關(guān)于食品制造企業(yè)采購成本管控的思考

朱迎春

【摘 要】隨著時代經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人民生活水平顯著提高，市場多元化及消費水平的提高帶來了消費的轉(zhuǎn)變。以食品消費為例，消費者購買食品從以往簡單的滿足日常生活所需，轉(zhuǎn)向追求“高品質(zhì)、夠安全、更健康”。這個轉(zhuǎn)變對于食品制造企業(yè)來說，是機遇也是挑戰(zhàn)，如何在這種情況下穩(wěn)定發(fā)展，抓住機遇，繼而在市場中脫穎而出，獲取更多的利潤，是擺在每個食品制造業(yè)企業(yè)面前的重要問題。對于食品制造企業(yè)來說，原材料采購作為生產(chǎn)的第一環(huán)節(jié)顯得尤為重要。原材料采購直接關(guān)系到企業(yè)的生產(chǎn)延續(xù)性、產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)品價格，充足、及時、高質(zhì)量的原材料供應(yīng)，可以保證企業(yè)在嚴酷的競爭中有條不紊的發(fā)展，反之將影響企業(yè)的消費者信譽和市場份額，給企業(yè)帶來損失，可以說原材料采購環(huán)節(jié)決定著企業(yè)的長遠發(fā)展，是食品制造企業(yè)必須高度重視進而加強管理的第一環(huán)節(jié)。如何從源頭把控好企業(yè)成本的第一道防線，有效降低采購成本，進而控制產(chǎn)品價格提高企業(yè)競爭力，一直以來都是食品制造企業(yè)為之努力的目標。

本文嘗試從采購控制、供應(yīng)商遴選及采購流程管理3個方面，探討食品制造企業(yè)采購成本管控中容易出現(xiàn)的一些問題，進一步提出相應(yīng)的控制措施。

【關(guān)鍵詞】食品制造企業(yè)；采購成本控制；措施

一、采購成本控制及其影響因素

采購成本（Purchasing Cost）是指由購買存貨而發(fā)生的買價（購買價格或發(fā)票價格）和運雜費（運輸費用、裝卸費用和保險費用等）構(gòu)成的成本，其總額取決于采購數(shù)量和單位采購成本。

經(jīng)濟全球化帶來的跨國商品與服務(wù)貿(mào)易及資本流動的與日俱增，為企業(yè)創(chuàng)造了發(fā)展的機遇，同樣也意味著不小的挑戰(zhàn)。市場結(jié)構(gòu)劃分愈加精細，企業(yè)需要不斷調(diào)整以適應(yīng)市場變化，同時隨著電子商務(wù)的崛起，消費模式發(fā)生了巨大的變革，越來越多的消費者選擇使用更加多樣、便捷、安全的網(wǎng)絡(luò)購物平臺，實體化消費經(jīng)濟受到了前所未有的沖擊。 食品制造企業(yè)作為實體經(jīng)濟的代表，如何在這樣復(fù)雜的環(huán)境之下謀得生存和發(fā)展，實現(xiàn)利潤最大化，是面臨的嚴峻問題。對于成熟的食品制造企業(yè)來說，如果市場占比與銷售均已穩(wěn)定，有效的降低企業(yè)成本成為一個行之有效的改善途徑。其中采購成本作為企業(yè)經(jīng)營活動的首要環(huán)節(jié)，對后續(xù)的投入產(chǎn)出、產(chǎn)品定價及市場競爭力等起著重要作用，如何將采購成本控制在合理范圍之內(nèi)，成為食品制造企業(yè)追求的目標。

1.原材料采購量的確認對采購成本控制的影響

原材料采購量控制是困擾很多食品制造企業(yè)的一大難題，如何確定一個合理的采購量，既保證經(jīng)營生產(chǎn)需要，又不造成原材料積壓，需要找到采購量與使用量的平衡點。食品制造企業(yè)原材料主要以米面、水果、蔬菜等農(nóng)產(chǎn)品為主，消耗量大、保質(zhì)期短、易變質(zhì)，采購量過多或過少都會影響后續(xù)生產(chǎn)和銷售，所以準確計算存貨周轉(zhuǎn)率，科學合理的預(yù)計使用量，確定安全庫存，對食品加工企業(yè)原材料采購非常重要。

2.供應(yīng)商遴選環(huán)節(jié)及其影響

供應(yīng)商作為原材料的提供者，直接影響著企業(yè)采購成本、運轉(zhuǎn)效率和產(chǎn)品質(zhì)量，一個合格、守諾、高效的供應(yīng)商對食品制造企業(yè)非常重要。優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商可以保證企業(yè)的原材料供應(yīng)，給予企業(yè)合理的原材料價格，直接降低企業(yè)的成本；在準確合理的時間將原材料配送到企業(yè)，保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常運轉(zhuǎn)。反之，供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量不合格、運輸?shù)截洸患皶r或者虛抬原材料價格都將影響企業(yè)的生產(chǎn)乃至后續(xù)銷售環(huán)節(jié)，給企業(yè)帶來損失。

3.采購中間環(huán)節(jié)及其影響

除了采購量控制和供應(yīng)商遴選，采購中間環(huán)節(jié)的計劃設(shè)定、下單、貨物運輸、貨物保險、原材料倉儲等內(nèi)容也直接影響著采購成本控制，這些中間環(huán)節(jié)需要一套標準的管理流程以及專業(yè)的采購人員。管理流程標準化、制度化，可以規(guī)范采購中間環(huán)節(jié)的工作，提高工作效率；貨物運輸安全、準確、及時直接關(guān)系著后續(xù)生產(chǎn)環(huán)節(jié)；專業(yè)的采購人員可以更準確的對市場做出判斷，有效率的、準確的進行采購工作，提供采購效率；原材料倉儲的高效管理，既提高生產(chǎn)效率，也保證企業(yè)資產(chǎn)生產(chǎn)。

二、采購成本控制存在的問題分析

原材料采購量的確認、供應(yīng)商遴選和采購環(huán)節(jié)的管理都是采購成本管控中比較重要的環(huán)節(jié)，通過對這些環(huán)節(jié)的優(yōu)化，可以降低食品加工企業(yè)的采購成本。但是在日常工作中，很多企業(yè)往往忽略這些環(huán)節(jié)的管理，存在著諸多的問題。

1.原材料采購量確認存在的問題分析

原材料采購量往往存在一次采購量過多或過少的問題。有些公司一次性采購過多，不但占壓資金，還會因使用時間超過保質(zhì)期造成原材料非正常損耗，帶來不必要的損失；而另一種情況是過度進行分散采購，出現(xiàn)短期原材料斷貨，影響后續(xù)生產(chǎn)和銷售。

2.供應(yīng)商遴選環(huán)節(jié)存在的問題分析

如上文所述，供應(yīng)商的遴選對食品制造企業(yè)非常重要。然而很多企業(yè)在供應(yīng)商選擇上過度關(guān)注直接采購價格，忽略了其他附加成本，如溝通成本、時間成本等隱形成本，往往造成從直接采購價格來看是最低的，綜合企業(yè)整體采購過程的附加成本和隱形成本來看價格可能是最高的；或者一味壓低價格，造成供應(yīng)商為牟取利潤以次充好，讓企業(yè)陷入食品安全及信任危機，并造成后期成本增加；還有的與過于依賴一個或幾個大供應(yīng)商，合作時間過長，缺乏競爭，成熟的合作關(guān)系讓供應(yīng)商沒有危機感，議價空間比較低，讓企業(yè)陷入比較被動的局面；這也反映出企業(yè)供應(yīng)商檔案管理缺失或維護不到位，沒有更新，供貨渠道單一，達不到預(yù)期比價及信用查詢的效果。

3.企業(yè) 采購中間環(huán)節(jié)存在的問題分析

很多食品制造企業(yè)對采購中間環(huán)節(jié)工作不重視，管理存在缺失，認為采購就是買東西，不需要什么專業(yè)性，只要認識供應(yīng)商，可以砍價，便宜購買東西就足夠了；其次采購崗位是眾認的“肥缺”，公司管理層（尤其是私企）更傾向于“熟人”、“自己人”來做采購工作，無形中增加了舞弊的風險，往往是時間長了“自己人”與供應(yīng)商成了“熟人”，造成公司經(jīng)濟利益流失；另外忽視物流運輸和貨物保險的情況普遍存在，運輸效率低，出現(xiàn)運輸延遲、錯運、漏運情況，發(fā)生意外沒有風險規(guī)避措施，直接造成企業(yè)經(jīng)濟損失；倉儲環(huán)節(jié)管理不到位，入庫、出庫管理不嚴，盤點不及時，存貨賬實不符，影響企業(yè)的經(jīng)營生產(chǎn)。

本文著重針對上述3個環(huán)節(jié)存在的問題，提出相應(yīng)的措施，以期探討食品制造企業(yè)如何有效降低采購成本，提高公司收益。

三、完善采購成本控制的措施

1.原材料采購量管控

原材料采購量的管控可以通過標準化生產(chǎn)、準確計算使用量和周轉(zhuǎn)率，加強庫存管理等方式進行優(yōu)化提升。

（1）標準化生產(chǎn)

將公司的生產(chǎn)流程標準化，從配方研發(fā)和生產(chǎn)制造環(huán)節(jié)制定管理流程。

①加強配方研發(fā)過程中的試生產(chǎn)檢驗，盡可能準確計算各項原材料的消耗量，縮小計劃與實際原材料使用量之間的差異，避免后期采購中出現(xiàn)采購過量或不足；對于特殊性產(chǎn)品，比如月餅、湯圓之類節(jié)日食品，銷售量波動較大，因此在生產(chǎn)時除了要充分參考歷史銷售數(shù)據(jù)，還需要結(jié)合當期市場情況，測算預(yù)期銷售量，從而盡量準確確定原材料采購量。

②在生產(chǎn)過程中，將生產(chǎn)過程流程化、標準化，減少不必要的生產(chǎn)中損耗，另外注意各車間、廠房之間的物料調(diào)撥，將過剩廠房的原材料調(diào)配到需要的廠房使用，避免一方面有的廠房原材料積壓，另外的廠房又在重復(fù)購置，加強原材料庫存的周轉(zhuǎn)。

（2）準確確定原材料采購周期，制定合理的綜合采購方案

對于食品制造企業(yè)來說，涉及的原材料種類繁雜，保質(zhì)期也不盡相同。準確計算存貨周轉(zhuǎn)率，借助運用現(xiàn)代化信息手段，比如通過存貨、原材料管理系統(tǒng)進行原材料管理，通過系統(tǒng)計算存貨周轉(zhuǎn)率，提高數(shù)據(jù)準確性。再據(jù)此安排各種原材料的采購周期，將各種原材料合理搭配，匹配適當?shù)墓?yīng)商，形成綜合采購方案，準備、有效的進行原材料采購。

（3）加強庫存原材料管理

①庫存原材料分類管理。原材料按照不同產(chǎn)品分類，將原材料、包裝材料、其他低值易耗品等按種類細分，設(shè)置材料編碼。根據(jù)保質(zhì)期長短、日常消耗數(shù)量、采購周期等綜合考慮，合理確定訂貨數(shù)。

②加強信息化管理，有條件的企業(yè)可以運用存貨管理系統(tǒng)，電子化管理，減少人工管理的工作量，提高管理效率，增加采購量計算的準備性。

③存貨設(shè)專人專崗進行整合管理，每日盤點，根據(jù)盤點量和消耗量，提前判斷存貨尚可使用量、使用時間，確定采購量和采購時間。

2.供應(yīng)商遴選管控

供應(yīng)商遴選要注意資質(zhì)審核、遴選方式、引入競爭和協(xié)同發(fā)展等幾個方面，選擇最優(yōu)的供應(yīng)商，取得低成本的原材料，爭取最大的利潤，同時兼顧供應(yīng)商的利益，實現(xiàn)雙贏的共同發(fā)展。

（1）供應(yīng)商資質(zhì)審核

食品制造企業(yè)必須嚴把原材料質(zhì)量關(guān)，供應(yīng)商資質(zhì)審查必須嚴格，避免因價格原因選擇資質(zhì)不齊的供應(yīng)商，或者照顧關(guān)系企業(yè)，忽視了原材料的質(zhì)量，這樣往往會因為供應(yīng)商的原材料以次充好，直接影響到后期生產(chǎn)成本和企業(yè)信譽，給企業(yè)未來造成很大損失。

（2）建立供應(yīng)商資料庫

通過供應(yīng)商資質(zhì)審核，選取合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案進行管理，定期進行供應(yīng)商檔案的維護，可以根據(jù)供應(yīng)商報價、供貨重要程度、供貨效率等對供應(yīng)商進行分類，比如設(shè)置A、B、C三類，A類為最佳合作的供應(yīng)商，以此類推。在采購中可以優(yōu)先考慮A類供應(yīng)商，這樣就可以避免在需要采購時盲目的到市場中尋找貨源，因采購緊急被惡意抬價，增加采購成本。對供應(yīng)商建檔細分，可以做到有的放矢，提供采購效率，從而控制采購成本。

（3）通過招投標、比價等方式確定供應(yīng)商

嚴格把控供應(yīng)商選擇，杜絕“走關(guān)系，選熟人”這樣的方式，應(yīng)該從供應(yīng)商檔案庫中選出多家供應(yīng)商，再通過招投標、報價比價等手段，對比考量供應(yīng)商資質(zhì)、報價成本、供貨周期、業(yè)內(nèi)信譽及整體實力等各項因素，綜合分析后選擇最優(yōu)的企業(yè)。

（4）引入競爭機制

盡量不與供應(yīng)商簽訂長期采購協(xié)議，避免供應(yīng)商拿到長期合作，一家獨大的情況發(fā)生。比如簽訂3年或更短期限的供貨協(xié)議，如果合作期間供應(yīng)商供貨及時，貨物質(zhì)量合格，可以在合同到期后續(xù)簽協(xié)議，繼續(xù)合作。反之，合同到期后即可通過招投標等方式確定新的供應(yīng)商，這樣企業(yè)操作靈活，同時給供應(yīng)商以壓力，督促供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量。

（5）采購協(xié)同

傳統(tǒng)購銷模式一般為企業(yè)發(fā)出訂單，供應(yīng)商根據(jù)訂單發(fā)貨這種為庫存而采購的模式。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，這種方式已經(jīng)慢慢不再適應(yīng)現(xiàn)在生產(chǎn)節(jié)奏。所以，企業(yè)可以充分利用日趨完善的信息技術(shù)，通過搭建網(wǎng)絡(luò)平臺，采購雙方共享庫存及需求，讓供應(yīng)商有充足的準備和備貨時間，實時調(diào)整訂貨及購買數(shù)量。

（6）供應(yīng)商績效管理及評估

建立供應(yīng)商評估和績效管理機制，綜合對比公司多家采購商的采購成本、產(chǎn)品適配度、合作前景等因素，對于評估結(jié)果優(yōu)秀的供應(yīng)商，可以給予適當獎勵，比如優(yōu)先選擇訂貨、縮短結(jié)算周期等方式，鼓勵供應(yīng)商提高服務(wù)質(zhì)量，實現(xiàn)公司與供應(yīng)商的雙贏。

3.采購中間環(huán)節(jié)管控

采購工作涉及了管理、保險、材料、計劃控制、物流等等內(nèi)容，需要一套標準的管理流程、專業(yè)的采購人員和精細化的管理。

（1）建立健全采購制度

公司應(yīng)該制定完善的采購制度，確定原材料采購流程，對各職能部室職責進行劃分，設(shè)立專業(yè)采購部室，健全公司內(nèi)部監(jiān)察機制，做到有制度、有流程、有職責、有監(jiān)管，確保采購工作合理、合規(guī)、有效進行。

（2）明確分管職責，各司其職

按照公司制定的采購制度和采購流程，各部門根據(jù)劃分的部室職責，嚴格執(zhí)行采購每個環(huán)節(jié)的管控，各司其職，計劃部門匯總采購量，判斷采購周期；采購部門聯(lián)系供應(yīng)商，簽訂采購合同，提交訂單進行采購；物料管理部門核定庫存，辦理出、入庫手續(xù)；監(jiān)管部門對各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督。各部門職責明確，信息共享，完成整個采購環(huán)節(jié)管理。

（3）采購人員管理和激勵機制

作為直接與供應(yīng)商接觸的公司采購人員，除了應(yīng)該具有豐富的工作經(jīng)驗和良好的溝通能力，其對企業(yè)的忠誠度和正確的價值觀也是非常重要的，因此公司在選擇采購人員時也要綜合考慮各種素質(zhì)。采購人員的選擇應(yīng)避免“任人唯親”，并且明確廉政責任，設(shè)立績效考核制度，從公司角度對工作完成優(yōu)異的采購人員進行獎勵，多勞多得，避免采購人員從供應(yīng)商處牟取利益。

（4）物流環(huán)節(jié)控制和貨物保險

企業(yè)應(yīng)加強物流環(huán)節(jié)管控，有條件的企業(yè)可以設(shè)置專門的物流協(xié)調(diào)管理專人專崗，加強與供應(yīng)商、物流公司的聯(lián)系、溝通、協(xié)調(diào)，最大限度保證物流運輸安全、及時和效率，確保物流運輸?shù)募皶r和高效，避免因為物流的問題影響到企業(yè)生產(chǎn)。

另外，應(yīng)該增強風險管理意識，為運輸途中的貨物辦理保險（當然企業(yè)的保險不單單限定在貨物運輸環(huán)節(jié)），通過保險方式轉(zhuǎn)移風險，在發(fā)生意外或不可抗力情況下，最大限度的分攤和減少企業(yè)損失，保證企業(yè)的利益。

綜上所述，做好采購成本控制，對提升企業(yè)經(jīng)濟效益具有重要作用，企業(yè)可以通過準確測算原材料采購量，選擇更優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商和加強企業(yè)自身采購中間環(huán)節(jié)的管理等多種方式的綜合運用，有效的降低企業(yè)采購成本，使企業(yè)利潤最大化。對此提出的一系列改善措施，以供參考。

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