論新時期電力系統(tǒng)檔案信息化發(fā)展的創(chuàng)新思路

劉靜

[摘 要]電力檔案信息化建設是不可阻擋的趨勢，在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位。檔案信息化的程度，它直接關系到電力企業(yè)能否贏得市場競爭的主動權。本文首先闡釋了電力企業(yè)建設檔案信息系統(tǒng)的重要性，分析了現(xiàn)階段電力企業(yè)建設檔案信息化存在的問題，提出了提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施。

[關鍵詞]電力檔案；檔案信息化

在市場經濟環(huán)境下，電力企業(yè)面臨的競爭越來越激烈，為了有效提高經濟效益，必須采用先進的管理方法。在信息化背景條件下，對檔案實行信息化管理，可以有效提高檔案的利用率、工作人員的工作效率和工作質量，所以電力企業(yè)必須采取恰當?shù)拇胧┛焖俳ㄔO信息化檔案管理系統(tǒng)。這就要求電力部門以科技創(chuàng)新為理論基礎，扎住機遇，加快建設和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應社會主義市場經濟的管理體制，保證電力企業(yè)經濟的快速發(fā)展。

一、電力企業(yè)檔案信息化的重要性

隨著我國信息技術的創(chuàng)新，檔案信息化管理早已成為組織信息化經營的一個重要的部分，對電力企業(yè)來說也是一樣。通常情況下，檔案信息化主要指組織把檔案內容和檔案管理的有關事項進行相應的數(shù)字化處理，然后利用信息技術和網絡技術傳輸和管理相應的檔案資料，這樣可以保證檔案資源可以得到有效的利用，實現(xiàn)相應檔案資料的共享性。

近年來，我國非常關注信息產業(yè)的發(fā)展情況，而且還提出了以信息化帶動工業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略。由于科技發(fā)展水平和電力企業(yè)自身的限制，電力企業(yè)的檔案管理一直沒有進行比較徹底的信息化建設。但是在信息化背景下，檔案對企業(yè)及社會的發(fā)展所起的作用越來越大，所以企業(yè)必須重視檔案管理的信息化建設。作為一種無紙化辦公技術，在檔案管理中實行信息化不僅可以大大提高相應人員的工作效率，還能夠實現(xiàn)信息的快速共享，使傳統(tǒng)的檔案保存從檔案庫轉移到了電腦存儲庫中。在傳統(tǒng)的檔案管理中，雖然對檔案的存放形成了一定的秩序，可是沒有很好的檔案管理靈活性，但如果采用信息化檔案管理，利用信息技術的快速運算性及嚴密的邏輯性，可以有效提高檔案管理的數(shù)據(jù)排列和資料輸出。

二、現(xiàn)階段電力企業(yè)建設檔案信息化存在的問題

雖然對電力企業(yè)來說檔案信息化管理有著十分重要的作用，可是目前在建設信息化檔案管理的過程中還存在一定的問題，甚至還有很多電力企業(yè)仍然在采用傳統(tǒng)的方式對檔案進行管理，無論是檔案的收集、分類，還是檔案的歸檔和提取，都主要采用人工完成，這樣就會嚴重阻礙電力企業(yè)的發(fā)展，還會耽誤同經濟信息化的連接。

1.相應人員的檔案管理理念比較落后?，F(xiàn)階段對我國的大對數(shù)電力企業(yè)來講，檔案管理工作的信息化水平都處在一個比較初級的階段，人們對信息化的概念還沒有十分準確的認識和理解，單純的認為信息化就是把傳統(tǒng)的檔案管理工作利用人工方式和計算機模仿技術對相關的信息檔案進行監(jiān)理工作，所以沒有將相應的編制、獲取、瀏覽等多方面的工作進行有機的結合。這是一種分離式的檔案信息化管理，只是檔案管理工作的一個程序，不是真正的信息化。

2.進行檔案信息化建設的軟件和硬件設施需要進一步完善。企業(yè)檔案信息化其實是近幾年才逐步提出和開展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，技術支持不全面。一是電子文件在性質上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著一定的弊端，如果不能很好進行解決，可能會帶來。二是在檔案信息化建設初期，有大量的紙質檔案需要通過掃描儀等設備轉化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價格便宜，但速度慢，無法適應將原始檔案資料短期內完成轉化的要求。信息化技術可以有效保證檔案管理信息化的建設，在時間上，我國的電力企業(yè)實行檔案管理信息化的歷程還不長，所以十分缺乏相應的計算機軟件和硬件的建設，相關的工作人員在編制軟件的時候，常常經驗不足，所以不能做出十分適合企業(yè)使用的檔案管理軟件，最后只能棄之不用，浪費了很多企業(yè)資金。此外，各個電力企業(yè)對檔案管理軟件的管理沒有統(tǒng)一的辦法，彼此之間缺乏有效的溝通和交流，從而很難實現(xiàn)資源共享，浪費了一定的資源。

三、提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施

1.檔案信息標準規(guī)范化建設

（1）檔案信息著錄的規(guī)范化。檔案著錄包括著錄原則、方法、項目、格式、文字、來源、詳簡級次、主要規(guī)則和標識符號等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫的第一步，通過著錄將文件的內容和形式特征記錄下來，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計算機，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標準，這是我國檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標引工作應以此為標準。

（2）檔案信息存儲的規(guī)范化。目錄檔案信息多以硬盤為存儲方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲載體，如果以光盤為主，那么就要對光盤作為檔案信息的保存載體進行研究，并制定相應的標準和操作規(guī)范。

（3）檔案信息管理軟件開發(fā)技術的規(guī)范化。檔案信息管理是對傳統(tǒng)檔案實體信息及檔案的管理信息利用計算機進行的輔助管理。作為一個規(guī)范化的檔案計算機管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開發(fā)利用及檔案統(tǒng)計等基本業(yè)務管理能力。它不是簡單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個環(huán)節(jié)的業(yè)務工作流程，結合計算機硬件特性來實現(xiàn)一個具有高效率、高質量、簡捷的合理化工作模式。因而我們應該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫平滑轉入新的信息平臺并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫高度共享奠定一個良好的基礎。

2.提高檔案管理人員的業(yè)務素質。業(yè)務素質問題關系到檔案工作數(shù)字化建設成敗關鍵。檔案信息化建設涉及數(shù)字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理，簡言之，就是把計算機技術、通信技術、網絡技術等現(xiàn)代技術運用于文書工作和檔案管理，可謂一項檔案技術工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學基礎理論和檔案管理知識，還要掌握一些自然科學基礎理論知識、計算機技術、網絡技術和操作技能。具體而言，檔案工作人員應該做到：能熟練運用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計算機理論知識和運用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網絡傳輸工具，為更快、更好地開發(fā)檔案信息打下牢固的技術基礎。能捕捉檔案信息。

述上所述，檔案信息化建設是一項長期、全面而具體的工作，是檔案工作適應社會信息化發(fā)展的必然趨勢，是全面提升檔案工作為社會服務能力的不可缺少的手段。需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊伍素質對檔案工作信息化管理的質量起著關鍵作用，因此，檔案隊伍計算機技能的提高是目前檔案部門素質教育的重中之重。

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