高職院校檔案利用現(xiàn)狀及存在的問題

(武漢船舶職業(yè)技術學院檔案室,湖北武漢 430050)

高職院校檔案利用現(xiàn)狀及存在的問題

孫菲

(武漢船舶職業(yè)技術學院檔案室,湖北武漢 430050)

本文結合高職院校檔案工作實際，分析了檔案利用的幾種主要類型及通過大力開展檔案宣傳工作，改進館藏方式。并提出了對應電子查詢、創(chuàng)新檔案利用服務方式等方法來深化檔案利用的觀點。

高職院校；檔案利用；類型；深化

高校檔案利用工作是檔案事業(yè)為高校建設和發(fā)展服務的基本措施，是檔案工作的中心任務，在整個檔案工作中占有極為重要的地位。檔案利用工作是檔案工作中最富有活力的環(huán)節(jié)，做好利用工作是帶動整個檔案工作發(fā)展的關鍵步驟。本文結合高職院校檔案工作實際，談談檔案利用的現(xiàn)狀及如何深化的問題。

近幾年，特別是去年我院檔案工作目標管理晉升省一級之后，在我院檔案保管利用工作中，取得了一些實效的成績，包括：第一，有專門的檔案信息查閱室，有完善的檔案利用制度；第二，有全面完善和規(guī)范的1951年至今的檔案案卷目錄、歸檔文件目錄，和同步實現(xiàn)更新的目錄數(shù)據(jù)庫，保證了檔案的查全率和查準率；第三，1951年至今的文書檔案通過紙質檔案的數(shù)字化掃描方式，做到了信息數(shù)字化，不但更好地保護了紙質檔案，而且通過系統(tǒng)查閱電子檔案，為檔案利用者查閱檔案提供了方便、快捷的服務。

1 高職院校檔案利用的主要類型

1.1 為學院決策提供參考依據(jù)的黨群行政檔案

黨群行政檔案，是學院黨政部門長期的工作中保留下的重要檔案材料。我院最早的黨群行政檔案要追溯到1951年，具有珍貴的保存價值。現(xiàn)任的領導班子在制定學院的政策法規(guī)或商量一項議題時，往年的工作會議紀要、文件等，往往是參考的重要依據(jù)。因此，學院的黨群行政檔案，是領導經(jīng)常查閱的重點檔案之一。例如，2016年學院領導班子在商議某一問題時，查閱了1993年-1998年的學院辦公會議記錄和黨委會記錄，為解決問題提供了有力的參考依據(jù)。2016年4月，我院某退休職工質疑退休工資待遇問題，人事處領導和離退休辦公室領導查閱了1990--2005年院長辦公會議記錄，查到了原始材料，駁回了職工不合理的訴求。2017年3月，為解決學院大集體退休職工退休工資問題，后勤集團多次來檔案室查閱了綜合商店和生活服務公司通知、審計報告等相關文件。

1.2 為學院建設及職工服務的財務檔案

財務檔案主要是財務憑證和賬簿，報表，在實際工作中，財務檔案查閱頻率很高。如日常工作中，財務處往往要對以前的憑證和賬簿進行查詢，再如，經(jīng)常有在職、自動離職或退休人員對自己的工資有疑問，到財務處來問詢工資發(fā)放問題，學院人事處、財務處工作人員經(jīng)常到檔案室查閱賬簿、憑證，工資冊檔案，以檔案來作為解答職工疑問的依據(jù)。此外，財務檔案作為歷史見證，還能為單位發(fā)展建設起到重要的作用。如，2016年5月我院工業(yè)中心到檔案室借閱1970年代購置機床發(fā)票，因為工業(yè)中心即將要處理一批報廢機床，市政府有規(guī)定，處理該報廢機床時，憑以前的購買發(fā)票可以免稅數(shù)萬元，在檔案員的幫助下，工業(yè)中心財會人員順利查到了70年代購置機床的發(fā)票原件，為學院免除了數(shù)萬元的稅款。

1.3 為基建維修改造工作服務的基建檔案

基建檔案中利用頻率較高的主要是一些施工圖紙，包括電施圖，水施圖，結施圖等，如果沒有，則給維修帶來相當大的難度，近些年學院經(jīng)常對教學樓、學生宿舍、車間、實驗室進行維修改造，因此，基建處常到檔案室查閱教學樓建施圖，學生宿舍建筑施工圖、竣工圖，車間、實驗室建筑施工圖等圖紙，2016年，我院的實訓室改造維修，水上仿真568艦的實訓室維修以及老教學樓翻修中，基建檔案發(fā)揮了重要作用。2017年3月，我院某實訓室電路要進行維修，基建處工作人員來到檔案室，查閱了該實訓室的電施圖，很快就將實訓室的電路維修好。基建檔案在學院基建設施的維修改造中發(fā)揮了重要作用。

1.4 為教學服務的設備檔案和科研檔案

設備檔案主要為學院購入的各種大中型設備的檔案，我院的設備檔案利用頻率較高的主要是一些設備的相關合同、使用說明書，如高壓用電合同、電梯銷售及安裝合同。設備檔案在學院的教學工作中也十分重要。2014年6月，我院機械工程學院有一個機械操作的軟件，是某家企業(yè)贈與的，價值約80余萬元，本來已經(jīng)安裝好，不料由于電腦故障，無法打開，需要重裝，因此從檔案室借出軟件和說明書，安裝后順利運行，試想如若沒有設備檔案，這么昂貴的軟件就完全不能在教學中使用，將造成極大的損失?？蒲袡n案主要為學院教師的各項科研課題，相關教師常常借閱。設備檔案和科研檔案在學院的教學及日常工作中發(fā)揮了積極作用。

1.5 為學院畢業(yè)生服務的學生學籍檔案

學院的學生學籍檔案在為畢業(yè)生服務方面發(fā)揮了積極作用。經(jīng)常有學院往屆畢業(yè)生來學校查詢學籍卡和招生檔案，上海、深圳等一些一線城市在辦理畢業(yè)生入戶或買房手續(xù)時需要提供原始招錄文件的復印件，檔案室工作人員幫助畢業(yè)生找到需要的檔案，為畢業(yè)生解決了大問題。多年來，檔案室已經(jīng)幫助百余名往屆畢業(yè)生補辦包括新生錄取名冊、學籍卡、畢業(yè)生派遣方案等在內的畢業(yè)生學籍檔案。

1.6 為教職工服務的人事檔案

我院檔案室不僅管理文書檔案，而且還管理學院職工的人事檔案。人事檔案關系著職工的切身利益，并具有較高的法定效力，使用頻率很高。人事處干事經(jīng)常到檔案室對職工檔案進行查詢，主要為職工結婚證或獨生子女證遺失需要補辦的，工資或退休金發(fā)放有疑問的，需要進行職稱評審以及干部提拔任用的。2016年我院家屬區(qū)拆遷工作正式啟動，一年多來，因涉及到房屋過戶，人事處及琴臺公證處工作人員到檔案室查閱了近兩百名職工的人事檔案資料，了解社會關系情況，幫助職工解決了拆遷問題。2017年4月，我院600多名在職職工及700名退休職工要進社保，我院檔案室工作人員會同人事處、離退休辦公室工作人員一起對1千多名職工的檔案進行了一一核對查詢，查出其出生時間、參工時間，退休職工還要查出退休時間，人事檔案利用工作為學院職工順利進社保系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用。

此外，檔案室還管理學院中層干部的人事檔案，組織部干事經(jīng)常到檔案室對中層干部檔案進行查詢，主要為干部專審以及干部提拔。2014年元月，我院人事檔案順利通過省檔案局副高及副處以上干部人事檔案檢查，并被評為“優(yōu)秀”。2015年7月，檔案室會同組織部、人事處同志經(jīng)過大半年以及暑期加班工作，完成了學院中層干部檔案專審工作，專審表對中層干部的“三齡兩歷一身份”進行了審核界定，為中層干部人事檔案的管理和利用打下了良好的基礎。

1.7 為迎接上級檢查需要查閱的各類檔案

此外，近幾年，上級單位各種檢查較多，需要臨時查閱檔案的頻率越來越高。如，為迎接檢查，院辦來檔案室借閱學院的土地證、房產證；監(jiān)審處來查閱審計報告；學院財務處到檔案室借閱某年全年賬簿、憑證，數(shù)量達到數(shù)百份；2016年10月，為迎接上級巡視組檢查，組織部、院辦工作人員來檔案室借閱數(shù)十份上級發(fā)放的黨委及行政文件。一般來說，這種情況下需要的檔案都具備時間緊、任務急，數(shù)量大的特點，對檔案室的工作提出了更高的要求。由此可見，檔案在學院的各項工作中發(fā)揮著重要的作用。

雖然我們的檔案利用工作取得了一些成績，但還存在這一些問題，如檔案系統(tǒng)不穩(wěn)定的問題，檔案查詢系統(tǒng)壞了打不開，用不了的時候就得翻閱紙質目錄，特別影響工作效率。下面，筆者就如何深化檔案利用，談談一些方法。

2 如何深化檔案利用工作

2.1 大力開展檔案宣傳工作

目前高校檔案室針對檔案工作以及檔案知識方面的宣傳還很不夠，導致廣大教職工對檔案工作的重要性認識不夠，檔案收集過程中，一部分兼職檔案員不夠重視，往往拖延至截止日期，而且材料也不齊全，檔案內容的不全也影響日后檔案的利用。因此，我們可以通過開辦檔案知識宣傳教育講座，普及高校檔案室的收藏內容、查找方式、借閱流程等知識，提高大家認識檔案、重視檔案、利用檔案的意識。

2.2 改進館藏方式并對應電子查詢

我院檔案工作目標管理晉升省一級之后，我院文書檔案的館藏排列方式進一步科學化，文書檔案分為黨群、行政、教學、科研、基建、設備、財會、出版、照片、實物、光盤、印章等門類，在大類中再按自然年份排列，并依據(jù)其內容分為永久、30年、10年檔案，并對應相應的電子查詢系統(tǒng)。而學院在職職工的人事檔案，則由姓氏筆劃排序、部門排序轉變?yōu)橐孕盏氖鬃帜钙匆魹樾驍[放入人事檔案庫房，退休人員檔案和已故人員檔案分別按照退休和故去的時間順序排列入庫，再將職工名和相對應的檔案號輸入到電腦上，做成在職職工、退休職工、已故職工三類的EXCEL表格，查找利用起來非常方便。

2.3 創(chuàng)新檔案利用服務方式

目前，我院的文書檔案和人事檔案，由紙質目錄查閱到電腦查詢，快捷、方便、效率高，從無系統(tǒng)到有系統(tǒng)，紙質檔案到電子檔案，實現(xiàn)存量信息化、增量電子化。但是，我們的檔案利用服務方式還可以提升。目前一些高校使用自動化辦公系統(tǒng)，進一步提高了信息處理速度與工作效率，改變了人們工作、學習和生活模式。我院今年開發(fā)了辦公OA系統(tǒng)。利用校園網(wǎng)開展網(wǎng)上辦公，OA系統(tǒng)掛接了檔案查詢模塊，開展在線服務，網(wǎng)上辦公，免去查閱者四處簽字蓋章之勞，領導不在辦公室，如在外開會時，也可以利用手機辦公，大大提高了工作效率。再如建立學院微信公眾平臺，平臺上鏈接檔案服務系統(tǒng)，讓關注者隨時都可以了解學校的檔案方面的服務，既方便了利用者，也擴大了影響。由于檔案新的利用方式更多地是借助電腦系統(tǒng)，因此保持系統(tǒng)的穩(wěn)定是一個重要的環(huán)節(jié)，同時，也要注意檔案信息安全問題，另外，要想使用好系統(tǒng)，也要加強對專兼職檔案員的培訓，走出去，請進來，學習先進經(jīng)驗。

3 結 語

綜上所述，在新形勢下高職院校要想提高檔案利用效率，深化檔案利用，就必須提高檔案員的專業(yè)水平，做好檔案的各項整合工作，積極開展檔案信息化建設工作，讓檔案工作為學院的建設發(fā)展作出更大的貢獻。

1 劉梅.高校檔案利用現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢[J].蘭臺世界，2007(7).

2 劉社文.高校檔案利用障礙及對策分析[J].云南檔案，2012(9).

3 王冬英.干部人事檔案工作創(chuàng)新之我見[J].企業(yè)家天地，2010.

OnDeepeningUtilizationofArchivesinVocationalColleges

SUNFei

(Wuhan institute of shipbuilding technology,Wuhan 430050,China)

Combining with the practice of archives work in higher vocational colleges, this paper discusses several main types of file utilization and how to deepenarchives utilization by vigorously carrying out archives propaganda work, improving collection mode and corresponding electronic query, and innovating archives utilization service method.

higher vocational colleges;archives utilization;type;deepen

G271

A

1671-8100(2017)04-0085-03

2017-05-12

孫 菲，女，主要從事圖書情報管理方面的教學和科研工作。

(責任編輯：譚銀元)