淺談我市重大活動(dòng)檔案的建設(shè)

張志遠(yuǎn)+李劍波

通過幾年的努力，乳山市檔案局在開展重大活動(dòng)檔案管理工作方面取得了一些成績(jī)，但是存在的問題也不少，主要體現(xiàn)在征集體制、長(zhǎng)效機(jī)制及開發(fā)利用等方面，許多工作亟須加強(qiáng)。

1 重大活動(dòng)重要活動(dòng)檔案概述

（一）重大活動(dòng)檔案的含義。重大活動(dòng)指的是本行政區(qū)內(nèi)發(fā)生的具有重要意義、重大影響以及典型特征的活動(dòng)。而重大活動(dòng)檔案，顧名思義，就是在重大活動(dòng)發(fā)生過程中或發(fā)生之前產(chǎn)生的原始記錄，具體是指在重大活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。

（二）重大活動(dòng)檔案的寶貴價(jià)值。重大活動(dòng)檔案具有重要價(jià)值，是研究歷史的第一手的憑證性資料，它記錄了國(guó)家和民族歷史上的重大活動(dòng)發(fā)生的軌跡，記錄了國(guó)家相關(guān)的外交活動(dòng)并作為重要證據(jù)保存下來(lái)，重大活動(dòng)檔案的開發(fā)和利用對(duì)于構(gòu)建社會(huì)和國(guó)家記憶具有不可替代的重要作用。重大活動(dòng)檔案是重大活動(dòng)歷史的第一手資料，具有很高的研究?jī)r(jià)值，能夠?yàn)榫幨沸拗尽?gòu)建社會(huì)共同記憶提供豐富的資料，同時(shí)也是特定的社會(huì)群體共同社會(huì)經(jīng)歷和社會(huì)意識(shí)形態(tài)的記憶承載者，具有重要的文化價(jià)值。

2 我市重大活動(dòng)檔案管理現(xiàn)狀與問題分析

（一）重大活動(dòng)檔案管理現(xiàn)狀。近年來(lái)，乳山市檔案館在重大活動(dòng)重要活動(dòng)檔案工作方面取得了一定的成果，例如7.25水災(zāi)檔案。2011年7月25日，一場(chǎng)突如其來(lái)的強(qiáng)降雨襲擊乳山，2小時(shí)降雨285mm，因?yàn)?zāi)死亡8人，受災(zāi)人口35萬(wàn)人，71座塘壩、水庫(kù)、平塘不同程度受損、毀壞大小橋函329座，倒塌、損壞房屋5.7萬(wàn)多間，進(jìn)水房屋8萬(wàn)多戶，淹沒莊稼1.64萬(wàn)公頃，全市受災(zāi)損失嚴(yán)重，據(jù)初步統(tǒng)計(jì)，經(jīng)濟(jì)損失高達(dá)11.62億多元。水災(zāi)發(fā)生后，乳山市檔案館迅速行動(dòng)，對(duì) 7.25特大洪災(zāi)檔案進(jìn)行了收集整理，共整理5卷、光盤2張、照片314張。還有乳山母愛文化節(jié)活動(dòng)檔案。檔案收集了乳山舉辦的歷屆中國(guó)（乳山）母愛文化節(jié)資料，搭起了連接友誼、展示形象、交流合作的平臺(tái)和橋梁，為乳山擴(kuò)大對(duì)外交流，廣交天下朋友，促進(jìn)經(jīng)貿(mào)合作，以節(jié)會(huì)活動(dòng)推動(dòng)旅游、文化、開放、城建、經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展，提供了助力。7.25水災(zāi)和母愛文化節(jié)是乳山令人矚目的大事，對(duì)于今后類似重大活動(dòng)的開展具有重要的參考意義，同時(shí)也為今后重大活動(dòng)檔案工作的開展提供了借鑒，為乳山的編史修志提供了重要素材。

（二）問題分析

1.征集力度不夠。乳山市重大活動(dòng)檔案接收范圍有限，征集對(duì)象以政府機(jī)關(guān)為主，缺乏有效的社會(huì)移交機(jī)制；社會(huì)民眾的檔案意識(shí)比較薄弱，很多散存在民間的重大活動(dòng)檔案資源得不到很好的征集。我市檔案征集工作仍舊以檔案部門收集為主，社會(huì)群體主動(dòng)捐贈(zèng)重大活動(dòng)檔案的情況極少，說(shuō)明公眾檔案意識(shí)欠缺，宣傳教育力度不夠。

2.開放利用程度低。在檔案工作中不能充分發(fā)揮重大活動(dòng)檔案的社會(huì)價(jià)值，數(shù)字化建設(shè)落后。一方面，重大活動(dòng)檔案的保密機(jī)制不能適時(shí)變通，一些已經(jīng)不需要保密的重大活動(dòng)檔案不能開放于公眾進(jìn)行利用，鮮有群眾利用重大活動(dòng)檔案解決切身問題的報(bào)道；另一方面，公眾不能方便地利用互聯(lián)網(wǎng)找到所需的相關(guān)重大活動(dòng)檔案相關(guān)資料，數(shù)字化建設(shè)方面，有著重現(xiàn)行、輕過往的傾向，以致很多重要的重大活動(dòng)檔案暫時(shí)沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。

3.突發(fā)性重大活動(dòng)檔案的管理機(jī)制不夠完善。我市近年來(lái)發(fā)生的一些突發(fā)性自然災(zāi)害或事故的檔案資料收存不完整，不能很好地歸檔發(fā)揮參考價(jià)值。例如2013年乳山合和食品有限公司發(fā)生的液氨泄漏重大事故，造成13人中毒，其中7人經(jīng)搶救無(wú)效死亡，1人危重，3人傷勢(shì)較重，2人輕傷。但是在事故處理過程中和事后，檔案部門沒有機(jī)會(huì)收集整理事故發(fā)生的檔案資料，以備今后預(yù)防類似重大事故的發(fā)生，此次突發(fā)事故體現(xiàn)了政府領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重大事故檔案的重視程度不足，突發(fā)性重大活動(dòng)檔案的管理仍不夠完善。

3 改善重大活動(dòng)檔案管理策略分析

（一）統(tǒng)籌完善重大活動(dòng)檔案管理工作體制。重大活動(dòng)檔案管理工作遵循統(tǒng)一協(xié)調(diào)、加強(qiáng)督導(dǎo)、各負(fù)其責(zé)、集中管理的原則。在檔案征集過程中，要采取接收和征集相結(jié)合的辦法，克服接收檔案的被動(dòng)狀況，積極主動(dòng)出擊，挖掘?qū)ふ抑卮蠡顒?dòng)檔案資源，號(hào)召民間個(gè)人或團(tuán)體積極上交留在手中的重要活動(dòng)檔案；在收集過程中，要科學(xué)確定收集范圍，一是收集工作要集中，二是隨時(shí)收集，三是定期收集，四是熱點(diǎn)材料要及時(shí)收集。

（二）建立登記備案制度。檔案工作人員應(yīng)及時(shí)參與到重大活動(dòng)檔案工作中去。之前由于檔案工作人員無(wú)法參與重大活動(dòng)致使許多重要檔案資料無(wú)法保存下來(lái)的情況不在少數(shù)，可以說(shuō)是重大活動(dòng)檔案資料和史料編纂的一大損失。落實(shí)重大活動(dòng)備案制度，檔案行政管理部門接到重要活動(dòng)備案后安排專人對(duì)重要活動(dòng)資料整理、歸類、建檔等進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。建立登記備案制度，使檔案工作人員及時(shí)參與重大活動(dòng)各項(xiàng)檔案工作中去，有助于重大活動(dòng)檔案及時(shí)被收集入檔，提高效率。

（三）建設(shè)重大活動(dòng)檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)。國(guó)際上對(duì)于重大檔案活動(dòng)的管理開發(fā)，典型的做法的就是專題數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。我們可以在將相同類型的重大活動(dòng)檔案形成專題，建立數(shù)據(jù)庫(kù)和重大活動(dòng)檔案專題目錄，加強(qiáng)檔案信息化，提高重大活動(dòng)檔案的利用水平，這樣人們就可以通過網(wǎng)絡(luò)渠道方便地查考所需的重大活動(dòng)檔案資料，提升重大活動(dòng)檔案的社會(huì)價(jià)值。

（四）做好重大活動(dòng)檔案開發(fā)利用工作。一是界定好保密與開放的界限，統(tǒng)一提升重大活動(dòng)檔案的保管期限，對(duì)于一些已經(jīng)過了保密期限的重大活動(dòng)檔案要及時(shí)公開，以便公眾查考使用。二是借助現(xiàn)代化渠道宣傳開放，將重大活動(dòng)檔案資源組織起來(lái)，在檔案信息網(wǎng)站上開辟“歷史上的今天”專欄，或者做成電視紀(jì)錄專題片或文字專欄在報(bào)刊雜志上連載，以喜聞樂見的形式開放于公眾。例如青島市檔案信息網(wǎng)開辟的“青島大事”專欄，都是通過對(duì)重要?dú)v史活動(dòng)以圖片展覽或文字介紹的方式公布展覽珍貴的重大活動(dòng)檔案資料，以最直觀的方式讓瀏覽者細(xì)致了解當(dāng)?shù)貧v史，增強(qiáng)歷史印象；另外現(xiàn)在部分電視頻道的檔案欄目和紀(jì)實(shí)紀(jì)錄片等都很好地做到了對(duì)重大活動(dòng)檔案的宣傳與利用，也為我們開發(fā)利用重大活動(dòng)檔案資源提供了新思路。

作者簡(jiǎn)介

張志遠(yuǎn)（1960-），男，山東省威海乳山人，大專，畢業(yè)于山東省委黨校，館員，研究方向：檔案管理。