張連浩

摘 要

隨著計算機技術的發(fā)展與普及，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)面臨變革，以計算機為主要工具的檔案管理系統(tǒng)正逐漸取代傳統(tǒng)的檔案管理模式。檔案管理是進行管理與利用之間的橋梁，隨著檔案管理的發(fā)展逐步數(shù)字化，怎樣在這個科技時代借助高新技術，加強檔案的保存與管理，更好的為檔案事業(yè)服務，是值得研究和深思的問題。

【關鍵詞】計算機 檔案管理系統(tǒng) 數(shù)據(jù)庫

1 計算機檔案管理系統(tǒng)的概述

計算機檔案管理系統(tǒng)是檔案管理人員以計算機為工具進行的檔案管理的操作系統(tǒng)。計算機檔案管理系統(tǒng)是一種典型的信息管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要由兩個部分組成，分別是按照各種屬性分類建立的數(shù)據(jù)庫和提供查詢服務的應用程序兩個部分。

2 計算機檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的主要問題

在檔案管理的現(xiàn)代化建設匯總發(fā)揮著越來越重要的作用，但以現(xiàn)在的水平來說依然存在著許多問題。

2.1 歸檔過程混亂

在計算機檔案管理系統(tǒng)的部門中，由于管理制度的不夠合理，運行體系不健全，工作人員道德素質不高，造成歸檔文件丟失、分類混亂、可利用率低下等問題。

2.2 缺乏統(tǒng)一的標準

在計算機管理檔案系統(tǒng)中，普遍存在多種工作系統(tǒng)互不支持，數(shù)據(jù)資源不能共享的現(xiàn)象。各種系統(tǒng)之間互不支持，系統(tǒng)間沒有一套同一的標準，容易在今后的工作中造成混亂。

2.3 安全問題

計算機管理檔案系統(tǒng)的安全問題主要體現(xiàn)在兩個方面，一方面是本系統(tǒng)內存在的問題，另一方面是外在因素造成的安全問題。

在檔案安全問題中，對使用者查詢不同等級的檔案要有授權也是很重要的一個方面。在檔案館中，檔案應該按其重要程度分為絕密、機密等不同等級。相應地，可查閱的不同等級的檔案的使用者也是有范圍限制的。

2.4 保存和防止損壞

在設備硬件保護中，機房的防火、防水、防盜、防電磁的影響與電子檔案的保存息息相關。而電子檔案的網絡環(huán)境是否安全也關乎著電子檔案是否能夠完好無缺地保存下去。

3 系統(tǒng)建設的解決策略

在計算機檔案管理系統(tǒng)的建設中，要完成系統(tǒng)的建設，必須從多方面做出努力。創(chuàng)立電子文件檔案，是一項龐大的項目工程，涉及到方方面面的單位和工作者較多，很多復雜的專業(yè)技術，需要各方面的支持和幫助才能完成。

3.1 高度重視，以檔案管理為中心

檔案管理這項工作要引起相關部門的高度重視，設備先進，建立并完善管理體系，應用制度，培養(yǎng)高素質的專業(yè)人才，這是建設現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)的基本內容。在系統(tǒng)的建設過程中，要以檔案部門為中心，在建設檔案管理系統(tǒng)過程中，做好每一步基礎性工作，開發(fā)出一套適用于本單位發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)，讓檔案變成一個真正意義上的可利用的信息資源，人們應該越來越重視檔案工作。

3.2 保障工作人員的參與性、專業(yè)性

隨著計算機技術在檔案管理工作中的應用，對工作人員的的專業(yè)素質要求也越來越高。但是現(xiàn)在檔案管理部門并不具備專業(yè)的管理人員，存在一人多職的現(xiàn)象，或者一些管理人員對計算機技術并不了解，并不能完成網絡化、數(shù)字化管理工作。

組織員工培訓，保證其具備一定的邏輯和數(shù)字思維能力，能夠熟練使用計算機語言，可以將計算機技術真正應用到檔案管理工作中。能夠自己獨立學習和掌握檔案分類的原則和方法，獨立地正確選擇標識，無誤的分析檔案內容，學會如何將不同類型的檔案進行合理的組合，掌握處理特殊狀況的方式等。

3.3 建設信息網絡數(shù)據(jù)庫，注重網絡安全

隨著網絡化和信息化的全面覆蓋，大部分人都可以在任何地方任何時間使用網絡，這樣就存在一定的網絡安全隱患。

對目前已經歸檔的檔案按不同標準劃分為不同類型的數(shù)據(jù)庫，不但要加快現(xiàn)在正在進行或者尚未進行的各項工作的步驟，盡快實現(xiàn)對所有不同類型的數(shù)據(jù)庫的自動或半自動化檢索，加快對那些內容重要、價值大、使用頻率高、但又容易受到破壞的紙質檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，建成一個統(tǒng)一的可以共享的信息資源中心，將信息和管理結合在一起，進一步完善計算機檔案管理系統(tǒng)。

3.4 人工管理與智能管理相結合

從檔案管理工作的實際實施情況來看，在現(xiàn)實生活中，許多檔案館都把計算機當做是一個次要的輔助工具，大部分工作起來依然依賴的是人工管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理模式往往是以檔案信息為核心，其工作對象往往都是大量的文件形式的紙質材料。在具體的檔案管理系統(tǒng)中，計算機這一強大的工具并沒有得到充分的發(fā)揮，特別是在檔案數(shù)據(jù)庫管理和使用上，只有數(shù)據(jù)庫的建立，最后卻不怎么去使用它或者根本不知道如何去使用這樣的一個系統(tǒng)。

3.5 不斷更新檔案管理系統(tǒng)適用性技術

在檔案管理系統(tǒng)中技術的選擇和應用上，一定要跟上檔案管理方面計算機專業(yè)技術的發(fā)展速度。但是，檔案管理部門并不能夠創(chuàng)造直接的經濟效益，沒有足夠的資金來定期更換新的管理設備，更重要的是在更換設備之前，弄清要引進來的所謂的高新設備是否真正適合用于管理工作中，因此在工作時要堅持“實用至上”的信念，努力在檔案現(xiàn)代化管理活動中擴展計算機的應用技術，真正提高系統(tǒng)的檔案管理水平。

3.6 對系統(tǒng)編研開發(fā)和應用的探究

進行編研開發(fā)工作這一工作環(huán)節(jié)才能更充分地應用檔案管理系統(tǒng)，才可能挖掘出檔案管理系統(tǒng)中的潛在價值。所以，工作人員要多學習和接觸一些最新的知識和技術，提高專業(yè)技能水平，將理論知識、實際操作技能和檔案管理系統(tǒng)相結合，開始進行編研開發(fā)工作。工作人員合理有序的將紙質檔案電子化，然后再根據(jù)人們對數(shù)據(jù)庫知識的了解與應用，建立起一套計算機管理檔案的系統(tǒng)，并不斷完善它。

4 結束語

當計算機的安全性問題解決后，隨著智能手機的普及，以及云端技術的應用，人們可以隨時隨地，在有網絡的前提條件下，就可以用一部手機查詢他想要的檔案資料了，現(xiàn)在很多網上圖書館就是一個很好的體現(xiàn)，同樣，這也是計算機管理檔案在未來發(fā)展的一個新的方向。

參考文獻

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