李紅

摘 要：檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作中的重點(diǎn)內(nèi)容，檔案管理人員通過(guò)檔案信息化建設(shè)開(kāi)展檔案管理工作，有利于優(yōu)化檔案管理工作體系，提升檔案管理人員的工作效率，減少檔案管理中存在的各類(lèi)問(wèn)題，進(jìn)而提升檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè)；檔案管理；管理措施

檔案管理工作人員應(yīng)用檔案信息化建設(shè)方式，可以提升檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，通過(guò)數(shù)字化與信息化的改革，增強(qiáng)檔案管理工作有效性。

1 檔案信息化建設(shè)概念與特點(diǎn)分析

檔案信息化就是檔案管理部門(mén)在統(tǒng)一的規(guī)劃下，利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作，對(duì)檔案信息的信息資源進(jìn)行管理與處置，進(jìn)而提升檔案管理工作服務(wù)水平。檔案信息化建設(shè)就是將檔案實(shí)體保管工作作為重點(diǎn)內(nèi)容，在一定程度上，可以從多角度分析檔案資源管理情況。具體包括以下幾點(diǎn)：首先，對(duì)檔案信息接收與儲(chǔ)存進(jìn)行管理，使其更加和諧化與統(tǒng)一化。其次，保證檔案管理模式根據(jù)信息化建設(shè)需求進(jìn)行改革。最后，保證檔案信息向著網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化的方向發(fā)展，提升檔案信息資源的共享效率。

檔案信息化建設(shè)工作主要特征就是管理工作的多元化，具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：第一，檔案信息化建設(shè)可以打破傳統(tǒng)檔案管理工作的局限性，提升檔案管理工作質(zhì)量。第二，檔案信息化建設(shè)可以重點(diǎn)開(kāi)發(fā)與利用檔案檢索技術(shù)，通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息資源進(jìn)行管理。第三，檔案信息化建設(shè)中計(jì)算機(jī)占有較為重要的位置，可以充分發(fā)揮多媒體技術(shù)的光盤(pán)儲(chǔ)存優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作質(zhì)量。第四，檔案信息化建設(shè)與檔案管理工作的開(kāi)展，需要技術(shù)人員積極建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提升數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)，還要通過(guò)電子文件的管理網(wǎng)站，建設(shè)良好檔案管理體系[1]。

2 檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題分析

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，還存在較多不足之處，影響著檔案管理工作正常開(kāi)展。具體表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)：

第一，數(shù)據(jù)來(lái)源復(fù)雜。檔案信息化建設(shè)中，各個(gè)檔案數(shù)據(jù)都會(huì)移交給不同的單位與部門(mén)，由于各個(gè)單位與部門(mén)之間的數(shù)據(jù)庫(kù)不同，因此，在對(duì)各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理與傳輸?shù)倪^(guò)程中，也會(huì)存在較多的不同點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理部門(mén)中的檔案信息資料更加復(fù)雜。

第二，數(shù)據(jù)分散嚴(yán)重。檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案信息數(shù)據(jù)的分散性較為嚴(yán)重，例如：在對(duì)建設(shè)局與稅務(wù)局的財(cái)務(wù)報(bào)表進(jìn)行移交處理期間，會(huì)出現(xiàn)較多復(fù)雜的信息，數(shù)據(jù)管理部門(mén)在制作財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表或是其他文件的過(guò)程中，只能對(duì)其進(jìn)行分散性管理，難以提升檔案信息化建設(shè)工作效率與質(zhì)量[2]。

第三，管理方式落后。在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案管理方式存在滯后現(xiàn)象，難以提升檔案管理工作質(zhì)量與有效性，每十年才能對(duì)檔案進(jìn)行一次移交處理，每一年才能對(duì)檔案目錄進(jìn)行匯集，導(dǎo)致檔案管理工作效率降低。

第四，缺乏正確的認(rèn)知。檔案信息化建設(shè)為檔案管理帶來(lái)較多機(jī)遇，可以有效革新檔案管理服務(wù)理念，但是，當(dāng)前部分檔案信息化建設(shè)人員對(duì)檔案管理缺乏正確的認(rèn)知，難以提升檔案管理工作質(zhì)量，甚至?xí)霈F(xiàn)一些檔案管理風(fēng)險(xiǎn)[3]。

3 檔案管理中檔案信息化建設(shè)措施

在檔案管理工作中，檔案信息化建設(shè)人員必須制定完善的管理制度，提升管理工作質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)體系。具體管理措施包括以下幾點(diǎn)：

3.1 拓寬檔案管理工作思路

在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，相關(guān)管理人員需要拓寬檔案管理工作思路，掌握專(zhuān)業(yè)力量知識(shí)與專(zhuān)業(yè)技能，進(jìn)而轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理思想觀念，制定長(zhǎng)遠(yuǎn)的規(guī)劃方案，在檔案保管的基礎(chǔ)上，為檔案管理人員提供高質(zhì)量服務(wù)[4]。

3.2 提升檔案信息管理質(zhì)量

檔案信息化建設(shè)部門(mén)應(yīng)該重視檔案信息管理質(zhì)量，優(yōu)化檔案管理體系。隨著信息技術(shù)的推廣與應(yīng)用，電子檔案受到廣泛關(guān)注，檔案信息化管理人員可以應(yīng)用電子檔案提升檔案信息管理水平，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與計(jì)算機(jī)管理兩個(gè)系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。同時(shí)，檔案信息管理人員必須要將檔案電子文件作為信息資源，提升檔案信息的應(yīng)用價(jià)值，提高其經(jīng)濟(jì)效益。除了可以為社會(huì)提供經(jīng)濟(jì)服務(wù)之外，還能產(chǎn)生巨大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。

3.3 制定完善的工程檔案信息管理制度

檔案信息化建設(shè)中，檔案管理人員必須要在重視工程檔案信息管理，主要因?yàn)樵诠こ探ㄔO(shè)的過(guò)程中，檔案的行程具有多元化特征，無(wú)論是工程項(xiàng)目確立還是項(xiàng)目的改革，都需要檔案建立的行程，提升檔案管理工作質(zhì)量。一方面，檔案信息管理工作人員需要根據(jù)檔案信息化建設(shè)難易程度的分析，確定檔案信息管理工作目的，提升檔案管理工作質(zhì)量。檔案管理工作人員需要認(rèn)真學(xué)習(xí)與掌握計(jì)算機(jī)信息管理知識(shí)，認(rèn)真參與到軟件開(kāi)發(fā)工作中，選擇合適的檔案工程管理軟件開(kāi)展檔案管理工作，同時(shí)，還要制定完善的檔案信息化管理規(guī)章制度，打破傳統(tǒng)檔案管理模式的局限性，提升工程信息共享水平，創(chuàng)造有利于檔案管理的條件，發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用。

4 結(jié)語(yǔ)

在檔案管理過(guò)程中，管理人員必須要重視檔案信息化建設(shè)工作，逐步提升檔案信息化建設(shè)水平，同時(shí)，檔案管理人員還要制定完善的檔案管理制度，提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量，達(dá)到預(yù)期的檔案管理目的。

參考文獻(xiàn)

[1]趙群.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：150-151.

[2]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：48-48.

[3]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）：58.

[4]楊彩虹.解析檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].才智，2016（4）：262.