完善干部人事檔案資料的重要性

于洪鑫

(哈爾濱市第三中學校，哈爾濱 150001)

完善干部人事檔案資料的重要性

于洪鑫

(哈爾濱市第三中學校，哈爾濱 150001)

人事檔案在個人轉正定級、工作調動、退休、辦理養(yǎng)老保險及開具各種證明時有重要作用。在中學里，人事檔案記錄著中學人才的主要信息，可以充分反映一個人在不同階段的行為及經歷，科學的管理和完善干部人事檔案資料尤為重要。通過分析中學干部人事檔案管理工作中存在的問題，提出完善干部人事檔案資料的相應對策，并探究其重要性。

完善；人事檔案；重要性

1 干部人事檔案資料完善管理存在的問題

1.1 對檔案管理工作不夠重視

當前許多人對干部人事檔案管理存在誤區(qū)，認為只需要對個人資料進行簡要整理，然后分類記錄并保存就可以，這就導致中學檔案管理工作在短時間內未見成效，其本身的重要性也沒有體現(xiàn)出來。領導對檔案管理工作的重視程度不夠，甚至有一些中學在年初工作計劃和年終工作總結時都很少提及，使檔案管理工作處于一個不被重視的位置，很難完善中學干部人事檔案。中學領導應給予中學干部人事檔案管理工作的相關人員一定的支持，并重視檔案管理的作用，這樣才能調動工作人員的積極性，大幅提升工作成效。

1.2 工作人員歸檔不夠及時

許多工作人員對干部人事檔案管理工作的了解程度以及自我認知還不夠，不及時整理檔案并進行歸檔，這樣很容易造成干部的檔案資料不完整。許多干部人事檔案都散存在各個單位，并且因為工作人員對待工作不夠認真，直接嚴重影響了干部檔案資料質量，一定程度上減弱了干部檔案的利用率，無法給各中學提供良好的信息。

1.3 檔案管理工作的設施裝備不足

許多中學普遍存在干部人事檔案室的設施裝備不夠好，硬件軟件設施無法與設施裝備配套等問題。檔案管理是一個單位中的重要工作，其內容信息應具有保密性，但有些中學檔案管理的工作人員沒有獨立的工作室，當檔案管理人員和其他辦公人員共用一個辦公室時，就無法保證檔案管理的保密性，最終直接影響檔案管理的完整性。還有一些中學甚至沒有建立干部人事檔案信息系統(tǒng)，并且在檔案交接過程中，很多工作人員都沒有按規(guī)定去做，有時簽字有時不簽字，導致許多檔案信息存在不完整的現(xiàn)象，從另一方面看出管理人員對工作缺少積極性。

1.4 管理人員自身素質有待提高

中學自身進行的改革、內部存在的競聘上崗現(xiàn)象以及相關人員的崗位調動等各種外界因素都會導致管理干部人事檔案的工作人員專業(yè)素質不高，由于管理人員對檔案管理資料的認知程度不夠，認為檔案管理資料不重要，也不在意是否有足夠的時間去做這項工作，進而影響了檔案管理的質量。這反映了工作人員在工作中缺乏認真的態(tài)度，因此進行干部檔案資料管理的工作人員的自身素質有待提高。

2 加強干部人事檔案管理工作的方法

中學必須強化工作人員關于工作重要性的觀念，要讓他們有一個明確的認知，各級黨委以及相關的人事部門更要重視檔案管理工作。檔案管理工作是干部隊伍建設全局的重點，加強干部人事檔案工作的管理，委派技術人員對工作人員進行相應培訓，并為干部檔案資料的工作人員劃立一個單獨的工作區(qū)域，這樣能夠更好地保證檔案的保密性及安全性，徹底杜絕出現(xiàn)忽視檔案資料管理的現(xiàn)象。

同時，中學領導還應該按時檢查、時時抽查，保證檔案管理資料的完整性及質量。盡量減少檔案資料不全等問題，建立相關的檔案資料管理制度，對管理檔案歸檔的人員作出相應要求，尤其要杜絕虛假資料進入檔案，對檔案管理資料進行高品質歸檔。在整理檔案的過程中如果出現(xiàn)特殊資料，工作人員要及時聯(lián)系相關部門，做到不拖延、不累計，保證干部人事檔案管理資料的完整性。在檔案交接過程中，必須遵守交接流程，嚴格按照正確程序進行干部人事檔案的交接，全面檢查交接時間、監(jiān)督人員、移交人員、接收人員并統(tǒng)計頁數(shù)，確保干部人事檔案資料的完整性。

檔案管理是一項長期的、復雜枯燥卻十分重要的工作，并且對管理人員有著很高的要求，它將保密性和服務性集于一身，只有提高相應工作管理人員的整體素質，加強中學干部人事檔案管理人員的自身認識及自身建設，才能確保檔案管理資料的質量。在進行技術培訓時，要不斷強化工作人員對檔案資料完整性的認知，還要不斷提高自身素質，做好本職工作，不斷拓寬知識層面，提高自身素質和專業(yè)知識水平，這樣才能推進中學干部人事檔案管理工作的發(fā)展。在確保檔案資料完整性的同時，還應提高干部人事檔案管理資料的利用率，已進行整理歸檔的資料，可以方便工作人員的管理。各中學還可以在資料管理中加入網絡管理，這樣能夠更快捷、方便地實行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)資源共享。

傳統(tǒng)的管理方法已經不能很好地適應社會發(fā)展，因此必須要創(chuàng)新管理方法，改進落后手段，只有順應時代的發(fā)展，才能更好地落實中學干部人事檔案管理工作。

3 加強干部人事檔案管理工作的重要性

檔案在一定程度上是一份歷史的見證，可以準確、快捷地反映一個時代所經歷及改革的方方面面。由此看來，檔案資料的完整性關系到人才的流動，因此要加強工作人員的自身素質及工作能力，確保檔案資料的完整性。只有這樣，人事檔案資料管理工作才能與社會發(fā)展相適應，在日新月異的時代，發(fā)揮其自身的重要作用。人事檔案不僅可以全面客觀地反映一個人各階段的經歷，更重要的是可以反映一個人德、能、勤、廉等方面的表現(xiàn)，這對中學及其他單位選拔人才可以起到非常大的作用，直接影響干部的管理工作，所以說加強檔案管理資料工作的建設是十分必要的。

同時，要明確干部檔案資料收集的范圍、各方面要求及相應的處理方法，只有熟練掌握這些內容，工作完成度和工作效率才會不斷提高。由于檔案管理工作是一項長期且十分枯燥的工作，因此要求工作人員一定要具備認真負責的態(tài)度，定期收集材料，這樣才能更好地完善中學干部人事檔案的管理工作，提高資料的利用率。

有些干部人事檔案需要長期保存，所以怎樣保存、如何保存成為主要關注的問題。由于紙張材料具有易破損、易損壞的特點，這就使資料保護的難度大大增加。一場火災或水災就會使檔案資料遭到毀滅性的破壞，并且隨著翻閱次數(shù)的增多，檔案資料也會遭到一定程度的破損。對人事檔案進行信息化管理，可以在一定程度上有效地保存好原始文件，并能提高使用效率，給工作人員創(chuàng)造方便、快捷的工作模式。另外，還可以有效杜絕更改檔案資料的現(xiàn)象發(fā)生，保證檔案資料的完整性。干部人事檔案管理一般都在庫房中進行，因此檔案的管理空間十分有限，將計算機技術融合到檔案管理中，以數(shù)字化的形式加以存儲，可以提高檔案的利用效率，為使用人員提供便利。通過遠程調用的方法，可以使檔案從封閉走向開放，網絡技術還可以為傳統(tǒng)資料管理技術解決成本經費的問題。

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The importance of perfecting cadre personnel archives

YU Hong-xin

(Harbin No. 3 Middle School, Harbin 150001, China)

Personnel files have played an important role in determining the level of individual transfer, job transfer, retirement, pension insurance and issuing various certificates. Personnel records the main information of middle school talents, which can fully reflect the behavior and experience of a person at different stages. It is very important to scientifically manage and perfect cadre personnel file. By analyzing problems in the management of personnel files in middle schools, this paper puts forward countermeasures to improve personnel files.

Perfecting; Personnel file; Importance

2017-04-08

G270.7

B

1674-8646(2017)13-0162-02