議對人事檔案管理的認識

文/余秀潔 劉曉麗

議對人事檔案管理的認識

文/余秀潔 劉曉麗

人事檔案是記錄個人自然情況、主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等個人情況的真實材料。人事檔案在個人求職、單位招聘、選拔晉級等方面發(fā)揮著重要的作用。因此，必須加強對人事檔案管理的重視。

一、人事檔案的特點

人事檔案具有真實性、完整性、機密性和動態(tài)性等特點。其內(nèi)容涉及個人功過等諸多方面記載，真實性是人事檔案的基礎和前提。一份完整的人事檔案必須收存?zhèn)€人履歷、自傳、鑒定、政治面貌、獎勵、處分、任免、工資等方面的材料。這些材料是個人向組織坦誠匯報的，也有些反映了一些重大的歷史事件涉及黨和國家機密的，管理人員必須嚴格保守秘密。人事檔案的內(nèi)容隨著個人經(jīng)歷的延伸不斷豐富和補充。這就要求人事檔案管理人員應及時補充新材料，以保證檔案的完整性。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

1.領導對人事檔案管理工作重視不夠。有些單位領導對人事檔案管理工作的認識存在偏差，很多單位領導認為人事檔案管理不是單位的主要業(yè)務，能做到不丟失、不泄密，又能保證外調(diào)、查檔利用就可以。因此，單位的人事檔案管理工作常常被忽視。在實際工作中，檔案管理制度不健全，致使檔案材料不能規(guī)范管理從而出現(xiàn)保存混亂、整理不及時等現(xiàn)象。

2.單位檔案硬件設施不完善。有些單位因辦公用房緊張，沒有專用檔案室；也有些單位雖設有檔案室，但設備簡陋，沒有專用密碼檔案柜，出現(xiàn)檔案存放隨意，管理不規(guī)范、不標準現(xiàn)象。人事檔案材料發(fā)潮、霉變、蟲蛀的事情時有發(fā)生，對檔案管理、利用產(chǎn)生了不利影響。

3.人事檔案管理的信息化程度不高。在科學技術飛速發(fā)展的今天，計算機等電子產(chǎn)品得到了普遍應用，然而在人事檔案管理方面，有些先進的技術手段還沒有被充分利用，新的辦公系統(tǒng)及應用軟件還沒有在人事檔案管理中廣泛運用，這些不利于人事檔案管理效率的提高。

4.檔案管理人員素質(zhì)不高。很多單位的檔案管理工作由兼職人員來完成，業(yè)務知識水平有限，參加專業(yè)知識培訓較少，工作方法陳舊，不能正確使用檔案信息化系統(tǒng)，很難發(fā)揮先進設備的優(yōu)勢，嚴重影響了檔案管理水平。

三、加強人事檔案管理的對策

1.加強人事檔案管理的制度建設。統(tǒng)一標準，規(guī)范管理，加強制度建設是提升人事檔案管理水平的重要保證，也是衡量管理檔案工作效率的重要尺度。建立規(guī)范、統(tǒng)一的管理制度應嚴格按照《檔案法》和人事檔案管理等方面的要求，制定符合實際情況的具體辦法和措施，來規(guī)范檔案管理的各項工作。一是人事檔案管理應統(tǒng)一領導，分級負責，統(tǒng)一制度，組織協(xié)調(diào)指導和監(jiān)督單位的人事檔案管理工作。二是國家組織人事部門參與制定有關的人事檔案管理方針、政策和制度，為人事檔案行政管理機構開展人事檔案管理工作創(chuàng)造條件，協(xié)助人事檔案行政部門做好人事檔案的管理工作。三是各級國家檔案館按統(tǒng)一的制度規(guī)定，設立區(qū)域性人事檔案管理中心和行業(yè)性人事檔案管理中心。

2.加強基礎設施建設。在人事檔案管理工作中，要重視軟硬件設備的配備，加強基礎設施建設，切實提高人事檔案管理工作水平，充分運用先進技術對人事檔案資源進行接收、整理、利用，發(fā)揮現(xiàn)代化技術手段幫助檔案人員完成管理工作。配備數(shù)字化設備，運用專業(yè)的數(shù)字化軟件和現(xiàn)代化技術實現(xiàn)全文存儲、字符識別、自動編目檢索、自動轉(zhuǎn)化、上傳下載、計算機輔助立卷以及檔案自動標引的檔案一體化管理。

3.培養(yǎng)人事檔案管理人員。人事檔案管理人員綜合能力的高低將對檔案管理工作的好壞產(chǎn)生直接影響。人事檔案管理，對管理人員的思想意識、專業(yè)技能、職業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)都有較高的要求。一是檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務知識，掌握管理的基本技能、計算機操作技能，且需要擁有獲取信息、判斷信息、加工信息的能力。二是培養(yǎng)檔案管理人員良好的職業(yè)道德，保持高度的責任感，嚴肅認真，以求提高效率，努力創(chuàng)造業(yè)績，全心全意做好服務。三是提高管理人員信息化操作水平。這不僅要熟悉信息化工作的特征和檔案資源的全程規(guī)范管理，而且要熟練運用網(wǎng)絡安全知識和軟件系統(tǒng)，保障檔案管理的完整記錄，確保檔案信息的安全。

4.構建人事檔案管理體系。構建面向社會、適應時代發(fā)展要求的人事檔案管理體系，需要從人事檔案管理機構與人事檔案管理模式上進行重新思考，使人事檔案管理服務工作不僅要滿足組織、人事等部門的工作需要，還要不斷滿足社會對人事檔案信息合理合法的利用需求。

（作者單位：吉林省水文地質(zhì)調(diào)查所，公主嶺市廣播電視局）