數字化檔案管理系統(tǒng)在工作中的應用

由志茹

（山西省水文水資源勘測局，山西 太原 030001）

隨著計算機技術和信息通訊手段的發(fā)展，大量的紙質檔案已經轉化為數字文檔，同時又有新產生的大量數字照片、音頻、視頻等，檔案數字化建設和管理已經成為檔案日常工作中必不可少的環(huán)節(jié)。隨著大數據時代的到來，如何確保檔案管理的準確性、有效性和安全性成為順應時代的必然要求。相比傳統(tǒng)檔案管理工作，數字化智能化檔案管理效率和質量大大提高的同時也帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。

1 公文檔案的“雙套制”管理

在現代化的辦公模式下涌現出大量的電子文件，電子文件作為檔案存檔也勢在必行，但目前電子文件不能成為單一的檔案存儲形式，在實際工作中紙質檔案、電子文件檔案同時接收就成為檔案保存模式的必然選擇。傳統(tǒng)紙質檔案的整理一般遵循確定整理方案、文件修復、檔案裝訂、分類排序、加蓋檔章、編制頁碼、條目登錄、打印報表、裝盒上架等幾個步驟。電子文件檔案的來源可以是日常工作中新產生的電子文件，也可以是過去紙質檔案進行數字化處理過的電子文件，運用相關的檔案管理系統(tǒng)進行檔案立卷歸檔、數據錄入以及后期檢索、分析和利用等方面的工作。對比傳統(tǒng)紙質檔案管理，數字化檔案管理的優(yōu)勢是節(jié)約了檔案的存儲空間，可以解決檔案庫存的擁擠問題；以多種載體形式進行保存，具有高速的檢索功能，有利于檔案資源的高效利用。

2 數字化檔案管理權限

在檔案管理系統(tǒng)中根據系統(tǒng)設置的安全規(guī)則建立管理人員的職責權限，劃分出檔案管理員、兼職檔案員、利用人員、審查人員等不同層次的用戶組，嚴格控制不同的用戶身份認證和權限，管理檔案日常使用人員的瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作權限。檔案管理人員對權限之內的電子文件進行收集積累、鑒定檢驗、歸檔保存。高級檔案管理人員的權限除了日常檔案業(yè)務工作，還可以參與檔案系統(tǒng)的基礎設置，包括全宗單位建立、檔案類型、分類表、代碼表、企業(yè)類別、檔案整理規(guī)則、檔案排序規(guī)則、檔案報表等。普通檔案員和兼職檔案員可以完成日常檔案業(yè)務管理，包括檔案的收集、整理、編目、移交、歸檔、保管、檢索、鑒定、統(tǒng)計、編研等。通過控制每個級別管理人員的職責管理范圍和權限，規(guī)范管理人員正確行使權限，才能保障檔案信息安全性。

3 定期備份與檔案數據安全

對存儲于檔案管理系統(tǒng)的電子文件進行定期備份是系統(tǒng)安全保障最重要的輔助措施，防止系統(tǒng)出現操作失誤或系統(tǒng)故障導致數據丟失，這是檔案管理非常重要的一個環(huán)節(jié)。在專業(yè)計算機技術人員的指導下將計算機硬盤上的原始檔案數據（包括檔案管理系統(tǒng)）復制到2份可移動媒體上如光盤或磁盤，將其中1份備份轉移到地理位置不同的地方存放保管，在出現數據丟失或系統(tǒng)故障時將復制在可移動媒體上的數據恢復到計算機硬盤上，從而保護檔案管理系統(tǒng)及其檔案數據。

防止病毒和黑客侵入也是保證電子檔案安全的重要方面，病毒防護技術性很強，在專業(yè)計算機技術人員的指導下，檔案管理系統(tǒng)運行的服務器和備份服務器都需要安裝防病毒軟件，同時還需要配合網關和防火墻來解決檔案管理系統(tǒng)的病毒問題。如果備份服務器中的數據文件受到病毒破壞完全不能重新恢復使用，要防止破壞現行系統(tǒng)的正常運行。

4 數字化檔案的儲存介質

由于需要歸檔的電子文件是數字設備及網絡環(huán)境中生成的，常常以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機及網絡設備進行傳遞和使用，與以往所有其他形式檔案文件的基本區(qū)別就是失去了“原件”概念，在實際工作中需要歸檔的電子公文能以紙質文件形式按照傳統(tǒng)方式歸檔，但其他的一些電子文件，如圖形圖像文件、影像文件、聲音文件、程序文件、數據文件、超媒體鏈接文件等其內容與存儲介質息息相關，然而存儲介質在不斷的更新，新的存儲介質不斷出現，還有計算機的升級逐漸對老式存儲介質不再兼容，原存儲介質上的信息轉換到新型存儲介質上，轉換過程中是否會導致原來文件的失真也是檔案數字化管理工程中面臨的一大挑戰(zhàn)。

5 檔案庫房安全管理系統(tǒng)的應用

現代化的檔案管理是對電子檔案和庫房檔案進行同步管理，除了上述數字化檔案管理系統(tǒng)的應用之外，檔案庫房安全管理系統(tǒng)的投入使用大大提高了檔案管理人員在實際操作中的效率，實現了對檔案庫房智能密集架、恒溫恒濕設備、空氣凈化設備、紅外防盜設備、出入門禁設備、視頻監(jiān)控等各類設備的檢測、評價以及時處理。就檔案庫房溫度濕度來說，溫度濕度與保管好檔案，延長檔案壽命有很大關系，因為溫度濕度對檔案材料有著非常大的影響，高溫高濕的環(huán)境很容易導致危害檔案制成材料的霉菌、細菌繁殖，也會加快紙張老化的速度以及增大灰塵吸附能力。投入溫度自動調控管理的應用后，可以監(jiān)控庫房溫濕度，對自動記錄庫房溫濕度變化的數據進行及時收集分析，保持恒溫防潮，有效地提高了檔案庫房環(huán)境的監(jiān)測和維護。另外還有其他的管理功能，比如，視頻監(jiān)控系統(tǒng)可以實現對檔案庫房24h全覆蓋無死角監(jiān)控排查，定期備份視頻監(jiān)控數據，以備日后查用；使用門禁管理系統(tǒng)建立“雙人雙鎖”庫房出入管理體系，可以設置入庫人員資格，對檔案庫房安全出入嚴格控制；檔案庫房另一個需要著重防范的是火情，自動防火報警管理可以定期維護滅火系統(tǒng)，確保自動防火報警裝置正常運行，如果出現異常情況，系統(tǒng)可以及時通知相關工作人員。

6 結語

總之，在日常檔案管理工作中需要具備科學的管理理念和機制，具體包括先進的管理理念、合理的管理體制，結合傳統(tǒng)檔案管理的基礎，充分利用現代計算機及網絡技術，使檔案管理工作與時俱進，真正實現檔案管理的智能化、自動化，提高檔案管理的整體水平，使之更好地服務于經濟建設、服務于社會。