環(huán)境檔案管理實現(xiàn)電子化信息化的必要性

李丹

摘 要：隨著經(jīng)濟及社會的不斷發(fā)展，國家對城市環(huán)境衛(wèi)生檔案的管理工作越來越重視，其管理方式也從傳統(tǒng)管理方式逐步朝著電子化信息化的方向發(fā)展。該文主要從城市環(huán)境檔案管理電子化信息化的必要性入手，重點對當前環(huán)境檔案電子化信息化管理過程中存在的問題及解決措施進行了分析和闡述，希望給行業(yè)相關(guān)人士提供一定的參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：環(huán)境檔案 電子化 信息化 管理

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2016）11（b）-0114-02

在環(huán)境檔案管理過程中，環(huán)境文書檔案和環(huán)境業(yè)務(wù)檔案等紙質(zhì)檔案的收集和整理工作是最基礎(chǔ)的工作。新時期，相關(guān)單位應(yīng)對信息技術(shù)予以充分利用，有效實現(xiàn)環(huán)境檔案的信息化管理。為此，我們應(yīng)對電子文件特點予以充分認識，并與環(huán)?？萍紭I(yè)務(wù)檔案實際情況緊密結(jié)合，采取合理措施，以確保環(huán)境檔案的完整性與安全性，為環(huán)境治理、監(jiān)測、防治等一系列工作提供精準、全面的檔案資料。

1 城市環(huán)境衛(wèi)生檔案管理電子化信息化的必要性

城市的環(huán)境保護工作是一項長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，且每次環(huán)保整治或者監(jiān)管工作都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)信息，如果仍舊沿用以往的紙質(zhì)檔案管理模式，則會明顯增加工作人員的工作壓力，且紙質(zhì)檔案也難以長久保存。該文主要從電子文件特點、歸檔方式以及檔案存儲的長久性這3個方面，對城市環(huán)境檔案管理電子化信息化的必要性進行分析和闡述。

1.1 電子文件特點

所謂電子文件，指的是人們將計算機光盤、磁片等作為載體進行電子信息保存的一種文件，比如電子文件、電子圖片、電子郵件等。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，電子化環(huán)保檔案管理具有以下幾個特點：第一，借助計算機及互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備進行保存，而不是直接在紙上書寫；第二，在傳輸過程中可以借助計算機及互聯(lián)網(wǎng)，有效實現(xiàn)資源共享的同時，加快信息的傳輸速度，且不受時空限制；第三，電子化信息化環(huán)境檔案雖然不會出現(xiàn)紙質(zhì)檔案那種發(fā)黃、發(fā)霉的情況，但是會受到濕度和溫度等環(huán)境因素的影響。

1.2 歸檔電子文件的方式

當前，在對電子檔案進行歸檔的過程中，通常需要將文件保存到磁盤上，以便長期保存。但是在實際操作過程中，因電子載體的穩(wěn)定性較低，且耗損嚴重，極易出現(xiàn)電子文件無法長期、完好保存的情況出現(xiàn)。因此，在對電子檔案進行歸檔的過程中，還應(yīng)制作多種備份，這在無形中增加了管理人員的工作強度。為有效提升電子檔案的保存效率，相關(guān)單位應(yīng)對電子化信息化專業(yè)人才予以充分利用，并對規(guī)劃工作以及日常工作予以定期規(guī)定，存入磁盤，有效提升文件的穩(wěn)定性與安全性。

1.3 保證信息安全、長久儲存

信息安全意味著信息的精準性和客觀性。通常情況下，城市環(huán)境檔案都帶有印章和簽署標志，因此，在對電子文件進行歸檔操作的過程中，應(yīng)盡可能將這些標志完整保存，同時為確保檔案資料的安全性，還應(yīng)對紙質(zhì)檔案予以妥善保管。這樣一來，通過紙質(zhì)、光盤以及網(wǎng)絡(luò)等方式，可以大大提升城市環(huán)境檔案信息的長久性和安全性。

2 環(huán)保檔案管理電子化信息化過程中存在的問題

2.1 缺乏對檔案管理信息化的足夠認識

具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，在實際工作過程中，很多環(huán)境檔案管理工作人員仍舊將工作重點放在傳統(tǒng)手工操作上，并未對檔案管理電子化信息化的便利性和重要意義予以充分認識；第二，相關(guān)環(huán)保部門未能對檔案管理電子化信息化建設(shè)的重要性與緊迫性予以充分認識，檔案管理電子化信息化建設(shè)浮于形式，無法發(fā)揮其重要功能；第三，沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式不僅浪費了資源，還拉低了檔案管理的效率，更無法與社會發(fā)展相適應(yīng)。

2.2 資金投入不足

沒有充分的資金，環(huán)境檔案管理電子化信息化工作很難開展。特別對于經(jīng)濟欠發(fā)達的西部地區(qū)，當?shù)丨h(huán)保部門對檔案電子化信息化工程建設(shè)過程中所需要的一系列基礎(chǔ)設(shè)施沒有投入足夠的資金，人力上的投入更是少之又少，這對城市環(huán)境檔案管理電子化信息化的發(fā)展形成了嚴重的阻礙。

2.3 檔案管理體制不夠完善

環(huán)境檔案管理信息化作為一種新興事物，并未在國內(nèi)形成一套相對完善的理論。具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，技術(shù)方面，國內(nèi)關(guān)于環(huán)境管理電子化信息的軟件技術(shù)參差不齊，其通用性與實用性也存在較大差距；第二，檔案管理信息化編碼不統(tǒng)一，大大增加了環(huán)境檔案信息化建設(shè)的難度。

2.4 缺乏專業(yè)人才

環(huán)境檔案管理電子化信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，主要包括計算機硬件、網(wǎng)絡(luò)、信息處理以及微電子等內(nèi)容，這要求檔案管理工作人員不僅要具備專業(yè)的計算機操作技能，還要對相關(guān)業(yè)務(wù)知識予以充分了解，并具有較高的職業(yè)道德和利用信息的能力。但是在實際工作過程中，國內(nèi)環(huán)境檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高，非專業(yè)人士占據(jù)較大比例，能夠系統(tǒng)掌握檔案管理的復(fù)合型信息技術(shù)人才十分缺乏。

3 環(huán)境檔案管理電子化信息化的改進

3.1 提高認識，加強領(lǐng)導力

具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，加強對環(huán)境檔案管理電子化信息化宣傳和教育的力度，并將檔案電子化信息化建設(shè)工作列入重要議事日程中；第二，相關(guān)政府部門應(yīng)從戰(zhàn)略性角度出發(fā)，加大對環(huán)境檔案管理電子化信息化建設(shè)的領(lǐng)導力度，構(gòu)建完善的環(huán)保檔案信息工作平臺；第三，采取合理措施，有效提升環(huán)境檔案管理工作人員的工作效率、工作質(zhì)量以及服務(wù)水平，并依據(jù)當?shù)貙嶋H工作情況，對工作人員進行分類指導和培訓；第四，加強對環(huán)境檔案管理電子化信息化建設(shè)的創(chuàng)新，為促進環(huán)境檔案電子化信息化建設(shè)打下堅實基礎(chǔ)。

3.2 加大經(jīng)費投入

具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，實行多渠道集資方式，如果財力無法一步到位，可以采取分期投入的方式，減少資金壓力；第二，增配諸如計算機、縮微設(shè)備、掃描儀、復(fù)印機、打印機等現(xiàn)代化的辦公設(shè)備；第三，對內(nèi)連接局域網(wǎng)，對外連接因特網(wǎng)，加大信息安全防護力度；第四，增加對設(shè)備后期的維護力度，以確保其能夠長期有效運行。

3.3 對環(huán)保檔案管理電子化信息化制度予以建立和完善

具體來說，主要表現(xiàn)為以下幾個方面：第一，在某一地區(qū)或者城市建立統(tǒng)一的中心檔案館，并做大做強，全面提升中心檔案館的影響力和輻射力；第二，從體制上對檔案館的管理工作進行改革，從法制上對檔案管理工作過程中涉及的利益問題予以妥善解決，從制度上建立一套有利于環(huán)保檔案管理電子化信息化的運行機制。

3.4 加大相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度

在對相關(guān)數(shù)據(jù)庫進行建立和完善的過程中，全文數(shù)據(jù)庫一般可以采用原文掃描和數(shù)據(jù)導入兩種方式，謹遵“能導就導，不能導就掃”的原則，并對已有電子文件材料予以充分利用，做好數(shù)據(jù)的導入工作，避免重復(fù)。同時，針對利用頻率高、專業(yè)性強以及重要的檔案材料進行數(shù)字化管理，對備份和異地保存工作予以高度重視，以免因硬件及服務(wù)器等故障導致文件丟失的情況出現(xiàn)。

3.5 提升檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

人才培養(yǎng)是有效實現(xiàn)環(huán)境檔案管理電子化信息化的基礎(chǔ)和前提，然而當前很多單位因缺乏專業(yè)的計算機及檔案管理復(fù)合型人才而對檔案管理工作產(chǎn)生嚴重的阻礙，所以，新時期，相關(guān)單位必須采取合理措施，加大對工作人員計算機技術(shù)的教育和培訓，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素養(yǎng)。

4 結(jié)語

總而言之，環(huán)境檔案管理電子化信息化不僅能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，還能有效提升文件的安全性，提升環(huán)境檔案管理電子化信息化的工作效率，為城市環(huán)境保護、治理工作提供完整、客觀的數(shù)據(jù)參考。

參考文獻

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