事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

劉德華

公主嶺市中小企業(yè)服務(wù)中心

一、事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)

1、事業(yè)單位檔案信息化管理系統(tǒng)的組成

該管理系統(tǒng)由檔案采集系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)三部分組成。在實(shí)際應(yīng)用中，該系統(tǒng)能夠使檔案數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)，并能夠使干部檔案的網(wǎng)上瀏覽功能實(shí)現(xiàn)，使檔案的信息化管理水平得到進(jìn)一步提高，使事業(yè)單位的工作管理更加規(guī)范化，同時(shí)也為單位人事的任用、提拔等提供了非常大的便利條件。

1.1 檔案采集系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)堎|(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化采集處理。其具體功能主要為檔案采集、目錄整理、系統(tǒng)維護(hù)、檔案審核四方面，同時(shí)能夠在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)多個(gè)客戶端同時(shí)對(duì)不通材料檔案進(jìn)行采集，大大提高了信息采集的效率，在實(shí)際應(yīng)用中非常方便、快捷并且高效。

1.2 檔案管理系統(tǒng)：該系統(tǒng)的主要功能是能夠?qū)θ耸聶n案材料進(jìn)行收集、整理、鑒別、統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、保管、查閱等，主要由信息管理、管理工具、業(yè)務(wù)管理以及系統(tǒng)維護(hù)四個(gè)部分組成。

1.3 網(wǎng)上查閱系統(tǒng)：該系統(tǒng)能夠讓人事檔案資料信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)瀏覽查閱，使人事管理更加明朗化。同時(shí)，為了保證單位人事檔案資料信息的安全，該系統(tǒng)也采用了多種加密處理方式，能夠保障系統(tǒng)內(nèi)的資料不被破壞或竊取。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化的途徑

1、大力推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強(qiáng)檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)工作，對(duì)發(fā)展檔案事業(yè)，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)健康、有序、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步地發(fā)展，提高檔案管理、利用服務(wù)的水平，加強(qiáng)檔案工作與其它社會(huì)工作的交流與合作，增進(jìn)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益都具有重要意義。事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)著力從檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)兩方面進(jìn)行，盡管制定和完善檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

2、提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的素質(zhì)

在很多事業(yè)單位中，由于檔案管理工作人員的素質(zhì)不高，能力偏低，導(dǎo)致了信息化檔案管理工作無(wú)法正常實(shí)施，所以要想把檔案管理工作的信息化實(shí)際應(yīng)用到事業(yè)單位的工作中去就要提高管理工作人員的自身素質(zhì)和能力，使其不斷學(xué)習(xí)，不能只滿足于現(xiàn)有的知識(shí)水平和理解水平，要不斷學(xué)習(xí)新的知識(shí)，適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，緊抓先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的脈搏，用科學(xué)的知識(shí)和工作方法武裝自己，并把它應(yīng)用到檔案管理的實(shí)際工作中去，而事業(yè)單位要定期對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，尤其是對(duì)新入職的工作人員，更要把好質(zhì)量關(guān)，凈化員工隊(duì)伍，根據(jù)工作的需要對(duì)工作人員定崗定位，使其在自己的崗位上發(fā)揮自己獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，為單位貢獻(xiàn)自己的力量，另外，也要對(duì)工作人員進(jìn)行定期的考核，鞏固其知識(shí)的理解，增強(qiáng)其對(duì)信息化管理工作的能力，并把它實(shí)際應(yīng)用到檔案管理工作中去，只有加強(qiáng)了檔案管理部門(mén)中工作人員的自身素質(zhì)，才能構(gòu)建一個(gè)合理的科學(xué)的信息化檔案管理平臺(tái)。

3、建立明確管理目標(biāo)，進(jìn)行科學(xué)的檔案管理規(guī)劃

信息化的管理方式可以大大減少檔案管理中數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤和材料的損失率，同時(shí)，它也是更加安全和可靠的一種管理手段，但是現(xiàn)如今的事業(yè)單位檔案管理工作部門(mén)，仍有很多工作人員在使用傳統(tǒng)的管理手段，例如紙質(zhì)的、人工的計(jì)算方法和計(jì)算工具，這不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，且易出現(xiàn)錯(cuò)誤，保存起來(lái)也不方便，這就需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，尤其是要進(jìn)行科學(xué)的管理規(guī)劃，把信息化的工作方法和處理方式應(yīng)用到實(shí)際的工作當(dāng)中，與時(shí)俱進(jìn)，運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)手段和科學(xué)方法對(duì)檔案信息進(jìn)行錄入和檢索，這樣才能在保證數(shù)據(jù)和信息的安全性的同時(shí)，也使事業(yè)單位檔案管理工作變得快捷、豐富和方便。

4、加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的建設(shè)

檔案信息化的核心問(wèn)題是檔案信息資源建設(shè)，沒(méi)有可提供利用的檔案信息資源為基礎(chǔ)，檔案信息化的速度與效率均無(wú)從談起。檔案的優(yōu)勢(shì)是信息，它的生命力是規(guī)模的信息。只有信息變成規(guī)模，才會(huì)有豐富的內(nèi)容以及有一個(gè)龐大的觀眾和設(shè)計(jì)滿足各種需求的服務(wù)。不然即使有一個(gè)好思路，新穎的創(chuàng)意，也不過(guò)是無(wú)本之木無(wú)源之水。所以，我們目前應(yīng)該把主要精力放在集中力量開(kāi)發(fā)檔案信息資源上，盡快使檔案信息內(nèi)容形成規(guī)模。信息化建設(shè)必須以“資源的管理作為支撐”。所謂“信息資源管理的支持”，不過(guò)是只看重局部的應(yīng)用或與網(wǎng)絡(luò)為核心的理念，把到各部門(mén)信息資源在背景在進(jìn)行統(tǒng)一管理。具體說(shuō)來(lái)，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面著手：首先，全面構(gòu)建檔案目錄中心，將各事業(yè)單位相對(duì)分散的信息集進(jìn)行整合優(yōu)化。其次，加速檔案信息資源數(shù)字化進(jìn)程，通過(guò)新近發(fā)展起來(lái)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)與多媒體技術(shù)將檔案信息資源數(shù)字化，充分提高檔案信息管理的效率。第三，構(gòu)建一個(gè)互聯(lián)互通的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，事業(yè)單位要加快構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，要在檔案資源網(wǎng)的基礎(chǔ)上，加入國(guó)家檔案資源網(wǎng)建設(shè)，并與其他社會(huì)信息資源系統(tǒng)互聯(lián)互通，整合資源，合作共建，并入國(guó)家政務(wù)公眾信息網(wǎng)，在因特網(wǎng)上為廣大的社會(huì)公眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

5、加大對(duì)培養(yǎng)人才的扶持力度

對(duì)于人才的培養(yǎng)是一項(xiàng)巨大的工程，俗話說(shuō)：“十年樹(shù)木，百年樹(shù)人”，面對(duì)著這樣長(zhǎng)周期的人才培養(yǎng)，需要從各個(gè)方面加大對(duì)于人才培養(yǎng)的扶持力度，無(wú)論是政府、社會(huì)還是事業(yè)單位自身都要積極參與。政府要加大在檔案管理方面的投入，在高校招生中增加檔案管理專業(yè)的招收名額，同時(shí)加大對(duì)于該專業(yè)的資金投入，完善其課程體系，對(duì)于社會(huì)來(lái)說(shuō)，社會(huì)要對(duì)檔案管理人才提供較好的就業(yè)條件。對(duì)于事業(yè)單位自身來(lái)說(shuō)，可以給檔案管理人才提供外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，讓他們開(kāi)闊眼界，不斷充電，讓檔案管理人才積極投入到實(shí)際工作中。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案信息化的建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展任務(wù)。事業(yè)單位對(duì)于信息量的需求日益增長(zhǎng)，普通傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位日漸繁復(fù)的需求和先進(jìn)的管理模式。在具體的工作中，不論是從檔案的收集整理或者管理應(yīng)用中，都必須要本著為單位發(fā)展服務(wù)的原則進(jìn)行檔案管理，不斷改革完善檔案管理制度，促使事業(yè)單位更好發(fā)展。