農(nóng)業(yè)科研單位辦公室科學(xué)化管理的實踐與思考
——以福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例

李 希

(福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室 350003)

農(nóng)業(yè)科研單位辦公室科學(xué)化管理的實踐與思考
——以福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例

李 希

(福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院辦公室 350003)

為了更好地履行農(nóng)業(yè)科研單位辦公室工作職責(zé)，結(jié)合工作中的有益實踐，提出加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研單位辦公室科學(xué)化管理，需要增強(qiáng)參謀意識、效率意識、發(fā)展意識、管理意識和窗口意識等五個意識，并就辦公室工作的特點提出一些見解。

農(nóng)業(yè)科研單位；辦公室；管理；實踐

農(nóng)業(yè)科研單位辦公室是綜合辦事和參謀部門，是承上啟下、聯(lián)系左右、協(xié)調(diào)各方的中心樞紐，肩負(fù)著參謀助手、綜合協(xié)調(diào)、督促檢查等綜合職能，擔(dān)負(fù)著為領(lǐng)導(dǎo)、基層和科研工作一線服務(wù)的重任。近年來，福建省農(nóng)業(yè)科學(xué)院(以下簡稱“農(nóng)科院”)積極探索辦公室管理與服務(wù)的新途徑、新方法，強(qiáng)化管理，提高效能，全面提升辦公室工作水平，推進(jìn)辦公室工作由粗放型管理逐步向科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變，對于服務(wù)科研創(chuàng)新和院所發(fā)展都具有重要意義。

1 福建省農(nóng)科院辦公室科學(xué)化管理的主要實踐

辦公室工作除了必備的責(zé)任意識、服務(wù)意識和大局意識等外，在新形勢下還要進(jìn)一步強(qiáng)化參謀意識，服務(wù)科學(xué)決策；進(jìn)一步強(qiáng)化效率意識，提高工作效能；進(jìn)一步強(qiáng)化發(fā)展意識，奠定良好基礎(chǔ)；進(jìn)一步強(qiáng)化管理意識，實施科學(xué)管理；進(jìn)一步強(qiáng)化窗口意識，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.1 增強(qiáng)參謀意識，服務(wù)科學(xué)決策

決策是上層領(lǐng)導(dǎo)的主要職責(zé)，決策的正確與否直接關(guān)系到管理的成敗。而正確的決策離不開對機(jī)關(guān)各方面情況的調(diào)查研究和對調(diào)查資料的正確判斷，離不開獲取和掌握大量準(zhǔn)確的信息。

1.1.1 提供政策咨詢 立足于整個單位的改革發(fā)展大局，廣泛收集、綜合各類有關(guān)動態(tài)信息以及兄弟單位先進(jìn)的工作思路和做法，及時提供給領(lǐng)導(dǎo)參考；積極牽頭組織“十三五”規(guī)劃等重大方案的制定；根據(jù)科技創(chuàng)新、產(chǎn)業(yè)發(fā)展、服務(wù)“三農(nóng)”等方面的內(nèi)容，做好科技創(chuàng)新與“服務(wù)三農(nóng)”工作簡報的編輯工作。

1.1.2 加強(qiáng)調(diào)查研究 結(jié)合創(chuàng)新團(tuán)隊建設(shè)、科技下鄉(xiāng)行動、區(qū)域現(xiàn)代農(nóng)業(yè)支撐體系和科技體制改革，尤其是對全省有重要影響力的項目，組織有關(guān)同志在院內(nèi)外、省內(nèi)外開展調(diào)研；根據(jù)農(nóng)科院領(lǐng)導(dǎo)的指示，對農(nóng)科院辦公室(以下簡稱“院辦”)的重點工作進(jìn)行調(diào)研，包括綜合協(xié)調(diào)范疇、方法和程序，院辦合作信息化的實施方案和步驟，院內(nèi)信息發(fā)布等。

1.1.3 注重信息督查 每年年初，根據(jù)農(nóng)科院工作會議要求，及時分解工作任務(wù)，制訂年度工作計劃，認(rèn)真實行目標(biāo)考核管理；注意抓好工作落實，按照院領(lǐng)導(dǎo)的工作部署，對執(zhí)行情況進(jìn)行檢查督辦，并以《效能工作通報》等形式進(jìn)行通報；同時，努力抓好農(nóng)業(yè)科技信息的傳遞工作，2016年由農(nóng)科院等單位聯(lián)合報送的“福建調(diào)研反映科技工作者群體創(chuàng)業(yè)創(chuàng)新面臨四大瓶頸”綜合信息被福建省政府辦公廳評為“2015年度好信息”，僅2016年就有4篇信息分別被《政訊專報》《今日要訊》采用。

1.2 增強(qiáng)效率意識，提高工作效能

科研單位辦公室的工作覆蓋面廣、頭緒多、戰(zhàn)線長，若沒有一整套健全完善、切實可行的規(guī)章和嚴(yán)格的辦事程序，很容易造成管理上的無序和混亂。

1.2.1 健全規(guī)章制度 建立和健全規(guī)章制度，把辦公室工作納入規(guī)范化、科學(xué)化運作的軌道，是提高辦公室工作水平和管理效能的有效途徑。每年辦公室都根據(jù)形勢發(fā)展需要對各類制度進(jìn)行修訂。2016年新制定、修訂了《院黨委會議事制度》?！对洪L辦公會議制度》等各類行政管理規(guī)章制度27個，并收集編印了農(nóng)科院2011-2016年規(guī)章制度以及2010年以來省內(nèi)外有關(guān)農(nóng)業(yè)科技規(guī)章制度，推動了行政管理與服務(wù)工作的規(guī)范化、制度化。

1.2.2 重視工作例會 院辦每周召開1次工作例會，辦公室人員匯報上周工作進(jìn)展和存在問題，辦公室主任及時協(xié)調(diào)并布置本周工作；院辦承辦兩月一次的處所長工作例會，各單位交流前段時間的進(jìn)展和存在問題，并匯報下階段工作計劃要點，院領(lǐng)導(dǎo)報告前段時間全院主要工作，并部署下一階段主要任務(wù)，有力促進(jìn)了院所各項工作的落實。

1.2.3 制作工作指南 對會務(wù)接待等制作工作指南，對行程安排等作出詳細(xì)安排。對公文辦理、承辦會議、綜合接待、外事辦理、督促檢查和車隊管理等工作都制定了完整、明晰、科學(xué)的工作流程，明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及其要求，實現(xiàn)了辦公室管理程序化，大大提高了辦事效率。

1.2.4 實現(xiàn)辦公自動化 院辦積極創(chuàng)造條件，通過建立高速、高效運行的內(nèi)部計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)網(wǎng)上辦公辦事。建立院內(nèi)共享、FJAT、短信、會話群等平臺，快速、及時、準(zhǔn)確收集和傳遞包括文件在內(nèi)的各類信息，提高了工作效率。

1.3 增強(qiáng)發(fā)展意識，奠定良好基礎(chǔ)

辦公室的特點必然要求辦公室人員具有較寬的知識面，努力做學(xué)識淵博、視野開闊的“通才”。同時，具有較強(qiáng)的綜合分析能力、組織協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力、專業(yè)水平和干練的辦事能力等，以適應(yīng)辦公室管理科學(xué)化的需要。

1.3.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn) 院辦公室舉辦所辦公室主任(處秘書)培訓(xùn)，邀請院內(nèi)外有關(guān)專家授課，對現(xiàn)代院所所必備的管理知識、辦公自動化等進(jìn)行培訓(xùn)，并就辦公室人員在實際工作中存在的問題、方式方法創(chuàng)新等開展交流探討。

1.3.2 注重專業(yè)研究 鼓勵辦公室人員開展課題研究，辦公室有幾位同志申請到多項省科技廳、省科協(xié)等單位的研究課題，同時要求每位同志每年在CN刊號刊物至少發(fā)表一篇專業(yè)論文。

1.3.3 開展科技下鄉(xiāng) 院辦工作人員積極參加院“雙百”行動，申請“雙百”項目，結(jié)合自己專業(yè)特長，開展科技下鄉(xiāng)服務(wù)。

1.4 增強(qiáng)管理意識，實施科學(xué)管理

辦公室工作面廣量大，任務(wù)繁瑣，要充分發(fā)揮其職能作用，高效優(yōu)質(zhì)地為領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策服務(wù)，建立科學(xué)的管理體系至關(guān)重要。

1.4.1 實施崗位目標(biāo)管理 院辦合理地設(shè)置內(nèi)部機(jī)構(gòu)，設(shè)立秘書科、綜合科、督查科、外事科、政策研究室、機(jī)關(guān)車隊等部門，并合理配備工作人員，通過崗位目標(biāo)管理，使職責(zé)明確、目標(biāo)明確、要求明確，使辦公室有一支較高理論政策水平、較好文字寫作能力、公關(guān)協(xié)調(diào)能力的隊伍。

1.4.2 重視日常精細(xì)管理 院辦在工作精細(xì)性上下功夫，力求做好“三個服務(wù)”，要求辦文、辦事、辦會等各項工作都要精細(xì)。起草文件，要準(zhǔn)確地表達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，體現(xiàn)單位的方針政策，不得隨便添加自己的觀點;其次要保證文稿一字不錯，從校對、印發(fā)、裝訂等各個環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)。

1.4.3 加強(qiáng)事務(wù)綜合管理 院辦工作人員積極加強(qiáng)與有關(guān)處、所的溝通，盡力發(fā)揮好上傳下達(dá)、聯(lián)絡(luò)左右、協(xié)調(diào)各方的樞紐作用。將原先各處室單獨印制文件調(diào)整為處室擬稿后交由院辦統(tǒng)一印制，提高了工作效率和公文規(guī)范水平。

1.5 增強(qiáng)窗口意識，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

院辦的任務(wù)繁雜，各種公文及人員來往頻繁，不僅是院內(nèi)事務(wù)的參謀部門，還是重要的對外窗口。因此，必須增強(qiáng)窗口意識。

1.5.1 樹立機(jī)關(guān)形象 要求每位工作人員努力做到“五個一”，即說好每一句話，接好每一個電話，辦好每一件事，接待好每一位同志，干好每一天工作。形成勤奮、實干、高效的工作作風(fēng)，獲得了領(lǐng)導(dǎo)和職工的肯定。

1.5.2 注重工作協(xié)調(diào) 院辦作為全院工作的中樞和窗口，著力綜合協(xié)調(diào)作用的發(fā)揮。按照“有理、有節(jié)、有度”的原則，對領(lǐng)導(dǎo)決定的工作主動協(xié)調(diào)，對一些急事、要事和難度較大的工作及時協(xié)調(diào)，對領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和職工關(guān)注的熱點、難點問題著力協(xié)調(diào)，并時刻注意協(xié)調(diào)方式、方法和效果。

1.5.3 加強(qiáng)對外聯(lián)絡(luò) 積極主動與省直廳局做好有關(guān)工作協(xié)調(diào)，尋求支持與合作；借助科技下鄉(xiāng)等活動，與地方政府、企業(yè)及有關(guān)部門保持溝通與聯(lián)系，以求共謀發(fā)展；主動加強(qiáng)與兄弟單位的聯(lián)系，廣泛開展交流，互相學(xué)習(xí)取經(jīng)，取長補(bǔ)短；積極協(xié)助接待港澳臺、國外客人，做好外事工作。

2 做好辦公室工作必須把握的幾個要點

在新形勢下，農(nóng)業(yè)科研單位整體工作推進(jìn)過程中，辦公室的科學(xué)管理和服務(wù)質(zhì)量是各項工作的重要保證。不論是對待日常工作，還是臨時交辦的工作，要想高質(zhì)量、高效率地完成,必須提高辦公室工作人員的素質(zhì)[1]。

2.1 提升服務(wù)意識，展現(xiàn)良好形象

院辦規(guī)定工作人員在接聽電話、收發(fā)文件、編發(fā)簡報等工作中，力求做到積極主動，一絲不茍。對每一位來電、來信、來訪的群眾都要熱忱服務(wù)、負(fù)責(zé)到底，能做的立即做，不拖拉；能作答復(fù)的，及時答復(fù)；不能答復(fù)的，要耐心做好解釋工作；不是職責(zé)范圍內(nèi)的，要指引、帶領(lǐng)來電來訪群眾到相關(guān)處室，不能在工作中出現(xiàn)相互推諉、相互扯皮問題，杜絕“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”現(xiàn)象發(fā)生。

2.2 提升自身水平，當(dāng)好參謀助手

新時期辦公室工作要適應(yīng)新形勢，從傳統(tǒng)的手勤腳快為主轉(zhuǎn)變?yōu)樗枷牖钴S為主，不僅要言必聽、計必從，而且要具有敏銳的觀察力和洞察力，能領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，獨立高效地完成職責(zé)范圍內(nèi)的工作。探尋辦公室工作的規(guī)律，調(diào)動工作人員的主動性和積極性，凡事想在前、做在前、服務(wù)在前，明確任務(wù)要求，并按照分工負(fù)責(zé)的原則狠抓落實，形成布置、落實、監(jiān)督、檢查反饋等環(huán)節(jié)、緊密銜接、運轉(zhuǎn)暢通的工作機(jī)制，使辦公室真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀與助手。

2.3 提升專業(yè)能力，助力科研發(fā)展

科研單位的性質(zhì)決定了辦公室人員必須具備一定的專業(yè)知識。具有較強(qiáng)的專業(yè)知識，才能提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。院辦工作人員在服務(wù)科研的同時，自身也在申請項目、從事科研，對科研的各個環(huán)節(jié)都十分了解，具備了較強(qiáng)的專業(yè)能力和素質(zhì)，提高了服務(wù)科研的能力，也更好地推動了各項工作的開展。

當(dāng)今科技發(fā)展日新月異，給農(nóng)業(yè)科研單位提供了發(fā)展機(jī)遇，也帶來了挑戰(zhàn)。農(nóng)業(yè)科研單位辦公室要增強(qiáng)做好新時期辦公室工作的責(zé)任感和使命感，踐行科學(xué)管理理念，不斷探索科學(xué)管理的新途徑、新模式、新方法，全面提高工作效能，提高為領(lǐng)導(dǎo)、為基層、為科研第一線服務(wù)的水平，推動農(nóng)業(yè)科研單位辦公室工作不斷上新臺階。

[1]許桂鶯，鄭曉燕，王麗霞.新時期農(nóng)業(yè)科研單位辦公室人員素質(zhì)的思考[J].管理學(xué)家,2012(22)：285.

(責(zé)任編輯：黃金澤)

Practice and thinking on scientific management of agricultural scientific research units——A case study of Fujian Academy of Agricultural Sciences

LI Xi

(AdministrationOfficeofFAAS,FujianProvince350003)

In order to better perform the administration office work duties of agricultural scientific research institutions, combing with the beneficial practice of work, this paper emphasized to strengthen the scientific management of office of agricultural scientific research units, and to enhance five consciousness i.e., staff consciousness, efficiency consciousness, development consciousness, management consciousness and window awareness; and put forward some opinions on the characteristics of office work.

Agricultural scientific research unit; administration office; management; practice

2017-01-11

李希，女，1979年生，農(nóng)藝師。

10.13651/j.cnki.fjnykj.2017.01.017