圖紙檔案整理不宜“削足適履”

王秀琴

削足適履出自西漢·劉安《淮南子·說林訓(xùn)》：“骨肉相愛，讒賊間之，而父子相危。夫所以養(yǎng)而害所養(yǎng)，譬猶削足而適履，殺頭而便冠。”意思是說，因?yàn)樾∧_大，就把腳削去一塊來湊合鞋的大小。指人做事機(jī)械，生搬硬套，不知變通。檔案整理也是如此，檔案整理只有按照國家的標(biāo)準(zhǔn)、根據(jù)檔案的實(shí)際情況來靈活掌握，才能做到既符合國家的要求、又保持檔案的基本原貌，最大限度地保護(hù)檔案的完整和安全。

比如在圖紙檔案的整理中，經(jīng)常會遇到圖紙未按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊歸檔的情況，特別是歸檔的圖紙大，裝不進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒里，有些單位會不顧檔案的破壞和受損，把圖紙按標(biāo)準(zhǔn)尺寸重新折疊裝盒。雖說這樣做符合檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，本無可厚非，但筆者認(rèn)為這樣做偏離了檔案整理工作的初衷。如果把圖紙比作“足”，檔案盒比作“履”，在整理圖紙檔案的時(shí)候，不宜“削足適履”。

圖紙檔案通常有設(shè)計(jì)圖、施工圖、竣工圖等，這些圖紙一般由設(shè)計(jì)單位制出，交檔案室歸檔時(shí)也已折疊好。按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，圖紙?jiān)跉w檔前應(yīng)按《機(jī)械制圖復(fù)制圖的折疊方法》折疊成標(biāo)題欄外露的A4幅面手風(fēng)琴式。而現(xiàn)實(shí)情況是，大部分設(shè)計(jì)單位出的圖紙都沒有按照標(biāo)準(zhǔn)式樣來折疊，這就給圖紙歸檔后的整理帶來了很多麻煩。

歸檔圖紙折疊不規(guī)范，大致有以下幾種情況：一是基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略大。二是基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略小。三是幅面基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，但未折成手風(fēng)琴式。四是完全未按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊。針對這些折疊不規(guī)范的圖紙整理，筆者認(rèn)為不能“削足適履”，而要盡量從保護(hù)檔案和方便利用檔案的角度出發(fā)來整理檔案。下面就幾種具體情況闡述一下筆者的整理建議：

一、基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略大的圖紙。這類圖紙的整理，有些單位是把圖紙重新按A4幅面來折疊，筆者認(rèn)為從各種角度考慮，都不可取。首先，重新折疊圖紙會在圖紙上產(chǎn)生新的折痕，眾所周知，圖紙折痕的地方極易掉色，時(shí)間長了，折痕地方的線條、文字都會模糊不清，而且容易爛掉，這不利于圖紙的保護(hù)和長久保存；其次，重新折疊后，原來一套圖紙厚度就增加了很多，而且不如原先整齊，甚至有些重新折疊后的一套圖紙不能裝入一個(gè)檔案盒里，這樣，又破壞了檔案的相對完整性和成套性；最后，重新折疊也大大增加了檔案人員的工作量，影響檔案整理工作的進(jìn)展。筆者建議遇到此類情況時(shí)不要去“削足（圖紙）適履（檔案盒）”，而要按圖紙的實(shí)際尺寸來訂制合適尺寸的檔案盒來裝圖紙檔案。

二、基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，只是幅面比A4略小的圖紙。同樣道理，遇到這種情況，不用再重新折疊，直接裝入檔案盒即可，這是對圖紙最大的保護(hù)。

三、幅面基本按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊，但未折成手風(fēng)琴式的圖紙。這種情況，筆者建議按圖紙的折痕把圖紙重新折成標(biāo)題欄外露的手風(fēng)琴式即可裝入檔案盒。

四、完全未按標(biāo)準(zhǔn)要求折疊的圖紙。這種情況要按原圖紙的折痕，使標(biāo)題欄外露，按手風(fēng)琴式折疊，再裝入按折疊后圖紙實(shí)際尺寸訂制的檔案盒里。

檔案整理工作的原則是充分利用原有整理基礎(chǔ)，其最終目的是便于保管和利用。檔案整理工作的重點(diǎn)應(yīng)放在分類和檢索工具的編制，以便于檔案的查找和利用，去除歸檔材料上不利于檔案長久保管的金屬物、塑料、微生物等，以便于檔案的長久保管，而不應(yīng)花費(fèi)大量時(shí)間和精力在苛求檔案本身的大小上，況且這種“過度”整理本身也是對檔案的一種損害。

從造成這種問題的根源來講，是設(shè)計(jì)單位未按國家的標(biāo)準(zhǔn)要求折疊圖紙，由于設(shè)計(jì)單位自身的工作缺位給檔案整理帶來了不必要的麻煩，這正如文書處理或業(yè)務(wù)部門用了不符合檔案歸檔要求的書寫材料而造成的文件材料歸檔后需要重新復(fù)制等問題，都是檔案部門為檔案的規(guī)范和長久保管而采取的補(bǔ)救措施，這些都屬檔案歸檔前質(zhì)量控制范疇，如果宣傳到位，措施得當(dāng)，這些問題是完全可以避免的。筆者呼吁檔案部門要做好宣傳，提前介入，明確歸檔材料的相關(guān)要求，對折疊不符合標(biāo)準(zhǔn)的盡量要求制圖單位重新出圖歸檔，按圖紙實(shí)際尺寸訂制檔案盒也是不得已的補(bǔ)救措施，不宜過多使用；各部門、各單位也要按國家相關(guān)要求做好歸檔材料的前端控制，在項(xiàng)目開始時(shí)，產(chǎn)生材料的各部門都要嚴(yán)格按要求做好各自的本職工作，讓歸檔材料更加標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，不再讓檔案部門做二次補(bǔ)救工作，這才是對檔案的最大保護(hù)。

（作者單位：平頂山市疾病預(yù)防控制中心 來稿日期：2016-12-06）

3 結(jié)論

本文僅以PDCA在市級檔案部門安全評估中的應(yīng)用為例說明PDCA循環(huán)法使評估工作更具科學(xué)性、規(guī)范性、全面性和客觀性，可以全面提高市級檔案行政部門的檔案安全的科學(xué)管理水平?；鶎訖n案部門也可以應(yīng)用PDCA循環(huán)法，提升基層檔案工作安全保障能力。

*本文系河南省檔案局科技項(xiàng)目“PDCA循環(huán)法在市級檔案館安全評估中的應(yīng)用研究” （項(xiàng)目編號：2014-R-11）研究成果之一。