高校數(shù)字化離校系統(tǒng)移動(dòng)終端應(yīng)用的發(fā)展與問題

◆牟 楊

高校數(shù)字化離校系統(tǒng)移動(dòng)終端應(yīng)用的發(fā)展與問題

◆牟 楊

（上海體育學(xué)院信息中心 上海 200438）

本文通過梳理離校工作中所遇到的問題，分析數(shù)字離校系統(tǒng)中移動(dòng)終端應(yīng)用的發(fā)展，明確了移動(dòng)應(yīng)用可以作為數(shù)字離校系統(tǒng)的有益補(bǔ)充。緩解和解決高校離校中存在的一些問題，使離校更加高效、有序、便捷。

移動(dòng)終端應(yīng)用；數(shù)字化離校；移動(dòng)校園

0 前言

每年的畢業(yè)生集中離校是高校工作特別是學(xué)生工作的重要一環(huán)，也是學(xué)生在高校的最后一課。學(xué)生離校時(shí)往往由于就業(yè)困難和延遲畢業(yè)等各種壓力，加之辦理離校手續(xù)時(shí)間緊，人數(shù)多，跑的部門多，排隊(duì)時(shí)間長(zhǎng)，因而容易引發(fā)學(xué)生不滿、產(chǎn)生糾紛甚至釀成群體事件，所以讓學(xué)生便捷有序地離校是學(xué)校的一項(xiàng)重要工作，而如何使軟件系統(tǒng)的效用最大化，對(duì)離校作好信息化保障，則是各個(gè)高校信息部門的重要課題。本文關(guān)注的是高校數(shù)字化畢業(yè)系統(tǒng)中移動(dòng)終端應(yīng)用的發(fā)展及相關(guān)問題。

1 當(dāng)前高校離校的信息化工作現(xiàn)狀及流程

現(xiàn)在大部分高校都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化離校，使用紙質(zhì)離校單去部門蓋章的高校已經(jīng)越來越少了。以筆者所在上海體育學(xué)院為例，其離校的主要信息化工作如下:

（1）由信息中心在離校系統(tǒng)上建立離校流程，如圖1所示，其離校工作流程根據(jù)學(xué)生種類建立不同的離校辦事工作流，如本科生，研究生，留學(xué)生的離校流程就各不相同，本科生無(wú)需提交研究論文到電子文獻(xiàn)中心，留學(xué)生無(wú)需辦理戶口遷移等，由于在流程的建立上就針對(duì)不同學(xué)生種類作了區(qū)別，離校辦事流程上剔除了學(xué)生無(wú)需去的辦事節(jié)點(diǎn)，這就防止了排隊(duì)和擁堵。

圖1 離校流程

（2）建立離校流程約束條件，如后勤服務(wù)部辦理退寢事宜必須在畢業(yè)離校的最后流程，不能讓學(xué)生還未離校就無(wú)寢室可住。領(lǐng)取畢業(yè)證環(huán)節(jié)必須在所有環(huán)節(jié)完成之后。

（3）聯(lián)合各個(gè)學(xué)校部門確定離校工作安排，讓每個(gè)節(jié)點(diǎn)的老師明確自己在離校節(jié)點(diǎn)的工作職責(zé)，并把每個(gè)節(jié)點(diǎn)的辦事時(shí)間和地點(diǎn)在離校網(wǎng)上公布。如圖2所示。

圖2 網(wǎng)上公布

（4）打通信息孤島，對(duì)各個(gè)業(yè)務(wù)子系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對(duì)接，從數(shù)據(jù)上剔除了學(xué)生無(wú)需去的辦事節(jié)點(diǎn)。如通過離校系統(tǒng)和圖書館數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)接，對(duì)于那些書籍已經(jīng)全部歸還的同學(xué)，既可以不用去圖書館辦理離校還書事宜；對(duì)于財(cái)務(wù)上不欠費(fèi)的同學(xué)，無(wú)需在離校前到財(cái)務(wù)處辦理補(bǔ)繳學(xué)費(fèi)事宜，在學(xué)生查詢流程的時(shí)候就知道該節(jié)點(diǎn)自己不用去。

（5）建立離校進(jìn)度匯報(bào)工作，實(shí)時(shí)反映離校的學(xué)生人數(shù)和完成百分比。

（6）建立離校工作應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生網(wǎng)絡(luò)擁堵和移動(dòng)通信終端，可以通過紙質(zhì)離校單離校。

2 離校中存在的可以通過移動(dòng)端應(yīng)用解決的問題

（1）學(xué)生在辦理過程中無(wú)法隨時(shí)看到自己的離校進(jìn)度。

（2）教師和部門無(wú)法將離校辦理過程中的問題及時(shí)地對(duì)學(xué)生進(jìn)行聯(lián)絡(luò)和提醒。

（3）在跨校區(qū)離校時(shí)，有的同學(xué)回到學(xué)?？偛客蝗菀渍业睫k理地址。

（4）不能及時(shí)反應(yīng)其辦理點(diǎn)的排隊(duì)情況，學(xué)生無(wú)法從中選擇相對(duì)空閑的辦事點(diǎn)。

（5）有的辦理點(diǎn)學(xué)生排長(zhǎng)隊(duì)等待，卻因無(wú)法即時(shí)、便捷地了解其它節(jié)點(diǎn)的辦理進(jìn)度，無(wú)法及時(shí)分流排隊(duì)學(xué)生到其他相對(duì)空閑的辦理點(diǎn)。

3 數(shù)字離校中的移動(dòng)終端的應(yīng)用

圖3 離校流程圖

圖3為離校流程圖在手機(jī)上的截圖,其綠色的打勾的節(jié)點(diǎn)為已經(jīng)辦理的節(jié)點(diǎn)?，F(xiàn)在許多大學(xué)已經(jīng)利用移動(dòng)校園來輔助學(xué)生進(jìn)行離校事務(wù)辦理,如西南財(cái)經(jīng)大學(xué)(1)就已經(jīng)利用移動(dòng)應(yīng)用來離校。通過手機(jī)端上的離校應(yīng)用顯示畢業(yè)離校的學(xué)生及具體需要跑那些部門,提供部門地址，具體辦理的負(fù)責(zé)人電話和離校辦理點(diǎn)的工作時(shí)間等,這樣對(duì)于學(xué)生來講非常方便,能對(duì)自己還有多少需要辦理的節(jié)點(diǎn)一目了然，通過手機(jī)可以隨時(shí)隨地的查詢到。而以前的PC端的離校系統(tǒng)只能在有電腦的地方查詢到,不如移動(dòng)終端方便。

3.1 移動(dòng)終端應(yīng)用中的消息推送功能

消息推送是移動(dòng)終端應(yīng)用的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)，其可以在短時(shí)間內(nèi)向辦理離校的師生發(fā)出信息，雖然短信息也能通過通信基站向手機(jī)發(fā)出消息，但移動(dòng)應(yīng)用的消息推送成本更加低廉甚至于免費(fèi)。由于畢業(yè)離校期間為學(xué)生外出找工作或?qū)嵙?xí)的高峰期，很多學(xué)生不在校內(nèi)，傳統(tǒng)的數(shù)字離校的通告方式是在學(xué)校主頁(yè)或信息門戶上出公告通知，而畢業(yè)班中不太關(guān)注學(xué)校網(wǎng)頁(yè)、并且和同學(xué)聯(lián)系不太緊密的畢業(yè)班學(xué)生，往往因?yàn)橹赖锰矶鴱姆浅＿h(yuǎn)的實(shí)習(xí)地趕回學(xué)校，這樣時(shí)間的安排上非常倉(cāng)促，有的甚至錯(cuò)過了畢業(yè)離校的集中辦理時(shí)間。通過移動(dòng)離校應(yīng)用來通過消息推送的方式來發(fā)布離校辦理通知及相關(guān)信息，是一種比較合理，有效、成本低廉、方便快捷的通知方式。

在離校集中辦理的過程中，有些容易弄錯(cuò)的事情和臨時(shí)變更通知也可以用消息推送的方式告知畢業(yè)班的學(xué)生。比如畢業(yè)生派遣費(fèi)的發(fā)放就是每年學(xué)生們反復(fù)質(zhì)詢的問題，因?yàn)榕汕操M(fèi)的發(fā)放與畢業(yè)生的種類有關(guān)，而金額又與報(bào)到證所指向的地區(qū)遠(yuǎn)近有關(guān)，涉及學(xué)工和財(cái)務(wù)處兩個(gè)部門，所以對(duì)于學(xué)生們的疑問經(jīng)有關(guān)部門協(xié)調(diào)后可以通過消息推送統(tǒng)一答疑解惑。又比如在某些節(jié)點(diǎn)由于排隊(duì)的學(xué)生過多，決定增加辦理時(shí)間如中午不休息繼續(xù)辦理，或增加辦理窗口的，像這種辦理時(shí)間及地點(diǎn)的增加或變更的也可以通過消息推送即時(shí)告知學(xué)生。

3.2 移動(dòng)終端應(yīng)用中二維碼應(yīng)用

移動(dòng)終端二維碼的使用可以推進(jìn)某些離校環(huán)節(jié)的辦事效率。比如發(fā)放證書環(huán)節(jié)，必須在所有節(jié)點(diǎn)辦理完畢之后才能發(fā)放。那么發(fā)放證書的老師必須輸入學(xué)生的姓名和工號(hào)，進(jìn)行搜索其離校的狀態(tài)，確認(rèn)其他環(huán)節(jié)都已經(jīng)辦理完畢后才能確定發(fā)放證書，如果那個(gè)環(huán)節(jié)因故沒有通過的教師會(huì)告知學(xué)生要去那個(gè)節(jié)點(diǎn)補(bǔ)辦，補(bǔ)辦完了這個(gè)環(huán)節(jié)后學(xué)生再回到領(lǐng)取證書處排隊(duì)。

西南財(cái)經(jīng)大學(xué)已經(jīng)在離校中使用了二維碼，各項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)清后系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成“離校二維碼”作為下一步輔導(dǎo)員發(fā)放各項(xiàng)證書的憑據(jù)。那么這種以二維碼作為發(fā)放畢業(yè)證書的憑證有兩點(diǎn)好處，一是發(fā)放證書的節(jié)點(diǎn)的辦理效率將會(huì)提高，省去了搜索學(xué)生狀態(tài)以及確認(rèn)的步驟，雖然一個(gè)學(xué)生離校的確認(rèn)節(jié)約的時(shí)間不多，但對(duì)于成千上萬(wàn)的畢業(yè)生來講總體時(shí)間將會(huì)縮短不少。二是對(duì)于學(xué)生來講也比較方便，不再會(huì)沒有辦完其他環(huán)節(jié)來領(lǐng)畢業(yè)證，因?yàn)橹挥谐霈F(xiàn)了“離校二維碼”才會(huì)來領(lǐng)證，這樣也讓學(xué)生少走彎路。

3.3 移動(dòng)端應(yīng)用中的數(shù)字地圖指引

在離校過程中，有的學(xué)校有幾個(gè)校區(qū)，如華東師范大學(xué)，上海交大，而有時(shí)離校需要到總部或另外一個(gè)校區(qū)辦理，而筆者所在的上海體育學(xué)院，有的留學(xué)生畢業(yè)時(shí)溝通并不流利，加之對(duì)中國(guó)大學(xué)的部門設(shè)置不熟悉，因而出現(xiàn)辦畢業(yè)手續(xù)時(shí)還要不斷問路的窘境。

在以往的離校集中辦理時(shí)段需要在教學(xué)樓的指示牌上粘貼離校通告,或是在路上粘貼路標(biāo)指向，為畢業(yè)生特別是分校的畢業(yè)生指路。這對(duì)于動(dòng)輒數(shù)千畝的龐大校區(qū)（如上海交大）效果并不好，而且制作、張貼和清理標(biāo)牌都需要時(shí)間及勞動(dòng)力成本,對(duì)校園環(huán)境也造成一定影響。而對(duì)于已經(jīng)建成數(shù)字地圖的學(xué)校，通過數(shù)字化離校提供的離校辦事流程圖，對(duì)照手機(jī)上的數(shù)字地圖，就能輕易地找到辦理部門的地址，有的學(xué)校還可通過無(wú)線路由定位甚至可以精確在那一層樓。這樣就免去了問路和設(shè)置路標(biāo)的麻煩。

3.4 移動(dòng)端的排隊(duì)情況的自動(dòng)檢測(cè)

在離校過程中雖然用流程核減和數(shù)據(jù)核減等手段，讓學(xué)生少走冤枉路，但有時(shí)候因?yàn)楫厴I(yè)學(xué)生數(shù)量的基數(shù)太大還是會(huì)發(fā)生排長(zhǎng)隊(duì)的情況。這時(shí)可以用攝像頭與離校服務(wù)器連接，由服務(wù)器自動(dòng)判斷排隊(duì)人數(shù)后，可以通過“空閑”，“忙”，“非常忙”等簡(jiǎn)單詞語(yǔ)，類似于高架路上的交通狀況指示牌，發(fā)布粗略的節(jié)點(diǎn)忙閑狀況，這樣學(xué)生可以通過移動(dòng)終端即時(shí)了解各個(gè)節(jié)點(diǎn)的繁忙和空閑情況，自行安排辦理順序，避免了離校辦理中有的節(jié)點(diǎn)很空，有的節(jié)點(diǎn)很忙的情況，對(duì)于部門和學(xué)生來說都可以在時(shí)間上合理配置離校的辦事資源。

3.5 使用移動(dòng)終端對(duì)離校進(jìn)度及狀態(tài)的即時(shí)報(bào)告

由于離校作為高校學(xué)生工作的重要一環(huán)，一般是由分管學(xué)生工作的校領(lǐng)導(dǎo)直接監(jiān)督。而校領(lǐng)導(dǎo)工作重，出差以及會(huì)議多，如果校領(lǐng)導(dǎo)可以通過移動(dòng)終端的離校情況匯總分析來實(shí)時(shí)了解離校動(dòng)態(tài)，掌握離校學(xué)生人數(shù)，節(jié)點(diǎn)的辦理完結(jié)比例等數(shù)據(jù)，通過這些報(bào)告來合理調(diào)整離校辦理人員的配置，特別是實(shí)時(shí)處理離校過程中的突發(fā)情況，這也是移動(dòng)終端應(yīng)用的一項(xiàng)重要功能。

4 離校移動(dòng)應(yīng)用存在的局限性和條件

由于移動(dòng)端屏幕大小限制和上傳文件的不便，離校過程中老師辦理離校流程的操作終端，和學(xué)生上傳文獻(xiàn)等線上辦理依然還是在PC端操作較好，所以移動(dòng)應(yīng)用不能替代PC端的離校系統(tǒng)，但它可以作為PC端離校系統(tǒng)的一個(gè)重要補(bǔ)充。

在高校離校工作中的移動(dòng)終端應(yīng)用的使用好壞，和無(wú)線網(wǎng)絡(luò)，移動(dòng)校園，甚至數(shù)字校園地圖等基礎(chǔ)系統(tǒng)的建設(shè)有關(guān)，也和移動(dòng)校園等系統(tǒng)的學(xué)生使用比例有關(guān)。

5 結(jié)束語(yǔ)

隨著移動(dòng)技術(shù)的迅速普及和發(fā)展，有效地推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展和現(xiàn)代化的步伐，推動(dòng)了學(xué)校信息化建設(shè)，也推動(dòng)了離校工作向著高效化和服務(wù)化方向轉(zhuǎn)變，解決了離校工作中存在的一些問題。本文通過梳理離校工作中所遇到的問題，分析數(shù)字離校系統(tǒng)中移動(dòng)終端應(yīng)用的發(fā)展，明確了移動(dòng)應(yīng)用可以作為數(shù)字離校系統(tǒng)的有益補(bǔ)充，可以緩解和解決高校離校中存在的一些問題，使離校工作更加高效，有序，便捷。雖然由于移動(dòng)端屏幕和書寫方便等限制，它還不能替代PC端的離校系統(tǒng)，但它作為一種發(fā)展方向正在影響著現(xiàn)在高校的離校辦理方式。只有緊隨移動(dòng)時(shí)代的發(fā)展，了解最新的技術(shù)方向，并應(yīng)用到離校辦理等實(shí)際的工作中來，才能有效推動(dòng)高校信息化向前發(fā)展。

注釋:

(1)西南財(cái)經(jīng)大學(xué)新聞:《關(guān)于2016屆畢業(yè)生辦理離校手續(xù)的溫馨提示》，“2016屆學(xué)生離校繼續(xù)采用業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)推送、網(wǎng)絡(luò)化無(wú)紙化數(shù)據(jù)傳遞和全面移動(dòng)業(yè)務(wù)辦理的方式來實(shí)現(xiàn)數(shù)字化離校，啟用輔導(dǎo)員、學(xué)生一體化的新的移動(dòng)校園平臺(tái)?！?016年6月18日。http://www.swufe.edu.cn/2016-06/08/201 606081534335859.html