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      淺議地質(zhì)檔案管理及利用的提升

      2017-04-29 12:31:48王萍
      經(jīng)營管理者·下旬刊 2017年7期
      關(guān)鍵詞:檔案資料檔案管理工作

      王萍

      摘 要: 科技不斷發(fā)展,傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前發(fā)展需求,在當(dāng)前形式下,需要探索加強地質(zhì)檔案管理的新途徑,建立完善的管理制度及辦法,利用現(xiàn)代信息技術(shù),提高管理效果,增強對其利用,本文分析了地質(zhì)檔案管理及利用方法。

      關(guān)鍵詞:地質(zhì)檔案 管理 利用 方法

      地質(zhì)勘查檔案管理工作的重要性越來越大,在工程、交通、科研、水文等方面都具有重要作用,尤其是年代久遠(yuǎn)的檔案更具歷史價值,對檔案的管理工作十分重要。然而當(dāng)前我國很多地區(qū)的地質(zhì)檔案管理工作都較為落后,對檔案的利用率不高,限制了地質(zhì)勘探事業(yè)的發(fā)展,因此需要采用有效的管理方法和利用方法,充分發(fā)揮出地質(zhì)檔案的作用。

      一、地質(zhì)檔案管理存在問題

      1.資金投入不足,硬件設(shè)施不完備。有的地質(zhì)勘探單位在檔案管理中只注重追求短期的經(jīng)濟(jì)效益,對管理工作的認(rèn)識不足,不注重檔案管理工作,對其投入也不夠,使得資金不充足,保管設(shè)備不夠完善;還有的地勘單位在建立檔案保管庫房時沒有按照國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)建立,保存檔案的手段還很落后,存放裝具也不充足,有的檔案將其放到鐵箱和木柜中,甚至是放在地板上,沒有考慮到檔案的防塵、防潮、防火、防盜以及防蛀,使得檔案容易受到損壞。

      2.檔案管理人員整體素質(zhì)不高。一直以來檔案管理工作給人的印象都是較為傳統(tǒng)的,不是年輕人干的工作,人員素質(zhì)也整體不高,工作人員的文化程度都不高,缺乏地質(zhì)、檔案以及計算機等有關(guān)專業(yè)的人才,對=現(xiàn)代化管理沒有興趣,只是安于現(xiàn)狀,不能積極的提高自己的業(yè)務(wù)水平和計算機操作能力,對于地質(zhì)檔案的信息資源以及數(shù)字化的開發(fā)能力不足,限制了管理工作的發(fā)展。

      3.檔案管理制度不完善,檔案法制意識不足。很多地勘單位內(nèi)都缺乏健全的檔案管理制度,無法為實際管理工作提供指導(dǎo)和規(guī)范,有的單位即使制定了制度,但是在執(zhí)行上并沒有得到有效落實,工作人員對于檔案的法制意識不足。很多技術(shù)和業(yè)務(wù)人員會私自保存圖紙、地質(zhì)合同及報告;還有的部門為了自己使用起來方便,就把應(yīng)該要集中保存、統(tǒng)一歸檔的檔案進(jìn)行分散管理,出現(xiàn)了檔案丟失的情況,影響了檔案的完整性和安全性。

      二、地質(zhì)檔案管理和利用方法

      1.規(guī)范管理,建立檔案管理制度。為了提高地質(zhì)檔案管理的水平,確保檔案的安全及完整,就需要加強檔案管理工作力度,要依據(jù)我國相關(guān)的地質(zhì)檔案管理規(guī)范建立具體的管理制度,制度內(nèi)容要全面,如歸檔的范圍及時間、案卷質(zhì)量、機構(gòu)人員以及保管利用等方面,要對這些內(nèi)容進(jìn)行明確、詳細(xì)的規(guī)定,為實際管理工作提供指導(dǎo)和制度保障,為全范圍、多層次的開發(fā)地質(zhì)檔案信息資料提供基礎(chǔ),提供科學(xué)的依據(jù),對檔案資料進(jìn)行科學(xué)、有效的利用,讓地質(zhì)檔案成為生產(chǎn)、經(jīng)營以及科研的信息庫。

      2.提高檔案管理者的業(yè)務(wù)水品及素質(zhì)。當(dāng)前是信息時代,地質(zhì)檔案管理的發(fā)展趨勢趨向信息化,這就提高了對檔案管理人員的要求,他們需要具備計算機技能,能夠使用信息技術(shù)儲存地質(zhì)檔案,傳遞及收集數(shù)字化檔案信息。因此單位需要注重對管理人員的培訓(xùn),管理人員本身也需要具有樂學(xué)的精神,能夠不斷的提升自己的業(yè)務(wù)水平和技能,加強業(yè)務(wù)和計算機知識的學(xué)習(xí),自主學(xué)習(xí)有關(guān)的專業(yè)領(lǐng)域?qū)W科的基本知識以及法律知識,拓寬自己的知識面,及時更新知識體系,讓自身與崗位要求相一致,提升管理的服務(wù)效率和水平。

      3.提高地質(zhì)檔案的信息化水平。當(dāng)前科技不斷發(fā)展,信息化也是地質(zhì)檔案管理發(fā)展的趨勢,地勘單位需要應(yīng)用信息技術(shù),建立數(shù)字化資料室、檔案數(shù)據(jù)中心及目錄中心,形成一個地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)。要按照信息系統(tǒng)的要求對現(xiàn)有的電子文件進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃,要運用數(shù)字化在全文以及目錄數(shù)據(jù)庫中掃描老資料,建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。傳統(tǒng)的地質(zhì)檔案都是紙質(zhì)形式的,保存不方便且查閱速度很慢,都是通過人力去清賬和查找,管理效率不高。而應(yīng)用信息化技術(shù)之后,就可以有效的改善這些不足,因此需要將檔案中的文字資料以及圖件進(jìn)行信息化處理,對這些資料進(jìn)行分析、處理,經(jīng)過轉(zhuǎn)化加工,更高效、便利的利用檔案,可以減少檔案在使用中受到的磨損,極大的增加了檔案的使用時限,減少檔案管理人員的工作量,讓他們從清點、歸還、使用、借閱中解脫出來,節(jié)省下來的時間可以進(jìn)行研究工作。

      4.認(rèn)真做好地質(zhì)檔案資料的查閱登記工作。地質(zhì)檔案的管理人員需要具備較高的職業(yè)素質(zhì),認(rèn)真做好查閱登記工作,在實際的管理中,管理人員應(yīng)該和資料借閱人員多交流及溝通,讓他們認(rèn)識到地質(zhì)檔案資料的重要性,讓借閱者可以更加小心的保護(hù)檔案資料。與此同時,管理人員還需要做好借閱登記工作,將借閱人的信息、資料信息、借閱時間等都要做好詳細(xì)、明確的記錄,只有這樣才能避免地質(zhì)檔案資料出現(xiàn)破損或者遺失的情況,更好的對檔案進(jìn)行保護(hù)。

      5.加快升級硬件設(shè)施。當(dāng)前科技不斷發(fā)展,地質(zhì)檔案管理中也應(yīng)用了現(xiàn)代信息技術(shù),傳統(tǒng)的檔案也通過使用不同的軟件將其變成電子檔案的形式進(jìn)行存檔,地質(zhì)檔案管理工作需要適應(yīng)當(dāng)前發(fā)展趨勢,對保管工作進(jìn)行升級換代,除了升級計算機硬件之外,還需要引進(jìn)相關(guān)的管理軟件,加強配套設(shè)施建設(shè),檔案儲藏室中應(yīng)該有空調(diào)、除濕機、溫度計以及其他的防護(hù)設(shè)備,只有加大硬件上的投入,才能更好的保護(hù)檔案資料。

      另外,還需要注重傳統(tǒng)的檔案資料文件存儲空間建設(shè),除了檔案的保管地點之外,還包括相關(guān)的復(fù)述建筑物,比如復(fù)印室、辦公室以及閱覽室等,如果辦公用房不夠充足,那么有的文件空間就會都用到儲存檔案,就無法滿足其他附屬必要的附屬工作,就會讓絕版文件在外借中受到損壞或者出現(xiàn)丟失的情況,為檔案管理工作帶來無法挽回的損失。

      三、結(jié)語

      綜上所述,地質(zhì)檔案管理工作需要建立健全的制度,加強硬件設(shè)施建設(shè),充分利用現(xiàn)代信息技術(shù),提高管理者的職業(yè)素質(zhì)、計算機技能和業(yè)務(wù)水平,做好詳細(xì)的記錄工作等,避免檔案出現(xiàn)丟失或者損壞的情況,充分利用地質(zhì)檔案,發(fā)揮出其作用。

      參考文獻(xiàn):

      [1]都蕾,姜麗麗.論檔案管理在地質(zhì)調(diào)查研究中的應(yīng)用[J].中小企業(yè)管理與科技(下旬刊).2012( 10).

      [2]姚淑梅,趙志杰,孫瑩.小議加強地勘單位地勘科技檔案信息化建設(shè)[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2011(31).

      [3]姚淑梅,孫瑩,趙志杰.地勘單位科技檔案管理工作之若干問題探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報.2012(9).

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