人社檔案信息化建設(shè)與管理的實(shí)踐研究

孫玲

摘要：人力資源和社會(huì)保障局承擔(dān)著為老百姓服務(wù)一生、記錄一生、保障一生的重要職責(zé)。新時(shí)代下的人社局檔案管理在一定程度上需要吸收時(shí)代發(fā)展優(yōu)勢(shì)，積極的對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行改良，提升檔案管理效率，豐富檔案管理功能，讓檔案管理與運(yùn)用更為便捷性，為此，本文希望拋磚引玉能對(duì)人社局檔案信息化建設(shè)與管理工作提供一定的借鑒作用。

關(guān)鍵詞：信息化；人力資源社會(huì)保障；檔案管理；人社局

1 引言

檔案是企事業(yè)單位管理的重要內(nèi)容之一，是重要?dú)v史憑證。人力資源和社會(huì)保障局（以下簡(jiǎn)稱人社局）相關(guān)的檔案管理工作對(duì)于我國(guó)人力資源統(tǒng)籌運(yùn)用管理以及勞動(dòng)力喪失后生活保障起到一定輔助作用，其管理水平的高低直接關(guān)系到相關(guān)工作開(kāi)展的便捷與有效性。近年來(lái)，隨著檔案事業(yè)飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)熱潮席卷全球，黨的十八大報(bào)告把信息化擺在了更加突出的位置，并明確把“信息化水平大幅提升”納入全面建設(shè)小康社會(huì)目標(biāo)之一。為此，加快檔案信息化建設(shè)與管理，是人社局發(fā)展的必然趨勢(shì)，有助于提高檔案管理效率，以適應(yīng)日益發(fā)展的人力資源和社會(huì)保障事業(yè)的需求。

2 現(xiàn)狀及存在主要問(wèn)題

2.1 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化的內(nèi)容有兩方面：一是狹義上的信息化，就是將檔案自身的內(nèi)容信息化；二是廣義上的信息化，就是將檔案信息與社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的信息進(jìn)行融合處理的信息化。所以，檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)就是在現(xiàn)代化的技術(shù)條件下，一方面促進(jìn)檔案本身信息進(jìn)入社會(huì)交流系統(tǒng)，在社會(huì)中廣為傳播，另一方面就是將檔案中的信息與其他社會(huì)信息形式融合使用，在社會(huì)中傳播，廣泛地服務(wù)于社會(huì)。當(dāng)然這兩個(gè)方面的目標(biāo)并不孤立的，而是相互聯(lián)系，相互促進(jìn)的。因?yàn)闄n案信息一旦廣為社會(huì)大眾利用，狹義的檔案資源信息化，必然與社會(huì)發(fā)生普遍的聯(lián)系，必然要與社會(huì)中的其他信息交融而廣泛地交流和傳播，形成另外形式的信息，即廣泛意義的檔案信息化。

2.2 存在的不足

近年來(lái)，鄒平縣人社局堅(jiān)持以人為本，科學(xué)發(fā)展，緊緊圍繞全縣經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展大局，始終保持良好的發(fā)展態(tài)勢(shì)。目前人社局的各類檔案主要包含：業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、文書(shū)檔案、財(cái)務(wù)檔案，其中業(yè)務(wù)檔案部分涉及社保、醫(yī)保等眾多業(yè)務(wù)內(nèi)容。我國(guó)幾十年來(lái)一直沿用傳統(tǒng)的檔案管理模式，將檔案按照卷數(shù)整理，具有一定的科學(xué)性，但是也存在許多問(wèn)題，隨著檔案數(shù)量逐漸增多，巨大的工作量導(dǎo)致檔案管理工作極易出錯(cuò)。且各部分內(nèi)容分散管理，信息化的水平也參差不齊，部分內(nèi)容的管理還存在Excel表格半手工管理方式，大量的實(shí)體紙質(zhì)檔案的存放因?yàn)闆](méi)有統(tǒng)一集中的庫(kù)房而分散在四處，給檔案的集中管理和利用均帶來(lái)了很大的不便。

以社保業(yè)務(wù)為例，近年來(lái)社保經(jīng)辦業(yè)務(wù)量快速增長(zhǎng)，業(yè)務(wù)檔案以及人事檔案與日俱增。社保業(yè)務(wù)的覆蓋范圍不斷擴(kuò)大，經(jīng)辦管理效率也越來(lái)越引起關(guān)注，傳統(tǒng)性紙質(zhì)檔案管理已無(wú)法從根本上解決參保者要求簡(jiǎn)化手續(xù)、便捷服務(wù)的訴求。

3 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

3.1 樹(shù)立檔案信息意識(shí)，提升檔案人員素質(zhì)

首先，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要從業(yè)人員對(duì)檔案信息化具有一定的意識(shí)，并對(duì)信息化建設(shè)的內(nèi)容進(jìn)行充分的了解，這樣才能使信息化建設(shè)工作順利的展開(kāi)。在檔案信息化建設(shè)中，工作人員是其中的主力，必須要突破那種僅僅作為檔案“收集員”、“保管員”的狹隘觀念，主動(dòng)為人社局領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供可靠依據(jù)，為業(yè)務(wù)發(fā)展、科研提供依據(jù)，為人社局的精神文明建設(shè)和發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

其次，要提升檔案人員的素質(zhì)，檔案人員要具有一定的責(zé)任感，并且掌握相關(guān)的專業(yè)技能，這樣才可以保證信息化與管理工作相結(jié)合，加快檔案信息化的進(jìn)程。

①加強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)。檔案管理人員首先必須具備豐富的專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)和較為廣泛的社會(huì)科學(xué)與自然科學(xué)知識(shí)，可充分利用各級(jí)組織的檔案法規(guī)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、網(wǎng)絡(luò)教育和個(gè)人自學(xué)等手段進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，也要自覺(jué)地、全面地加強(qiáng)知識(shí)修養(yǎng)，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)新技術(shù)和相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開(kāi)闊視野。

②加強(qiáng)技能修養(yǎng)。檔案人員要注重自我完善，熟練地掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和操作技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，為更快、更好地開(kāi)發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。同時(shí)，還必須具備較強(qiáng)的信息獲取能力，引導(dǎo)利用者獲得更多的檔案信息，為利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

③加強(qiáng)政治修養(yǎng)。檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜且細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價(jià)值鑒定、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要文書(shū)檔案管理人員付出艱辛的勞動(dòng)，是一項(xiàng)既平凡又單調(diào)、乏味、枯燥的工作。要做好檔案工作，文檔人員就必須具備忠于職守、任勞任怨、無(wú)私奉獻(xiàn)的品德修養(yǎng)和過(guò)硬的政治素質(zhì)。

3.2 提高檔案信息化水平技術(shù)

①設(shè)施的配備。硬件設(shè)備是檔案信息化建設(shè)中所需要的物質(zhì)基礎(chǔ)，設(shè)備的選用上應(yīng)以信息建設(shè)的需要為主，通過(guò)先進(jìn)的系統(tǒng)及軟件的使用，幫助檔案信息化建設(shè)更快的完成，同時(shí)建立與完善檔案管理平臺(tái)，使其可以在檔案的收集、整理、應(yīng)用上起到應(yīng)有的作用。

建立全局統(tǒng)一的檔案管理模式。統(tǒng)一管理和指導(dǎo)全局檔案管理業(yè)務(wù)、建立統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理服務(wù)中心，實(shí)現(xiàn)資源設(shè)備、檔案資源的集中統(tǒng)一管理。

②以社保檔案為重點(diǎn)建立檔案數(shù)字化管理平臺(tái)。實(shí)現(xiàn)對(duì)全局檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分類、裝訂、上架、保管。利用信息技術(shù)，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，配置檔案信息化設(shè)備，開(kāi)發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案電子化掃描和管理。在將原有的檔案材料進(jìn)行數(shù)字化與信息化處理時(shí)，要先制定規(guī)范的錄入方式與錄入標(biāo)準(zhǔn)，使文件的電子化轉(zhuǎn)變有相應(yīng)的統(tǒng)一格式。這樣可以有效的提高檔案信息化的工作效率，實(shí)現(xiàn)電子檔案與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，整合和優(yōu)化檔案業(yè)務(wù)處理模式，實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理。

③對(duì)上網(wǎng)信息進(jìn)行密級(jí)界定。從安全角度來(lái)說(shuō)，優(yōu)良的檔案管理軟件自身的安全設(shè)置，如訪問(wèn)授權(quán)、用戶安全級(jí)別、密碼設(shè)置等功能模塊，已成為電子文件管理、利用的一道堅(jiān)實(shí)屏障，能有效地確保檔案信息安全。查閱人的身份還需要網(wǎng)上進(jìn)行驗(yàn)證，這樣才可以針對(duì)查閱人身份的不同信息對(duì)其公開(kāi)不同的檔案內(nèi)容，使檔案的安全性得以保障。

3.3 提高檔案信息管理水平

信息化技術(shù)介入到檔案管理工作當(dāng)中來(lái)以后，檔案管理工作水平有了明顯的提高，同時(shí)信息化檔案管理已成為檔案管理工作的趨勢(shì)，計(jì)算機(jī)、磁性介質(zhì)、打印及掃描裝置及先進(jìn)的管理軟件系統(tǒng)等都為檔案的信息化建設(shè)做出了重大的貢獻(xiàn)。

要充分的重視檔案管理先進(jìn)性，積極的做好對(duì)應(yīng)數(shù)字化檔案管理建設(shè)，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作做對(duì)應(yīng)的管理效果提升。加強(qiáng)信息化系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)要注意信息化建設(shè)的安全性、功能多樣性、操作便捷性。聘請(qǐng)專業(yè)的系統(tǒng)建設(shè)機(jī)構(gòu)依據(jù)實(shí)際檔案使用與管理中所涉及的具體情況，做好檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的合理性、科學(xué)性。在此條件上也保留一定程度的紙質(zhì)檔案管理，讓檔案管理操作處于雙重形式并行的狀態(tài)，逐步向檔案信息化管理的過(guò)渡。

在目前而言，由于技術(shù)與制度的局限性，當(dāng)前全面實(shí)行數(shù)字化檔案管理仍舊存在一定局限性，因此可以將檔案管理工作進(jìn)行初步的數(shù)字化管理，充分利用現(xiàn)有數(shù)字化檔案管理實(shí)用性功能做有效開(kāi)發(fā)，有效的促進(jìn)檔案管理超越時(shí)空局限的查閱、運(yùn)用、統(tǒng)計(jì)與分析工作，提升相關(guān)工作的便捷性與高效性。

4 結(jié)束語(yǔ)

總之，信息化建設(shè)下的人社局檔案管理系統(tǒng)可以大大提高工作效率，人社局的檔案管理和利用工作是一項(xiàng)龐大而系統(tǒng)的工程，不僅需要文書(shū)檔案管理員的努力，也需要人社局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視、加大投入，更需要檔案管理人員加強(qiáng)自身修養(yǎng)、提升管理水平，需要人社局各科室的能力配合，共同為人社局發(fā)展建設(shè)、領(lǐng)導(dǎo)決策、教學(xué)科研等工作提供基礎(chǔ)保障。

參考文獻(xiàn)：

[1]賈洪慧.論新形勢(shì)下人力資源和社會(huì)保障局的檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（1）：181.

[2]陳均海.人力資源以及社會(huì)保障局的檔案管理探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，（17）：78-79.