檔案歸檔管理中的問題分析

鄒小平

（開化縣第二人民醫(yī)院 浙江 衢州 324302）

【摘要】歸檔管理的復(fù)雜性、專業(yè)性，要求工作應(yīng)在完善的制度保障之下。本文從工作任務(wù)重、管理標準欠缺、檔案利用率低三個方面，分析了檔案歸檔管理中存在的問題，并在此基礎(chǔ)之上，闡述了提高檔案歸檔管理建設(shè)的應(yīng)對措施。

【關(guān)鍵詞】檔案 歸檔管理 問題 應(yīng)對措施

檔案是服務(wù)社會經(jīng)濟發(fā)展的重要資料，檔案管理的科學(xué)化建設(shè)，是提高檔案利用效率及價值的重要保障。檔案歸檔管理作為檔案管理的重要環(huán)節(jié)，強調(diào)工作的專業(yè)化、制度化的推進。但就目前情況而言，歸檔管理面臨來自管理標準、體系等多方面的問題，進一步要求全面深化檔案歸檔管理建設(shè)的必要性與重要性。因此，檔案歸檔管理建設(shè)的全面深化，是一個不斷創(chuàng)新與發(fā)展的過程，要求機制、體系及人才的完備性，以確保檔案歸檔管理工作的有效落實。

一、檔案歸檔管理中的問題

歸檔管理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，具有工作復(fù)雜、任務(wù)重等特點，要求工作制度化、管理標準化、人員專業(yè)化。但從實際情況來看，檔案歸檔管理存在“管理復(fù)雜性強”、“工作責任意識淡薄”、“檔案利用效率低”等問題，影響檔案歸檔管理的工作質(zhì)量，造成檔案管理工作陷入雜亂無章的境況。

（一）工作任務(wù)重，管理復(fù)雜性強

檔案歸檔管理工作任務(wù)重，檔案種類多、復(fù)雜性強的現(xiàn)狀，導(dǎo)致管理工作往往“捉襟見肘”，工作全面而有效落實。首先，工作量大，加班加點的工作現(xiàn)狀，削弱了檔案管理人員的工作積極性，面對繁重的工作任務(wù)，往往出現(xiàn)工作滯后等問題；其次，檔案種類多，且復(fù)雜性強，往往要求“專人、專項”管理；再次，歸檔管理工作的重要性認識不到位，檔案歸檔中檔案“丟失”重建等問題的出現(xiàn)，極大的影響檔案管理整體工作。

（二）工作責任意識淡薄，專業(yè)素質(zhì)有待提高

檔案歸檔管理對管理人員的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力有較高要求，強調(diào)嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、積極向上的敬業(yè)精神。但從實際而言，檔案歸檔管理人員責任意識比較淡薄，工作“丟三落四”，為工作而工作的態(tài)度，弱化了檔案管理的主觀能動性，導(dǎo)致檔案歸檔不及時，或因長時間積壓而造成檔案丟失等問題的出現(xiàn)。首先，檔案人員的專業(yè)能力不足，檔案歸檔管理方式滯后，傳統(tǒng)單一的管理模式顯然難以適應(yīng)信息化建設(shè)的需求；其次，工作缺乏耐心、細心，工作隨意性大，歸檔后的管理工作鮮有開展，導(dǎo)致檔案利用開發(fā)不到位，弱化了檔案的應(yīng)用價值；再次，歸檔管理工作缺乏完善的考核機制，檔案管理人員的主動性欠缺，檔案服務(wù)的意識尚未形成。

（三）檔案利用率低，歸檔管理“粗糙”

檔案歸檔效率低，歸檔速度慢等問題，是降低檔案服務(wù)質(zhì)量的重要方面。首先，檔案歸檔“粗糙”，造成檔案失真、內(nèi)容缺失等問題的發(fā)生；其次，檔案利用率低。檔案歸檔為工作而工作，而缺乏檔案的有效利用。由于缺乏歸檔管理與利用之間的有效銜接，以至于一些珍貴檔案資料年久失修，或是流失；再次，檔案歸檔管理工作缺乏重視，從檔案歸檔到檔案利用，缺乏切實有效的工作投入，工作都是為了完成任務(wù)，而不是為了提高檔案利用率，弱化了檔案的價值。

二、提高檔案歸檔管理建設(shè)的應(yīng)對措施

檔案歸檔管理的科學(xué)化建設(shè)，是提高歸檔管理工作質(zhì)量與效率的重要基礎(chǔ)。歸檔管理中存在的不足與問題，要求歸檔管理工作一是要建立完善的績效考核機制；二是要細化歸檔管理，提高歸檔管理效率；三是落實人才隊伍建設(shè)。因此，具體而言，提高檔案歸檔管理建設(shè)，應(yīng)切實做好以下幾點工作：

（一）完善績效考核機制，提高檔案利用率

檔案歸檔管理的特殊性，要求建立完善的績效考核機制，提高工作人員的積極性。首先，建立“績效”+“獎懲”的考核獎機制，對工作人員進行考核。明確工作崗位職責，在職責明確、分工清楚的工作狀態(tài)下，確保歸檔管理工作有效落實；其次，提高檔案利用率。一方面，要提高檔案歸檔管理效率，提高歸檔速度，確保內(nèi)容的完整性；另一方面，要提高歸檔的精細化，確保內(nèi)容的真實性。

（二）細化歸檔管理，提高歸檔管理效率

歸檔管理的及時性，是確保檔案歸檔管理的重要基礎(chǔ)。在檔案歸檔管理中，一是要對“粗糙”的歸檔口徑進行改善，細化歸檔管理。從提高歸檔效率，到提高檔案服務(wù)，堅持工作及時到位，確保檔案內(nèi)容的完整性，歸檔的及時性；二是強化檔案歸檔后的管理工作，一些珍貴檔案資料要注重維修管理，提高檔案的實際價值；三是重視檔案歸檔管理的資金投入，從設(shè)備購置，到人員配置，都應(yīng)最大程度滿足，提高檔案歸檔管理效率，實現(xiàn)現(xiàn)代信息化建設(shè)。

（三）推進人才隊伍建設(shè)，管理工作專業(yè)化

檔案歸檔管理的專業(yè)化建設(shè)，依托于專業(yè)化的人才隊伍建設(shè)。目前，管理工作存在專業(yè)人才缺乏、工作效率低、創(chuàng)新性發(fā)展緩慢等問題。為此，首先，立足工作需求，科學(xué)調(diào)整人員編制，最大程度地保障檔案歸檔管理工作的有效落實；其次，加強對工作人員的教育培訓(xùn)，通過專業(yè)知識培訓(xùn)，提高工作人員的專業(yè)能力；再次，立足工作需求，培養(yǎng)檔案人員的職業(yè)素養(yǎng)，保持嚴謹、認真的工作態(tài)度，耐心、細心、用心的敬業(yè)精神，確保檔案及時、完整歸檔，提高歸檔質(zhì)量。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案歸檔管理建設(shè)的關(guān)鍵，在于如何立足當前存在的問題，從機制的建立、體系的完善、人才隊伍的建設(shè)三個方面，從本質(zhì)上轉(zhuǎn)變當前檔案歸檔管理效率低、歸檔“粗糙”等問題，提升檔案歸檔管理水平和質(zhì)量。

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