論述計算機技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用

李 崢

河南省電力公司開封供電公司

論述計算機技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用

李 崢

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當前計算機技術(shù)在很多領(lǐng)域中都得到了推廣與應(yīng)用，提升了人們的工作效率。本文主要研究在檔案數(shù)字化管理中有關(guān)計算機技術(shù)應(yīng)用情況，以推進檔案管理的信息化建設(shè)，使檔案管理工作得到創(chuàng)新發(fā)展。

計算機技術(shù)；檔案管理；數(shù)字化；信息

計算機的發(fā)明及應(yīng)用不僅改變了人類生存方式，在辦公方面達到了高效化；重點是已實現(xiàn)人與機器之間的交互，降低了人類勞動量、運算量。依據(jù)現(xiàn)在檔案管理革新后的計算機技術(shù)應(yīng)用情況，可以看到檔案利用率得到了顯著提升，檔案管理工作實踐基本完成查詢、分享、快速應(yīng)用等功能；為檔案管理工作帶來便利的同時，推進了服務(wù)方面的品質(zhì)化發(fā)展。

1 基于計算機技術(shù)的檔案數(shù)字化管理

自實現(xiàn)檔案管理的信息化以來，諸多不同類型的管理系統(tǒng)(如以Delphi、SOA、APS為基礎(chǔ)的系統(tǒng))不斷被開發(fā)與廣泛應(yīng)用；而且，在通訊接口、多設(shè)備關(guān)聯(lián)等方面均獲得了較好發(fā)展。在技術(shù)利用率不斷提高之下，檔案管理自身也實現(xiàn)了基于計算機技術(shù)的管理質(zhì)量提升。比如，利用計算機技術(shù)所攜帶的“新思維”促使檔案管理實踐，不斷適應(yīng)、調(diào)整、轉(zhuǎn)變管理策略、優(yōu)化管理方案。根據(jù)現(xiàn)階段經(jīng)驗可以觀察到，在信息資源的整合與利用方面有長足進步；同時，技術(shù)管理工作也在不斷推進，尤其是在檔案管理服務(wù)方面，出現(xiàn)了一些創(chuàng)新元素。以下就從這些新經(jīng)驗出發(fā)，討論進一步促進基于計算機技術(shù)的檔案管理措施。

2 在檔案數(shù)字化管理中加快計算機技術(shù)的應(yīng)用

2.1對信息資源整進行合利用

基于計算機技術(shù)的檔案管理，最大功效體現(xiàn)在“數(shù)據(jù)化”方面。以此為路徑已初步實現(xiàn)檔案管理及檔案資源方面的信息化，建立了不同類型的數(shù)據(jù)庫；需要完善的地方在于將各類信息資源加以整合。比如，現(xiàn)階段基于計算機技術(shù)的應(yīng)用系統(tǒng)構(gòu)建完成后，能夠?qū)崿F(xiàn)各項操作，滿足查詢、數(shù)據(jù)分享、快速傳遞等基本要求。然而，通過分析發(fā)現(xiàn)，基于系統(tǒng)平臺的信息資源整合率偏低。建議實踐過程中，增加各個數(shù)據(jù)庫之間的資源整合利用。比如，通過“數(shù)據(jù)收集與分析”，增加一個數(shù)據(jù)運算功能統(tǒng)計信息資源的利用頻率；從而對現(xiàn)有系統(tǒng)資源進行優(yōu)化、區(qū)分，將查詢顯示方面的彈出功能效果加以提升。信息資源的整合及利用，還體現(xiàn)在權(quán)限用戶的地域限制；為了方便需要增加數(shù)據(jù)分級，利用數(shù)據(jù)庫開放一部分文獻資料；權(quán)限設(shè)置中也需要將信息資源對等安排，增加對應(yīng)性提升利用方面的針對性；強化技術(shù)管理，提高技術(shù)工具間的融合，也是促進信息資源利用的一個重要途徑。

2.2加快檔案管理的技術(shù)管理

檔案管理在技術(shù)管理層面，能夠滿足風(fēng)險預(yù)防要求，并借助計算機相關(guān)技術(shù)的培訓(xùn)提高了安全管理。但是，由于停留于一般性的安全預(yù)防，未能增加進一步優(yōu)化技術(shù)管理訓(xùn)練；因而，建議嘗試針對專業(yè)軟件制作培訓(xùn)。比如，選取HTML課程培訓(xùn)，既可以使檔案管理人員、工作人員了解系統(tǒng)平臺制作原理及相關(guān)技術(shù)；也可以使其在工作經(jīng)驗基礎(chǔ)上，按照適用程度實踐一些頁面創(chuàng)設(shè)，為系統(tǒng)進一步更新提供素材。以查詢?yōu)槔F(xiàn)在的大多系統(tǒng)在這個方面很難實現(xiàn)細致內(nèi)容查詢；如輸入關(guān)鍵詞后，彈出的信息資源往往過多，說明技術(shù)工具的應(yīng)用過于泛化；因而，應(yīng)該在技術(shù)管理中增加“針對性”檢索技術(shù)功能，根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的專業(yè)知識，實踐專門化的全稱查詢等；達到直接輸出對應(yīng)信息，提高技術(shù)功效；同時，通過頁面重新設(shè)計，使其與上述功能保持一致。以升級為主導(dǎo)方向，應(yīng)該在基于計算機技術(shù)檔案管理中引入系統(tǒng)評估。比如，利用調(diào)查問卷方法、技術(shù)顧問咨詢方法、問題收集改進方法等開展技術(shù)管理實踐；前提是針對現(xiàn)階段不同機構(gòu)使用的系統(tǒng)，按照具體操作流程設(shè)置對應(yīng)評估指標，并按照綜合評估結(jié)果實施改進。

2.3創(chuàng)新服務(wù)管理體系

基于計算機技術(shù)的檔案管理，要求實現(xiàn)多種設(shè)備連接，并將各種資源進行整合利用。所以形成了一個新系統(tǒng)，且要求與其功能匹配的服務(wù)創(chuàng)新。比如，多個部門需要到檔案管理室進行信息查詢、提檔，會受到時間、地域方面的限制；因此，在服務(wù)方面需要從資源利用效率、技術(shù)管理層面增加“網(wǎng)絡(luò)建設(shè)”。與一般的計算機網(wǎng)絡(luò)不同，它需要以類似系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)賬號設(shè)置等形式，達到可傳輸?shù)臋?quán)限開放；創(chuàng)新服務(wù)管理還需要增加技術(shù)人員在信息更新、頁面完善、入口等便利化設(shè)計等方面的服務(wù)內(nèi)容；并且，根據(jù)檔案管理的相關(guān)入檔、存檔、提檔、銷毀等信息更新，及時做出信息反饋、聲明、通告等。在新形式的技術(shù)化檔案管理中，重點需要突出“更新”，并根據(jù)不同部門及其需要，設(shè)計多個對接式入口為其提供便利；在導(dǎo)出、下載方面，需要在各個部門做好保密工作，而要完成這項任務(wù)，除了技術(shù)支持之外，還需從服務(wù)方面著手將其轉(zhuǎn)變成一個符合多個部門需求的形式，減少重復(fù)工作。

根據(jù)目前對計算機技術(shù)工具的應(yīng)用觀察，服務(wù)層面可借助“互聯(lián)網(wǎng)+”思維的“融合路徑”在多個新媒介工具間選取PC端，以及移動終端兩個路徑；在PC端利用技術(shù)算機的開發(fā)技術(shù)，選用VC++語言嘗試實踐關(guān)于該機構(gòu)的檔案管理App開發(fā)；然后，在計算機與智能手機兩個端口實施接口連接，提高兩者間的應(yīng)用對接。這種技術(shù)開發(fā)路徑既是服務(wù)創(chuàng)新的一個方面，也屬于服務(wù)創(chuàng)新體系獲得升級優(yōu)化的前提保障。建議對我國圖書館方面的微信公眾號平臺開發(fā)經(jīng)驗進行一些資料搜集與研究，在此基礎(chǔ)上提高轉(zhuǎn)用率；最好采用平移方法提高開發(fā)效率，節(jié)省各項資源，降低開發(fā)成本。檔案管理實踐表明，目前應(yīng)用計算機技術(shù)實踐創(chuàng)新服務(wù)方面，主要集中在信息化的速度提升方面；因此，可以開拓思路，運用正在深化與融合的技術(shù)工具之便，構(gòu)建一個圍繞檔案服務(wù)的新體系，將一般的技術(shù)服務(wù)，轉(zhuǎn)渡到服務(wù)體系方面的全面更新。

3 結(jié)論

通過上文初步分析能夠理解基于計算機技術(shù)的檔案管理，其重要的價值除了以技術(shù)為主的功能體現(xiàn)之外，思維轉(zhuǎn)化與應(yīng)用也非常關(guān)鍵。因而，在未來的檔案管理工作深化過程中，可以借助其思維路徑，將計算機技術(shù)應(yīng)用后帶來的檔案管理整體變動進行關(guān)聯(lián)式研究。既可以促進現(xiàn)階段成果的利用，也可以在研究基礎(chǔ)上不斷提升技術(shù)管理之外的“內(nèi)容管理”，完善我國檔案管理體系。

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[2]潘君.計算機電子信息技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用[J].中國電子商務(wù)，2014(16)：38-39.

[3]胡佳.探析計算機檔案管理的影響因素與控制措施[J].通訊世界，2016(20)：214-215.