四套護(hù)法打造高效管理環(huán)境

丁雪峰

移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代企業(yè)經(jīng)營(yíng)出現(xiàn)了很多創(chuàng)新，比如互聯(lián)網(wǎng)思維、用戶至上思維、免費(fèi)與用戶體驗(yàn)思維，這些創(chuàng)新要求企業(yè)管理建立與時(shí)代相適應(yīng)的透明企業(yè)文化、柔性組織、去中心化管理模式、智能化的大數(shù)據(jù)管理工具等新方式方法。筆者提出的“輕管理”理論認(rèn)為，無(wú)論企業(yè)管理環(huán)境和管理方式方法如何創(chuàng)新，只有管理工具和方法與管理環(huán)境相匹配，管理才會(huì)有效。因此，移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代單純強(qiáng)調(diào)管理創(chuàng)新和管理工具和方法的科學(xué)性是沒(méi)有用的，要讓管理有效，必須從系統(tǒng)的角度解決管理問(wèn)題。

管理是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，這個(gè)系統(tǒng)主要由高效管理、規(guī)范管理、文化管理三個(gè)層次的管理子系統(tǒng)組成。企業(yè)管理系統(tǒng)應(yīng)包含五個(gè)部分，分別是文化、管理技巧、團(tuán)隊(duì)建設(shè)、戰(zhàn)略結(jié)構(gòu)和報(bào)酬系統(tǒng)。對(duì)于管理系統(tǒng)這個(gè)“管理木桶”來(lái)講，營(yíng)銷、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、品牌、技術(shù)、資本等組成管理系統(tǒng)的任何一塊木板出現(xiàn)了短板，都有可能導(dǎo)致企業(yè)“瘸腿”。管理系統(tǒng)的三個(gè)管理層次是逐級(jí)遞進(jìn)的，做好上一個(gè)層次才能進(jìn)入下一個(gè)層次，但這三類管理子系統(tǒng)的基礎(chǔ)都是高效管理。而進(jìn)行有效管理的第一步，是打造高效的管理環(huán)境，夯實(shí)管理的基礎(chǔ)。要有效實(shí)施管理，帶出卓越的團(tuán)隊(duì)，是否具有合適的管理環(huán)境是管理行為成敗的關(guān)鍵。沒(méi)有匹配的管理環(huán)境，再好的管理措施，再卓越的團(tuán)隊(duì)都無(wú)法有效開(kāi)展工作。因此，打造高效管理的環(huán)境，是領(lǐng)導(dǎo)者帶團(tuán)隊(duì)的首要任務(wù)。打造高效的管理環(huán)境主要有四個(gè)方面。

打造高效管理的辦公環(huán)境

對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)講，創(chuàng)造一個(gè)有利于團(tuán)隊(duì)全體成員高效工作的辦公環(huán)境，是基本職責(zé)，也是讓團(tuán)隊(duì)成員感受領(lǐng)導(dǎo)誠(chéng)意的重要標(biāo)志。很多辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：廢棄的文件夾和辦公用品隨處可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)電纜亂拉亂扯，復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)運(yùn)行緩慢、故障頻頻，公司文件雜亂無(wú)章等等，這些都會(huì)導(dǎo)致管理效率的低下。

打造高效管理的辦公環(huán)境，一是要及時(shí)更新過(guò)時(shí)的電腦、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)備。一條通用的準(zhǔn)則就是，如果電腦無(wú)法運(yùn)行一套關(guān)鍵軟件的最新版本，那么就需要進(jìn)行升級(jí)了。公司在新設(shè)備上的投資很快就可以在提高的工作效率中收回來(lái)。二是將不常用的東西轉(zhuǎn)移到其他的地方?；靵y會(huì)造成干擾，降低工作效率。比如亂拉的網(wǎng)絡(luò)線、不常用的復(fù)印機(jī)、擋路的文件柜等等，要將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。三是合理安排工作空間。許多小公司的辦公室不夠?qū)挸?，電話鈴聲、鍵盤(pán)敲擊聲和開(kāi)關(guān)門(mén)的聲音都會(huì)降低整個(gè)辦公室的工作效率。要重視工作場(chǎng)所的噪聲污染問(wèn)題并采取措施。將電話鈴聲調(diào)小，關(guān)掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低聲音。用屏風(fēng)、植物等在開(kāi)放的辦公地點(diǎn)中營(yíng)造私人空間，減少視覺(jué)干擾。四是管理職能自動(dòng)化。許多公司將原來(lái)靠人工完成的管理職能——如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡(luò)來(lái)完成，使員工可以將時(shí)間用在更為重要的公司事務(wù)上。

讓員工參與管理

在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，一方面知識(shí)日漸成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中最重要的資源，人對(duì)知識(shí)的掌握和駕馭以及由此而帶來(lái)的企業(yè)創(chuàng)新，使得人在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的地位和作用比以往任何時(shí)候都更加重要；另一方面，人的思維方式、價(jià)值觀念也發(fā)生了巨大的變化，人的自主性、個(gè)性化、自我價(jià)值實(shí)現(xiàn)的愿望等等都變得更加普遍。這些都促使企業(yè)在管理中把對(duì)人的關(guān)注、人的個(gè)性和能力的釋放、人的積極性的調(diào)動(dòng)推到了管理的中心地位，“以人為本”的管理得到了空前的強(qiáng)化。領(lǐng)導(dǎo)者帶團(tuán)隊(duì)，必須鼓勵(lì)員工參與。領(lǐng)導(dǎo)者不能命令員工忠誠(chéng)，只能通過(guò)具體的管理行為來(lái)贏得忠誠(chéng)。反過(guò)來(lái)，贏得忠誠(chéng)的領(lǐng)導(dǎo)者又能激發(fā)想要為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)自己能力的人。參與式管理可讓下級(jí)分享其直接監(jiān)管者的部分決策權(quán)。當(dāng)工作變得復(fù)雜時(shí)，管理者常常不能了解員工所做的一切，參與式管理可能得到最完善的決策。參與可以增加員工對(duì)決策的承諾，還可以為員工提供內(nèi)部激勵(lì)。通過(guò)參與管理，員工的積極性會(huì)更高，對(duì)組織更忠誠(chéng)，生產(chǎn)力水平更高，對(duì)他的工作更滿意。

讓員工參與管理，一是要讓員工了解工作的全部。員工可以更好地將自己的工作與同事的工作協(xié)調(diào)一致。二是讓全體員工了解工作結(jié)果和激勵(lì)獎(jiǎng)懲措施。管理者在對(duì)員工進(jìn)行鼓勵(lì)時(shí)，應(yīng)該鼓勵(lì)其關(guān)注工作結(jié)果，而不是糾結(jié)于工作過(guò)程。有些員工工作很辛苦，管理者可以表?yè)P(yáng)他的這種精神，但并不能作為其他員工學(xué)習(xí)的榜樣。否則，其他員工就可能會(huì)將原本簡(jiǎn)單的工作復(fù)雜化，甚至做一些表面文章，來(lái)騙取表?yè)P(yáng)?？傊ぷ鹘Y(jié)果對(duì)公司才是真正有用的，企業(yè)要全面推行目標(biāo)管理。三是加強(qiáng)與員工溝通。領(lǐng)導(dǎo)者必須不斷地與員工溝通，這要求他與其下屬之間達(dá)成良好的諒解。每名員工都應(yīng)該定期收到切實(shí)有意義的、針對(duì)其個(gè)人的反饋。而現(xiàn)實(shí)是，許多員工甚至從未收到過(guò)誠(chéng)懇的工作評(píng)價(jià)，這不免令人吃驚。蓋洛普的調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，只有約40%的員工稱上級(jí)與他們進(jìn)行過(guò)有關(guān)個(gè)人優(yōu)點(diǎn)或缺點(diǎn)的談話。為什么會(huì)這樣？因?yàn)樵S多人把績(jī)效反饋看成是對(duì)抗性質(zhì)的。但無(wú)論看上去多痛苦，績(jī)效評(píng)估對(duì)員工和組織的長(zhǎng)期成功來(lái)說(shuō)都是必要的。我們推薦將正式績(jī)效評(píng)估中80%的時(shí)間用于討論未來(lái)。四是獎(jiǎng)勵(lì)唱反調(diào)的人。這是領(lǐng)導(dǎo)者帶團(tuán)隊(duì)過(guò)程中希望聽(tīng)到員工真心話必須采取的措施。研究顯示，要想營(yíng)造坦誠(chéng)的公司文化，領(lǐng)導(dǎo)人首先就要以身作則，同時(shí)要牢記以下建議：實(shí)話實(shí)說(shuō)，鼓勵(lì)向當(dāng)權(quán)者講真話。讓層級(jí)較低的人向上級(jí)講出令人不快的真相格外困難，但這些真相恰恰是主管需要了解的，因?yàn)榛鶎訂T工常常掌握上司不知道的負(fù)面信息。如果你無(wú)法學(xué)會(huì)了解繼而質(zhì)疑自己的假設(shè)，那么企業(yè)就不可能成功開(kāi)展創(chuàng)新。

充分授權(quán)

授權(quán)是領(lǐng)導(dǎo)者帶團(tuán)隊(duì)中調(diào)動(dòng)員工主動(dòng)性、積極性的重要舉措，也是企業(yè)提高運(yùn)營(yíng)效率的重要途徑。沒(méi)有授權(quán)，就沒(méi)有團(tuán)隊(duì)，就沒(méi)有凝聚力，員工也沒(méi)有創(chuàng)造性可言。授權(quán)更是企業(yè)發(fā)展壯大的基本條件。充分授權(quán)對(duì)于知識(shí)型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)來(lái)講，是帶團(tuán)隊(duì)必須也唯一可能采取的方式。全球化和網(wǎng)絡(luò)社會(huì)的發(fā)展使公司經(jīng)營(yíng)處于透明的管理環(huán)境中。無(wú)論是企業(yè)的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，都變得越來(lái)越透明，為此透明化管理成了超越控制的管理方式。

很多老板不愿意授權(quán)，擔(dān)心員工權(quán)力大了就容易失控，做損公肥私的事情。與其將權(quán)力授予下屬，再監(jiān)督員工行使權(quán)力，還不如將權(quán)力攬?jiān)谧约菏掷锇踩?、省事。老板有這種心理可以理解。但是，授權(quán)同監(jiān)督員工正確行使權(quán)力是截然不同的兩個(gè)概念，能否敢于授權(quán)是個(gè)胸襟問(wèn)題；能否引導(dǎo)員工正確使用權(quán)力是個(gè)水平問(wèn)題；能否適度包容員工的不足卻是個(gè)氣度問(wèn)題。相對(duì)于能力強(qiáng)的老板，優(yōu)秀的人才更愿意選擇胸襟大、有氣度的老板。

創(chuàng)建透明的企業(yè)文化

企業(yè)文化是所有企業(yè)運(yùn)行的基礎(chǔ)。企業(yè)文化的實(shí)質(zhì)是：企業(yè)用什么來(lái)凝聚人心？企業(yè)用來(lái)凝聚人心的要素有三個(gè)：遠(yuǎn)景、價(jià)值觀和戰(zhàn)略目標(biāo)。在尋求以最有效的方式增加收入、管理員工、爭(zhēng)奪市場(chǎng)份額的時(shí)候，大多數(shù)經(jīng)理人想到的是某種戰(zhàn)略和舉措，而不是核心價(jià)值觀。在他們看來(lái)，諸如正直和誠(chéng)實(shí)之類的價(jià)值觀并不是競(jìng)爭(zhēng)手段。沒(méi)有公開(kāi)、誠(chéng)實(shí)和透明，你也可能取得成功，但是如果你不采取透明的管理方式，你的成功只會(huì)是曇花一現(xiàn)。有戰(zhàn)略不一定有目標(biāo)，有使命不一定有目標(biāo)，有愿景也不一定有目標(biāo)。任何一個(gè)公司的企業(yè)文化，回答的是最簡(jiǎn)單而又最根本的問(wèn)題：我們是誰(shuí)？我們?cè)谧鍪裁?？我們?yōu)槭裁匆鲞@些？我們做這些的目標(biāo)是什么？我們做什么才是正確的？

領(lǐng)導(dǎo)者打造高效的管理環(huán)境，建立透明的企業(yè)文化是讓團(tuán)隊(duì)成員有效溝通的有效途徑。透明的企業(yè)文化就是要改變傳統(tǒng)的由企業(yè)主導(dǎo)宣傳和貫徹企業(yè)文化的模式，讓企業(yè)的遠(yuǎn)景、價(jià)值觀和戰(zhàn)略目標(biāo)等關(guān)于企業(yè)的信息對(duì)全員透明，并且通過(guò)信息化的工具和手段，真正讓全體員工動(dòng)態(tài)了解和隨時(shí)掌握上述內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)企業(yè)和員工的互相了解和互相信任。透明管理是以善于變革、以人為本的當(dāng)代企業(yè)模式全方位取代臃腫的，以規(guī)章制度為中心、管理層級(jí)繁多的舊有模式。一個(gè)透明的企業(yè)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在通過(guò)透明管理方法重拾企業(yè)信心的同時(shí)為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，并讓員工認(rèn)同企業(yè)目的的重要性和實(shí)施方案。

國(guó)內(nèi)企業(yè)要全面建立起透明的規(guī)則文化，關(guān)鍵就在于將桌面下的操作，轉(zhuǎn)到桌面上來(lái)處理。規(guī)則文化的建設(shè)要做到“有法可依，有法必依，執(zhí)法必公，違法必究，守法優(yōu)秀者必賞”。企業(yè)文化的規(guī)則和制度要公正透明，同時(shí)要經(jīng)過(guò)企業(yè)各方利益代表的談判并達(dá)成最終共識(shí)，鼓勵(lì)全員遵守文化。規(guī)則和制度頒布之后，要啟動(dòng)教育機(jī)制，確立內(nèi)部信任機(jī)制，一是確保上下級(jí)的信任機(jī)制；二是建立同事間的信任機(jī)制；三是要杜絕暗箱操作的行為；四是要有明確的獎(jiǎng)勵(lì)處罰渠道；五是要運(yùn)營(yíng)內(nèi)部的民主投訴管理程序和監(jiān)察機(jī)制。 責(zé)編/寇斌