàn)殚L(zhǎng)期紙質(zhì)管理，不僅造成自身管理的混亂而且造成人力、物力的極大浪費(fèi)，另外也不能很好的為決策服務(wù)提供數(shù)據(jù)分析，所以建庫就顯得尤為重要。微觀上，轉(zhuǎn)變管理者的思維定義?，F(xiàn)代辦公的工作環(huán)境、設(shè)備技術(shù)條件發(fā)生了變化，現(xiàn)代辦公設(shè)備的管理者仍然固守傳統(tǒng)的管理經(jīng)驗(yàn)，不論是重大問題的決策，還是日常工作流程的管理或是機(jī)構(gòu)崗位的設(shè)置還因循守舊，沿襲以往的條條框框，這會(huì)束縛人們的手腳，阻礙現(xiàn)代化效能的發(fā)揮；不要簡(jiǎn)單地認(rèn)為有幾臺(tái)Computer，購(gòu)買了幾套打印機(jī)，有了ADSL Modem，上了Internet，就實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化。為此，摒棄與現(xiàn)代管理不相適應(yīng)的管理經(jīng)驗(yàn)和觀念，建立現(xiàn)代化辦公設(shè)備管理的理念，是推動(dòng)現(xiàn)代化辦公發(fā)展的關(guān)鍵所在。

3.2建立完整的信息資源數(shù)據(jù)庫與決策數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。隨著現(xiàn)代化辦公設(shè)備預(yù)算采購(gòu)的實(shí)施，對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備采購(gòu)預(yù)算決策活動(dòng)在整個(gè)現(xiàn)代化建設(shè)資金安排上就日顯復(fù)雜和重要。技術(shù)環(huán)境變化前，現(xiàn)代化辦公設(shè)備數(shù)量少，功能單一，往往是少數(shù)重要崗位才能使用辦公設(shè)備，因而在設(shè)備的管理和決策上相對(duì)簡(jiǎn)單。也就使得管理員采用小作坊形式進(jìn)行數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單紙質(zhì)登記、統(tǒng)計(jì)、分析。管理者的管理水平僅僅體現(xiàn)在表層管理上，很少能采用投放與產(chǎn)出效益指標(biāo)來衡量管理水平、決策能力、組織機(jī)構(gòu)、運(yùn)作機(jī)制等要素。技術(shù)環(huán)境變化后，影響現(xiàn)代化辦公的因素更復(fù)雜，決策內(nèi)容更廣泛，如辦公設(shè)備數(shù)據(jù)庫建設(shè)、辦公設(shè)備分配結(jié)構(gòu)和資源比例的分析，對(duì)于每一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者而言，產(chǎn)生了種種需要重新思考和解決的問題。通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展引起了現(xiàn)代化辦公觀念與內(nèi)涵的漸變，現(xiàn)代化辦公設(shè)備變成社會(huì)信息知識(shí)網(wǎng)絡(luò)的重要組成部分。面對(duì)這種趨勢(shì)，要求網(wǎng)絡(luò)管理者和各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者在決策中善于把握環(huán)境因素，對(duì)現(xiàn)代化辦公設(shè)備數(shù)量、比例、用途、作用作客觀、現(xiàn)實(shí)的評(píng)價(jià)并能夠科學(xué)、合理地決策，使每一項(xiàng)決策都能收到最佳的效果。根據(jù)這些要求我們提出了建立數(shù)據(jù)完善、錄入方便、存儲(chǔ)安全的信息管理系統(tǒng)和能夠根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)為領(lǐng)導(dǎo)作出決策服務(wù)分析系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化辦公。

3.3轉(zhuǎn)變觀念，切實(shí)提高辦公人員的素質(zhì)。應(yīng)用軟件體系固然有待提高完善，但更重要的是直接使用辦公設(shè)備的辦公人員素質(zhì)的提高。在整個(gè)信息化建設(shè)的過程中，辦公人員作為信息技術(shù)應(yīng)用的主體，其參與熱情和融入程度對(duì)現(xiàn)代化辦公推進(jìn)至關(guān)重要。

因而，經(jīng)常開展相應(yīng)業(yè)務(wù)技術(shù)培訓(xùn)和請(qǐng)老師作相關(guān)知識(shí)講座，不斷提高辦公人員綜合素質(zhì)才能從根本上提高現(xiàn)代化辦公水平，真正提高現(xiàn)代化辦公設(shè)備的效能，最終服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)。

4結(jié)束語

隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，現(xiàn)代化辦公管理也面臨著許多新的課題，現(xiàn)代化辦公管理的內(nèi)涵在不斷拓展，既要強(qiáng)調(diào)管理者的管理基礎(chǔ)也要強(qiáng)調(diào)辦公人員的技術(shù)基礎(chǔ)。通過不斷完善和規(guī)范我們的組織體系和管理流程，提高人員技術(shù)基本能力。充分認(rèn)識(shí)技術(shù)基礎(chǔ)是“硬件”，管理基礎(chǔ)是“軟件”。沒有必要的技術(shù)基礎(chǔ)，盲目追求現(xiàn)代化辦公的快速發(fā)展，只能是本末倒置；而沒有良好的管理基礎(chǔ)，一味追求現(xiàn)代化辦公應(yīng)用的深入，只能造成更大的信息資源的浪費(fèi)。只有兩者都具備，才能確?，F(xiàn)代化辦公技術(shù)應(yīng)用有足夠的平臺(tái)支撐。希望現(xiàn)代化辦公管理水平和所有辦公人員的技術(shù)水平都能得到普遍提高，從而真正提高現(xiàn)代化辦公效率。

參考文獻(xiàn)

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