如何處理好企業(yè)檔案管理存在的問題

張橫

[摘 要]當(dāng)今社會(huì)，逐步建立的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制正在不斷完善。企業(yè)所追求的主題依然是在競(jìng)爭(zhēng)中取勝，從而以體制、機(jī)制、機(jī)構(gòu)的變革，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)的風(fēng)云變幻，然而，企業(yè)在注重直觀的經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，檔案管理意識(shí)就會(huì)略顯不足，本文要探討的就是企業(yè)檔案管理存在的問題及解決問題的有效途徑。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)檔案管理；問題；解決途徑

新時(shí)期，我國(guó)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)處于快速發(fā)展階段，由于這一時(shí)期的企業(yè)看重的是與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)直接相關(guān)的部門或機(jī)構(gòu)的工作，而忽略了文件收集、利用、歸檔，文件資料、技術(shù)資料流失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，為此，充分了解企業(yè)檔案管理存在的問題和有效解決問題就顯得尤為重要。

一、目前我國(guó)檔案管理存在的問題

1.檔案意識(shí)不強(qiáng)，檔案利用率低

大多數(shù)企業(yè)長(zhǎng)期以來重“藏”輕“用”，對(duì)檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使企業(yè)員工對(duì)檔案利用效益知之甚少。由于對(duì)檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.檔案管理制度不健全

很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全；有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。

3.電子檔案管理的缺失

目前，檔案人員辦公常常是在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，一旦文件定稿打印，草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋，使具有原始性的電子稿件面目全非。失去了歸檔保存的意義。

4.檔案的信息安全與保密問題有紕漏

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，會(huì)造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性，使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

5.電子檔案的接收格式存在問題

電子檔案的應(yīng)用尚未全國(guó)在范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過程中，會(huì)出現(xiàn)因兩部門存儲(chǔ)檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過程中出現(xiàn)困難。

6.檔案管理人員的素質(zhì)影響檔案管理水平

企業(yè)檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。

二、企業(yè)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理工作制度

現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作必須投入到經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去，把工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)向?yàn)槠髽I(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)服務(wù)，為企業(yè)增加效益服務(wù)；現(xiàn)有企業(yè)在產(chǎn)權(quán)關(guān)系，組織機(jī)構(gòu)形式、管理體制、經(jīng)營(yíng)管理方式等方面都發(fā)生了深刻的變化，這就要求企業(yè)檔案管理工作者必須適應(yīng)這種變化，必須用創(chuàng)新思維來修訂和完善企業(yè)檔案管理制度、規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，采取多種不同的管理方式和手段做好企業(yè)檔案管理工作。

2.規(guī)范檔案管理思路，做好企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

企業(yè)要以提高創(chuàng)新意識(shí)、提升創(chuàng)新能力、激發(fā)創(chuàng)新活力、規(guī)范創(chuàng)新行為、增強(qiáng)檔案事業(yè)發(fā)展后勁為總目標(biāo)，關(guān)注創(chuàng)新、思考創(chuàng)新、參與創(chuàng)新，按照檔案管理工作科學(xué)化管理規(guī)范的嚴(yán)格要求，不斷開展自測(cè)自評(píng)，隨查隨糾。對(duì)企業(yè)重要營(yíng)運(yùn)管理活動(dòng)、重要業(yè)務(wù)推廣、重點(diǎn)工程項(xiàng)目的“三重”檔案加強(qiáng)跟蹤整理、及時(shí)歸檔，為開展檔案創(chuàng)新編研做足充分準(zhǔn)備；精選極具代表性和專業(yè)性的檔案材料，結(jié)合企業(yè)新聞、媒體宣傳資料形成宣傳文件匯編專題，建立特色專題，豐富室藏資源，為開展檔案創(chuàng)新編撰工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作檢查考核規(guī)范化

定期開展企業(yè)檔案管理的規(guī)范檢查和考核，是確保企業(yè)檔案管理工作順利開展的手段。各企業(yè)應(yīng)結(jié)合我國(guó)檔案管理的需求，制定出一套適應(yīng)企業(yè)檔案管理工作的考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)這些標(biāo)準(zhǔn)的制定應(yīng)做到考慮周詳，留足補(bǔ)充修改的空間，并對(duì)各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)做出詳細(xì)的解釋。同時(shí)，完善企業(yè)檔案管理檢查和考評(píng)制度，將檔案管理部門檢查和考評(píng)工作做為企業(yè)內(nèi)部管理工作考評(píng)的一個(gè)參考依據(jù)。

4.依托互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

徹底改變傳統(tǒng)模式，即單一化的管理方式。企業(yè)中不同部門的檔案依舊是獨(dú)立存放本部門或是企業(yè)中所有部門的檔案統(tǒng)一存檔管理，這兩種常規(guī)的管理模式無論在形式上還是在內(nèi)容上都具有明顯的滯后性與局限性，難以滿足企業(yè)對(duì)檔案管理工作的現(xiàn)代化需求。新時(shí)期背景下企業(yè)應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化與信息化，并能夠很好地滿足企業(yè)對(duì)于檔案管理的各種訴求，構(gòu)建集文字、圖像、音視頻等諸多類檔案于一體的現(xiàn)代化的檔案管理體系，依托互聯(lián)網(wǎng)最大程度實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源的整合與共享。

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為企業(yè)帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前我國(guó)相當(dāng)一部分企業(yè)的檔案管理工作依舊流于形式，缺乏創(chuàng)新，管理觀念滯后，這些問題不利于檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，改革創(chuàng)新勢(shì)在必行，員工素質(zhì)有待提高，應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段等，是目前提高檔案管理效率的重要任務(wù)。