基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接問題及建議

權(quán) 艷

(穆棱市穆棱鎮(zhèn)衛(wèi)生院，黑龍江 穆棱 157500)

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基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接問題及建議

權(quán) 艷

(穆棱市穆棱鎮(zhèn)衛(wèi)生院，黑龍江 穆棱 157500)

隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)制度建設(shè)的不斷完善，檔案交接作為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中的重要工作環(huán)節(jié)，是檔案完整保存的重要保障，也是檔案管理人員的重要職責(zé)之一。針對(duì)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接過程中存在的問題進(jìn)行探討，提出建設(shè)性建議，以供參考。

基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)；檔案交接；問題；建議

1 基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接存在的問題

1.1 檔案交接工作不重視，缺少嚴(yán)格管理

在實(shí)際基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位檔案管理工作中，檔案管理人員對(duì)檔案交接和管理工作缺少足夠重視。相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)沒有進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，當(dāng)有檔案管理人員離職時(shí)，檔案管理工作未及時(shí)收尾，而新的檔案管理人員到崗時(shí)檔案交接手續(xù)還未完成，導(dǎo)致檔案交接工作缺少時(shí)效性。此外，由于檔案交接不及時(shí)導(dǎo)致的檔案數(shù)量缺失、種類不全等問題責(zé)任分擔(dān)不明、界限劃分不清。甚至一些基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位的檔案交接只是一串鑰匙的交接，接收人員沒有對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，明確檔案細(xì)則，使得一部分基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位檔案工作前后脫節(jié)。

1.2 檔案交接手續(xù)不嚴(yán)謹(jǐn)，缺少責(zé)任心

檔案管理工作責(zé)任重大，要求管理人員工作認(rèn)真、有責(zé)任心，在檔案交接時(shí)須按照規(guī)程和手續(xù)辦理交接工作。很多檔案管理不嚴(yán)格的單位都缺少一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕唤愚k理程序，僅僅以簡(jiǎn)單的手續(xù)應(yīng)付了事，在辦理過程中的檢查工作也不夠細(xì)致，很多交接時(shí)應(yīng)弄清楚的事項(xiàng)不夠清晰，確認(rèn)簽字時(shí)也沒有人進(jìn)行監(jiān)管，忽視了檔案工作交接時(shí)的基本要求。

1.3 檔案交接監(jiān)督工作不嚴(yán)格，缺少監(jiān)管

很多基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)主管檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案交接工作沒有引起足夠重視，認(rèn)為檔案交接工作是非常簡(jiǎn)單的事，讓一般人員進(jìn)行程序上的交接就可以，更有一些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案交接就是一個(gè)過程，屬于一般事務(wù)，是檔案工作人員間的事情，缺少對(duì)檔案交接工作的監(jiān)督管理，間接導(dǎo)致檔案管理上的漏洞。當(dāng)基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位檔案出現(xiàn)問題時(shí)，往往無人負(fù)責(zé)，這都是檔案交接監(jiān)督工作不嚴(yán)格、工作程序不完整造成的。

1.4 檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)參差不齊，缺少繼續(xù)學(xué)習(xí)

檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)是做好檔案工作的保證之一，是保證檔案交接完整性的關(guān)鍵，當(dāng)前檔案管理人員普遍存在職業(yè)素養(yǎng)參差不齊的現(xiàn)象。在檔案交接工作過程中，檔案管理人員缺少認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對(duì)相關(guān)法律法規(guī)不了解，對(duì)檔案管理工作程序和規(guī)定不熟悉或視而不見，缺少責(zé)任心，對(duì)交接工作不重視，交接工作應(yīng)付了事，一旦出現(xiàn)問題又找各種原因推卸責(zé)任，導(dǎo)致檔案交接工作存在諸多問題。

2 做好基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案交接工作的建議

2.1 重視檔案交接工作，完善規(guī)章制度

作為基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)工作中的重要環(huán)節(jié)，檔案交接工作應(yīng)引起足夠重視，并且在交接過程中應(yīng)按照日常的檔案管理規(guī)章辦法執(zhí)行，將檔案交接工作拿到日程上來。檔案交接工作中要嚴(yán)格按照規(guī)章程序進(jìn)行，檔案管理人員在離崗前要將交接手續(xù)辦理妥當(dāng)，檔案交接工作不完善時(shí)不能離崗。此外要完善檔案交接工作的規(guī)章制度，對(duì)檔案工作進(jìn)行責(zé)任制管理，避免出現(xiàn)責(zé)任不清的現(xiàn)象，制定獎(jiǎng)懲制度，嚴(yán)格懲罰檔案交接不明的行為。

2.2 完善檔案交接手續(xù)，明確責(zé)任分工

檔案交接分為兩部分，分別是檔案移交和檔案接收，要確保檔案交接工作順利進(jìn)行，必須完善檔案交接手續(xù)。檔案移交人員在做好充分的移交準(zhǔn)備工作外，還應(yīng)堅(jiān)持以下四項(xiàng)工作原則：第一，檔案管理人員對(duì)所負(fù)責(zé)保管的檔案資料進(jìn)行全面清理，對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量有詳細(xì)的了解。第二，對(duì)借出仍未歸還的檔案，整理好登記冊(cè)，標(biāo)明未歸還原因，并再次確認(rèn)歸還日期。第三，檔案管理分類要清楚明了，正確排序，形成清晰的系統(tǒng)管理，對(duì)分類不明確的檔案及時(shí)進(jìn)行標(biāo)記整理。第四，檔案移交時(shí)要整理移交檔案文據(jù)和表格，并撰寫檔案移交說明。檔案接收人員在接收檔案前，要認(rèn)真研讀檔案工作相關(guān)法律法規(guī)，熟悉和了解國家及行業(yè)對(duì)檔案工作的相關(guān)規(guī)定。接收檔案時(shí)要做好以下三項(xiàng)工作：其一，對(duì)檔案交接單位的業(yè)務(wù)、職能活動(dòng)內(nèi)容和工作情況進(jìn)行簡(jiǎn)單了解，對(duì)大體工作方向有一定掌握。其二，向檔案移交工作人員了解檔案保管情況，掌握注意事項(xiàng)，方便日后的檔案管理工作。其三，檢查移交檔案。檔案接收者要掌握移交檔案的具體情況，分清責(zé)任，做好交接準(zhǔn)備，保證交接工作順利進(jìn)行。

2.3 嚴(yán)格做好檔案交接監(jiān)督工作，加強(qiáng)監(jiān)管力度

檔案交接監(jiān)督工作具有鑒證和監(jiān)督作用，尤其在基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位，更應(yīng)引起重視。在檔案負(fù)責(zé)人和一般檔案人員的交接過程中必須安排專人進(jìn)行交接過程的全程監(jiān)督，在監(jiān)督過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案交接管理辦法，履行自身職責(zé)，按照交接程序進(jìn)行。交接過程中如有必要應(yīng)請(qǐng)主管負(fù)責(zé)的領(lǐng)導(dǎo)一同監(jiān)督交接過程，并做好交接記錄。檔案交接監(jiān)督人員要做好移交和接收的監(jiān)督工作，不僅要做到賬物相符，手續(xù)齊全，而且要填寫交接文據(jù)，對(duì)檔案交接的時(shí)間、地點(diǎn)、交接雙方人員姓名、職務(wù)等進(jìn)行記錄，確認(rèn)后由交接人員雙方進(jìn)行簽字蓋章，監(jiān)督人員也要進(jìn)行簽字確認(rèn)。檔案交接監(jiān)督工作具有一定的責(zé)任性，一旦發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，除檔案交接雙方要負(fù)責(zé)外，監(jiān)督人員也要承擔(dān)一定責(zé)任。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，增強(qiáng)責(zé)任心

作為檔案管理的必要條件，檔案交接人員綜合素質(zhì)的提高能在檔案管理過程中發(fā)揮重要作用，只有在檔案管理人員的綜合素質(zhì)和道德素質(zhì)有了提高后才能對(duì)檔案管理的重要性引起足夠重視，使交接工作能順利進(jìn)行，這也是做好檔案管理工作的重要前提。檔案交接人員素質(zhì)的提高可通過以下兩方面實(shí)現(xiàn)：第一，加強(qiáng)交接人員檔案管理方面的知識(shí)培訓(xùn)。檔案管理工作非常重要，應(yīng)嚴(yán)格按照管理程序進(jìn)行。在檔案交接工作中，交接人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)章程序進(jìn)行，這些都需要通過培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)。第二，在培訓(xùn)教育過程中應(yīng)加強(qiáng)思想教育。在檔案交接過程中，應(yīng)加強(qiáng)交接人員思想教育工作，由于工作過程中的交接不僅僅是醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)人員檔案的交接，還涉及一些其他的醫(yī)療檔案，因此基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位檔案人員的責(zé)任心不強(qiáng)就會(huì)使檔案交接出現(xiàn)問題。要通過各種培訓(xùn)與思想教育明確檔案交接人員的思想和認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)責(zé)任心，增強(qiáng)責(zé)任感，按照檔案交接的規(guī)定辦事，只有這樣基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)的檔案工作才能有序的開展起來。

3 結(jié)語

綜上所述，基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位的檔案交接工作非常重要，是檔案連續(xù)性、完整性的重要保證，需要基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)單位的領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員加以重視，完善檔案交接流程，嚴(yán)格交接工作規(guī)章制度，加強(qiáng)交接人員職業(yè)素質(zhì)和道德素質(zhì)，保證檔案交接工作的順利進(jìn)行。

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Problems and suggestions on file transfer of primary medical and health institutions

QUAN Yan

(Muling Town Health Center, Muling 157500, China)

With the continuous improvement of the system of medical and health institutions of China, archives transfer has become an important part of primary health care institutions. It is an important guarantee for the preservation of archives and one of the important duties of archives management personnel. In view of the problems existing in the process of file transfer of grassroots medical and health institutions, constructive suggestions are put forward for reference.

Primary health care institution; File transfer; Problem; Suggestion

2017-01-05

權(quán)艷(1976-)，女，本科，科員。

G271

B

1674-8646(2017)07-0108-02