醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策

肖燕

摘要：隨著醫(yī)療改革范圍逐漸擴(kuò)大，層次也逐漸深入，要想保證醫(yī)院檔案管理水平和質(zhì)量，就必須要加大對(duì)檔案管理工作的資金投入，建立健全相應(yīng)的制度體系，提高全院人員對(duì)檔案管理工作的理解和認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的落后的態(tài)度和觀念等等。本文通過對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的深入了解和研究，系統(tǒng)全面地闡述了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中所存在的部分不足之處，同時(shí)也結(jié)合這些缺陷給出了相應(yīng)的解決辦法，以期能夠?qū)I(yè)內(nèi)人士具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理；問題；對(duì)策

近些年來，我國經(jīng)濟(jì)水平和科學(xué)技術(shù)都取得了飛速的發(fā)展，醫(yī)院的各項(xiàng)業(yè)務(wù)也蒸蒸日上，相對(duì)于之前的把檔案管理工作看作暫時(shí)性性質(zhì)的工作，當(dāng)前的檔案管理工作已經(jīng)逐漸趨于日?；?，性質(zhì)也由一般性發(fā)展為重要性。雖然檔案管理工作是醫(yī)院日常工作的管理過程中一項(xiàng)十分重要的組成部分，但自身還有很多需要改進(jìn)的地方[1]。

1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的意義

在醫(yī)院諸多的日常工作里面，檔案管理是十分關(guān)鍵的，將所有與醫(yī)院相關(guān)的信息資料加以科學(xué)合理的整理規(guī)劃，對(duì)于所積累的信息資料進(jìn)行有意義地開發(fā)，投入到使用中去，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)化，制度化，規(guī)范化，標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)具有十分重要的促進(jìn)作用，也是科技興院戰(zhàn)略中的關(guān)鍵步驟。對(duì)于醫(yī)院的檔案管理工作加大管理力度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作新方法，新模式，以及新理念的探索和建設(shè)，才能與當(dāng)前發(fā)展背景下的衛(wèi)生改革制度相配合，將醫(yī)院現(xiàn)代化管理服務(wù)推上一個(gè)新的層面。

2 當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

2.1檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠 沒有對(duì)檔案管理工作的重要性進(jìn)行深刻的理解和認(rèn)識(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些忽視檔案信息資料利用的情況。主要用于記錄管理的認(rèn)知度還比較低，"忽略檔案，重視臨床"，特別是高層領(lǐng)導(dǎo)人員，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部進(jìn)行檔案管理工作不能深入理解和認(rèn)識(shí)。大部分對(duì)于醫(yī)院十分關(guān)鍵的信息資料，滯留在個(gè)人手里，認(rèn)為"我自己負(fù)責(zé)的部分放在我身邊最合適最有保障"。在管理體制上，程序管理為各種長(zhǎng)期系統(tǒng)的核心。檔案管理沒有落實(shí)，造成檔案信息資源開發(fā)不足，導(dǎo)致效率不高。

2.2管理格局不完善，機(jī)構(gòu)不健全 醫(yī)院的儀器管理、科研、人事、會(huì)計(jì)、視聽檔案和醫(yī)療記錄、病理、X射線的紀(jì)錄，患者的醫(yī)療記錄，由所屬各部門自行保管，不統(tǒng)一檔案保存，導(dǎo)致在檔案管理工作中出現(xiàn)雖然醫(yī)院只有一個(gè)，但是業(yè)務(wù)部門卻有很多這種現(xiàn)象，管理模式和制度十分松散，混亂，沒有相關(guān)的負(fù)責(zé)部門進(jìn)行統(tǒng)一管理。

2.3檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)不高 檔案對(duì)于醫(yī)院來說是十分重要的，管理人員內(nèi)容結(jié)構(gòu)比較簡(jiǎn)單，很多人認(rèn)為每個(gè)人都能干管理檔案的工作，醫(yī)院相關(guān)的專業(yè)人少。并且還有一部分醫(yī)院里面的檔案管理員沒有外語技能，對(duì)于計(jì)算機(jī)等信息科技了解少，知識(shí)結(jié)構(gòu)掌握不充分，對(duì)于知識(shí)的理解程度較淺，以及甚至不具有相關(guān)的專業(yè)知識(shí)等等情況，不合理的安排分配，團(tuán)隊(duì)整體水平低，年齡跨度大。

2.4檔案工作硬件及軟件投入不足 基于醫(yī)療用房存在很大缺口的情況下，很多醫(yī)院投入大量資金用于建設(shè)門急診綜合大樓。使得檔案庫房已經(jīng)被其他業(yè)務(wù)占用或者只留下很小一部分地方，正常的工作流程受到嚴(yán)重阻礙。有很多文件都沒地方擺放，經(jīng)常出現(xiàn)翻箱倒柜找資料的情況；近些年來，我國經(jīng)濟(jì)科技都取得了飛速的發(fā)展，各大醫(yī)院的網(wǎng)絡(luò)化辦公得以逐步實(shí)現(xiàn)，雖然有很多醫(yī)院已經(jīng)開始通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件的保存和輸送，但是檔案室的辦公條件卻仍沒有得到有效改善，僅僅只有很小一部分實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，手工收集檢索仍然是檔案管理工作的主要手段和途徑，這種情況極大阻礙了檔案信息管理工作的進(jìn)行。

3 提高醫(yī)院檔案管理工作的對(duì)策

3.1加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)意識(shí)，思想決定行動(dòng) 對(duì)于檔案管理工作的重要性要充分全面的認(rèn)識(shí)。作為醫(yī)院管理活動(dòng)中必不可少的內(nèi)容，必須要加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，將其視為重要日程，實(shí)現(xiàn)檔案管理和醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的共同發(fā)展?？梢允褂酶鞣N各樣的方式對(duì)檔案管理工作加以宣傳，促使醫(yī)院的全體人員深刻意識(shí)到這一工作的必要和重要，比如典型事例宣傳，參觀學(xué)習(xí)等等，只有這樣才能有效促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.2加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全制度 為了滿足現(xiàn)代文檔管理需求，文檔管理實(shí)現(xiàn)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)，負(fù)責(zé)該案件的管理團(tuán)隊(duì)成立領(lǐng)導(dǎo)的各部門設(shè)立兼職檔案員，兼職檔案員對(duì)部門檔案館，由三家互聯(lián)網(wǎng)全面負(fù)責(zé)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，更新后的文件管理工具，應(yīng)該用適當(dāng)?shù)目茖W(xué)管理制度來實(shí)現(xiàn)-檔案管理信息中心，明確功能不同類別的統(tǒng)一醫(yī)院管理和評(píng)價(jià)的記錄，并用于工作文件的日常管理，促使檔案管理和醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)的共同發(fā)展。

3.3多途徑學(xué)習(xí)，提高素質(zhì) 要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，這是檔案管理工作的前提。要想成為一名合格的檔案工作者，必須具備以下條件：①思想品德要好，需要具有為檔案事業(yè)獻(xiàn)身的意識(shí)和理念，對(duì)于檔案資料的內(nèi)容要嚴(yán)格保密；②要有奉獻(xiàn)精神，奉獻(xiàn)精神更是一種嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、穩(wěn)健，尊重歷史并保留原始文件檔案；③要重視對(duì)檔案管理人員的思想教育和技能培訓(xùn)，定期參加進(jìn)修學(xué)習(xí)，考察訓(xùn)練，以及參加專業(yè)化的技能培訓(xùn)等等，尤其是在目前國內(nèi)外采用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，提高知識(shí)的專業(yè)水平，臨床調(diào)查和研究必須要對(duì)醫(yī)學(xué)教育有深刻的了解，繼續(xù)尋求更加適合更加有利檔案管理工作的方式方法，促進(jìn)檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提高[2]。

3.4加大投入，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理 要想更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化，先進(jìn)技術(shù)，以及設(shè)施設(shè)備的引入，資金成本的大量投入是必由之路。首先，計(jì)算機(jī)管理軟件用于科研活動(dòng)，文書的建立等等各項(xiàng)工作，各項(xiàng)業(yè)務(wù)的檔案也要及時(shí)建立機(jī)讀檢索目錄，通過原來文本的掃描，將其存入到計(jì)算機(jī)里，查找起來方便，這種檢索系統(tǒng)不僅查找速度快效率高，能夠節(jié)省很多物力，人力，同時(shí)相對(duì)于人工檢索，計(jì)算機(jī)檢索能夠有效保證檢索的準(zhǔn)確率；再者，對(duì)于檔案管理要配置相應(yīng)的保護(hù)措施，這對(duì)于檔案使用時(shí)間的延長(zhǎng)，以及檔案資源內(nèi)容完整性的保護(hù)都具有重要意義[3]。

綜上所述，醫(yī)院的檔案管理工作加大管理力度，對(duì)于不合理進(jìn)行及時(shí)完善和改進(jìn)，以最快的速度促進(jìn)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)信息溝通平臺(tái)的建立，促進(jìn)檔案信息資源共享的建設(shè)進(jìn)程，因?yàn)檫@是將來發(fā)展的必然趨勢(shì)。加大對(duì)檔案管理工作的重視力度，不斷推進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化，現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)，構(gòu)建一個(gè)能符合所有科研活動(dòng)要求，具有較高醫(yī)療服務(wù)水平，擁有完整全面的檔案信息資料的高水平醫(yī)院，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙磊，楊東曉，李四中. 淺談當(dāng)前醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]. 中醫(yī)藥管理雜志，2007，15（2）：119-120.

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[3]史向霞，牛耕. 淺析醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策[J]. 山東檔案，2008（4）：326-326.

編輯/蔡睿琳