江漢藝術(shù)職業(yè)學(xué)院管理學(xué)院計(jì)算機(jī)教研室 張麗平

淺析高職高專學(xué)生PPT的排版與美化

江漢藝術(shù)職業(yè)學(xué)院管理學(xué)院計(jì)算機(jī)教研室 張麗平

文字和圖片是PPT排版的兩大主要構(gòu)成要素。文字、圖片排列組合的好壞，直接影響著版面的效果。本文主要介紹了PPT中文字的排版，圖片的選取、處理方法以及PPT中的音頻與視頻文件的處理。

PPT；排版

1.PowerPoint 的用途和重要性

Powerpoint 是用于設(shè)計(jì)制作專家報(bào)告、教師授課、產(chǎn)品演示、廣告宣傳的電子版幻燈片，制作的演示文稿可以通過計(jì)算機(jī)屏幕或投影機(jī)播放。

PPT用好以后，可以提高上課效率、縮短會(huì)議時(shí)間、增強(qiáng)報(bào)告說服力、提高訂單成交率等。

2.一個(gè)規(guī)范的PPT標(biāo)準(zhǔn)

一個(gè)規(guī)范的PPT，比如課件制作、演講、產(chǎn)品介紹，該如何制作？在制作之前我們可以從下面五個(gè)方面考慮。

2.1 邏輯先行

在制作PPT之前先關(guān)上電腦，用筆把你想說的內(nèi)容按照清晰的條理寫出來，讓自己的思路一目了然，也就是PPT人常說的做白板。

2.2 交流與溝通

大學(xué)生的PPT往往是各種活動(dòng)，比賽，會(huì)議，頒獎(jiǎng)等，可以事先和主辦方交換意見，詳細(xì)了解PPT任務(wù)的要求和要達(dá)到的效果，這樣可以做到事半功倍。

2.3 條理要清晰

條理清晰，概括活動(dòng)主旨精神，提煉關(guān)鍵詞，把握中心。

2.4 視覺信息

視覺給人帶來的效果比文字效果要好很多，能用各種圖講清楚的事情最好不要用文字，一圖勝千言。

2.5 內(nèi)容為王

不管是PPT模板還是PPT設(shè)計(jì)都必須緊緊圍繞著文案本身，如果言之無物再花哨的形式都沒有意義。

3.Poweroint中的文字處理

3.1 精簡內(nèi)容，提煉關(guān)鍵詞

很多人習(xí)慣在一個(gè)幻燈片上放很多的文字內(nèi)容，把整張幻燈片排的滿滿的，但在演示時(shí)，幻燈片的停留與切換時(shí)間又很短，觀看者無法從幻燈片中獲得預(yù)期的信息，也影響界面美觀。一般情況下，每張幻燈片上的文字5到6行為宜，最多不要超過7行。

文字多根本問題在于，在有限的空間想要表達(dá)的內(nèi)容太多，不明確所要表達(dá)的重點(diǎn)和核心內(nèi)容是什么。因此，解決文字多的問題，不能僅僅依靠PPT中對(duì)文字的排版，更多的是對(duì)內(nèi)容的精簡，提煉關(guān)鍵性信息，或是將文字內(nèi)容轉(zhuǎn)換成圖的形式，圖更容易吸引視覺注意。

3.2 文本格式統(tǒng)一

文本排版盡可能使用統(tǒng)一的字體、統(tǒng)一的顏色，但并不是只能使用一種字體和一種顏色。標(biāo)題文字與內(nèi)容文字要有差異，標(biāo)題的作用是讓大家領(lǐng)略“概貌”，內(nèi)容的作用是讓大家了解“細(xì)節(jié)”，功能不同，處理方式也當(dāng)然不同。標(biāo)題文字一般要在36磅以上，內(nèi)容文字一般為22-36磅。

同類文字要通篇保持一致。第一頁到最后一頁的標(biāo)題文字的字體和大小都要保持一致，第一頁到最后一頁的內(nèi)容格式也要保持一致。

除此之外，導(dǎo)航的方式與位置盡可能一致、采用統(tǒng)一的音效以及風(fēng)格一致的模板和背景。一般背景要與文字顏色形成強(qiáng)烈的對(duì)比，才能保證文字內(nèi)容的顯示效果。

文字偶爾也具有裝飾作用。利用文字的大小和形狀做出一點(diǎn)創(chuàng)意，也可以使頁面瞬間變得活潑生動(dòng)起來，但這需要設(shè)計(jì)者一定的功力。

3.3 強(qiáng)化和美化文本內(nèi)容

強(qiáng)化幻燈片上的文本內(nèi)容就是使一些關(guān)鍵性的文字信息更突出。使用對(duì)比是一種非常有效的強(qiáng)化方法，如：大小、明暗、動(dòng)靜、色彩等，通過改變文字的字體、顏色，增加字號(hào)、加粗，添加動(dòng)畫等，讓一些關(guān)鍵性信息得到強(qiáng)化。

①顏色對(duì)比一般選擇黑白、藍(lán)白、紅黃、紅黑、綠白、黑黃等幾組色彩。②利用自選圖形為文字添加邊框，恰當(dāng)?shù)倪吙虿坏梢云鸬綇?qiáng)化效果，還起到一定的美化和修飾作用。③利用時(shí)間線（直線）、箭頭、流程圖等方式來介紹事件的發(fā)展過程。有次序和邏輯的內(nèi)容會(huì)比沒有順序的內(nèi)容更容易吸引觀眾的注意力，對(duì)內(nèi)容合理組織，添加一定的引導(dǎo)符號(hào)可以起到很好的強(qiáng)化作用。

除了上述提到方法之外，我們還可以安裝使用第三方字體、設(shè)置文字的陰影、影像、倒影、雙色字和文字填充圖片等效果來美化文字。

3.4 版面設(shè)計(jì)四大原則

親密性、對(duì)齊、對(duì)比、重復(fù)，這四大原則將讓原本混亂的版面變得生動(dòng)有序。

3．4．1 親密性

親密性是將相關(guān)項(xiàng)組織在一起。它有兩個(gè)作用：一是將相關(guān)的項(xiàng)目放在一起，幫助學(xué)習(xí)者完成前期的信息組織，減少閱讀壓力；二是通過相近元素的聚攏，為頁面留出更多空白，避免頁面擁擠。

①如果頁面太過擁擠，那就適當(dāng)縮小字號(hào)后再將段落拉開，然后通過添加編號(hào)或者通過首字增大將區(qū)分得更明顯；②當(dāng)條目比較多時(shí)，將內(nèi)容分欄或者列表；③通過設(shè)置相同的顏色，觀眾可以自然而然地從首字讀到后面的句子。

3．4．2 對(duì)齊

在幻燈片頁面上，任何組成元素都不能隨意排放，元素通過對(duì)齊可以防止頁面過于散亂，增強(qiáng)閱讀的連續(xù)性，還可以用來展現(xiàn)元素之間的并列關(guān)系。

PPT中的文字排版與Word中的文字排版要求不同，在PPT中一般文字內(nèi)容不多，段落之間的間距比較大，有時(shí)還會(huì)添加一些裝飾元素來進(jìn)行區(qū)分，因此首行縮進(jìn)在PPT版面中不僅不能起到作用，反而會(huì)讓版面凌亂。當(dāng)版面上的文字較多時(shí)，先歸納文字內(nèi)容，將相同內(nèi)容親密性排版，再分層次對(duì)齊。

3．4．3 對(duì)比

對(duì)比原則加大不同元素的視覺差異，讓元素之間的層次關(guān)系一目了然，使重點(diǎn)元素更加突出。

對(duì)于文字內(nèi)容，首先劃分層次，將統(tǒng)一層次的要點(diǎn)分成多個(gè)并列的條目，然后使用不同的字號(hào)或字體顏色區(qū)分層次，最后使用點(diǎn)、線、面等修飾元素突出重點(diǎn)。反白對(duì)比是一種比較常用的對(duì)比方法，是使用底部色塊修飾文字。色塊能夠強(qiáng)烈地增大文字的視覺比重，效果非常明顯。矩形色塊很常見，但太平穩(wěn)，而使用貼布條等圖形元素來替代會(huì)更有新意。

圖片對(duì)比可以局部放大、背景虛化、背景黑白化、局部遮蓋等。

3．4．4 重復(fù)

讓設(shè)計(jì)中的某些元素在整個(gè)作品中重復(fù)出現(xiàn)，能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)PPT風(fēng)格的統(tǒng)一，包括統(tǒng)一顏色方案、字體字號(hào)、文本行距、項(xiàng)目符號(hào)、圖表風(fēng)格、對(duì)齊方式、圖片風(fēng)格，或者一種特別的字體。

不要把重復(fù)用得太濫，而應(yīng)當(dāng)盡量“采用多樣性實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一”。也就是說，如果一個(gè)重復(fù)元素很明確（如一個(gè)圓），那么可以采用多種不同方式重復(fù)這個(gè)圓，而不是簡單地重復(fù)同一個(gè)圓。

4.Poweroint中的圖片處理

一圖勝千言，圖片是直觀化呈現(xiàn)幻燈片內(nèi)容的重要方式，同時(shí)也是美化幻燈片的重要要素。圖片具有高度的暗示性和象征性，能更快的傳遞信息和感情。好的圖片可以一下子抓住觀眾的注意力，產(chǎn)生強(qiáng)烈的震撼力。

4.1 選圖

選圖的第一個(gè)原則就是高清。選圖首先要選擇清晰度高的圖片，清晰的圖片會(huì)給人一種享受；選圖的第二個(gè)原則就是合適。與主題相符的圖片可以達(dá)到圖文結(jié)合，相得益彰的效果，不合適的圖片再漂亮也是個(gè)花瓶。

4.2 圖片處理

利用PowerPoint自帶的功能可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖片的簡單處理：①縮放 旋轉(zhuǎn)、裁剪、摳圖；②調(diào)整顏色，包括亮度、對(duì)比度和重新著色。亮度和對(duì)比度可以有效改善曝光不足的照片。重新著色可以用來統(tǒng)一圖片色調(diào)。③給圖片添加特效，如添加邊框 、陰影、發(fā)光效果等和藝術(shù)效果。

羽化圖片：羽化后的圖片經(jīng)常用做PPT背景，通過漸變等手段使圖片和背景色融合在一起；羽化圖片還有聚焦的功能，要突出某一事物時(shí)非常有效。

遮罩圖片：是給圖片添加一層膜，使圖片沒有那么顯眼，從而提高觀眾對(duì)幻燈片中文字的注意力，這種方法適合處理全圖型圖片，經(jīng)常使用在PPT的封面中。操作方法是在圖片上繪制矩形色塊，去除輪廓，調(diào)整矩形的透明度即可。

修飾圖片：如添加便簽、圖釘?shù)冉o圖片添加裝飾物。

總之在處理圖片時(shí)，修飾美化的圖片要和主題相符，圖片風(fēng)格要保持統(tǒng)一。

4.3 圖片排版技巧

圖片處理后如何擺放在幻燈片中，不同的擺放方式，效果是完全不一樣的。

4．3．1 大圖片

PPT中圖片處理后經(jīng)常是將其規(guī)規(guī)矩矩的擺放在頁面的一側(cè)，方法可行但幻燈片頁面一多則顯得呆板?？梢栽诤线m的頁面將其放置在下方作為背景圖片。

4．3．2 小圖片

一般采取常規(guī)的排列方式，放在頁面的一側(cè)或文字的旁邊。小圖不可執(zhí)意當(dāng)大圖去用，否則呈現(xiàn)給觀眾的則是一片模糊的像素點(diǎn)。不濫用，但也不能將其浪費(fèi)，可以將幻燈片分成多個(gè)宮格擺放。

4．3．3 人物圖片

人物的視線應(yīng)盡量朝向內(nèi)側(cè)，相對(duì)的視線能營造談話氛圍，反之則不會(huì)。

5.Poweroint中的音頻和視頻處理

5.1 插入音頻

Ppt2010支持的音頻格式有WAV、MID和MP3等文件格式。①插入音頻文件要將PPT文件和音頻文件放置在同一個(gè)文件夾中，再選擇[插入]導(dǎo)航選項(xiàng)卡/媒體/音頻/文件中的音頻；②選擇需要添加的音樂文件單擊插入。添加成功后，會(huì)在導(dǎo)航區(qū)增加一個(gè)[音頻工具]功能區(qū)，里面有[格式]和[播放]兩個(gè)選項(xiàng)卡；③在這兩個(gè)選項(xiàng)卡里有關(guān)于音樂圖標(biāo)的設(shè)置和音頻文件的播放設(shè)置，用戶可以根據(jù)自己的需求進(jìn)行設(shè)置。另外，還可以在[動(dòng)畫窗格]中通過動(dòng)畫進(jìn)行相關(guān)的設(shè)置。

5.2 插入視頻文件

在ppt2010中插入視頻文件與插入音頻文件操作方法相同。首先準(zhǔn)備好視頻文件，視頻文件的格式是要ppt里支持的視頻格式，如avi、mpg、wmv、ASF等。

在PowerPoint 2010中，用戶可以根據(jù)需求選擇需要播放的視頻片段，單擊[播放]/[剪裁視頻]按鈕，在“剪裁視頻”窗口中可以重新設(shè)置視頻文件播放的開始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。

6.結(jié)束語

本文介紹了PPT中文字的排版，圖片的選取、處理方法和擺放方式，添加和處理PPT中的音頻與視頻文件，要制作出一個(gè)好的演示文稿，首先需要掌握這些基本的排版方法和技巧，再加上后期多欣賞好的作品和多操作，是可以大幅度提高PPT制作水平。

[1]孫方．PPT課件高效制作[M]．電子工業(yè)出版社,2012．11．

[2]羅俊．計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)案例驅(qū)動(dòng)教程[M]．中國鐵道出版社,2015．8．

張麗平（1982—），女，大學(xué)本科，講師，主要研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)軟件、數(shù)據(jù)庫和計(jì)算機(jī)辦公軟件。