蔡 捷, 廖斐斐, 黃燕華, 王昕虹, 孔金閣, 崔爽, 邢國剛, 萬 有

(北京大學(xué) 神經(jīng)科學(xué)研究所, 北京 100191)

儀器授權(quán)共享管理系統(tǒng)在電生理公共平臺管理中的應(yīng)用

蔡 捷, 廖斐斐, 黃燕華, 王昕虹, 孔金閣, 崔爽, 邢國剛, 萬 有

(北京大學(xué) 神經(jīng)科學(xué)研究所, 北京 100191)

采用儀器授權(quán)管理系統(tǒng)對電生理公共平臺的儀器設(shè)備預(yù)約、使用、計(jì)費(fèi)、用戶培訓(xùn)和授權(quán)等進(jìn)行管理,滿足了電生理公共平臺的管理需要。管理人員通過該授權(quán)管理系統(tǒng)對用戶進(jìn)行儀器使用授權(quán)、使用記錄查詢等操作,實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備統(tǒng)一管理、問題及時(shí)處理,保證了電生理平臺的正常運(yùn)行。該系統(tǒng)的應(yīng)用,節(jié)約了實(shí)驗(yàn)室空間,避免了儀器重復(fù)購置,為提高大型儀器平臺的管理效率提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

電生理公共平臺； 實(shí)驗(yàn)室管理； 信息系統(tǒng)

近年來,隨著神經(jīng)科學(xué)的發(fā)展,科研和教學(xué)對電生理儀器平臺的需求也逐漸增加,例如北京大學(xué)神經(jīng)科學(xué)研究所部級重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的電生理儀器由原來的5套系統(tǒng)增加到9套系統(tǒng)。由于電生理平臺價(jià)值高、占用空間大,需要將其作為一個公共實(shí)驗(yàn)平臺來管理，這給電生理儀器平臺的管理提出了新的要求[1-2]。為提高電生理儀器公共平臺的管理水平,做好設(shè)備的正常預(yù)約、登記、計(jì)時(shí)、收費(fèi)、儀器設(shè)備維護(hù)和故障處理[3-4],北京大學(xué)采用儀器授權(quán)管理系統(tǒng)[5],較好地解決了電生理公共平臺的一系列管理問題。

1 實(shí)驗(yàn)室儀器授權(quán)共享管理系統(tǒng)

儀器授權(quán)共享管理系統(tǒng)主要包括客戶端、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和控制器3部分,它們通過網(wǎng)絡(luò)連接構(gòu)建為一個整體?？蛻舳思礊槠胀╓eb瀏覽器(如圖1所示),無需增加特殊軟件,即可在任何有網(wǎng)絡(luò)的地方隨時(shí)預(yù)約、查詢；數(shù)據(jù)庫服務(wù)器完成各項(xiàng)數(shù)據(jù)的處理,包括使用人員的注冊、預(yù)約、使用和收費(fèi)信息及設(shè)備的管理；控制器包括電源控制器、電腦控制器及門禁控制器。

電生理公共平臺因每套系統(tǒng)都配有電腦,最適合通過電腦控制器和儀器配套的計(jì)算機(jī)進(jìn)行用戶登錄管理,既方便管理,又可以防止用戶自行換掉顯示器脫離管理。用戶將普通IC卡(如校園一卡通)置于控制器上,即可刷卡使用已授權(quán)的儀器。整套系統(tǒng)所用的網(wǎng)絡(luò)可以是校園網(wǎng)或?qū)嶒?yàn)室局域網(wǎng),不需改裝儀器,簡單易用[5-12]。儀器授權(quán)共享管理系統(tǒng)的主要功能模塊是授權(quán)管理模塊和預(yù)約共享管理模塊。

圖1 管理員登錄界面

1.1 授權(quán)管理模塊

超級管理員通過此項(xiàng)功能模塊對普通管理員或其他特定人員授權(quán),使其無需預(yù)約或在網(wǎng)絡(luò)不通時(shí)使用儀器。

儀器管理超級管理員可將每套系統(tǒng)授權(quán)給電生理實(shí)驗(yàn)室管理員,使其在網(wǎng)絡(luò)故障的情況下可及時(shí)開啟儀器,避免影響使用者實(shí)驗(yàn)。對于與電生理設(shè)備配套使用的用時(shí)較短、使用頻繁的常規(guī)檢測設(shè)備(如滲透壓儀),可對使用人員授權(quán)使用,方便用戶即時(shí)刷卡使用,不用預(yù)約。

電生理公共平臺管理員經(jīng)超級管理員授權(quán)后可直接查看哪套系統(tǒng)正在被哪個用戶使用,以及每次上下機(jī)時(shí)間和有無故障等情況,發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后,可直接聯(lián)系當(dāng)前使用人員,核實(shí)故障原因后及時(shí)檢修。

1.2 預(yù)約共享管理模塊

電生理公共平臺最好是專人專用,但是由于重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室空間有限,無法實(shí)現(xiàn)每個使用者專用一套系統(tǒng),因此需要加強(qiáng)用戶管理、設(shè)備管理和預(yù)約使用管理。

1.2.1 用戶管理

使用者向儀器管理員遞交申請,填寫必要的信息。申請內(nèi)容主要包括用戶姓名、身份、聯(lián)系方式、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)熜彰⒄n題名稱、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)熞庖姟⑹褂脤?shí)驗(yàn)室的起止時(shí)間等。設(shè)備管理員按照重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室的相關(guān)規(guī)定決定是否允許申請者使用儀器設(shè)備。儀器管理員應(yīng)對使用者進(jìn)行操作培訓(xùn)和考核,如考核合格,管理員可以在系統(tǒng)中為該用戶開通使用權(quán)限,如果考核不合格則不予開通,直至考核通過才允許使用。

1.2.2 設(shè)備管理

(1) 設(shè)備信息的錄入。管理員可將電生理設(shè)備錄入系統(tǒng),填寫設(shè)備的詳細(xì)資料,如設(shè)備的圖片、使用方法、安放位置以及該設(shè)備是否需要預(yù)約使用。

(2) 設(shè)備預(yù)約時(shí)間的設(shè)置。由于電生理實(shí)驗(yàn)具有一些特殊性,單細(xì)胞膜片鉗需要制備細(xì)胞、腦片膜片鉗需要制備腦組織片、在體細(xì)胞外記錄需要對動物進(jìn)行手術(shù)處理,這一切都有可能出現(xiàn)意外，導(dǎo)致標(biāo)本制備時(shí)間與計(jì)劃有出入。所以，電生理設(shè)備需要設(shè)成提前幾分鐘預(yù)約,以便前一個預(yù)約者臨時(shí)取消預(yù)約時(shí),其他使用者可以隨時(shí)預(yù)約使用電生理公共平臺。

(3) 實(shí)時(shí)觀察正在使用的設(shè)備。包括設(shè)備運(yùn)行開始時(shí)間、使用時(shí)長、儀器狀態(tài)等,并且可隨時(shí)查詢儀器的使用記錄,以便儀器出現(xiàn)問題時(shí)追查責(zé)任、查明原因,及時(shí)準(zhǔn)確地處理問題。

1.2.3 預(yù)約管理

設(shè)備管理人員可查看電生理公共平臺當(dāng)前預(yù)約情況、歷史預(yù)約情況、爽約和改約情況。由于電生理實(shí)驗(yàn)存在一些不可預(yù)測的因素,所以爽約的情況比較常見。因此,要求使用者及時(shí)取消預(yù)約或者改約,以方便其他使用者能夠及時(shí)預(yù)約使用,使儀器得到有效利用。

1.3 用戶使用流程

(1) 入室申請。按照該儀器管理系統(tǒng)規(guī)定,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或?qū)熥圆⒋嫒肟蒲薪?jīng)費(fèi)后,其名下的使用者完成注冊,然后按照電生理公共平臺的管理規(guī)定,將導(dǎo)師簽字后的入室申請?zhí)峤唤o管理員。

(2) 培訓(xùn)考核。使用者向管理者預(yù)約時(shí)間進(jìn)行平臺使用的培訓(xùn)和考核,經(jīng)考核合格后,管理者開通申請使用者的儀器使用權(quán)限。

(3) 預(yù)約和使用。用戶用注冊的賬戶和密碼登錄儀器預(yù)約平臺,選擇需預(yù)約的儀器后,在可預(yù)約的時(shí)間段內(nèi)選擇使用時(shí)間,如實(shí)驗(yàn)出現(xiàn)意外,無法在預(yù)約時(shí)間段內(nèi)使用該儀器,可隨時(shí)取消預(yù)約或改約,必要時(shí)口頭通知后續(xù)使用者,避免影響他人實(shí)驗(yàn)。

2 電生理公共平臺的管理特點(diǎn)

2.1 專業(yè)性強(qiáng),使用者須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)

電生理實(shí)驗(yàn)需要多種大型儀器的操作,包括倒置/正置熒光顯微鏡、顯微操縱器、電生理信號放大器、熒光探測器、振動切片機(jī)、冰點(diǎn)滲透壓儀、電極拉制儀以及拋光儀等。除了操作上的要求外,電生理公共平臺的使用者還需要具備相關(guān)電生理基礎(chǔ)知識,所以培訓(xùn)和考核要求更高、所需時(shí)間更長。由于電生理實(shí)驗(yàn)的特殊性,使用者必須經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)并且考核合格后才能使用。

基于電生理公共平臺管理和用戶培訓(xùn)的特點(diǎn),平臺需要配備足夠的、高素質(zhì)的管理人員。

2.2 維修費(fèi)用需要合理分擔(dān)

電生理公共平臺的大型儀器設(shè)備大多是進(jìn)口設(shè)備,維修費(fèi)用比較高。但并不是所有課題組都使用電生理公共平臺,所以維修費(fèi)用由所有課題組公攤維修費(fèi)存在一定的不合理性,需要更合理地解決維修費(fèi)用來源問題。

3 儀器授權(quán)管理系統(tǒng)的應(yīng)用

3.1 保證使用者均經(jīng)過培訓(xùn)

在儀器授權(quán)管理系統(tǒng)中,超級管理員把電生理公共平臺中每臺儀器的管理權(quán)限下放給管理人員,只有使用者通過管理人員的考核、能夠獨(dú)立操作,才可以開通用戶預(yù)約使用電生理儀器的權(quán)限,杜絕使用者未經(jīng)培訓(xùn)、考核而私自使用儀器及損壞儀器的現(xiàn)象。

3.2 預(yù)約使用管理制度的實(shí)現(xiàn)

以往設(shè)備使用情況都是靠使用者在儀器使用記錄本上登記,但由于沒有管理人員監(jiān)督,如有使用者沒有登記，則出現(xiàn)問題后很難查明原因和分清責(zé)任。儀器授權(quán)管理系統(tǒng)需要通過刷卡上下機(jī),可自動記錄儀器的使用情況,實(shí)現(xiàn)對設(shè)備使用人員的實(shí)時(shí)管理,對出現(xiàn)故障的儀器,可以根據(jù)儀器使用記錄追查使用者并找到故障原因,以便維修。

3.3 合理收費(fèi),體現(xiàn)公平

儀器授權(quán)管理系統(tǒng)可以實(shí)時(shí)記錄每個使用者使用儀器的時(shí)間,根據(jù)時(shí)間和收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算每次使用的費(fèi)用,實(shí)時(shí)從項(xiàng)目負(fù)責(zé)人名下的預(yù)付款中扣繳。所收取的儀器使用費(fèi)可以用來支付電生理公共平臺維修所發(fā)生的費(fèi)用,以保證平臺的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。遵循多用多付費(fèi)的原則收取使用費(fèi)比較合理。

3.4 節(jié)約人力,提高效率

電生理公共平臺的管理人員可以隨時(shí)隨地通過互聯(lián)網(wǎng)登錄儀器授權(quán)管理系統(tǒng),查看儀器的預(yù)約和使用狀態(tài),及時(shí)處理出現(xiàn)的問題,不再花費(fèi)大量時(shí)間巡視實(shí)驗(yàn)室，大大提高了管理效率。

4 尚待解決的問題

4.1 使用記錄查詢問題

目前,儀器授權(quán)管理系統(tǒng)對儀器使用歷史記錄的查詢,是將所有儀器、各個時(shí)間段使用情況混在一起列表,如果管理員欲查詢某臺儀器、某一時(shí)間段的使用情況,就要在所有儀器的使用歷史列表中查找。如果該系統(tǒng)能根據(jù)需要方便地查詢儀器的使用情況,管理會更高效和便捷。

4.2 故障報(bào)修問題

如果儀器出現(xiàn)故障,使用者可以在退出操作時(shí)填寫故障單,但是儀器授權(quán)管理系統(tǒng)不會就此故障提示管理員,仍然需要使用者通知管理員。如果使用者沒有通知管理員,儀器故障將不能及時(shí)處理,以致影響其他用戶的使用。因此,需要為儀器授權(quán)管理系統(tǒng)增加儀器異常的短信通知功能,使管理員能及時(shí)獲得儀器發(fā)生故障的信息并及時(shí)予以排除。

4.3 多個儀器組成的平臺管理問題

電生理儀器設(shè)備通常是由多個儀器配合使用,一套完整的電生理系統(tǒng)至少包括信號放大器、數(shù)據(jù)采集器、電子刺激器、熒光顯微鏡、蠕動泵、噪音清除器和計(jì)算機(jī)等,如此多的儀器設(shè)備都要通過控制計(jì)算機(jī)來控制。但是,如果使用者僅是刷卡下機(jī),只是關(guān)閉計(jì)算機(jī),而未關(guān)閉非控制器控制的儀器(例如顯微鏡汞燈、信號放大器等),就會造成儀器空耗甚至發(fā)生故障,此問題還需管理系統(tǒng)進(jìn)一步完善后解決。

5 結(jié)語

儀器授權(quán)管理系統(tǒng)解決了電生理公共平臺管理上存在的諸多問題,顯著提高了管理效率,為科研工作的順利進(jìn)行提供保障。該系統(tǒng)將進(jìn)一步完善管理功能,在提供服務(wù)、遠(yuǎn)程管理等方面更好地為科研管理工作服務(wù)。

致謝:韓濟(jì)生院士、王韻教授、崔彩蓮教授、邢國剛教授、伊鳴研究員對管理平臺作出的貢獻(xiàn)。

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Application of instruments authorized sharing management system in management of lectrophysiological public platform

Cai Jie, Liao Feifei, Huang Yanhua, Wang Xinhong, Kong Jinge, Cui Shuang, Xing Guogang, Wan You

(Neuroscience Research Institute , Peking University, Beijing 100191, China)

Using instruments authorized sharing management system can meet the management requirement of the electrophysiological public platform depending on instruments booking, using, billing, user training and authorization, etc. Administrators authorize their applications and keep records and queries, to achieve unified management, real-time processing and proper functioning of the electrophysiological public platform.The application of this system can reduce laboratory space, avoid repeated purchase of instruments and equipment, and also provide references for improving management efficiency of a large-scale instrument platform.

ectrophysiological publice platform; laboratory management; information system

10.16791/j.cnki.sjg.2017.03.037

2016-10-15

北京大學(xué)“985工程”三期創(chuàng)新平臺(BMU20100024)

蔡捷(1980—),女,山東禹城,碩士,主管技師,研究方向?yàn)殡娚韺?shí)驗(yàn)室的管理與維護(hù).

E-mail：caijie@bjmu.edu.cn

G482

A

1002-4956(2017)3-0147-04