檔案數(shù)字化掃描存在問題與對策

賴蘇平(新疆油田采油一廠信息檔案管理站,新疆 克拉瑪依 834000)

檔案數(shù)字化掃描存在問題與對策

賴蘇平(新疆油田采油一廠信息檔案管理站,新疆 克拉瑪依 834000)

本文通過新疆油田采油一廠近兩年開展的檔案數(shù)字化掃描工作中出現(xiàn)的問題，提出具有一定應用價值的檔案數(shù)字化掃描對策，為“十三五”其他兄弟單位開展數(shù)字化工作提供可行性建議，以提高檔案數(shù)字化掃描工作的質量。

檔案數(shù)字化;掃描;問題;對策

新疆油田采油一廠是新中國發(fā)現(xiàn)的第一個大油田——克拉瑪依大油田的發(fā)源地，于1960年建廠，建廠55年來，形成兩萬多卷珍貴的紙質檔案。按照中國石油天然氣集團公司(后文簡稱“集團公司”)“十三五”期間建設數(shù)字檔案館(室)要求，為加快庫藏檔案數(shù)字化建設，2014-2016年，采油一廠投入60萬元用于油氣勘探開發(fā)類、建設項目類、管理類三大項共計100萬余頁的檔案全文數(shù)字化掃描工作。通過為期三年的數(shù)字化掃描工作，采油一廠檔案數(shù)字化超額實現(xiàn)91%(中石油要求80%)的目標。

本文通過采油一廠在為期三年的檔案數(shù)字化掃描工作中出現(xiàn)的問題，提出可行性解決方案，為各兄弟單位在數(shù)字化掃描工作提供建議，以進一步提高檔案數(shù)字化掃描工作質量。

1 檔案數(shù)字化掃描存在問題

筆者通過全程參與北京佳訊天則有限責任公司承包采油一廠的檔案數(shù)字化掃描項目，發(fā)現(xiàn)數(shù)字化掃描中存在著諸多亟待解決的問題，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

(1)硬件設施配備不全 硬件設施是檔案數(shù)字化建設過程中不可或缺的基本條件，由于乙方同時在多家單位開展掃描工作，導致設備設施配備不全，如工程圖紙掃描儀配備不齊全，存在一些紙張較大的檔案圖紙，如地質、基建檔案的大幅圖、表等，掃描設備不能滿足本廠實際檔案的尺寸要求，導致掃描的大幅圖表或殘缺不全，或圖像為空白，或通過多次掃描經(jīng)過多張圖像拼接而失真。

(2)紙質檔案掃描過程欠規(guī)范 乙方因同時承擔多家單位的檔案數(shù)字化掃描工作，為加快工作進度，乙方要求兩名工作人員日完成至少5000條的數(shù)據(jù)掛接數(shù)量，而合同規(guī)定“日均完成檔案數(shù)字化2000條”，導致為追求速度而忽視質量，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：首先，造成多掃、重復掃和漏掃現(xiàn)象。由于追求速度，掃描人員對無須列入數(shù)字化處理的對象，如圖表中的空白表格、人為夾入文檔中與文檔無關的紙張進行了掃描；對基建檔案主副本同一文檔或同一紙張進行重復掃描；由于人為標注頁碼錯誤，如跳頁標碼，導致漏掃。其次，造成對原件的損害問題。采油一廠勘探開發(fā)類檔案最早產(chǎn)生于二十世紀五十年代，部分勘探開發(fā)圖紙檔案由脆弱的透明玻璃紙人工繪制組卷而成，在掃描前標注頁碼、拆卷、翻頁時，稍有不慎就會對原件造成損害。如工作人員對折疊多層的圖紙在翻頁時不小心，動作幅度較大，都容易對檔案原件造成損傷。

(3)后期管理不力 承攬采油一廠掃描工作的北京佳訊天則公司總部設在北京，數(shù)字化工作人員均在本克拉瑪依招聘，新聘用人員有的甚至剛從學校畢業(yè)的大中專畢業(yè)生，沒有任何工作經(jīng)驗。這些數(shù)字化檔案工作人員在思想上沒有意識到檔案后期管理工作的重要性，以為完成前期掃描工作便可，在技術上對裝訂工作不專業(yè)，缺乏相關培訓，導致掃描后的檔案經(jīng)重新裝訂后，出現(xiàn)裝訂不齊，紙張破損、甚至圖紙打不開的現(xiàn)象。

2 提高檔案數(shù)字化掃描質量的對策

(1)基礎設施配備齊全 掃描設備配備的是否齊全以及性能的高低是提高檔案數(shù)字化掃描質量的前提。硬件方面，為滿足數(shù)字化掃描工作要求，乙方配備聯(lián)想電腦5臺，服務器1臺，聯(lián)想掃描儀1臺，A3平板掃描儀1臺，使之適應系統(tǒng)中大量數(shù)據(jù)的快速處理。

軟件方面，擁有一套檔案數(shù)字化加工軟件，支持高速掃描儀、普通平板掃描儀和大幅面工程圖紙掃描儀，具備對影像優(yōu)化處理、加蓋水印、自動糾偏、糾斜，生產(chǎn)多頁TIFF和PDF文件等功能，在技術上符合檔案信息化建設的基本要求。同時將檔案數(shù)字化成果上傳至集團公司檔案管理系統(tǒng)，從而為檔案數(shù)字化成果的有效利用提供途徑。

(2)加強過程管理 根據(jù)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)，甲乙雙方負責人勤溝通，嚴管理，各司其職，根據(jù)集團公司《檔案數(shù)字化工作流程圖》要求，嚴把各個節(jié)點質量關。尤其在掃描工作開展之前，檔案室負責人專門對掃描人員進行檔案整理、標注頁碼以及檔案裝訂等相關培訓工作；在紙質檔案上做標記時，要求使用鉛筆，在紙張的右下角進行標記，筆記不能過重，字體工整，不能過大，以免傷害紙張；拆裝檔案時，尤其是“手風琴”式折疊的大幅圖紙時，要求小心翻動，不能用力過度，以保護脆弱紙張。

(3)加強后期管理 保證質量 后期管理中，圖像質檢是一項至關重要的工作。甲乙雙方需要制定檔案數(shù)字化后的二?；蛉Ｙ|檢規(guī)定，校對工作根據(jù)加工進度按階段進行，杜絕在最后階段集中突擊校驗。

首先，數(shù)字化工作人員(乙方)要對照原件，檢查掃描文件的清晰度，與原件無關的內容、斑點、墨汁等是否清除；是否進行糾錯及糾偏處理。其次，檔案工作人員(甲方)對掃描件圖像進行逐卷逐頁校對，確保掃描件與原件完整一致。尤其基建檔案，要按照案卷目錄對卷內件進行逐件核對，特別要注意卷內件頁數(shù)與目錄、原件相符。最后，根據(jù)要求裝訂復原檔案，基建、勘探開發(fā)類檔案圖紙多，復原時注意圖紙正反、恢復手風琴式折疊，遇到破損紙質，及時修復，逐卷逐頁檢查裝訂質量。

3 結語

總之，采油一廠檔案形成的歷史沿革時間較長，紙質為載體的紙張質地種類較多，所形成的檔案文件紙張和字體復雜多樣，不同時期的紙張質量不一，因此，在開展檔案掃描工作中，嚴格執(zhí)行統(tǒng)一的技術與標準，要保證圖像的清晰可讀，最終滿足在集團公司檔案管理系統(tǒng)上實現(xiàn)檔案資源共享的需求。

[1]陳素萍.數(shù)字化質量的規(guī)范處理[J].中國檔案,2007，(2).

[2]鄭鷗.關于全文檔案數(shù)字化工作的思考[J].中國檔案,2007，(2).