工程合同管理探究
——合同審計帶來的思考

吳卓華

中新蘇州工業(yè)園區(qū)開發(fā)集團股份有限公司 江蘇 蘇州 215123

為營造建筑市場的良好氛圍，提高工程合同管理水平，減少合同執(zhí)行中的矛盾，提升審計效率及資金使用效率，我們制定了規(guī)范化的管理流程和一系列的管理辦法，如合同管理辦法、建設(shè)資金管理辦法、審計管理辦法等。但由于工程項目的復(fù)雜性和參建組織多，管理人員的專業(yè)水平參差不齊等，工程合同審計中出現(xiàn)合同管理的周期過長，結(jié)算審計中存在矛盾等問題[1-2]。為進一步規(guī)范工程合同管理，本文結(jié)合合同審計中出現(xiàn)的問題進行了分析，并提出了相應(yīng)的管理措施。

1 工程合同的生命周期

工程合同的生命期包括合同的形成階段和執(zhí)行階段。工程合同一般通過招投標來形成，從草擬招標文件到合同簽訂為止為合同的形成階段。從簽訂合同到完成施工、驗收交付使用，保修結(jié)束并完成竣工結(jié)算審計為合同的執(zhí)行階段。工程合同的管理貫穿于工程合同的整個生命周期中，并與合同策劃、合同起草/審查、合同分析、合同交底、合同監(jiān)督、合同跟蹤、變更管理、索賠管理、后評估等管理職能相協(xié)調(diào)。

2 工程合同的管理周期過長的原因分析

工程合同的管理周期過長主要反映在項目開工到竣工結(jié)算審計完成的時間上，究其原因與前期設(shè)計完善程度、招標控制價編制水平、施工合同條款和招標文件規(guī)定的一致性、現(xiàn)場管理水平、現(xiàn)場簽證、變更管理水平、竣工文件資料的完整性等管理工作水平緊密相關(guān)。

建設(shè)單位為了追求投資回報，盡快回籠資金，無論是出租還是銷售項目都有明確的交付時間。即使是政府投資的道路、橋梁等非營利項目，也為了減少對周邊居民的影響，帶動周邊工廠、商業(yè)等的發(fā)展，增加當?shù)囟愂?，提前發(fā)布了項目的竣工交付時間。時間緊、任務(wù)急的項目不得不壓縮工期，倒排設(shè)計完成時間、招標時間、施工時間，邊設(shè)計邊招標，審圖結(jié)束后再招標的項目極少。這樣，在招標、施工過程中就會產(chǎn)生大量的變更。有的發(fā)生了顛覆性的變化，設(shè)計師很難一一對照出變更圖，或者說出變更圖要花費大量的時間進行對比，因此就直接進行圖紙升版。在招標階段升版，標底編制時間本來就緊，標底編制人員很難確保能完全對照出兩版圖紙的差異，并且在調(diào)整工程量清單時不出錯。有的工程在招標結(jié)束后施工圖直接升版，參與投標和施工的預(yù)算員大都不是同一人，到項目施工結(jié)束參與施工的預(yù)算員可能不知道施工圖紙與招標圖發(fā)生了變化，竣工結(jié)算編制完成后甚至在審計過程中才發(fā)現(xiàn)價格差異，反查原因、補辦變更手續(xù)，延長了審計完成時間。在施工階段圖紙升版，也增加了現(xiàn)場管理的難度。有的施工單位沒有專業(yè)的預(yù)算員在現(xiàn)場，難以進行量大的計算，只能大致估算，提高了施工單位對結(jié)算的預(yù)期，增加了審計的難度，無形中延長了審計結(jié)束時間。

依照GB 50500—2013《建設(shè)工程工程量清單計價規(guī)范》的相關(guān)規(guī)定，使用國有資金投資的建設(shè)工程發(fā)承包，必須采用工程量清單計價，實行工程量清單計價的工程，應(yīng)采用單價合同。因此工程量清單及招標控制價是政府或者國有企業(yè)投資項目的報價基礎(chǔ)。工程量計算錯誤，如果被投標人發(fā)現(xiàn)，會存在不平衡報價的風險，將來通過簽證、變更增加工程量以達到增加工程造價的目的，從而給業(yè)主帶來直接損失，或者在進度款支付上給業(yè)主帶來利息損失。工程量清單的準確性直接影響了竣工結(jié)算的難易度和進度。

施工合同條款和招標文件規(guī)定應(yīng)該保持一致性，并需注重項目的質(zhì)量、進度、造價、安全管理等實質(zhì)性內(nèi)容，才能促進項目的有序推進。但在實際操作中少數(shù)項目的合同和招標文件發(fā)生實質(zhì)性改變，例如固定總價合同改為單價合同、主要品牌調(diào)整。究其原因主要可歸納為以下幾方面：

1）招標文件審核流程長，簽字人員多，項目招標時間緊、任務(wù)急，為了節(jié)約招標時間，招標文件的討論和簽字流程同時走，后續(xù)討論發(fā)生了改變未及時更改到存檔的招標文件里，就直接在發(fā)標的招標文件里改了，導(dǎo)致合同和招標文件條款不一致。

2）中標后合同洽談一致，由施工單位進行備案，施工單位先打印蓋章后再給業(yè)主蓋章。招標過程里合同版本變了幾版，施工單位打印的可能不是最終版，當然也不排除個別單位在打印前有意做了微調(diào)。施工單位蓋章后的合同，業(yè)主沒有進行合同的一致性審核，沒有發(fā)現(xiàn)施工單位進行了調(diào)整。這種變化比較隱秘，精明的施工單位則會利用有利于自己的條款，如調(diào)低個別品牌要求不提出變更，審計時一旦發(fā)現(xiàn)往往爭議很大，雙方很難在短時間內(nèi)達成一致。

3）當然也發(fā)現(xiàn)部分施工合同不夠完善，存在影響社會穩(wěn)定、降低績效等風險。

現(xiàn)場簽證、變更的辦理進度和管理水平，直接影響竣工結(jié)算的送審時間和審計的進度。大部分施工單位沒有專職駐場預(yù)算員，簽證、變更的工程量由現(xiàn)場項目經(jīng)理或者施工員提供，公司預(yù)算員負責組價。施工階段往往任務(wù)重，項目經(jīng)理或者施工員主要精力放在安排生產(chǎn)、組織進材料、現(xiàn)場放樣、安全監(jiān)督等，沒有足夠的時間計算簽證、變更工程量。經(jīng)過統(tǒng)計，大部分項目的過程簽證、變更竣工后補率為30%～50%，個別工期短的項目達80%～90%。這樣項目竣工到結(jié)算送審時間少則3～5個月，多則1～2年。

現(xiàn)場簽證、變更管理水平更是參差不齊，附有造價編制的簽證、變更須經(jīng)監(jiān)理和建設(shè)單位分級審核批示后，才能匯總計入竣工結(jié)算。有的施工單位竣工結(jié)算報送時，自行計入3～5份未辦理報批手續(xù)的簽證、變更，待審計發(fā)現(xiàn)手續(xù)不完善再進行補充，大大影響了結(jié)算審計的進度。有的分包單位將單價合同和按實結(jié)算混為一談，認為單價合同就是按實結(jié)算，做了就該算費用，不需要辦簽證、變更，直接進行費用報批。單價合同并不一定按實結(jié)算，按實結(jié)算的通常是單價合同，按實結(jié)算不能脫離原合同不履行報批手續(xù)。

在竣工文件資料的編制上，一般特級、一級單位人員的配備齊全，文化程度也相對較高。配有專職資料員的項目，竣工圖紙的編制基本符合規(guī)范要求，相關(guān)變更也能反映在竣工圖紙上，圖紙的節(jié)點也相對完整，其他竣工資料也相對完善。大部分單位資料員由項目經(jīng)理或者施工員兼任，施工過程中忙生產(chǎn)，竣工后忙竣工結(jié)算編制，最后才考慮竣工圖的編制。實在沒時間直接在施工圖上蓋竣工章先送審計。審計現(xiàn)場核對時發(fā)現(xiàn)簽證、變更沒有反映在竣工圖上再去繪制。有的項目經(jīng)理或者施工員輾轉(zhuǎn)其他工地，有的時間長記憶模糊了，需要對著原始資料反復(fù)回憶才能想起細節(jié)再畫上去。監(jiān)理審核時也存在輾轉(zhuǎn)其他工地、記憶模糊的情況，需要更長時間的回憶才能簽字、蓋章?？⒐D的編制時間長達數(shù)月，對審計的影響就更長了。有的審計人員接受審計任務(wù)的時候有時間審核，但等竣工圖補齊了，手上卻有其他緊急的編審任務(wù)，審計進度只能延后，要是項目大，可能要等一兩個月。

結(jié)算送審后，業(yè)主要求審計人員制定工作計劃，審計人員會對照《建設(shè)工程價款結(jié)算暫行辦法》（財建〔2004〕369號）的規(guī)定，500萬元以下20天內(nèi)、500萬～2 000萬元30天內(nèi)、2 000萬～5 000萬元45天內(nèi)、5 000萬元以上60天內(nèi)，把可以計算的都算好，提交初步審核結(jié)果，要最終完成審計需要施工單位提交的結(jié)算資料完整。實行工程量清單計價規(guī)則和單價合同后，能夠提交完整竣工結(jié)算資料的單位不足10%。不是簽證、變更手續(xù)不完善，就是變更在竣工圖上沒有繪制完全，當然也存在資料員對完善結(jié)算審計資料的理解有偏差。

對賬的過程是參與項目結(jié)算的人員與審計人員之間的交流過程。無論施工人員還是審計人員，手頭上都有好幾個項目，只能見縫插針進行交流，無形中拉長了審計完成時間。個別碰到自身身體原因，或者家庭原因如動遷、生孩子等，也會影響審計完成時間。由于對賬的前提是計算完成才能核對，沒參與該項目計算的人員無法臨時來替代核對，所以無論施工人員還是審計人員，不是在春節(jié)急需資金的時候，即使延長完成審計時間也不會著急催著對方完成審計。

3 提升工程合同管理效率的具體措施

3.1優(yōu)化審批流程，提高審批效率

簽證、變更從施工單位施工前提出到專業(yè)監(jiān)理和總監(jiān)審批，再經(jīng)業(yè)主現(xiàn)場代表、設(shè)計、合約、成本審批通過后報部門領(lǐng)導(dǎo)、分管領(lǐng)導(dǎo)、董事長審批后施工，大約需10個人簽字，每人2天，簽完約需1個月。因此必須優(yōu)化審批流程，精簡審批人員，比如設(shè)計、合約是否每個簽證、變更都牽扯到，領(lǐng)導(dǎo)審批是否可以分級或者分工等，可以根據(jù)項目的規(guī)模、造價、緊迫程度優(yōu)化審批流程，并規(guī)定每個人的審批時間，提高審批效率。

3.2開展合同管理培訓(xùn)，準備完善的報批資料

項目開工后，立即進行設(shè)計、施工組織、合同等的交底，開展合同管理以及報批流程的培訓(xùn)。參加培訓(xùn)的人員從項目經(jīng)理到施工班組，做到參建人員都了解合同的內(nèi)容，并熟練掌握合同規(guī)定的質(zhì)量驗收、簽證、變更報批等流程，從項目開工就落實合同的規(guī)定，及時準備完善的報批資料。

3.3加強溝通交流，做好過程控制

建設(shè)單位與監(jiān)理、施工單位每月召開工作會議，安排3個月的資金計劃，協(xié)調(diào)工程量清單、審計、支付等與合同執(zhí)行相關(guān)的工作，形成工程合同執(zhí)行情況與建設(shè)資金計劃供參建各方參考。合力解決施工過程中施工單位、業(yè)主代表、合約等提出的與合同、造價相關(guān)的問題。遇到棘手的問題一定要做好溝通，而不是把矛盾后移到審計階段。

3.4總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提高管理水平

不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，分析合同執(zhí)行過程中的得與失，提高管理水平，做好事前、事中、事后控制。在結(jié)算審計過程中，建設(shè)單位協(xié)調(diào)好中介機構(gòu)與施工單位之間的關(guān)系，及時帶領(lǐng)審計人員、施工單位到現(xiàn)場核實、計量工程量，組織審計疑問解答，積極與審計人員和施工單位溝通，盡量以平和的方式解決審計過程中的矛盾。技術(shù)與策略相結(jié)合，有效控制審計時間，早日完成合同執(zhí)行，提高建設(shè)資金的使用效率。

4 結(jié)語

隨著工程領(lǐng)域的規(guī)范化發(fā)展，必須進一步加快合同執(zhí)行、提升資金使用效率。通過分析發(fā)現(xiàn)了影響合同執(zhí)行進度的主要環(huán)節(jié)，如條款管理、變更簽證審管理、結(jié)算管理等。在工程合同執(zhí)行時間過長的問題上，參建各方要提高認識，統(tǒng)一思想，盡早解決合同執(zhí)行中的疑難雜癥。首先，相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)與時俱進了解報批的要求和審批流程，各個項目都有不同的要求，不能想當然地按照上一個項目執(zhí)行；其次，加強培訓(xùn)不斷提高專業(yè)知識，按照驗收、審計等的要求，整理簽證、變更、竣工圖等資料；最后，建立健全相關(guān)管控制度，優(yōu)化審批流程，并利用現(xiàn)代化的辦公系統(tǒng)，提高報批效率，促進合同管理各方通力協(xié)作，提高合同管理水平和管理效率。