失業(yè)人員檔案管理工作中的問題及策略分析

文/劉子梅

失業(yè)人員檔案管理工作中的問題及策略分析

文/劉子梅

失業(yè)人員檔案管理的重要性日益明顯，只有對失業(yè)人員檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行全面分析，從各個(gè)角度指出其管理工作中存在的問題，并逐一提出改進(jìn)措施，才能提升其管理質(zhì)量和水平。

受經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人事改革的雙重影響，社會失業(yè)人員檔案管理的重要性不言而喻。失業(yè)人員作為弱勢群體，失去的不僅僅是工作和收入，還有更多的社會保障。失業(yè)人員檔案有其自身的特殊性，需要對其思想作風(fēng)、業(yè)務(wù)表現(xiàn)，薪資待遇等，進(jìn)行歸檔記錄。失業(yè)人員檔案在管理過程中不可避免地出現(xiàn)諸多問題，只有提高對其檔案的關(guān)注程度，加強(qiáng)對檔案管理，才能保證可持續(xù)發(fā)展的順利進(jìn)行。

一、失業(yè)人員檔案管理的重要性

信息時(shí)代背景下，檔案的地位日益提升，檔案管理工作的開展更加重要。檔案管理工作不僅與相關(guān)單位和部門聯(lián)系緊密，而且還關(guān)系到個(gè)人的利益。我國目前在檔案管理方面存在著很多不足，尤其是失業(yè)人員的檔案管理工作，問題更加凸顯。失業(yè)人員檔案在檔案集合這個(gè)大家庭中扮演著重要的角色，但它卻總是被人們所忽視，在具體檔案管理工作中被冷落。失業(yè)人員檔案中包含的個(gè)人信息、工作經(jīng)歷及表現(xiàn)等，具有參考憑證作用，還可以辦理社保、退休等，甚至對再就業(yè)和其他業(yè)務(wù)工作起著事實(shí)依據(jù)的作用。如若失業(yè)人員檔案里面信息不完整遺失，這對于失業(yè)人員本人來說無疑是“災(zāi)難性”的事情。因此，相關(guān)管理部門和勞動者自身應(yīng)當(dāng)重視失業(yè)人員檔案的意義，提高管理水平。

二、失業(yè)人員檔案的現(xiàn)狀分析

失業(yè)人員檔案中包括了其所有的工作信息內(nèi)容，只有保證其完整性，才能為其再就業(yè)以及其他工作提供依據(jù)。因此，需要對失業(yè)人員檔案做好相應(yīng)的管理工作。

1.企業(yè)本身重視度不夠。檔案和檔案工作在我國本身就不受重視，很多企業(yè)更是對檔案非常輕視，認(rèn)為檔案管理繁瑣、復(fù)雜且用處不大。這導(dǎo)致很多工作人員工作期間的各方面表現(xiàn)都沒有被記錄下來，不僅不利于員工的長期發(fā)展，會影響到社會的和諧發(fā)展。在一定程度上一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，態(tài)度因素起很大作用。單位、部門領(lǐng)導(dǎo)要從根本上對失業(yè)人員檔案工作給予重視，不能只停留在口頭上說說，要具體從工作實(shí)踐角度給予大力支持，真抓實(shí)干。同時(shí)有很多企業(yè)考慮到時(shí)間和金錢的因素，不愿花費(fèi)人力、物力和財(cái)力，管理員工個(gè)人檔案。這些都是制約、阻礙檔案工作發(fā)展的因素。尤其是對于失業(yè)人員來說，沒有檔案作為參考憑證，其他任何工作的開展都將或多或少地受到影響。

2.失業(yè)人員流動性太強(qiáng)。失業(yè)人員的流動性特別強(qiáng)，給檔案管理工作增加了很大的難度。有的人員換了公司，檔案沒有及時(shí)交接。有的人員換了工作地點(diǎn)，檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)移。有的人員再就業(yè)進(jìn)了私企，私企不對員工檔案進(jìn)行管理而導(dǎo)致檔案斷層。還有的單位沒有專門的檔案管理人員，員工檔案一直沒有更新。單位人員穩(wěn)定性對于開展失業(yè)人員檔案工作有著很大的影響。除此之外，還有一些其他的因素，使失業(yè)人員檔案處于無法發(fā)揮其真正作用的狀態(tài)。

3.檔案管理工作不健全。檔案管理工作人員對單位或者部門的檔案工作沒有足夠的重視，對失業(yè)人員檔案更是鮮少管理。對失業(yè)人員檔案管理的過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)了問題，都有可能影響其自身的整體利益。很多企業(yè)沒有專業(yè)的檔案管理部門，甚至沒有專門的檔案管理人員。很多工作人員檔案沒有得到及時(shí)處理，個(gè)人檔案信息不完整、不健全，甚至遺失了員工檔案。員工一旦失業(yè)，其個(gè)人檔案無法為其權(quán)益提供有效幫助。

三、失業(yè)人員檔案管理中存在的問題

隨著時(shí)代的不斷創(chuàng)新與變革，失業(yè)人員的數(shù)量與日俱增。失業(yè)人員檔案管理工作中存在著很多的問題，加強(qiáng)失業(yè)人員檔案方面的管理工作刻不容緩。只有對其工作進(jìn)行規(guī)范化、科學(xué)有效地保證其工作的實(shí)施，才能促進(jìn)我國社會的和諧發(fā)展。

1.管理方向不合理。失業(yè)人員屬于社會的弱勢群體，其發(fā)展具有很大的隨意性。當(dāng)今時(shí)代，大多數(shù)企業(yè)都缺乏對失業(yè)人員檔案進(jìn)行管理的機(jī)制，甚至企業(yè)自身在職員工的檔案工作都不能夠順利完整地開展，對失業(yè)人員檔案的管理就更加無從說起了。失業(yè)人員檔案信息或多或少缺失的現(xiàn)象，直接影響了失業(yè)人員正常辦理涉及其個(gè)人利益的多種業(yè)務(wù)。

2.管理人員太被動。許多企業(yè)只注重經(jīng)濟(jì)效益，認(rèn)為檔案管理與企業(yè)發(fā)展沒有太大的關(guān)系，尤其是失業(yè)人員檔案，更是不值得一提。主動開展工作與被動消極展開工作，其工作面貌必然是兩種結(jié)果。主動積極開展工作在檔案收集層面上來說，一定會使得失業(yè)人員檔案的案卷種類繁密、內(nèi)容豐滿充實(shí)，而消極開展工作責(zé)很有可能將一些重要、珍貴的一手信息材料丟失，這造成的損失是無法估量的。很多企業(yè)的檔案管理工作很被動，管理體制也很不健全，導(dǎo)致即便有一些現(xiàn)存檔案，其檔案信息也不夠全面。對于失業(yè)人員而言，檔案大部分丟失，給其他事務(wù)的辦理造成了很大的麻煩。管理人員僅僅局限于企業(yè)的指示，長期被動的工作會阻礙企業(yè)的長久發(fā)展。

3.管理態(tài)度不端正。一些企業(yè)檔案管理人員對于失業(yè)人員檔案不夠重視，使得絕大多數(shù)失業(yè)人員檔案處于混亂、缺失甚至丟失的境地。有的工作人員沒有及時(shí)地對檔案進(jìn)行管理，導(dǎo)致失業(yè)人員檔案不夠完善。還有一些工作人員擅自修改或蓄意偽造失業(yè)人員檔案，導(dǎo)致失業(yè)人員檔案不盡真實(shí)?？傊?，相關(guān)管理人員不端正的工作態(tài)度，再一次使失業(yè)人員檔案管理陷入困境。

4.管理水平低層次。目前，失業(yè)人員檔案涉及的范圍比較廣泛，各種內(nèi)外界因素的影響，存在著很多問題，阻礙其正常發(fā)展。許多企業(yè)基于資金等多方面因素的考慮，很少會對失業(yè)人員檔案加以關(guān)注和處理，更不可能花費(fèi)精力用現(xiàn)代化技術(shù)去提高其管理效率。

5.管理體制不規(guī)范。我國沒有專門針對失業(yè)人員檔案管理的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也沒有行之有效的監(jiān)督機(jī)制，這樣就使得失業(yè)人員檔案管理工作無章可循，管理過程顯得混亂不堪，導(dǎo)致最終的檔案管理工作漏洞百出。即便是一些企業(yè)有一定的規(guī)章作為后盾，也會由于沒有專門的人員保障，而無法對其員工重要檔案進(jìn)行合理的管理。

6.管理設(shè)施不達(dá)標(biāo)。失業(yè)人員的數(shù)量占社會人口數(shù)量的相當(dāng)一部分，對其檔案的管理，需要有較大的存放空間和設(shè)備設(shè)施作為支撐。當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案依然占據(jù)著主要天地，不管是對其存放條件還是基礎(chǔ)設(shè)施，都有著一定的要求。無論哪一方面沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，都將會影響到檔案管理的質(zhì)量。當(dāng)然，任一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將影響檔案管理的效率。

四、失業(yè)人員檔案科學(xué)化管理的措施

為了提高失業(yè)人員的生活水平，促進(jìn)其再就業(yè)，必須要對失業(yè)人員檔案進(jìn)行科學(xué)高效的管理。失業(yè)人員的檔案管理工作與其切身利益密切相關(guān)，只有解決好其工作中出現(xiàn)的諸多問題，才能提高其整體水平，使失業(yè)人員檔案向著更加科學(xué)化的方向發(fā)展。

1.規(guī)范管理工作方向。要對失業(yè)人員檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，需要規(guī)范其管理工作方向。失業(yè)人員個(gè)人檔案與其根本利益直接相關(guān)，對其后期的整個(gè)職業(yè)生涯規(guī)劃起著決定性作用。因此，需要采取一定的手段創(chuàng)新失業(yè)人員檔案管理工作。管理者可以借助現(xiàn)代化的技術(shù)手段，將日常的人為工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合，轉(zhuǎn)變單一的工作方法為雙重的工作作風(fēng)，在一定程度上從宏觀層面提升失業(yè)人員檔案管理工作水平。

2.規(guī)范管理人員意識。任何企業(yè)或者部門都應(yīng)當(dāng)重視失業(yè)人員檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)相關(guān)要求規(guī)范檔案管理人員的意識。在思想層面上，管理人員應(yīng)當(dāng)樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度，發(fā)揮嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)，重視失業(yè)人員檔案管理工作。管理人員在加強(qiáng)自身責(zé)任的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)努力配合構(gòu)建完善的管理體制，同時(shí)遵循有關(guān)的監(jiān)督機(jī)制，做好相應(yīng)的監(jiān)督工作，保證檔案管理工作的有序性，保障檔案管理的完整性。

3.明確管理職責(zé)。失業(yè)人員檔案的重要性，迫切地需要相關(guān)管理人員明確其崗位職責(zé)，端正其工作態(tài)度，堅(jiān)決杜絕虛假錯(cuò)誤的現(xiàn)象發(fā)生，從而確保檔案信息的完整性和真實(shí)有效性。相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)以身作則，力所能及地做好失業(yè)人員檔案管理工作。管理人員還應(yīng)當(dāng)避免由于個(gè)人工作失誤對檔案管理工作造成的損失。當(dāng)然，不同單位或者部門之間也可以互相協(xié)作，加強(qiáng)溝通，共同提升檔案管理工作的質(zhì)量。

4.重視管理方法途徑。失業(yè)人員檔案管理工作效率的提升，會對整體的檔案管理工作起到事半功倍的作用。不管從什么時(shí)候開始著手對失業(yè)人員檔案進(jìn)行管理，都應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況，采用適合自身的管理方法，盡可能地對檔案進(jìn)行管理。在宏觀層面，應(yīng)當(dāng)有專門保管檔案的庫房，保證檔案的存儲環(huán)境。在微觀層面，可以結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)，引進(jìn)信息以及保護(hù)技術(shù)，最大限度地保證檔案的長久完整性。

5.利用管理資源內(nèi)容。檔案中記錄的內(nèi)容往往反映著日常工作的實(shí)際情況。所以，作為檔案管理人員，要充分發(fā)揮檔案已經(jīng)記錄下來的現(xiàn)有資源優(yōu)勢，并遵循一定的規(guī)則，從而重視失業(yè)人員檔案管理工作。當(dāng)然，隨著經(jīng)濟(jì)和社會的發(fā)展，工作者們也可以選擇借助新的信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)現(xiàn)有資源進(jìn)行電子化備份，這樣不僅增加了管理質(zhì)量，而且也提升了日后失業(yè)人員利用檔案的效率。

6.借助管理技術(shù)設(shè)施。信息技術(shù)已經(jīng)隨著社會的進(jìn)步滲透到了社會的各個(gè)工作階層。對于失業(yè)人員檔案管理而言，可以借助以往檔案管理工作的經(jīng)驗(yàn)，利用信息技術(shù)，改善檔案管理的環(huán)境，從時(shí)間和空間等層面上節(jié)省資源。以檔案自身的分類工作甚至是檔案庫房的管理工作為出發(fā)點(diǎn)，以各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施的創(chuàng)新來優(yōu)化檔案的管理過程，在科學(xué)開展檔案的收集、分類、保管等工作的基礎(chǔ)上，為失業(yè)人員提供切實(shí)有效的服務(wù)。

檔案管理對于人們尤其是失業(yè)人員來說有著非常重要的意義。為了社會的和諧和可持續(xù)發(fā)展，必須加強(qiáng)失業(yè)人員檔案管理工作。目前，有關(guān)失業(yè)人員檔案管理工作中存在著很多的矛盾和問題，需要采取一定的措施和手段，各個(gè)擊破，才能使失業(yè)人員檔案管理工作有序地開展下去。

（作者單位：天津市河北區(qū)寧園街勞動保障服務(wù)中心）