江蘇蘇源高科技有限公司 王征美

會議可視化管理應用的設計與實現(xiàn)

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本文以會議可視化管理為實現(xiàn)目標，貫穿會前、會中、會后全過程管理，實現(xiàn)會議資源集約化，會議信息可視化。

會議發(fā)布；會議可視化；即時提醒

引言

會議是開展工作的必要手段，也是解決問題的重要方式。為推動公司會議管理工作模式和業(yè)務流程的創(chuàng)新發(fā)展，建設會議管理模塊，利用信息化手段輔助實現(xiàn)會務管理工作可視化、智能化、集約化的目標。

1.項目必要性

常見到會議室門口的紙張張貼，各會議中心、會議室、培訓場所等會議資源未達成統(tǒng)一管理，會務管理手工化，缺乏信息系統(tǒng)支撐、無法實現(xiàn)對會議管理的會前準備、會中組織、會后跟蹤、會后會議資料查閱的會議全過程管理。因此，在信息化發(fā)展迅猛的當下，會議管理模塊的建設有助于實現(xiàn)會議安排的科學管理，提高會議的效率與價值。

2.業(yè)務需求

應服務發(fā)展方式轉變需求，建設會議可視化管理模塊，整合會議資源，實現(xiàn)會議資源管理、會議過程管理、會議引導可視化、會議即時提醒，提高人、財、物集約化管理效率和現(xiàn)代化管理水平。主要包括以下部分：

（1）會議資源管理：對會議室、會議中心、培訓場所等資源、服務項目進行統(tǒng)一管理。

（2）會議過程管理：實現(xiàn)會議的會前籌劃、會議發(fā)布、會中控制和會后跟蹤等全過程管理。

（3）會議引導可視化：通過大廳、樓道及會議室門外的顯示屏對參會人員進行有效引導。

（4）會議即時提醒：通過消息通知、OA等方式，提醒參會人員會議時間、地點。

3.集成設計

通過軟件接口的方式,將會議信息、會議督辦、會議更改等信息以郵件、消息通知等方式發(fā)送給參會人員。推送會議列表到門戶網站，顯示會議安排列表。通過軟件接口的方式，實時向會議可視化顯示終端推送會議會表，實現(xiàn)會議可視化引導。

4.功能實現(xiàn)

系統(tǒng)業(yè)務模塊主要模塊包括：會議資源管理、會議過程管理、會議可視化管理、會議統(tǒng)計分析。

4.1 會議資源管理

建立會議室檔案，會議申請人員可根據會議的規(guī)模以及性質申請相應的會議室。對會議提供的服務固定項目進行規(guī)范化定義與管理。通過會議移動設備管理，實現(xiàn)會議室移動設備品名、參數(shù)等基礎信息的維護及空閑、維修中等設備狀態(tài)的動態(tài)更新。記錄會議室及會議室設備的維修檢修信息，對正在維修檢修的會議室及設備及時更改相應的狀態(tài)[1]。

4.2 會議過程管理

登記會議信息，根據會議類別形式，提交會務管理部門審批。會務管理部門對上報的會議資源申請進行審批[2]。會議管理部門可對已審批通過的會議室進行統(tǒng)籌調度，并對原會議安排相關人員發(fā)送會議變更通知。掛接相關會議文件，進行會議信息發(fā)布，通過消息或郵件等途徑發(fā)送至各參會人員[3]。通過會議簽到，統(tǒng)計實際參會人員。會議室門口顯示終端顯示人員的簽到情況，信息顯示與會議簽到臺實時同步。會議主持者在會后可將會議紀要進行整理并上傳，實現(xiàn)會議紀要集中管理。各單位及參會人員，可查詢下載會議材料。

通過短信平臺或郵件方式向參會人員發(fā)送會議督辦工作及階段性任務。對未反饋的參會人員通過短信平臺或郵件方式進行再次提醒。會議主持者在會后進行會議評估總結，實現(xiàn)會議評估總結集中管理。

4.3 會議可視化管理

大廳會議室引導可視化：實時匯總當天所有的會議安排情況，并通過大廳會議引導終端，可視化展示當天的會議安排情況。根據會議的日程安排系統(tǒng)自動生成一周內會表，并通過會議室會議引導終端可視化顯示一周會表信息、動態(tài)展示會議室當前狀態(tài)及進行中的會議信息。

4.4 會議統(tǒng)計分析

可查詢會議狀態(tài)，會議狀態(tài)包括：申請、審核通過、進行、結束、延時、取消等狀態(tài)。查詢人員可查詢自己需要參加的會議，并通過會議的會場設計圖確定席位。通過查詢參會人員出席會議情況，合理安排參會人員參加會議的時間，減少參會人員的會議沖突。根據會議名稱條件進行查詢該會議相關綜合資料，可以直接點擊下載資料。根據時間不同周期，以圖型報表方式展示會議室使用情況。

4.5 系統(tǒng)管理

記錄并可查詢系統(tǒng)中每一操作的響應時間等信息，便于分析系統(tǒng)運行效率問題。記錄并可查詢系統(tǒng)用戶每一次登錄系統(tǒng)信息，便于分析/查詢系統(tǒng)用戶的操作習慣等。記錄并可查詢每一次系統(tǒng)發(fā)生異常時的系統(tǒng)異常日志信息，用來分析異常產生的原因，以便解決相應的問題。記錄并可查詢接口每一次連接、操作系統(tǒng)時的系統(tǒng)接口訪問日志信息，用來分析接口對系統(tǒng)的影響。根據會議、會議室的級別，設置不同用戶的會議室的申請權限、會議資料的下載查看權限。

5.總結

通過建設會議管理模塊的建設，能夠更好地提高會務管理能力、提高會議服務水平、增加經濟效益等目標。提高會議的管理水平和服務能力；提高了會議管理的信息化，提高會議管理工作效率與規(guī)范化；利用建設的會議管理信息系統(tǒng)，能全面掌握會議資源，統(tǒng)籌調配，集中管理，集約化使用，從而能降低溝通成本。

[1]錢波．杭州師范大學會務管理信息系統(tǒng)的研究與分析[D]．云南大學,2015．

[2]江河,蘭艷．大型會議會務管理系統(tǒng)的設計與實現(xiàn)[J]．電腦與信息技術,2005,(02)：57-59．

[3]白永生．常見信息發(fā)布、無線網絡及會議系統(tǒng)設計思路[J]．智能建筑與城市信息,2014,(07)：82-85．

[4][美]RalphR．Young著．有效需求實踐[M]．機械工業(yè)出版社,2002．