黃思敏

（復(fù)旦大學附屬華山醫(yī)院 上海 200040）

新形勢下醫(yī)院文書檔案管理探討

黃思敏

（復(fù)旦大學附屬華山醫(yī)院 上海 200040）

醫(yī)院的文書檔案記載著歷史的發(fā)展過程，可以說是醫(yī)院管理的重要環(huán)節(jié)，體現(xiàn)著醫(yī)院不同階段的重要活動、重要人物與重要工作。醫(yī)院文書檔案的管理包括文書檔案整理、收集、立卷、查閱、歸檔與利用等。做好文書檔案的管理是改進管理水平的要求，也是醫(yī)院管理規(guī)范化以及制度化的標志。首先簡要介紹醫(yī)院文書檔案管理存在的問題，并探討檔案管理的原則，最后在此基礎(chǔ)上分析新形勢下改進醫(yī)院文書檔案管理的相關(guān)措施。

新形勢 醫(yī)院 文書檔案管理 問題 措施

醫(yī)院文書檔案在發(fā)展建設(shè)過程當中形成，真實記錄發(fā)展軌跡，能夠反映醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、人力資源管理、財務(wù)管理以及業(yè)務(wù)素質(zhì)改進等方面的措施與制度，對總結(jié)經(jīng)驗并吸取教訓，從而推動醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展有不容忽視的現(xiàn)實價值[1]30-33。

一、醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

1.重視程度不夠。長期以來醫(yī)院將醫(yī)療服務(wù)作為根本任務(wù)，對文書檔案管理的意識較為淡薄，普遍存在重業(yè)務(wù)、輕檔案的問題。部分醫(yī)務(wù)人員認為醫(yī)院的文書檔案管理非常簡單，并沒有太多的技術(shù)含量以及利用價值，甚至認為這項工作缺乏存在價值[2]37-38。由于文書檔案管理得不到足夠的重視，缺乏完善的考核機制，容易導致文書檔案資源開發(fā)不足，利用率較低。

2.管理制度欠缺。醫(yī)院通常都會制定比較完善的管理制度，不過在文書檔案管理方面普遍缺乏明確要求以及管理模式，未能統(tǒng)一制定規(guī)章制度[3]45-46。這就使得文書檔案管理得不到應(yīng)有的重視，未能統(tǒng)一進行整理收集，影響到文書檔案的收集效率，文書檔案管理以及信息管理工作嚴重脫節(jié)，影響到文書檔案的完整性。

3.硬件投入不足。部分醫(yī)院消防設(shè)施、文書檔案室以及文書檔案設(shè)備未能達到檔案保管要求的標準。除此之外，文書檔案的管理技術(shù)也比較落后，影響到文書檔案管理的改進[4]37-38。隨著當前經(jīng)濟技術(shù)的持續(xù)進步，醫(yī)院管理當中計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到廣泛應(yīng)用，過去文書檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當代醫(yī)院發(fā)展的需要。不過受經(jīng)濟條件等因素的制約，醫(yī)院文書檔案管理方面的資金投入?yún)T乏，影響到文書檔案的現(xiàn)代化進程[5]24-25。

二、醫(yī)院文書檔案管理的原則

1.規(guī)范化原則。根據(jù)醫(yī)院的文書檔案資料鑒定、收集、保管、管理以及利用等事項，要建立一套統(tǒng)一規(guī)范的管理流程，主要包括以下方面：統(tǒng)一規(guī)范立卷歸檔，嚴格控制立卷歸檔的完整性以及時效性，重點做好立卷歸檔管理，合理分工協(xié)作立卷工作，并以實踐性以及科學性作為原則來劃分醫(yī)院文書檔案的保管期限[6]1130；統(tǒng)一規(guī)范工作流程，執(zhí)行檔案管理相關(guān)標準，檢查檔案管理的不同環(huán)節(jié)，保證檔案材料的系統(tǒng)化；統(tǒng)一規(guī)范操作技術(shù)，無論紙質(zhì)檔案管理或者是電子檔案的管理，都需要根據(jù)一定的工作技巧以及工作方法完成。

2.標準化原則。大多數(shù)的醫(yī)院文書檔案是從公文轉(zhuǎn)化過來的，因此做好公文管理可以說是做好醫(yī)院文書檔案管理重要的基礎(chǔ)與前提[7]105-106。為改進公文管理的效率，需要嚴格把握公文質(zhì)量，統(tǒng)一制定標準進行規(guī)范化管理，主要內(nèi)容包括：選用優(yōu)質(zhì)公文紙，尺寸幅面要符合政府規(guī)定，公文的制發(fā)需要履行簽發(fā)手續(xù)，并且滿足審批的權(quán)限，標注明確公文的日期；不同形式的公文，比如繕印公文、草擬公文以及公文記錄等，需要字跡鮮明清晰，從而有利于長期保存；公文的格式需要規(guī)范，有利于使用現(xiàn)代化的檔案管理措施。

3.保密性原則。當前環(huán)節(jié)，醫(yī)院文書檔案管理主要包括紙質(zhì)文檔以及電子文檔兩種不同形式，需要做好文書檔案保密工作。首先是要保證文書檔案原始性[8]26-29。一旦形成紙質(zhì)檔案，原始性往往難以改變，不過電子檔案因為缺乏固定載體以及形式，因此電子檔案原始性的確定也就是當前檔案管理的難點。其次是要改進電子檔案的加密性。使用先進的技術(shù)可以提高電子檔案的安全性，比如可以定期更換密鑰并且加密通信傳輸?shù)取?/p>

三、新形勢下醫(yī)院文書檔案管理的措施

1.管理人員加強重視。醫(yī)院管理人員的高度重視，可以說是做好文書檔案管理的一個重要條件以及組織保障。只有醫(yī)院的管理人員從思想意識層面高度重視文書檔案管理方面的工作，才可以不斷增加檔案管理方面財力資源、人力資源以及物力資源的投入，不斷強化日常管理的質(zhì)量，最終推動這方面工作的高效展開。醫(yī)院的管理人員需要以身作則，主動參與文書檔案管理方面法規(guī)法律的學習，并且定期組織普法宣傳活動以及普法培訓活動，提高全體管理人員尤其是各個科室負責人的法制意識以及文書檔案管理理念，確保醫(yī)院的全體工作人員都能夠真正理解做好文書檔案管理具備的重要價值。檔案管理工作不單單是醫(yī)院檔案管理機構(gòu)的事情，同各個部門以及科室都有著密切的聯(lián)系，尤其是在前期收集檔案資料以及后期查閱的階段。所以管理人員高度重視以及工作人員的主動參與是確保醫(yī)院的文書檔案管理工作能夠順利完成的重要保障。

2.改善軟硬件設(shè)施。醫(yī)院應(yīng)當不斷更新自身的文書檔案管理軟件設(shè)施以及硬件設(shè)施，定期檢查醫(yī)院文書檔案存放場所的各項設(shè)備，實時監(jiān)測存放環(huán)境，保證檔案存放的消防安全。此外應(yīng)當及時更新辦公管理軟件，便于檔案管理人員快速及時處理大量的檔案數(shù)據(jù)，不斷優(yōu)化改進工作流程，提高檔案管理的效率。要做好文書檔案的管理，還應(yīng)當開發(fā)利用多元化的檢索工具，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)紙質(zhì)檢索方式，從而改進調(diào)檔效率，便于用戶及時找到需要的信息。在此基礎(chǔ)上，醫(yī)院應(yīng)當定期更新維護文書檔案，保證檔案資料的可靠性以及真實性，改善建檔以及存檔質(zhì)量。從檔案管理層面展開研究，為醫(yī)院的文書檔案管理提供針對性的建議與意見，從而持續(xù)改進文書檔案的管理質(zhì)量。

3.嚴格落實歸口管理。醫(yī)院內(nèi)部的文書往往需要涉及院長辦公室、財務(wù)處、人事處、設(shè)備科、醫(yī)務(wù)處以及后勤保障部等，院長辦公室屬于文件管理運轉(zhuǎn)的核心機構(gòu)，需要把文書檔案歸口管理，由院長辦公室負責定期督促各個不同的科室將文件整理上交，防止文件的零亂、分散以及長期堆積，保證歸檔文件材料完整、齊全以及保密，分析文件材料的聯(lián)系，建立專一管理的模式，系統(tǒng)整理醫(yī)院的文書檔案材料。

4.提高文書質(zhì)量。文書作為檔案前身，經(jīng)過整理、收集以及歸檔之后形成檔案，所以文書質(zhì)量的好壞會直接影響到檔案質(zhì)量。定期綜合分析醫(yī)院的文書規(guī)范狀況，查找其中存在的問題，在此基礎(chǔ)上研究整改的措施，組織醫(yī)院的行政人員進行文書寫作以及處理方面的專題講座，能夠改進醫(yī)院文書水平。醫(yī)院應(yīng)當重視文書檔案的收集、整理以及歸檔監(jiān)控力度，重視文件的底稿、批復(fù)、附件收存，充分利用收文登記簿以及發(fā)文登記簿，把處理結(jié)束的文件逐件核對檢查，根據(jù)文件檔案之間的關(guān)系，做好文書立卷工作，將零散文件根據(jù)要求系統(tǒng)整理，做好文件歸檔的準備。

5.推進檔案電子化進程。信息技術(shù)的發(fā)展進步，顛覆傳統(tǒng)的文書檔案管理方式，使用文書檔案管理系統(tǒng)，有利于實現(xiàn)醫(yī)院檔案的電子化加工，全部文件根據(jù)收發(fā)文的序號排序并且錄入，根據(jù)歸檔要求做好分類保存以及備份，一方面能夠改進資料規(guī)范高效的管理；另一方面也能提供準確快捷的檢索平臺。此外，在推進電子化管理過程中，需要做好檔案保管以及保密工作，尤其是要做好防損害以及防消磁的工作，必要情況下應(yīng)當復(fù)制副本甚至異地保存，并且根據(jù)電子檔案的秘密等級分別管理。秘密等級較高的檔案需要加密處理。

6.提高檔案管理人員素質(zhì)。檔案管理的工作對工作人員責任意識以及工作作風的要求都比較高，醫(yī)院應(yīng)當根據(jù)具體情況，來組織開展文書檔案管理方面的培訓，派遣工作人員外出學習培訓，提高檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，確保他們熟悉文書檔案的整理、歸檔、立卷、借閱以及銷毀等工作內(nèi)容。

綜上，醫(yī)院需要高度重視文書檔案的管理工作，針對當前文書檔案管理存在的問題，不斷探討改進文書檔案管理質(zhì)量的方法，從而實現(xiàn)文書檔案管理的高效化、規(guī)范化以及信息化，為新形勢下的醫(yī)院發(fā)展提供保障。

[1]魏超.醫(yī)院檔案管理工作存在的問題及對策[J].山東檔案，2014,8（3）.

[2]孫鳳英.關(guān)于加強醫(yī)院檔案管理工作的思考[J].廣東檔案，2015,10（4）.

[3]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志，2015,20（12）.

[4]李佳琳.優(yōu)化文書處理,實施現(xiàn)代化檔案管理[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息, 2015,10（13）.

[5]秦紅梅.加強科研檔案管理促進科研事業(yè)發(fā)展[J].四川檔案, 2014,9(5).

[6]沈海霞.加強醫(yī)院檔案管理,促進醫(yī)院持續(xù)發(fā)展[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2014,2(12).

[7]趙斌.新時期加強醫(yī)院檔案管理工作的對策[J].中華現(xiàn)代醫(yī)院管理雜志,2014,2(5).

[8]陳學軍,李建宏,徐苗桑,等.掛號自動分診的設(shè)計及其意義[J].中國醫(yī)院統(tǒng)計,2014,15(1).

黃思敏，復(fù)旦大學附屬華山醫(yī)院檔案室科員，研究方向為醫(yī)院檔案管理。

10.16565/j.cnki.1006-7744.2017.14.18

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2017-02-03