古麗努爾·托合塔爾

摘 要：本文立足于檔案管理工作的現(xiàn)狀，重在指出其中的不足之處，主要包括管理方法、思想意識(shí)、硬件設(shè)施三個(gè)方面，進(jìn)而據(jù)此就如何做好檔案管理工作提出建議，如完善檔案管理工作制度、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)等。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；問題；措施

檔案管理作為基礎(chǔ)管理工作當(dāng)中的重要組成部分，是真實(shí)再現(xiàn)基層工作歷史原貌的重要載體，做好基層檔案管理工作，意義十分重大。但筆者根據(jù)近些年的工作實(shí)踐以及通過調(diào)查了解，發(fā)現(xiàn)在基層檔案管理工作中，還存在很多問題。這些問題的存在，不僅嚴(yán)重影響了基層檔案的工作質(zhì)量，而且關(guān)系到了檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，筆者提出改進(jìn)基層檔案管理工作的舉措，旨在促進(jìn)基層檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

縱觀現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理工作情況，其不足之處主要在于管理方法陳舊、思想意識(shí)薄弱、硬件設(shè)施落后三個(gè)方面，具體如下：

1.1 管理方法陳舊

在新形勢(shì)之下，檔案的涵蓋范圍持續(xù)擴(kuò)大，其形式與內(nèi)容更漸趨多樣化，對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。但是，現(xiàn)階段我國(guó)部分基層單位依舊沿用傳統(tǒng)的管理方法，無(wú)法跟上信息化時(shí)代發(fā)展的客觀需求，缺乏高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)人才，無(wú)法實(shí)現(xiàn)應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)手段進(jìn)行檔案管理服務(wù)的實(shí)際要求，基本上還是以手工操作為主，例如人工編目、手工檢索等。上述這種陳舊的管理方法，在新形勢(shì)之下，其局限性更為突出，與時(shí)代發(fā)展的客觀需求相悖，手工操作的工作效率太低，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案丟失或損壞等問題。

1.2 思想意識(shí)薄弱

無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)干部還是工作人員，其對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)均存在明顯的誤區(qū)，未能從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性。在其認(rèn)為，檔案管理工作僅是簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作，針對(duì)歷史性的文件資料進(jìn)行整理與保管并無(wú)太大的實(shí)際意義，僅需要應(yīng)付查檔與外調(diào)即可。此外，大部分的檔案管理工作人員缺乏專業(yè)而系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)指導(dǎo)，在檔案材料收集、分類、整理、歸檔等具體的工作當(dāng)中存在明顯的缺陷，未能展示良好的職業(yè)道德與高度的工作責(zé)任感，缺乏系統(tǒng)而成熟的檔案管理工作理論體系的指導(dǎo)，實(shí)踐技能的提升顯得舉步維艱。

1.3 硬件設(shè)施落后

檔案管理工作對(duì)物質(zhì)基礎(chǔ)的要求比較高，主要包括庫(kù)房設(shè)施、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)等方面的內(nèi)容，部分基層單位限于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作經(jīng)費(fèi)方面的投入力度顯然不足，更有甚者，根本就沒有將檔案工作經(jīng)費(fèi)列入到預(yù)算規(guī)劃的范疇當(dāng)中。以至于檔案管理工作的硬件設(shè)施非常落后，大部分情況下僅是隨便擺放幾個(gè)柜子作為檔案的存放地點(diǎn)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)而固定的檔案管理庫(kù)房，導(dǎo)致檔案丟失、損壞等現(xiàn)象屢見不鮮。經(jīng)費(fèi)投入力度不足，硬件設(shè)施落后，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)更是無(wú)從談起。

2 如何做好檔案管理工作

在新形勢(shì)之下，想要全面提高檔案管理的工作水平，更好地發(fā)揮檔案資源的作用，關(guān)鍵在于完善檔案管理工作制度、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)、引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)等方面，具體如下：

2.1 完善檔案管理工作制度

檔案管理的工作帶有明顯的動(dòng)態(tài)特性，把控的難度比較大。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作制度進(jìn)行深層次的完善與健全，以確保檔案材料的收集、鑒別、分類、移交、歸檔、調(diào)閱、外借等具體的工作內(nèi)容均有章可依，提高檔案管理工作的紀(jì)律性與政策性。完善檔案管理工作制度需要做好如下的幾點(diǎn)工作：

（1）針對(duì)現(xiàn)有的檔案材料收集的運(yùn)作程序進(jìn)行進(jìn)一步的規(guī)范與完善，重點(diǎn)在于明確普通收集與定向收集、突擊性收集與長(zhǎng)期性收集之間的異同之處。全面調(diào)動(dòng)檔案管理工作人員的積極性與主動(dòng)性，確保檔案資料的真實(shí)性與完整性。

（2）從各個(gè)方面著手拓展檔案文件資料的渠道來源，以期更好地滿足檔案資料收集的完整性與全面性的要求，更好地發(fā)揮出檔案材料的利用價(jià)值，即是更加準(zhǔn)確地反映出問題與事件的本質(zhì)。

（3）重點(diǎn)考慮檔案文件資料歸檔制度的合理性，對(duì)于不符合歸檔要求的檔案文件資料，可通過多方渠道進(jìn)行核查，重新收集，同時(shí)安排專門的管理人員監(jiān)督檔案文件資料的辦理進(jìn)程，充分體現(xiàn)出檔案管理的時(shí)效性。

2.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在新形勢(shì)之下，部分檔案管理人員綜合素質(zhì)低下的弊端逐漸突顯，作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，必須要具備多元化的知識(shí)以及較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)運(yùn)用能力，以期更好地適應(yīng)實(shí)際工作的需求。整體而言，檔案管理工作的績(jī)效水準(zhǔn)與檔案管理工作的綜合素質(zhì)有著必然的聯(lián)系，建立一支高水準(zhǔn)的檔案管理專業(yè)隊(duì)伍是當(dāng)務(wù)之急。提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要從如下幾個(gè)方面著手：

（1）定期開展專業(yè)培訓(xùn)指導(dǎo)活動(dòng)，要求檔案管理人員積極踴躍參與，以豐富其知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，指導(dǎo)其如何將現(xiàn)代科學(xué)成果運(yùn)用到檔案管理工程當(dāng)中，提高檔案管理工作的水平。

（2）創(chuàng)辦計(jì)算機(jī)培訓(xùn)提高課程，二十一世紀(jì)是信息化時(shí)代，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案管理是時(shí)代發(fā)展的必然要求。鑒于此，部分檔案管理工作人員對(duì)如何操作計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理尚不十分時(shí)熟，創(chuàng)辦計(jì)算機(jī)培訓(xùn)提高課程向其灌輸計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化技術(shù)，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。

2.3 引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)

傳統(tǒng)的檔案管理工作基本上是以手工操作為主，檔案管理的形式也多為紙質(zhì)資料，不僅管理的工作效率低，并且容易損壞或是丟失檔案資料。在新形勢(shì)之下，傳統(tǒng)的檔案管理的手段與形式已經(jīng)瀕臨淘汰了，重點(diǎn)在于引進(jìn)現(xiàn)代化的信息技術(shù)以期更好地完成檔案管理工作。引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)關(guān)鍵在于落實(shí)如下的幾點(diǎn)工作：

（1）建立完善的內(nèi)部檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，將現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案資料全部錄入到電腦磁盤當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)永久性保管，避免遭受潮濕、蟲蛀等的損壞。同時(shí)方便檔案資料的調(diào)閱與外借，實(shí)現(xiàn)檔案資料在允許的范圍之內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，避免在調(diào)閱與外借出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。

（2）提高所創(chuàng)建的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。安全性問題是利用計(jì)算機(jī)管理檔案資料需要高度重視的問題，避免因系統(tǒng)的漏洞而給了黑客與病毒可乘之機(jī)，侵入到檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，竊取重要的檔案資料，釀成泄密的嚴(yán)重后果。鑒于此，需要安裝與系統(tǒng)高度兼容的殺毒軟件，同時(shí)安排專業(yè)人士定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢修與維護(hù)，保證檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，鑒于現(xiàn)階段檔案管理工作所存在的種種不足，需要采取具有針對(duì)性的措施，提高檔案管理工作的效率與水準(zhǔn)，以期更好地適應(yīng)新形勢(shì)之下的客觀要求。

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