醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的作用與管理

文/岳淑敏

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案的作用與管理

文/岳淑敏

醫(yī)療設(shè)備檔案包括醫(yī)療設(shè)備的前期材料、隨機材料和在服務(wù)醫(yī)療、教學(xué)、科研過程中形成的全部歷史記錄材料。醫(yī)療設(shè)備檔案的科學(xué)管理，能夠最大限度地發(fā)揮在醫(yī)療服務(wù)中的積極作用，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)提供服務(wù)。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案的收集范圍及方法

1.醫(yī)療設(shè)備檔案以年為單位進行歸檔。設(shè)備儀器做到一臺一檔。同一大型醫(yī)療器械從購置設(shè)備立項開始，到招標、采購、驗收過程中形成的文件以及大型醫(yī)療儀器的說明書、線路圖、監(jiān)測記錄、維修記錄等，都要歸入同一案卷中，并分為前期檔案和隨機檔案兩大類。前期檔案是大型醫(yī)療器械檔案的第一項，包括醫(yī)院的審議項、考察記錄、招標書、投標書、購買合同書等各項前期工作中形成的文字資料。隨機檔案包括大型醫(yī)療儀器的使用說明書、線路圖以及醫(yī)院根據(jù)實際情況設(shè)計的大型醫(yī)療儀器的場地圖、場地的水、電、暖線路圖等。

2.醫(yī)療設(shè)備檔案管理按照“四同步”的管理原則。設(shè)備立項的“同步”提出檔案文件材料的歸檔要求；檢查設(shè)備購置進度的“同步”檢查文件材料的形成情況；設(shè)備到貨開箱驗收的“同步”對隨機材料進行收集、登記；臨床醫(yī)學(xué)工程師安裝調(diào)試、維護檢測設(shè)備的“同步”收集完整、準確的檔案材料。

3.要求設(shè)備檔案管理人員把好驗收關(guān)。從設(shè)備立項采購到儀器安裝使用，保證每個階段檔案收集的齊全完整，同時保持文件收集與設(shè)備購置進度的一致，既便于指導(dǎo)工作，又保證歸檔材料的完整性和準確性。

二、醫(yī)療設(shè)備檔案的作用

1.便于把好醫(yī)療設(shè)備購置的第一關(guān)。醫(yī)療設(shè)備按照其功能可以分為診斷設(shè)備、治療設(shè)備和輔助設(shè)備三大類。醫(yī)療服務(wù)的需求最先反映在設(shè)備檔案之中，它是醫(yī)療需求的第一信號，它能為臨床科室是否購置新設(shè)備提供可靠的參考依據(jù)。在這三大類中，哪些急需采購、哪些暫時不購、哪些堅決停購，通過查閱設(shè)備檔案就一目了然。設(shè)備檔案需要發(fā)揮有效的引導(dǎo)作用，通過已建立的醫(yī)療設(shè)備檔案體系把好第一關(guān)，確定購置與否，避免重復(fù)購置，為醫(yī)院把關(guān)，降低成本、減少浪費。

2.方便醫(yī)療設(shè)備的保養(yǎng)與維修。通過醫(yī)療設(shè)備檔案查閱設(shè)備的技術(shù)狀況、完好率、利用率、維修率、報廢率，從而提前報告和督促有關(guān)維修科室及時進行醫(yī)療設(shè)備維修。堅持把設(shè)備運行狀況記錄納入設(shè)備檔案管理之中，雖然有一些麻煩和難度，但做好了之后就能夠拓展和延伸醫(yī)療設(shè)備檔案管理服務(wù)的范圍。正如我們工作中平時所見，有些科室為了獲得短期經(jīng)濟效益，對使用率較高的醫(yī)療設(shè)備長期使用，拼設(shè)備拼消耗，一旦出現(xiàn)故障，維修起來十分困難。有些因維修費用高昂而提前進入報廢行列，其結(jié)果是不僅給醫(yī)院造成經(jīng)濟損失，而且會影響病人的繼續(xù)診斷治療。

3.提高醫(yī)療技術(shù)人員對設(shè)備檔案知識的認識。通過對醫(yī)務(wù)人員宣傳檔案方面的知識，使醫(yī)療技術(shù)人員提高對檔案知識的認識，進一步了解設(shè)備檔案的范圍、類別以及為社會提供服務(wù)的途徑。在設(shè)備使用過程中，注重檔案資源潛在的知識價值，注重原始資料的積累與保存，為今后儀器設(shè)備的良好運行提供更好的保障，進而發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

三、加強醫(yī)療設(shè)備檔案的管理

1.強化歸檔意識，建立健全設(shè)備檔案管理制度。一是制度化管理。制度建設(shè)是做好檔案工作的有力保障，建立并完善設(shè)備檔案的收集制度，以確保檔案的完整。建立并完善設(shè)備檔案的借閱與使用權(quán)限制度，嚴格控制設(shè)備檔案的查閱，嚴禁非技術(shù)人員未經(jīng)允許查閱設(shè)備檔案，加強設(shè)備檔案的安全性和保密性。二是標準化管理。設(shè)備檔案管理正在納入醫(yī)療質(zhì)量目標管理制度中，從檔案的收集、整理到最后的歸檔、輸入計算機，有一整套嚴格的管理程序，其內(nèi)容分類、編號及案卷目錄、卷內(nèi)目錄的書寫，要符合設(shè)備檔案要求的規(guī)定及標準。三是科學(xué)化管理。檔案管理人員必須具備現(xiàn)代計算機的實際操作能力，通過多形式、多層次的培訓(xùn)不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)技能和專業(yè)素質(zhì)。通過科學(xué)管理，逐步提高醫(yī)療設(shè)備檔案的管理水平。通過互聯(lián)網(wǎng)建立統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案資源整合和共享，為醫(yī)療工作提供高效、優(yōu)質(zhì)、快速的服務(wù)。

2.將設(shè)備檔案的管理納入醫(yī)療質(zhì)量目標管理。一是建立健全專兼職檔案人員目標管理體系。一些醫(yī)院設(shè)有檔案管理委員會，由主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)科室負責人組成，綜合檔案室下設(shè)設(shè)備檔案分室及兼職檔案人員，建立科學(xué)的、完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。二是明確分工，落實責任。在實際工作中，專職檔案人員定期對設(shè)備檔案工作進行督查指導(dǎo)，從購置儀器立項到儀器運行，不同階段有不同的收集內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。檔案人員要做好設(shè)備材料的收集、整理、分類等工作，掌握儀器購置進展過程中所形成的原始記錄及隨機材料，避免材料的缺失。

（作者單位：雙遼市中醫(yī)院）