如何構(gòu)建大學圖書館商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購與使用管理業(yè)務規(guī)范
2017-04-12 06:16:01上海財經(jīng)大學圖書館上海200433
上海高校圖書情報工作研究 2017年4期
陳 驍（上海財經(jīng)大學圖書館 上海 200433）
1 為什么要構(gòu)建商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購與使用管理規(guī)范？
管理規(guī)范意味著行為準則，它告訴我們應當做什么，應當如何去做。近十年來，中國高等教育事業(yè)快速發(fā)展，大學圖書館也經(jīng)歷了一輪館舍空間升級、服務規(guī)模升級和技術(shù)應用升級的跨越式發(fā)展，在業(yè)務不斷擴張的狀態(tài)下，圖書館組織內(nèi)部已經(jīng)出現(xiàn)了各種分支點，傳統(tǒng)的、穩(wěn)定的業(yè)務流程處于混沌的邊緣，新的業(yè)務難以融入組織體系，許多館員的辛勤付出難以被準確評估與考核，圖書館內(nèi)部成員之間對未來的目標、圖書館的使命往往產(chǎn)生分歧，難以凝聚成員的核心價值觀。
1.1 大學圖書館自身業(yè)務發(fā)展的需要
認識及行為準則的分歧不僅僅來自于創(chuàng)新服務，同樣來自于圖書館最基本、最核心的業(yè)務領(lǐng)域。隨著信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，讀者獲取知識與信息的渠道、方法也呈現(xiàn)多元化趨勢，很多大學圖書館文獻資源購置經(jīng)費結(jié)構(gòu)已經(jīng)發(fā)生質(zhì)變，越來越多的大學圖書館館藏發(fā)展政策中已經(jīng)明確提出優(yōu)先發(fā)展數(shù)字資源，并在經(jīng)費政策投入上予以傾斜，而大量的資金投入必然引發(fā)相關(guān)的管理規(guī)范與績效評估的問題。
1.2 大學內(nèi)部管理改革深化的需要
隨著文獻購置經(jīng)費規(guī)模的不斷擴張，學校相關(guān)的職能管理部門出于內(nèi)控制度的要求，不斷給圖書館提出各種事前程序要求及事后審計要求，對此大學圖書館管理層及業(yè)務操作層，常處于一種被動應付的狀態(tài)。由于文獻資源采購，尤其是商業(yè)數(shù)據(jù)庫的采購業(yè)務規(guī)范不清晰、不明確、不健全，使得很多從事商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購與使用管理的館員面對各種審計與評估缺乏必要的業(yè)務自信，構(gòu)建業(yè)務管理規(guī)范迫在眉睫。
1.3 高等教育事業(yè)改革深入的需要
《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010-2020年）》的頒布拉開了新一輪高等教育綜合改革的序幕。不久前閉幕的十九大會議進一步明確了高等教育綜合改革的時間表、任務書。教育均衡、教育公平等問題使得大學的綜合改革成為整個社會關(guān)注的焦點。大學信息公開與信息共享成為新常態(tài)，而這些信息的采集都需要建立在規(guī)范的業(yè)務流程與業(yè)務標準的基礎(chǔ)上。
2 如何構(gòu)建商業(yè)數(shù)據(jù)采購與使用管理規(guī)范
2.1 管理層面
2.1.1 明確管理職責與管理依據(jù)
依據(jù)《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國招標投標法實施意見》，教育部2015年12月31日頒布的《普通高等學校圖書館規(guī)程》和教育部高等學校圖書情報工作指導委員會頒發(fā)的《普通高等學校圖書館評估指標》、《高等學校圖書館數(shù)字資源計量指南》，參考教育部2017年8月28日最新頒布的“關(guān)于做好2017年教育事業(yè)統(tǒng)計工作的補充通知”（《“數(shù)字資源量”指標修訂內(nèi)容》）等有關(guān)法規(guī)條例，圖書館受學校委托負責全校的文獻信息資源體系建設(shè)，依托校園網(wǎng)和校內(nèi)公共數(shù)據(jù)平臺，建立健全全校的文獻信息服務體系，為教學、科研和學科建設(shè)提供文獻信息保障，方便全校師生獲取各類信息。數(shù)字資源的建設(shè)與使用管理是圖書館管理與服務的重要業(yè)務內(nèi)容，是評估圖書館工作的重要方面，圖書館應高度重視數(shù)字資源在信息化社會背景下學校人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務和文化傳承創(chuàng)新中的作用。
2.1.2 明確商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購的業(yè)務性質(zhì)
數(shù)字資源是文獻信息的表現(xiàn)形式之一，是將計算機技術(shù)、通信技術(shù)及多媒體技術(shù)相互融合而形成的以數(shù)字形式發(fā)布、存取、利用的信息資源總和。數(shù)字資源采購，指學校通過試用、評估等一系列程序選定數(shù)據(jù)庫后，以購買方式獲得社會各類信息服務商提供的在線或本地鏡像數(shù)字資源訪問及使用服務，以這種方式建設(shè)的數(shù)字資源通常簡稱為“商業(yè)數(shù)據(jù)庫”。商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購的業(yè)務性質(zhì)為專業(yè)服務采購項目。
2.1.3 明確商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購與使用管理業(yè)務的從屬關(guān)系
屬于數(shù)字資源管理范疇，數(shù)字資源管理包括：數(shù)字資源采購、數(shù)字資源分編、數(shù)字資源館藏計量與使用評估、數(shù)字資源的用戶教育。
2.1.4 明確相關(guān)的管理責任主體
（1）大學圖書館成立跨部門的文獻資源建設(shè)領(lǐng)導小組，負責制定館藏數(shù)字資源發(fā)展政策、業(yè)務流程與規(guī)范、業(yè)務評估與考核及重大專項審定等工作。圖書館文獻資源建設(shè)部牽頭負責商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購的日常管理，包括合同管理、信息服務商管理、基礎(chǔ)技術(shù)管理、數(shù)字資源分編、館藏計量、使用評估等業(yè)務。讀者服務部牽頭負責數(shù)字資源的用戶教育。信息技術(shù)服務部對接學校教育技術(shù)中心和信息辦，為數(shù)字資源各個業(yè)務開展提供技術(shù)保障。
（2）圖書館作為學校商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購的歸口管理部門，主要負責綜合類數(shù)據(jù)庫的采選預算制定、預算執(zhí)行，專業(yè)數(shù)據(jù)庫聯(lián)合組團采購和校內(nèi)采購合同審批。
（3）學校財務處招投標管理辦公室負責商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購的招標組織與協(xié)調(diào)管理工作；監(jiān)察處依法對招投標活動實施監(jiān)督。學校教育技術(shù)中心負責校園網(wǎng)絡及相關(guān)移動應用平臺建設(shè)與運維，為圖書館數(shù)字資源使用與評估提供技術(shù)支撐；學校信息辦負責門戶平臺建設(shè)與運維，為圖書館數(shù)字資源用戶管理與使用評估提供技術(shù)支撐。
2.2 概念層面
2.2.1 明確概念與分類標準
凡是以購買方式獲得社會各類信息服務商提供的在線或本地鏡像訪問權(quán)及檢索下載服務的數(shù)據(jù)庫，均統(tǒng)稱為“商業(yè)數(shù)據(jù)庫”。建立多維度的分類，按照數(shù)據(jù)庫采購情況、采購方式、服務方式、內(nèi)容特征、形式特征和語種等維度進行歸類管理是構(gòu)建業(yè)務規(guī)范的基礎(chǔ)。
（1）按商業(yè)數(shù)據(jù)庫的采購情況，分為續(xù)訂采購、增減采購、新增采購三種類型：
■續(xù)訂采購適用于以下情況：一個合同周期（通常以“年”為單位）結(jié)束后，圖書館根據(jù)使用評估情況，擬建議學校續(xù)訂訂購合同，且甲乙雙方對續(xù)訂合同標的額及內(nèi)容沒有異議，或者原有合同條款對續(xù)訂合同標的額的增幅已有約定的數(shù)據(jù)庫。
■增減采購適用于以下情況：合同期滿后，圖書館對信息服務商提供的信息內(nèi)容提出增減要求，或者信息服務商整合或取消部分原定合同服務的內(nèi)容，由此引發(fā)合同標的額的變更。增減采購屬于續(xù)訂采購的一種特例。
■新增采購適用于以下情況：（1）圖書館擬建議學校采購的新數(shù)據(jù)庫；（2）續(xù)訂合同的標的額漲幅超過原定合同標的額一定比例（30%）的數(shù)據(jù)庫采購；或續(xù)訂合同的標的額上漲金額超過規(guī)定金額（10萬元人民幣）的續(xù)訂數(shù)據(jù)庫；或續(xù)訂合同的標的由于漲幅累計首次超過規(guī)定金額（30萬元人民幣）的續(xù)訂數(shù)據(jù)庫。
（2）按商業(yè)數(shù)據(jù)庫的采購方式，分為圖書館聯(lián)盟采購、圖書館獨立采購、校內(nèi)二級單位獨立采購、校內(nèi)聯(lián)合組團采購、項目零星采購五種類型：
■圖書館聯(lián)盟采購指大學圖書館與校外圖書館之間組成聯(lián)盟合作采購的數(shù)據(jù)庫。聯(lián)盟談判協(xié)議等同于公開招標商務談判。以上海財經(jīng)大學為例，目前通過程序報備，在上海財經(jīng)大學認可的聯(lián)盟有五個：（1）高校圖書館數(shù)字資源采購聯(lián)盟（簡稱“DRAA”）；（2）區(qū)域性聯(lián)盟，長江三角洲圖書館聯(lián)盟、上海地區(qū)文獻資源協(xié)作網(wǎng)、東北片高校圖書館協(xié)作聯(lián)盟；（3）行業(yè)聯(lián)盟，中國財經(jīng)教育資源共享聯(lián)盟。
■圖書館獨立采購指受學校委托，由圖書館直接與信息服務商以合同標的唯一來源方式，招標談判采購的數(shù)據(jù)庫。
■校內(nèi)二級單位獨立采購指校內(nèi)院系等二級單位直接與信息服務商以合同標的唯一來源方式，招標談判采購的數(shù)據(jù)庫。
■校內(nèi)聯(lián)合組團采購指校內(nèi)2個以上二級部門，聯(lián)合組團、共同談判、合作分擔采購費用的數(shù)據(jù)庫。
■項目零星采購指校內(nèi)個人或者項目研究團隊，以科研經(jīng)費臨時購買的數(shù)據(jù)庫。通常以賬號、鎖定IP地址或者綁定設(shè)備的方式提供數(shù)據(jù)庫在線使用權(quán)，使用范圍僅限于個人或項目成員。訂購周期根據(jù)項目需求而定。
（3）按商業(yè)數(shù)據(jù)庫的服務方式，分為遠程服務、終端服務、鏡像服務、介質(zhì)服務、定制服務等五種類型：
■遠程服務，指用戶登錄信息服務商指定的服務器，瀏覽、檢索、下載相關(guān)的文獻信息。通常信息服務商以指定IP地址、移動賬號等方式為授權(quán)用戶提供信息服務。
■終端服務，指信息服務商以IP地址、賬號等方式為授權(quán)用戶提供信息服務的同時，用戶需要綁定上網(wǎng)設(shè)備，以點對點的方式登錄信息服務商指定的服務器，瀏覽、檢索、下載相關(guān)的文獻信息。
■鏡像服務，指用戶登錄學校指定的服務器，瀏覽、檢索、下載相關(guān)的文獻信息。通常信息服務商將學校所購買的數(shù)字資源復制到學校指定的存貯器內(nèi)，由學校通過指定IP地址、賬號等方式為授權(quán)用戶提供信息服務。
■介質(zhì)服務，指信息服務商將文獻信息存貯到光存儲介質(zhì)（如CD、DVD等）、磁存儲（硬盤,磁帶等）、電存儲（閃存、U盤）等介質(zhì)上，學校購買介質(zhì)為用戶提供信息服務。通常此類服務都屬于單機、單版服務，文獻信息內(nèi)容和檢索服務系統(tǒng)無法在線更新，需要購買新的介質(zhì)。
■定制服務，指信息服務商通過郵件定制、微信定制等方式將文獻信息推送到合同約定的郵箱，合同約定的移動終端、電子觸摸屏等IT設(shè)備上，為用戶提供信息服務。
（4）按商業(yè)數(shù)據(jù)庫的支付情況，分為買斷采購、連續(xù)采購兩種類型：
■買斷采購是指圖書館無需重復為合同標的支付費用，或者以后僅僅需要支付平臺的服務費或者使用費，無需為已經(jīng)采購的內(nèi)容再支付費用。
■連續(xù)采購是指圖書館需要為合同標的物重復支付內(nèi)容使用許可費。某種程度而言這類合同更像一種租賃服務合同。
（5）按商業(yè)數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容特征，分為電子圖書、電子期刊、媒體資訊、統(tǒng)計分析、高頻數(shù)據(jù)、課程教輔、參考工具、索引引文、學位/會議論文、法規(guī)案例、流媒體視頻、通用數(shù)據(jù)庫（學術(shù)引擎）、專題數(shù)據(jù)庫等類型。例如：
■統(tǒng)計分析，指以提供宏觀數(shù)據(jù)、行業(yè)數(shù)據(jù)為主的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、行業(yè)報告、研究分析等事實性全文數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)更新頻率通常以周、月、季度、年為單位。
■高頻數(shù)據(jù)，指提供股票價格、外匯價格以及成交量等裸數(shù)據(jù)型為主的數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)更新頻率通常以秒、分、時、日為單位。
■課程教輔，指視頻課程、參考學習平臺、互動平臺、題庫等在線教學資源平臺。
■參考工具，指字典詞典、辭書類書、百科全書、年鑒、手冊、指南等在線工具書資源平臺以及在線個人或協(xié)同學習工具。
■學位/會議論文，指博碩士學位論文、學術(shù)會議論文全文數(shù)據(jù)庫。
■法規(guī)案例，指法律法規(guī)、行政法規(guī)、地方法規(guī)、國際條約及慣例、司法解釋、合同范本、判例案例等，可獨立出版發(fā)行的（獨立最小銷售單元）法律期刊全文數(shù)據(jù)庫歸此類，互見“電子期刊”類。
■流媒體視頻，指學術(shù)類、科普類、教育類的紀錄片或?qū)W術(shù)報告。
除了上述分類標準外，還可以按商業(yè)數(shù)據(jù)庫的語種，按數(shù)據(jù)庫特征形式將數(shù)據(jù)庫分為全文、延滯全文、文摘索引、數(shù)據(jù)、聲像、圖片、軟件工具等類型。建立細分規(guī)則是實現(xiàn)分類管理的基礎(chǔ)性工作。不同類型的數(shù)據(jù)庫其合同談判要素、合同管理及績效評估都有所不同。
2.2.2 明確指導思想與采選原則
（1）商業(yè)數(shù)據(jù)庫的采選應在遵循學校圖書館館藏資源建設(shè)總體目標的前提下，合理統(tǒng)籌印本文獻資源與數(shù)字資源的關(guān)系，以用戶需求和成本效益原則為基礎(chǔ)，根據(jù)不同類型的數(shù)據(jù)庫，充分運用各種評估手段，將資源利用率和用戶信息反饋作為訂購的重要依據(jù)，為數(shù)據(jù)庫采選提供決策依據(jù)。
（2）商業(yè)數(shù)據(jù)庫的采選應在遵循學校相關(guān)制度及業(yè)務流程的基礎(chǔ)上，充分考慮到合同標的來源唯一性的特殊情況，公開公平、嚴格按業(yè)務流程規(guī)范操作，杜絕經(jīng)辦人員違規(guī)行為，同時最大程度降低采購成本。
（3）商業(yè)數(shù)據(jù)庫的采選原則上應該按全校共享模式來訂購，鼓勵通過圖書館聯(lián)盟、校內(nèi)組團采購等方式，降低采購成本，同時在尊重知識產(chǎn)權(quán)的前提下最大限度實現(xiàn)資源共享。由學院牽頭訂購的以終端服務方式的數(shù)據(jù)庫原則上須考慮在圖書館、實驗中心等公共服務空間提供必要數(shù)量的終端，必要時可以采取學院+圖書館的組團采購方式，面向全校用戶提供服務。
(1)費爾曼，上世紀60年代著名的諾貝爾獎獲得者曾預測如果我們在小范圍內(nèi)對物體進行排列有了一定的控制，材料就會得到許多奇異的特性，材料的性能會發(fā)生豐富的變化。這就是納米材料。納米材料雖然與常規(guī)的金屬、瓷器、塑料等材料都是由相同的原子組成，不同之處在于這些原子按一定順序排列成納米級原子團，從而轉(zhuǎn)變?yōu)榻M成一些新材料的結(jié)構(gòu)粒子或微小單元，差不多是英文里一個句點的百萬分之一。作為新世紀極具突破性成果的納米材料，其用途異常廣泛，超導技術(shù)、工業(yè)廢水處理以及軍事隱形戰(zhàn)備無一不是納米材料的功勞。
2.3 操作層面
2.3.1 嚴格定義合同要素
商業(yè)數(shù)據(jù)庫的采購通常具有合同標的唯一性，但是除了資源內(nèi)容本身以外，決定商業(yè)數(shù)據(jù)庫訂購價格的因素還有很多，其中合同期、服務方式、授權(quán)用戶、并發(fā)用戶數(shù)、資源使用權(quán)、信息更新頻率與信息回溯程度、增值服務、使用分析、續(xù)訂漲幅、知識產(chǎn)權(quán)免責、代理協(xié)議、付款方式等都是關(guān)鍵要素，是學校與信息服務商在訂購商業(yè)數(shù)據(jù)庫時合同談判的核心內(nèi)容，也是合同必備的要素。
（1）合同期是指合同的有效期，通常為1年。原則上一次簽署的合同最長周期不得超過3年。3年合同原則上采用分年度付款，如果一次性付款，須要詳細注明合同終止的條件與相關(guān)法律責任，留足逃生通道。
（2）商業(yè)數(shù)據(jù)庫的服務方式主要有遠程服務、終端服務、鏡像服務、介質(zhì)服務、定制服務等類型。不同服務類型的采購成本差異很大，商業(yè)數(shù)據(jù)庫訂購合同中必須對服務方式予以明確注明。
（3）無論是學校訂購、學院出資訂購還是個人訂購，只要是公款訂購，學校原則上都有權(quán)利用VPN等信息技術(shù)手段為授權(quán)用戶提供服務。當然，特殊情況需要在合同中明確注明數(shù)據(jù)庫的使用范圍與授權(quán)用戶。
（4）不管是遠程服務、終端服務還是鏡像服務，都存在并發(fā)用戶數(shù)的限制。并發(fā)用戶是信息服務商定價的重要指針，因此商業(yè)數(shù)據(jù)庫訂購合同中必須對并發(fā)用戶數(shù)以及突破并發(fā)數(shù)后的服務策略予以明確注明。
（5）遠程服務和終端服務都是按一個合同周期內(nèi)的文獻信息在線使用權(quán)作為合同約定的標的，因此合同內(nèi)必須注明合同到期或者合同終止后，所訂購的文獻信息使用權(quán)是否繼續(xù)保留，保留的方式是在線還是光盤備份。鏡像服務、介質(zhì)服務和定制服務通常具有文獻信息的永久使用權(quán)，但是在合同中需要注明介質(zhì)或IT設(shè)備設(shè)施損壞后文獻信息的恢復及備份策略。
（6）不同類型的商業(yè)數(shù)據(jù)庫其信息更新的頻率和回溯程度都不同，例如：電子期刊、電子報紙等全文數(shù)據(jù)庫其信息更新頻率主要是與印本資源相比的滯后期，回溯程度主要是指非訂購合同期內(nèi)出版的報刊回溯年限；統(tǒng)計數(shù)據(jù)類型的數(shù)據(jù)庫主要是數(shù)據(jù)更新的頻率，以及回溯年限等等。在訂購合同中需要明確注明，同時要求信息服務商提供資源電子列表，作為合同附件。
（7）增值服務是指與信息服務商就用戶培訓、用戶個性化服務等方面達成約定。例如策劃講座數(shù)量，設(shè)立用戶代表，設(shè)定一定數(shù)量的移動賬號，為學校構(gòu)建跨庫檢索發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)給予技術(shù)支持與配合等等。
（8）原則上信息服務商有義務為學校提供符合COUNTER標準的在線使用情況統(tǒng)計分析報告。同時學校也有權(quán)利通過信息技術(shù)手段實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫使用情況的實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，信息服務商有責任給予必要的技術(shù)支持與配合。
（9）續(xù)訂漲幅是指與信息服務商就合同到期后續(xù)訂的費用達成約定。
（10）知識產(chǎn)權(quán)免責是指在合同中必須明確注明：“與合同標的本身的知識產(chǎn)權(quán)所引發(fā)的法律問題均與合同購買方（使用方）無關(guān)?！蓖瑫r在合同中信息服務商需要注明版權(quán)聲明，明確用戶在使用數(shù)據(jù)庫過程中哪些行為屬于違規(guī)。
（11）代理協(xié)議是學校與信息服務商委托的銷售服務代理商簽訂的合同?；蛘呤菍W校委托具有外匯支付資質(zhì)的貿(mào)易進出口服務商支付外匯給所訂購的商業(yè)數(shù)據(jù)庫信息服務商。代理協(xié)議是訂購合同不可分割的組成部分。學校在與代理商簽署代理協(xié)議時，必須選擇有效合法的代理商。通常需要代理商出示或提供委托代理的授權(quán)書作為代理協(xié)議的附件。
（12）付款方式是指將付款的幣種、金額、付款進度及時間節(jié)點、開戶銀行、銀行賬號等支付要素在合同中予以明確。在外匯代理協(xié)議中還需要對匯率、手續(xù)費、有效期等予以明確。發(fā)票中的開戶銀行、銀行賬號需要與合同一致，發(fā)票中的抬頭統(tǒng)一為大學名稱。
（13）授權(quán)代表是指合同談判的甲方全權(quán)委托的經(jīng)辦人，授權(quán)代表必須參與數(shù)據(jù)庫的最終談判，知曉細節(jié)，是商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購過程中的第一責任人。原則上圖書館或?qū)W院的財務支出審批者（財務一支筆）不得兼任商業(yè)數(shù)據(jù)庫的授權(quán)代表，以保持財務審核的獨立性。除了授權(quán)代表以外，合同上可以細列業(yè)務聯(lián)系人和技術(shù)聯(lián)系人。原則上，只有列入合同的人員才能代表甲方與信息服務商對接日常業(yè)務的開展。
（14）資源使用許可是指圖書館對已經(jīng)采購的資源具體擁有的使用權(quán)利進行約定，包括：圖書館是否可以通過館際互借方式為未獲得授權(quán)用戶提供全文、部分全文服務；圖書館是否可以下載全文用于二次資源整合或者資源備份，當然前提是尊重非營利準則和用于教學與科研準則；圖書館是否可以采用技術(shù)手段，為授權(quán)用戶提供經(jīng)過實名認證的移動訪問服務或校外PC端訪問服務。
2.3.2 構(gòu)建商業(yè)數(shù)據(jù)庫新增采選流程
（1）薦購與試用評估
（2）采購方案與預算申報（3）二次試用與材料申報
已列入年度預算的新增數(shù)據(jù)庫，需要開通至少兩周以上的二次試用。期間，數(shù)據(jù)庫采訪館員需要進一步征求意見，對數(shù)據(jù)庫試用情況做出評估（訪問次數(shù)、檢索次數(shù)、瀏覽或下載全文次數(shù)、被拒訪問次數(shù)等信息），同時征集校內(nèi)用戶推薦，初步確定采購方式并收集整理以下材料，遞交圖書館文獻資源建設(shè)領(lǐng)導小組審定。
■信息服務商遞交符合COUNTER標準的試用統(tǒng)計、電子檔和加蓋公章的紙質(zhì)文本；
■信息服務商遞交數(shù)據(jù)庫自評報告，從內(nèi)容、技術(shù)平臺、服務等方面重點分析數(shù)據(jù)庫的特性（與同類數(shù)據(jù)庫重復性和競爭優(yōu)勢），電子檔和加蓋公章的紙質(zhì)文本；
■信息服務商遞交數(shù)據(jù)庫采購商務方案、電子檔和加蓋公章的紙質(zhì)文本；
■采訪館員完成商業(yè)數(shù)據(jù)庫綜合評估報告，對資源的內(nèi)容特色、學術(shù)價值、數(shù)據(jù)權(quán)威性、兼容性、平臺的易用性、穩(wěn)定性、更新周期等方面進行深入細致的評估，重點分析數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容與館藏建設(shè)以及用戶需求的契合度；
■由圖書館單獨采購的專業(yè)類數(shù)據(jù)庫需要至少兩名以上的學院用戶代表提出評估意見。如果是校內(nèi)組團，至少有一次共同的工作會議，并附會議紀要文本；
■圖書館聯(lián)盟談判正式協(xié)議，PDF格式電子檔和紙質(zhì)文本。
（4）合同談判與合同初審
（5）用印申請與合同管理
合同管理全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始，直至合同失效為止。簽了合同，并不意味著合同就自動生效、執(zhí)行。數(shù)據(jù)庫采購合同簽訂后，采訪館員必須有一個合同交底的過程，與合同執(zhí)行相關(guān)的部門都需要通過合同抄送、合同執(zhí)行討論會等方式，避免合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)。合同變更包括合同要素內(nèi)容變更和合同主體變更兩種情形。采購館員需要對合同要素內(nèi)容變更有一定的預見性，并在合同內(nèi)約定如何變更合同。
2.4 對象層面
2.4.1 明確定義“授權(quán)用戶”
2.4.2 明確定義負面使用清單
授權(quán)用戶在商業(yè)數(shù)據(jù)庫時，如有下列行為之一均屬于違規(guī)：
（1）使用任何軟件形式的工具或其它方式連續(xù)、系統(tǒng)、集中、批量地下載學校購買或試用的商業(yè)數(shù)據(jù)庫的行為，都屬于“惡意使用數(shù)據(jù)庫”；（2）在短時間內(nèi)連續(xù)手動下載學校購買或試用的數(shù)據(jù)庫中的多篇文獻、下載數(shù)據(jù)庫中整卷及整期期刊全文、將數(shù)據(jù)庫中一次檢索的結(jié)果大量下載等行為，都屬于“極度使用數(shù)據(jù)庫”；（3）私設(shè)代理供非授權(quán)用戶使用，或?qū)①~號密碼提供給非授權(quán)用戶使用等行為；（4）將所獲得的信息與數(shù)據(jù)提供給非授權(quán)用戶或利用獲得的信息與數(shù)據(jù)進行非法牟利。
2.4.3 明確違規(guī)處理原則
（1）圖書館對違規(guī)賬號與IP、違規(guī)行為在全校公共數(shù)據(jù)平臺內(nèi)進行通報批評，必要時在圖書館網(wǎng)站公布違規(guī)者姓名、所在學院、所犯違規(guī)行為的事實。（2）如果違規(guī)行為影響了全校其它授權(quán)用戶的正常使用，圖書館將以書面方式通知所在學院，學院有義務通知違規(guī)當事人，并敦促違規(guī)當事人在三個工作日內(nèi)到圖書館接受臨時調(diào)查組的詢問，并提交書面陳述和檢查。（3）對嚴重違規(guī)者，圖書館將取消在線訪問權(quán)一年。（4）因違規(guī)行為造成學校不能訪問數(shù)據(jù)庫的經(jīng)濟損失，由違規(guī)者負責賠償。
2.4.4 明確免責條例
依據(jù)國家相關(guān)法律及法規(guī)規(guī)定，圖書館工作人員有權(quán)對使用圖書館網(wǎng)絡服務設(shè)施設(shè)備及數(shù)字資源的用戶進行安全監(jiān)督、檢查和指導；記錄保存有關(guān)安全保護的信息、資料及數(shù)據(jù)文件，協(xié)助公安機關(guān)查處危害計算機信息網(wǎng)絡安全的違法犯罪行為。
2.5 程序?qū)用?/h3>
起草商業(yè)數(shù)據(jù)庫采購與使用管理辦法，報校圖書情報工作委員會審議通過，遞交校長辦公會審定頒布。
[1] 陳驍.大學圖書館生存之道:基于圖書館再造理念的發(fā)展戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型[J].圖書情報工作網(wǎng)刊, 2011(8):1-7.
[2] 向佳麗.圖書館數(shù)據(jù)庫訂購合同的法律風險防范[J].圖書館雜志,2016(1):59-61.
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