王莉蕾（江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 南京 211168）

高職院校辦公室工作人員職業(yè)現(xiàn)狀與對(duì)策研究

王莉蕾（江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇 南京 211168）

隨著高職教育的不斷發(fā)展，高職院校辦公室工作人員的工作負(fù)荷和壓力日趨增加，本文在分析辦公室工作人員的工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，從個(gè)人和學(xué)校層面提出了相應(yīng)的解決對(duì)策和建議。

高職院校 辦公室 工作人員 職業(yè)現(xiàn)狀對(duì)策

高職院校設(shè)有學(xué)校辦公室，下屬各二級(jí)院系及部分教學(xué)教輔部門也設(shè)有自己的辦公室，辦公室起著承上啟下、參謀服務(wù)、溝通協(xié)調(diào)、督查落實(shí)的作用，是對(duì)內(nèi)對(duì)外溝通的窗口。辦公室工作人員是高職院校育人隊(duì)伍中必不可少的組成部分，他們的素質(zhì)與工作狀態(tài)直接影響著高職院校對(duì)內(nèi)協(xié)調(diào)，對(duì)外溝通的能力。因此，重視這一群體的地位和作用，關(guān)注他們的職業(yè)現(xiàn)狀，了解他們的需求，探求提高他們工作效能的對(duì)策，對(duì)于高職院校的管理和發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、高職院校辦公室工作人員職業(yè)現(xiàn)狀

（一）工作負(fù)擔(dān)重

一是工作內(nèi)容多。隨著高職教育改革的逐步深入，高職辦公室工作也表現(xiàn)出越來越強(qiáng)的綜合性、服務(wù)型和專業(yè)性。辦公室工作雖然可以簡(jiǎn)單地概括為“辦文、辦事、辦會(huì)”，但是每項(xiàng)內(nèi)容、每個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)分下來卻千頭萬緒。與此同時(shí)，和其他部門相比，辦公室工作面更廣、頭緒更多，上下左右大小事務(wù)都匯聚于此，涉及需要協(xié)調(diào)和交流的部門也多，一些沒有明確部門負(fù)責(zé)的工作，也會(huì)由辦公室牽頭完成，這些都會(huì)造成辦公室工作人員工作量大。二是工作要求高。作為學(xué)校或?qū)W院的窗口，辦公室工作人員的工作能力和水平代表著學(xué)?；?qū)W院的整體水平，所以部門會(huì)要求辦公室工作人員思想過硬、業(yè)務(wù)精湛、作風(fēng)優(yōu)良。三是精神壓力大。辦公室工作任務(wù)繁雜、特殊緊急情況多，在經(jīng)常需要加班完成的同時(shí)，還要保證工作質(zhì)量，這些造成工作人員時(shí)刻繃緊弦，加之伏案時(shí)間長，很少有時(shí)間鍛煉，因此很多辦公室人員會(huì)感覺身心俱疲。

（二）職業(yè)成就感低

一是考核機(jī)制不健全。目前對(duì)辦公室等行政管理人員的考核機(jī)制缺乏針對(duì)性和可量化性，形成了“干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣”的態(tài)勢(shì)，影響了工作人員的工作積極性，使一部分工作人員產(chǎn)生了職業(yè)倦怠，缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)造性。二是沒有標(biāo)志性成果。由于辦公室工作沒有特別明確的業(yè)務(wù)內(nèi)容，導(dǎo)致沒有相應(yīng)的標(biāo)志性成果顯示。對(duì)比而言，學(xué)校其他崗位就有明顯的工作成果：教師有相應(yīng)的專業(yè)教學(xué)和科研成果；其他行政管理部門如教務(wù)處有精品課程、精品教材、專業(yè)建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)等成果，唯獨(dú)辦公室缺乏這樣的鮮明成果。三是發(fā)展空間有限。因?yàn)楦呗氃盒９芾韻徫痪幹瓶偭亢吐毤?jí)比例的限制，晉升通道狹窄。尤其是年輕的辦公室工作人員因?yàn)榉泵Φ墓ぷ鳑]有時(shí)間和精力去提升自己，學(xué)習(xí)環(huán)境也相對(duì)貧瘠，沒有充分的學(xué)習(xí)時(shí)間和學(xué)習(xí)平臺(tái)。職務(wù)提升機(jī)會(huì)渺小，職稱評(píng)審中困難也很多，導(dǎo)致辦公室工作人員對(duì)個(gè)人發(fā)展前途失去信心。

（三）職業(yè)聲望不高

一是薪資待遇不高。辦公室工作人員與專職教師和部分行政崗位管理人員相比，薪資待遇有著一些差距。由于工作特點(diǎn)缺乏從事第二職業(yè)的優(yōu)勢(shì)，而且隨著學(xué)校分配制度改革向教學(xué)科研大量?jī)A斜，他們的工資收入結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，在補(bǔ)貼方面越來越不如教學(xué)人員。[1]而與其他部門的行政管理人員相比，辦公室工作人員雖然承受著巨大的壓力和繁重的任務(wù)，但是待遇也沒有任何不同。二是社會(huì)認(rèn)同感不高。由于歷史原因，外界對(duì)于高校行政管理人員的固有印象就是“這些行政崗人員是沒有能力從事教學(xué)科研的人”。雖然隨著高職院校的發(fā)展，現(xiàn)在很多行政管理崗的人員都是高學(xué)歷的專業(yè)人才，但是社會(huì)的誤解并沒有消除。三是職業(yè)前景茫然。近年來，高?！叭バ姓焙袈曒^高，其批評(píng)的主要對(duì)象是各級(jí)政府教育管理部門和現(xiàn)存的高校管理體制[2]，并沒有直接針對(duì)高校中的廣大行政人員，但這種輿論氛圍還是給辦公室工作人員自身形成了很大的負(fù)面效應(yīng)，對(duì)自身職業(yè)前景產(chǎn)生焦慮和悲觀情緒。

二、造成高職院校辦公室工作人員職業(yè)現(xiàn)狀的原因分析

造成高職院校辦公室工作人員職業(yè)現(xiàn)狀的原因是多方面的，主要有個(gè)人和學(xué)校兩個(gè)方面。

（一）個(gè)體因素

一是工作內(nèi)容繁雜，難以體會(huì)工作成就感。辦公室工作瑣碎、枯燥、程序性強(qiáng)，個(gè)人發(fā)揮創(chuàng)造性弱，而且是經(jīng)年累月的重復(fù)，工作沒有顯性成果展示，容易導(dǎo)致工作人員喪失工作激情，更不能創(chuàng)造工作成就感，從而對(duì)自身發(fā)展產(chǎn)生迷茫和困惑。二是缺乏自身職業(yè)生涯規(guī)劃。目前的現(xiàn)狀是，學(xué)校重視教學(xué)和科研的發(fā)展，這就直接導(dǎo)致包括辦公室工作人員在內(nèi)的行政管理人員居于邊緣地位，個(gè)人發(fā)展空間比專職教師要小得多，因此他們僅僅把工作作為一份職業(yè)，而非事業(yè)來看待。部分辦公室工作人員對(duì)自身工作和自身發(fā)展沒有認(rèn)真考慮和規(guī)劃，隨波逐流、得過且過，對(duì)于未來茫然，完全沒有職業(yè)規(guī)劃。另一部分人員則是不能依據(jù)自身能力、性格等進(jìn)行客觀的職業(yè)規(guī)劃，往往表現(xiàn)為職業(yè)目標(biāo)不切實(shí)際。

（二）學(xué)校因素

一是績(jī)效考核流于形式，缺乏合理有效的激勵(lì)機(jī)制。目前學(xué)校“大鍋飯”、平均主義傾向還是比較明顯。學(xué)校對(duì)行政管理的績(jī)效考核指標(biāo)過 于籠統(tǒng)，缺乏針對(duì)性，缺乏實(shí)際的應(yīng)用價(jià)值，優(yōu)秀直接內(nèi)定或輪流當(dāng)，不能充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的工作主動(dòng)性和積極性。二是缺少人才流動(dòng)機(jī)制。辦公室工作人員往往在一個(gè)崗位上呆很長時(shí)間，人員鮮少流動(dòng)。這對(duì)于個(gè)人而言，長期從事同一工作容易產(chǎn)生倦怠感，而且也不利于提高辦公室工作人員的職業(yè)能力，拓寬其職業(yè)道路。三是培訓(xùn)機(jī)會(huì)較少。與專業(yè)教師隊(duì)伍和學(xué)工等部門人員發(fā)展相比，學(xué)校對(duì)辦公室工作人員培訓(xùn)教育略顯不足。

三、提高高職院校辦公室人員工作積極性的相應(yīng)對(duì)策

高職院校辦公室工作人員的工作狀態(tài)對(duì)于自身發(fā)展和辦公室、學(xué)校的發(fā)展會(huì)產(chǎn)生很大的影響，而提高辦公室工作人員的工作積極性，調(diào)整其工作狀態(tài)，既需要個(gè)人的自我調(diào)適，也需要學(xué)校的大力支持。

（一）個(gè)人層面

1. 自我調(diào)適，樹立積極正確的職業(yè)觀和價(jià)值觀。一是建立正確的自我認(rèn)知，以平和的心態(tài)面對(duì)辦公室的日常工作。二是樹立積極向上的人生觀和價(jià)值觀，能正確處理好奉獻(xiàn)與索取的關(guān)系，坦然面對(duì)工作中的各種利益矛盾，有效地緩解職業(yè)倦怠。

2. 認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力提高自身能力和素質(zhì)。要加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，不僅要從書本中學(xué)習(xí)，更要向師生、領(lǐng)導(dǎo)、同事學(xué)習(xí)。同時(shí)要積極參與各類業(yè)務(wù)能力提升的培訓(xùn)，多渠道提高自身能力素質(zhì)。結(jié)合自身專業(yè)的優(yōu)勢(shì)和發(fā)展，積極開展教學(xué)或科研方面的工作，力爭(zhēng)在這些方面有所成就。

（二）學(xué)校層面

1. 整合工作內(nèi)容，提高工作成就感。高職院校辦公室工作人員往往學(xué)歷較高、素質(zhì)較好，然而在實(shí)際工作中，他們往往從事的工作技術(shù)含量比較低，而且枯燥乏味，沒有新意。學(xué)校應(yīng)該通過整合工作內(nèi)容，讓這些員工在工作中體驗(yàn)成就感。同時(shí)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，辦公室業(yè)務(wù)可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)和應(yīng)用信息化管理，提高工作人員的工作效率，提升辦公室管理效能，為師生員工提供更加便捷的服務(wù)。

2. 加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升職業(yè)能力。為了進(jìn)一步規(guī)范辦公室系統(tǒng)的各項(xiàng)工作，增強(qiáng)和提高辦公室工作人員的職業(yè)能力，適應(yīng)新形勢(shì)下辦公室的工作需要，學(xué)校要有重點(diǎn)、有計(jì)劃地對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行專門和全面的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，要結(jié)合他們的不同特點(diǎn)和需求進(jìn)行有針對(duì)性的交流培訓(xùn)，如集中培訓(xùn)、專家講座、經(jīng)驗(yàn)交流、外出學(xué)習(xí)等。要鼓勵(lì)和支持辦公室工作人員走出學(xué)校進(jìn)行學(xué)習(xí)和交流，經(jīng)常性地進(jìn)行“加油充電”，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)、提高工作水平。

3. 科學(xué)評(píng)價(jià)考核，建立激勵(lì)機(jī)制。目前的績(jī)效考核機(jī)制還存在一些問題和不足，需要進(jìn)一步改進(jìn)和完善。學(xué)校要根據(jù)不同崗位人員的工作特點(diǎn)，建立針對(duì)性的科學(xué)考核評(píng)價(jià)機(jī)制，盡可能科學(xué)合理地體現(xiàn)出他們的工作成果，并做出符合他們工作實(shí)際的科學(xué)評(píng)價(jià)。同時(shí)應(yīng)該建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，使辦公室工作人員在工作中承擔(dān)的壓力、付出的時(shí)間和精力能夠得到相應(yīng)的體現(xiàn)，對(duì)于那些工作成績(jī)顯著、任勞任怨付出的要給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，真正實(shí)現(xiàn)多勞多得、優(yōu)績(jī)優(yōu)酬的考核目的，增強(qiáng)他們的成就感和價(jià)值感，調(diào)動(dòng)他們的工作積極性和創(chuàng)造性。

4. 建立職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，暢通發(fā)展渠道。學(xué)校要?jiǎng)?chuàng)造有利于辦公室工作人員發(fā)展的環(huán)境，創(chuàng)造條件為他們提供發(fā)展機(jī)會(huì)和空間，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造力，更好地為學(xué)校的科學(xué)發(fā)展服務(wù)。在晉升通道上，可以通過開辟橫向職業(yè)路徑、網(wǎng)狀職業(yè)路徑等多維發(fā)展路徑的模式，為他們提供更多的晉升空間[3]。要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的職業(yè)生涯管理，讓他們?cè)诜彪s的工作之余能盡早明確自己的發(fā)展目標(biāo)和職業(yè)方向，并努力通過繼續(xù)教育、專業(yè)培訓(xùn)、職務(wù)職級(jí)晉升等途徑，努力規(guī)劃自己的職業(yè)成長軌跡。學(xué)校要根據(jù)辦公室工作人員的工作狀態(tài)、身心狀態(tài)、性格特點(diǎn)等，發(fā)現(xiàn)不適合在辦公室工作崗位上繼續(xù)工作的，可以將其調(diào)整到其他崗位，這樣既有利于個(gè)人的全面發(fā)展，也有利于學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展。

[1]吳鐵堅(jiān).高校行政管理人員激勵(lì)機(jī)制構(gòu)建探究——基于“需求層次理論”的分析視審[J].宜春學(xué)院學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)),2011(10):157.

[2]榮鳳杰.高校行政人員的“身份焦慮”及其成因[J].寧夏大學(xué)學(xué)報(bào)(人文社會(huì)科學(xué)版),2011(4):137.

[3]王真真.高校行政人員職業(yè)生涯發(fā)展及對(duì)策[J].四川旅游學(xué)院學(xué)報(bào),2015(1):96.

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1008-8784(2017)03-118-3

2016-11-16

王莉蕾（1983—），女，碩士，江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，研究方向：教育管理，新聞傳播。