現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決方法

文/李曉龍

現(xiàn)代電子檔案管理存在的問題及解決方法

文/李曉龍

電子文件被廣泛地認(rèn)識(shí)和應(yīng)用，成為勢(shì)不可擋的潮流。計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用、電子文件的大量產(chǎn)生、信息高速公路的建成，為縮小檔案保存空間，傳遞交流信息，搞好信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息共享，帶來極大方便。同時(shí)，也給檔案工作帶來一系列新情況、新問題。

一、現(xiàn)代檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.檔案載體的轉(zhuǎn)變。在電子檔案管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也憑借手工圖紙所無可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)，使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力。保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力。

2.檔案的分類變化。舊有傳統(tǒng)檔案分類方案將被打破，取而代之的是電子檔案管理系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是在電子檔案管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

3.檔案接收和保管上也有所改變。無時(shí)無刻不在產(chǎn)生的電子文件，使檔案工作者必須在產(chǎn)生電子文件的源頭時(shí)，就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。要參照國家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)信息集成系統(tǒng)編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過程中，加入電子文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。

二、電子檔案工作面臨的問題

1.電子檔案原件的真實(shí)性問題。電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于各種目的，將軟盤中存儲(chǔ)的內(nèi)容進(jìn)行刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

2.電子檔案內(nèi)容的保密性問題。用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。一個(gè)終端上的電子文件，可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這給在一段時(shí)間內(nèi)需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容，提出了安全保密問題，也帶來了極大的威脅。

3.電子檔案保密的長久性問題。隨著辦公自動(dòng)化的不斷深入，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，所有的情況、決策、信息都存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

三、建議采取的對(duì)策

1.培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才。培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才，已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前，要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過招考、送出去深造等渠道，選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且還熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛檔案事業(yè)，不僅會(huì)操作，而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開發(fā)軟件。

2.建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性。即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的電子檔案管理制度，并保證其得以實(shí)施。建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過法律形式將電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)固定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。通過立法確認(rèn)電子文件的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件。

3.制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔工作，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

4.研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件。建議由國家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國推廣。辦公自動(dòng)化的廣泛實(shí)現(xiàn)，信息高速公路的建成，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進(jìn)行一次徹底革命。檔案部門要盡快認(rèn)清形勢(shì)，采取有力措施，在工作重點(diǎn)和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，在人才和技術(shù)力量上來一次大儲(chǔ)備，以勇敢地應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的挑戰(zhàn)。

（作者單位：白山市衛(wèi)生監(jiān)督所）