任勁麟

安縣中聯(lián)水泥有限公司

ERP系統(tǒng)是Enterprise Resource Planning的簡寫，即為企業(yè)資源管理計劃。在1991年由美國的加納特公司提出，經(jīng)過近20多年各企業(yè)的管理探索，經(jīng)過最初物流管理、生產(chǎn)管控、財務(wù)管理等過程管控，演變到現(xiàn)在的ERP企業(yè)管理文化戰(zhàn)略思想。本文以西南水泥ERP管理系統(tǒng)為分析對象，對其使用的云天軟件實(shí)施的內(nèi)部控制活動的分析。

一、ERP系統(tǒng)的基本特點(diǎn)

(一)ERP系統(tǒng)的基本特點(diǎn)內(nèi)部控制流程化

云天ERP管理系統(tǒng)對內(nèi)部控制流程分成三種控制活動，第一種是流入行為，對應(yīng)的功能項(xiàng)目有：采購管理、地磅管理。第二種是流出的行為，對應(yīng)的功能項(xiàng)目有：銷售管理。第三種內(nèi)部控制流動是企業(yè)內(nèi)部管控活動：質(zhì)檢中心、設(shè)備管理、備品備件、生產(chǎn)管理、結(jié)算中心、財務(wù)管理等。這三種活動按照先后順序依次展開，若前一流程未辦理完結(jié)，后面的流程是不可見。同時各個流程的管控是按行為人的角色管控，一個角色對應(yīng)一個職務(wù)，一個職務(wù)對應(yīng)一個管理者，將管理權(quán)限對象化。

(二)財務(wù)與業(yè)務(wù)有機(jī)接合

進(jìn)行了對象化內(nèi)部控制活動的業(yè)務(wù)，只有通過財務(wù)核算體系才能體現(xiàn)其控制成果。西南水泥各企業(yè)財務(wù)核算所使用的系統(tǒng)是用友NC5.7系統(tǒng)軟件，當(dāng)云天業(yè)務(wù)流程處理完成后，兩個管理系統(tǒng)通過系統(tǒng)接口程序?qū)⒃铺鞓I(yè)務(wù)數(shù)據(jù)打包發(fā)送，用友NC系統(tǒng)對收到的數(shù)據(jù)進(jìn)行解碼處理。在用友的NC系統(tǒng)中不能對云天業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行任何改動。杜絕財務(wù)造假行為的發(fā)生。同時對業(yè)務(wù)處理實(shí)現(xiàn)了一致性控制。

(三)內(nèi)部監(jiān)督管控數(shù)字化

云天ERP系統(tǒng)有一個最大特點(diǎn)，能完整保存各種業(yè)務(wù)活動信息。系統(tǒng)接入視頻監(jiān)控信息、地磅稱重信息、質(zhì)量檢測信息、生產(chǎn)中央控制信息、設(shè)備保障運(yùn)行信息等，這些數(shù)據(jù)在沒有ERP系統(tǒng)情況下可能會出現(xiàn)人為調(diào)節(jié)。云天ERP系統(tǒng)只對系統(tǒng)管理員開放維護(hù)權(quán)限，并且保留操作日志，操作日志不能任意清除。系統(tǒng)采集到這些數(shù)據(jù)后形成各類管理報表，管理者根據(jù)其權(quán)限角色查尋對應(yīng)的報表。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)控管理的優(yōu)勢

企業(yè)實(shí)現(xiàn)ERP系統(tǒng)進(jìn)行內(nèi)部管控后，內(nèi)部控制流程標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，內(nèi)部控制風(fēng)險水平統(tǒng)一，內(nèi)部審計監(jiān)督和考核簡潔高效。通過對ERP信息化系統(tǒng)的不斷完善，以是對企業(yè)管理水平的提升，更是公司企業(yè)文化戰(zhàn)略的歷練。

(一)ERP系統(tǒng)對內(nèi)部控制過程全面管理，內(nèi)部控制活動高效便捷

ERP系統(tǒng)通過信息化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)資源的共享與協(xié)同管理，使各項(xiàng)資源在整個流程中得到有效管控。企業(yè)的各個業(yè)務(wù)處理流程對接更方便。企業(yè)管理的效率提高了。減少企業(yè)無效管理活動，降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本。以云天ERP系統(tǒng)的采購流程管理為例，系統(tǒng)從供應(yīng)商的資質(zhì)審查，礦產(chǎn)資源調(diào)查，網(wǎng)上招標(biāo)，合同評審，立戶審批，貨物進(jìn)廠過磅等內(nèi)部控制。通過這些控制活動后，企業(yè)采購成本得到有效控制，企業(yè)的采購活動更透明。

(二)ERP系統(tǒng)對庫存物資的管控，提前預(yù)警庫存量，存貨管理更有效

ERP系統(tǒng)能有效控制企業(yè)的庫存物資，可以設(shè)定各種材料的保險庫存量，超出系統(tǒng)最高控制線時系統(tǒng)自動終止相應(yīng)采購活動。云天ERP系統(tǒng)還能對庫存的各種物資進(jìn)行庫齡分析、庫存分析，生產(chǎn)過程中往往對物資需求較多，采購、運(yùn)輸?shù)雀鱾€環(huán)節(jié)中不確定的因素較多，通過ERP信息化管控方式可以通過信息化管理平臺協(xié)同工作。云天ERP系統(tǒng)可以對企業(yè)的生產(chǎn)耗用的商品實(shí)現(xiàn)個別計價，對企業(yè)的成本核算更科學(xué)。。

(三)ERP系統(tǒng)對生產(chǎn)環(huán)節(jié)的管理，生產(chǎn)過程管控程序化，質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)化

對生產(chǎn)環(huán)節(jié)進(jìn)行控制管理難度比較大，云天ERP通過生產(chǎn)計劃，停機(jī)登記，設(shè)備產(chǎn)量、電耗、生產(chǎn)平衡，DCS考核等生產(chǎn)管理控制方法，將復(fù)雜的生產(chǎn)工序程序化控制。ERP系統(tǒng)與生產(chǎn)DCS無縫對接，生產(chǎn)現(xiàn)場信息可以通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及手機(jī)APP軟件實(shí)時查尋，有操作權(quán)限的人員可以通過手機(jī)或互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程操控。ERP在生產(chǎn)管控方面的應(yīng)用大大提高產(chǎn)品質(zhì)量，生產(chǎn)的穩(wěn)定、安全性，生產(chǎn)的產(chǎn)量均得到有效控制，為企業(yè)創(chuàng)造了很高的經(jīng)濟(jì)價值。

(四)ERP系統(tǒng)與財務(wù)管理對接，財務(wù)和業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)一體化

在西南水泥的內(nèi)控管理系統(tǒng)中，ERP是通過用友公司和云天軟件公司共同開發(fā)的接口程序?qū)RP信息打包傳遞到用友財務(wù)系統(tǒng)。用友系統(tǒng)自身配有ERP管理系統(tǒng)，西南水泥管理層認(rèn)為云天ERP系統(tǒng)更適合水泥制造企業(yè)。在財務(wù)中常用到的結(jié)算、審核等過種文件無均可通過數(shù)據(jù)對接，財務(wù)系統(tǒng)可以很方便查到業(yè)務(wù)單據(jù)，各種業(yè)務(wù)流程審批手續(xù)可以追蹤管理。ERP系統(tǒng)對財務(wù)風(fēng)險控制工作更直觀、科學(xué)，管理效益非常明顯。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下內(nèi)控管理的弊端

(一)內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)落后于信息化軟件更新的速度

內(nèi)部控制理念從西方引進(jìn)后，在國內(nèi)經(jīng)各家企業(yè)消化吸收后，形成自己的管理體系。這一過程一直在不斷完善中。有不少企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對ERP系統(tǒng)認(rèn)識不到位，認(rèn)為就是一個應(yīng)用軟件，只要軟件開發(fā)公司與具體經(jīng)辦人員聯(lián)系就行了。ERP系統(tǒng)應(yīng)是三方關(guān)系：管理層，開發(fā)方，應(yīng)用者之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。ERP系統(tǒng)需要一個清晰的公司治理結(jié)構(gòu)，權(quán)責(zé)統(tǒng)一，減少人為干擾。利用ERP系統(tǒng)的考核太過于格式化，靈活度比較差。內(nèi)部審計工作落地較難。

(二)企業(yè)的風(fēng)險評估體系建設(shè)缺乏全面構(gòu)思

企業(yè)的管理人員是ERP系統(tǒng)有力的推進(jìn)者，但很多ERP系統(tǒng)內(nèi)部控制流程設(shè)計很復(fù)雜，使用不方便。西南水泥的云天ERP系統(tǒng)在使用中問題還很多，管理人員認(rèn)為這種控制過程不適合當(dāng)?shù)仄髽I(yè)的實(shí)情。企業(yè)內(nèi)部控制的重要工作需要加大風(fēng)險評估工作，在云天ERP中風(fēng)險評估未能體現(xiàn)。

(三)信息溝通不暢

現(xiàn)在是信息化高速發(fā)展的時期，信息傳方式多、速度快，可以說信息質(zhì)量和速度是企業(yè)核心競爭力的體現(xiàn)。企業(yè)間各部門人員的溝通，更利于提高企業(yè)經(jīng)營效益。但是，很多企業(yè)受資金等影響，內(nèi)部信息撐握不全。造成內(nèi)部信息溝通不暢?，F(xiàn)代企業(yè)很多經(jīng)營活動都是通過網(wǎng)絡(luò)平臺，企業(yè)間的經(jīng)濟(jì)交流活動都通過網(wǎng)絡(luò)完在成。因此，企業(yè)應(yīng)加大信息溝通能力的建設(shè)。

(四)內(nèi)部監(jiān)督與考核流于形式

企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督對保保證企業(yè)各項(xiàng)控制措施執(zhí)行有重大影響，企業(yè)應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，建立內(nèi)部控制制度。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)明確監(jiān)督的權(quán)責(zé)，才能保證內(nèi)部監(jiān)督的效率。但是很多企業(yè)受管理層影響，限制監(jiān)督功能的效率。

四、ERP系統(tǒng)環(huán)境下加強(qiáng)內(nèi)控管理的策略

(一)改善內(nèi)部控制環(huán)境

現(xiàn)在的ERP系統(tǒng)都是集團(tuán)化管控，信息數(shù)據(jù)集中管理。西南水泥的云天ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)分布在各個成員企業(yè)之間，通過公共網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享?，F(xiàn)代云技術(shù)應(yīng)用較為廣泛，企業(yè)的數(shù)據(jù)可利用云計算、云存貯技術(shù)，為企業(yè)提供更安全、更高效的信息化服務(wù)，同時提高企業(yè)內(nèi)部控制的效益。

(二)建全內(nèi)部風(fēng)險評估體系

科學(xué)的風(fēng)險評估體系對企業(yè)內(nèi)部控制效率作用影響很大。因此要提高企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險價值管控能力，建立風(fēng)控長效管控機(jī)制。就西南水泥ERP系統(tǒng)建設(shè)而言，應(yīng)及時更新內(nèi)部控制度，提高對預(yù)算考核的科學(xué)性評價體系，讓ERP系統(tǒng)管理思想引領(lǐng)企業(yè)管理文化變革。

(三)提高信息溝能力

受市場競爭因素制約，企業(yè)的發(fā)展規(guī)模會變大。因此建立良好的溝通環(huán)增境，對提高企業(yè)經(jīng)營活動有積極影響。在ERP系統(tǒng)中，各部門之間的數(shù)據(jù)可以互享，將分散的業(yè)務(wù)聯(lián)成塊，整個業(yè)務(wù)鏈更全面。

(四)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督考核的制度建設(shè)

ERP系統(tǒng)下最大優(yōu)點(diǎn)是系統(tǒng)通過計算機(jī)程序控制，控制的尺度松緊一致。對企業(yè)的內(nèi)部控制的公正、客觀有了保證。目前西南水泥使用的云天ERP系統(tǒng)還在不斷的改進(jìn)中，企業(yè)反饋的具體問題還需在信息化軟件中完善。

[1]王運(yùn)鵬《基于ERP的制造企業(yè)內(nèi)部控制的研究》，財會通訊.綜合2014年3期(下)

[2]張則嶺《ERP環(huán)境下企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)踐與思考》，財會通訊2015年28期