新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

卞國林

江蘇水工建設(shè)有限公司

新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

卞國林

江蘇水工建設(shè)有限公司

檔案信息在我國水利工程管理與建設(shè)工作中占據(jù)核心地位，科學(xué)地收集、利用與管理檔案資料，可推動水利事業(yè)更快發(fā)展。因此，水利部門應(yīng)充分了解檔案管理工作的重要性，并主動制定有效的管理措施，努力優(yōu)化管理成效。隨著水利事業(yè)與社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，水利工程檔案的管理工作也面臨新情況與新特點，這就需要檔案管理人員大膽創(chuàng)新傳統(tǒng)的管理方式，以便更好地符合新時期的管理需求。因此，探究了新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途。

創(chuàng)新；水利工程；檔案管理

水利工程檔案是伴隨水利工程建設(shè)過程形成的有保存價值的文字、圖表、聲像、實物等不同形式的歷史記錄。水利工程檔案管理是水利工作的重要組成部分，是保證工作質(zhì)量和效率的必要條件，是制定和研究水工單位發(fā)展方向的重要依據(jù)。做好水利檔案管理工作，對于促進(jìn)水利事業(yè)和社會經(jīng)濟的全面發(fā)展，提升水工單位市場經(jīng)濟競爭力具有重要意義。

1、新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑

1.1 完善檔案資源體系

健全的檔案管理體系是新時期水利工程檔案管理工作順利開展的基礎(chǔ)與前提，因此水利工程管理部門應(yīng)充分重視檔案管理工作，并采取措施大膽創(chuàng)新檔案管理體系，從而為管理效果的提高做好準(zhǔn)備。

提高收集與整理檔案資料的力度。各級水利機構(gòu)應(yīng)將水利工程檔案管理及其他工作提高到同等地位進(jìn)行統(tǒng)一設(shè)計、規(guī)劃與落實，成立分級的專項管理小組，以保證檔案工作與工程建設(shè)活動同步開展，盡可能將搜集資料的范圍等同于工程施工范圍?？h級及其以上的水利部門檔案管理機構(gòu)應(yīng)加大對各種檔案收集與整理工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，尤其是對重點水利項目，應(yīng)全面做好各種工程資料的收集與整理工作。

健全歸檔制度。各個地區(qū)的水利工程建設(shè)企業(yè)的檔案工作者應(yīng)認(rèn)真履行管理義務(wù)，結(jié)合《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》，構(gòu)建完善的水利工程資料文件歸檔制度。只要是歸檔的材料文件，不管是錄像、錄音、視頻還是電子文件，在竣工驗收過程中都應(yīng)及時移交給水利部門或項目辦，所有人和部門不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。針對丟失或損毀檔案的，應(yīng)及時補救并嚴(yán)肅處理相關(guān)責(zé)任人。

1.2 優(yōu)化檔案利用體系

信息化管理主要依靠的就是先進(jìn)的設(shè)備，比如當(dāng)下比較熱門的電子閱覽器、計算機等，這些先進(jìn)的設(shè)備是實現(xiàn)信息化的關(guān)鍵。因為在信息化管理中，先進(jìn)的管理設(shè)備是真正實現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)，其能夠為檔案管理工作建立一個方便信息共享的平臺。在這個平臺上，管理人員可以以檔案管理機制為依據(jù)，進(jìn)行檔案的儲存、檢索、管理，實現(xiàn)電子和文檔體系化的管理模式。所以說，在應(yīng)用信息化管理的同時，配備先進(jìn)的管理設(shè)備十分必要，這是真正實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)和硬件保障。而目前我國所采用的先進(jìn)管理設(shè)備，多是以方便儲存和查閱為主要性能的設(shè)備。隨著近年來我國水利工程數(shù)量的不斷增加，工程檔案的數(shù)量也日益劇增，使得檔案管理工作人員的工作量也不斷增加。而且由于之前的文檔檔案數(shù)量也很多，且隨著時間的流逝，這些文檔大都出現(xiàn)老化和被人為損壞的現(xiàn)象，所以目前在水利工程檔案管理工作中真正的實現(xiàn)信息化管理刻不容緩。這不單單是可以減輕檔案管理人員的工作強度和工作量，提升管理工作的效率，方便檔案的儲存和查閱。更可以通過良好的檔案管理，實現(xiàn)我國水利工程的更好更快的發(fā)展。

優(yōu)化檔案管理制度。為更好的在檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，還要建立健全的檔案管理規(guī)范和制度，或者對現(xiàn)有的管理制度和規(guī)范進(jìn)行優(yōu)化。但不管是建立還是優(yōu)化，檔案管理制度都應(yīng)該以當(dāng)前檔案管理存在的問題為依據(jù)，從實際情況出發(fā)，建立符合當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的管理制度，通過完善管理制度來解決管理中存在的問題。在制度完成之后，要做好制度的落實工作，使每個管理員都清晰自己的工作內(nèi)容和職責(zé)，嚴(yán)格按照制度規(guī)定進(jìn)行檔案管理。

提高檔案資料的數(shù)字化程度各級水利機構(gòu)應(yīng)將建設(shè)數(shù)字檔案室納入信息化建設(shè)規(guī)劃中，努力從財力、物力與人力方面統(tǒng)籌安排，以逐漸提高水利工程檔案信息存數(shù)的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，各個部門的檔案管理人員應(yīng)努力提高工程資料的數(shù)字化程度，為檔案資料使用人員提供方便。另外，應(yīng)提高數(shù)字化水利工程檔案資料的保密性，以有效預(yù)防盜竊遺失、網(wǎng)絡(luò)泄密等問題的出現(xiàn)。

推動檔子信息的網(wǎng)絡(luò)共享程度?？h以上級別的水利機構(gòu)應(yīng)借助現(xiàn)有的信息傳輸平臺與網(wǎng)絡(luò)，努力提高檔案信息的共享程度，構(gòu)建地區(qū)或地方水利工程檔案系統(tǒng)，激勵檔案室將可公開的信息、檔案上傳到網(wǎng)絡(luò)上，使檔案使用者可遠(yuǎn)程使用。另外，上級水利機構(gòu)可搭建出和下級對接的檔案資源平臺，以提高資源的共享程度，逐漸將各個地區(qū)、各種級別的水利工程檔案信息整合在一起，形成水利工程信息利用體系，以便于水利工程信息需求人士的利用。

1.3 加強檔案管理人員的意識

實現(xiàn)水利工程檔案的信息化管理非常重要的一點，就是要擁有專業(yè)的管理人才。由于之前都是通過傳統(tǒng)的方式進(jìn)行檔案管理，很多檔案管理員都不具備信息化意識和專業(yè)技能。而檔案的信息化管理采用的計算機等科技產(chǎn)品，檔案的登記、儲存、歸檔等都是在計算機上完成的。這對檔案管理員的思想意識和管理技能都提出了更高的要求，因此首先要進(jìn)行這兩方面的培訓(xùn)。使管理員從傳統(tǒng)的管理理念向信息化管理理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，學(xué)習(xí)計算機基礎(chǔ)操作，以及進(jìn)行計算機檔案管理操作的學(xué)習(xí)。更要熟悉計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全常識，以及學(xué)習(xí)檔案管理的規(guī)范，從而更好的進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的安全和完整。

2、結(jié)束語

總之，在新形勢下，水利工程檔案是對工程建設(shè)全過程的真實記錄，是工程運行管理的重要參考依據(jù)，只有做好工程檔案管理，才能更好地實現(xiàn)它的價值，充分認(rèn)識到檔案工作的重要性，不斷學(xué)習(xí)提高自身的業(yè)務(wù)能力、管理水平，并能對存在的問題及時解決，檔案室必須配備符合檔案要求的硬件設(shè)備，制定切合實際的管理制度等，做好工程檔案管理工作。

[1]孫立夫.新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑[J/OL].河南農(nóng)業(yè)，2017，(20)：(2017-08-25).

[2]張?zhí)N倩，曹瑛，胡繼成，孫傳遠(yuǎn).新形勢下創(chuàng)新水利工程檔案管理的途徑 [J].江蘇水利，2016，(01)：69-72.