基層事業(yè)單位檔案外包的弊端及對策

文/張揚

基層事業(yè)單位檔案外包的弊端及對策

文/張揚

檔案外包是指檔案形成單位與提供檔案專業(yè)保管或整理的服務公司簽署檔案管理合同，將本單位形成的部分或全部檔案交由對方保管或整理，從而實現(xiàn)對單位檔案的規(guī)范化、專業(yè)化和標準化管理的行為。隨著各單位檔案數(shù)量的不斷增長，越來越多的基層事業(yè)單位選擇將單位部分或者全部的檔案管理業(yè)務外包，借助外部專業(yè)力量協(xié)助單位做好檔案管理工作?；鶎邮聵I(yè)單位采取外包形式，有效緩解了日益增長的檔案數(shù)量與專業(yè)人員不足、業(yè)務素質(zhì)不高之間的矛盾，進一步提升了基層事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化、標準化和科學化水平。然而，檔案外包也存在諸多的弊端和風險，如檔案資料的丟失、信息的泄露,檔案的內(nèi)在聯(lián)系失調(diào)等等。因此，基層事業(yè)單位開展檔案外包業(yè)務時，要充分認識存在的弊端和風險，并積極采取有效措施予以應對。

一、基層事業(yè)單位檔案外包種類

事業(yè)單位檔案外包的種類（或形式）主要有檔案寄存、檔案的數(shù)字化和檔案信息化三個方面。

1.檔案寄存外包。寄存式外包也是最早出現(xiàn)的一類檔案外包業(yè)務，據(jù)國際外包協(xié)會統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，世界500強企業(yè)中有85%以上采取了檔案寄存外包服務。隨著事業(yè)單位檔案數(shù)量的快速增長，為了降低檔案管理成本，提升檔案管理的專業(yè)化水平，在人員緊張的情況下，將事業(yè)單位自身所形成的非涉密檔案寄存于專業(yè)的檔案業(yè)務外包公司，由外包公司提供專業(yè)化的檔案管理服務。

2.檔案數(shù)字化外包。隨著數(shù)字技術(shù)的快速發(fā)展，當前，采取數(shù)字化外包成為一種潮流，也是目前在開展的檔案外包中業(yè)務量最大的一種。檔案數(shù)字化外包通過數(shù)字化壓縮和掃描技術(shù)，將大量的非涉密信息檔案交由專業(yè)的檔案數(shù)字化外包公司。外包公司通過專業(yè)的圖像壓縮、掃描技術(shù)將事業(yè)單位提供的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，然后將數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案建立權(quán)屬對應關系，便于后期單位的保管、查詢和利用。

3.信息化外包。檔案信息化外包就是檔案管理部門將其信息化過程中非核心、非保密的業(yè)務領域交由外部承保公司負責，以充分利用外部的人力資源、物質(zhì)資源、技術(shù)力量，提高效率，降低成本。對于大多數(shù)事業(yè)單位尤其是基層事業(yè)單位，如果僅僅依靠自身力量是難以滿足檔案信息化建設的現(xiàn)實需要。因此，檔案信息化外包成為彌補事業(yè)單位信息技術(shù)力量不足的重要舉措。現(xiàn)實中，一些事業(yè)單位往往與專業(yè)的檔案外包公司合作，開發(fā)檔案電子信息化管理系統(tǒng)軟件，量身定制專門的檔案信息化管理。

二、基層事業(yè)單位檔案外包弊端分析

基層事業(yè)單位檔案外包有效緩解了日益增長的檔案管理需求，然而，采取檔案外包模式也存在諸多弊端，這些弊端在一定程度上對將來的檔案保存和利用產(chǎn)生負面影響。

1.檔案整理分類缺乏連貫性。檔案工作具有較強的連續(xù)性和系統(tǒng)性，包括檔案的整理、利用全過程，既要求掌握檔案外部特征，也需要把握檔案內(nèi)在聯(lián)系。劉國能先生就曾在《卷論》一文中指出，“檔案案卷是一組經(jīng)過分門別類、系統(tǒng)整理之后，具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料，它反映一項工作、一個問題、一樁案件的處理過程（或全部或部分）……”檔案外包后，外包公司雖然會根據(jù)事業(yè)單位的要求，對承包的檔案進行分類、整理，按照《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定，“及時收集有關材料，建立規(guī)范的收集、鑒別、整理、歸檔機制”，但從受托者外包公司與檔案外包委托者之間的協(xié)議和實際工作來看，事業(yè)單位會在年中或者年底等，約定的特定時間里將檔案進行集中外包處理，無論是外包公司還是事業(yè)單位都會在檔案管理分類方面出現(xiàn)“空擋”期，檔案整理分類缺乏連貫性，也不利于檔案后期的編研、查閱、利用。除了時間上的影響，檔案外包給受托者后，由于檔案處理者的角色變化，導致了檔案整理方法的區(qū)別，這種區(qū)別特別體現(xiàn)在2015年《歸檔文件整理規(guī)則》修訂后，檔案外包公司，更傾向于采用“件”的整理方法，來處理具有前后連貫性，需要進行整體搜索的檔案數(shù)據(jù)。因此，在事業(yè)單位檔案工作人員，沒有直接參與外包檔案公司的檔案整理的情況下，很多單位的后期數(shù)據(jù)庫整理和信息開發(fā)利用等都難以高效開展。

2.檔案原件易損毀或丟失。檔案外包存在著檔案原件損毀和丟失，以及檔案信息內(nèi)容泄露的風險?；鶎邮聵I(yè)單位檔案寄存外包或數(shù)字化外包過程中，會涉及到大量非涉密性人事檔案、業(yè)務檔案的搬運，在搬運過程中如果管理不善或者搬運人員的責任心不強等，極易發(fā)生檔案原件的損毀和丟失。檔案寄存外包交由專業(yè)檔案外包公司后較少發(fā)生檔案的再次移動，管理丟失的風險主要發(fā)生在搬運環(huán)節(jié)。而檔案數(shù)字化過程中，則是對檔案進行一頁一頁或者一件一件掃描，涉及到對檔案的開盒、取出、裝入等多道環(huán)節(jié)，參與人員眾多，極易發(fā)生丟失或損毀風險。此外，事業(yè)單位的檔案包括聘用合同、待遇、會議紀要等重要資料信息，有些是有一定的保密要求，實行外包后，“外部人士”全程參與檔案的掃描、錄入、組卷和整理，存在著檔案信息內(nèi)容泄露的風險。

3.影響本單位業(yè)務人員專業(yè)能力的提升。檔案外包緩解了本單位檔案工作人員專業(yè)知識和信息技術(shù)短板，但卻造成了檔案管理崗位人員的“惰性”和“懶散”。許多檔案員再也不直接處理檔案，不對檔案進行保管期限的劃分和檔案的分類整理，只是坐享其成，接收各部門形成的檔案，然后“過一道手”給外包公司。這樣一來，檔案工作者的專業(yè)能力無法得到提升，長期來看，一定程度上阻礙了事業(yè)單位檔案工作的開展。

三、基層事業(yè)單位檔案外包弊端防范措施

基層事業(yè)單位采取檔案業(yè)務外包，弊端和風險是存在的，但也不能因為存在風險而固步自封。在實際操作中要采取措施，規(guī)避風險，發(fā)揮檔案外包最大效益。

1.完善制度，嚴格檔案外包范圍?；鶎邮聵I(yè)單位采取檔案業(yè)務外包，要嚴格執(zhí)行“涉密檔案不外包，外包檔案不涉密”的原則，嚴格檔案外包范圍。一是檔案行政管理部門要積極作為，研究制定專門的法律法規(guī)，嚴格檔案外包行業(yè)準入機制，實行嚴格的備案登記制。二是要與外包公司簽訂協(xié)議，保障檔案的安全與完整。要求外包公司要嚴格按照事業(yè)單位檔案管理規(guī)定進行管理，隨時接受委托單位的檢查，并及時將工作進展情況向委托方通報，對可能損壞的重要檔案要及時與檔案形成單位溝通，在征得事業(yè)單位同意后方可進行必要的處理措施，嚴禁外包公司泄露所保管的檔案信息內(nèi)容。三是嚴格限定外包范圍。檔案外包業(yè)務范圍應該是已經(jīng)開放的檔案寄存或檔案數(shù)字化。對于事關事業(yè)單位自身檔案數(shù)據(jù)庫和信息系統(tǒng)等重要檔案應謹慎外包，循序漸進，待時成熟時再逐漸擴大外包范圍。

2.細化驗收，加強檔案外包監(jiān)管。任何一個項目的完成，都離不開質(zhì)檢驗收。檔案外包工作也不例外。檔案外包后續(xù)質(zhì)量驗收是最為重要的一個環(huán)節(jié)。對此，要成立由事業(yè)單位、外包公司和第三方共同組成的驗收小組，做到專人質(zhì)檢、科學驗收。具體來說，首先，從驗收的內(nèi)容來看，要重點驗收事業(yè)單位檔案的掃描圖片效果、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原、檔案裝訂質(zhì)量、檔案保管外部環(huán)境是否滿足“九防”要求；其次，從驗收的方法來看，采取集中普檢和重點抽檢相結(jié)合，一方面，由驗收小組根據(jù)外包公司的完成情況，對事業(yè)單位委托外包的階段性的檔案整理情況進行普檢；另一方面，針對事業(yè)單位檔案特點，對重要的檔案及其完整性，以及還原裝訂和還庫情況進行重點抽查。尤其是要注重檔案掃描質(zhì)量的驗收，防止出現(xiàn)遺漏或重復。再次，注重檔案硬件標準驗收。針對事業(yè)單位檔案管理要求，驗收其硬件（如庫房、軟件系統(tǒng)運行環(huán)境）配置是否滿足檔案管理現(xiàn)實需要，系統(tǒng)升級是否具備相應的空間，尤其是一些重要的硬件設備要采取24小時不間斷測試，以保障硬件的穩(wěn)定性。從驗收制度方面來看，要進一步細化檔案外包驗收制度，建議采用保證金制度，提高外包合作方的專業(yè)負責程度。

3.嚴格把關，選擇優(yōu)質(zhì)外包公司。在事業(yè)單位選擇檔案外包時，要做好外包公司資質(zhì)、業(yè)務能力、企業(yè)規(guī)模等綜合判斷，選擇優(yōu)質(zhì)的外包公司。2016年5月25日《檔案法》修訂草案（送審稿）已向社會公開征求意見，當中第七十二條明確指出“檔案社會化服務機構(gòu)從事檔案的寄存、咨詢、整理、縮微、數(shù)字化、編纂等服務，應當符合國家檔案工作法律法規(guī)和標準規(guī)范，并接受檔案行政管理部門監(jiān)督”。這說明檔案外包已經(jīng)得到政府的高度重視。外包時應做到，一是要做好調(diào)研。檔案外包是一項十分專業(yè)的工作，外包單位要根據(jù)自身情況，審慎判斷外包的條件和需求，外包的目的和要求，尤其是首次開展外包、經(jīng)驗不足的事業(yè)單位來說，更應做好充分的論證。二是選擇合適的外包公司。要選擇市場信譽好、專業(yè)隊伍強、服務質(zhì)量高，又具有高效的管理經(jīng)驗的外包公司，確定合作后，要認真簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。就外包公司來說，要在激烈的市場競爭中取得優(yōu)勢，專業(yè)化水平是衡量其能否發(fā)展壯大的關鍵因素。對此，要求外包公司擁有一定規(guī)模的標準化庫房、一支高素質(zhì)的專業(yè)隊伍，以及一套完善的管理制度和考核體系。事業(yè)單位要盡量保持前后中介機構(gòu)的一致性。即，同一個檔案整理外包項目，如果不是確需變更外包公司，應保持“從一而終”，也便于外包公司對其檔案管理的連續(xù)性

（作者單位：辛亥革命紀念館）