劉濱

摘 要：在辦公室各項(xiàng)管理工作中，檔案管理工作最為重要，因?yàn)閷?duì)檔案的管理效率高低會(huì)直接影響到其它各項(xiàng)工作的順利開展?，F(xiàn)代辦公室檔案管理工作應(yīng)該做到工作職能與思想行為相結(jié)合，突出特色，創(chuàng)新機(jī)制，走信息化建設(shè)路線。本文圍繞縣級(jí)辦公室檔案管理工作，解讀縣級(jí)地區(qū)在該方面開展的有效性與工作效率提升方式。

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；縣級(jí)辦公室；有效性；工作效率提升；創(chuàng)新；信息化

對(duì)縣級(jí)辦公室而言，提高檔案管理工作效率，爭(zhēng)取與城市同步，一定要做到不斷改進(jìn)管理方法，引進(jìn)先進(jìn)的信息化管理技術(shù)，同時(shí)確保檔案管理的真實(shí)性與完整性，意識(shí)到檔案管理工作對(duì)于縣域地方發(fā)展的重要性。

1 縣級(jí)辦公室檔案管理的有效性分析

目前我國正在大力推行城鎮(zhèn)化建設(shè)，縣級(jí)辦公室作為市以下級(jí)別的政府直屬單位，有必要提高工作效率，特別是注重辦公室檔案管理工作的有效性。

1.1 對(duì)時(shí)代發(fā)展適應(yīng)的迫切要求

縣級(jí)辦公室檔案管理的有效性之一就是它是作為新時(shí)代信息產(chǎn)業(yè)背景下的重要構(gòu)成部分，為縣級(jí)地區(qū)政府工作人員查閱信息、調(diào)查資料提供了巨大便利，提高了辦公室工作效率。尤其是信息技術(shù)的廣泛加入，也讓縣級(jí)辦公室檔案管理工作的自身地位更加突出?？h級(jí)辦公室應(yīng)該注重與時(shí)俱進(jìn)，更好為縣域人民服務(wù)，充分重視檔案管理工作的重要性，最重要的是要把縣級(jí)檔案管理工作與社會(huì)實(shí)際結(jié)合起來，體現(xiàn)工作價(jià)值，將其放在社會(huì)需要的第一位，體現(xiàn)其在縣域整體社會(huì)服務(wù)工作中的有效性。

1.2 對(duì)檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

檔案管理工作無論在哪里都講求持續(xù)性和連貫性，縣級(jí)辦公室相對(duì)城市而言資源有限，應(yīng)該采取符合自身實(shí)際狀況與縣域發(fā)展要求的管理手段來展開工作，合力維持檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展態(tài)勢(shì)?？h級(jí)辦公室要明確一點(diǎn)，那就是檔案管理工作不是一次性形成的，它的形成一定存在具體的時(shí)間性與歷史性，這些都是確保檔案管理完整性的關(guān)鍵。所以為了促進(jìn)檔案管理工作的有效可持續(xù)發(fā)展特性，一定要提高辦公室檔案管理人員綜合素質(zhì)，全面提高檔案管理效率。

1.3 對(duì)國民經(jīng)濟(jì)、社會(huì)協(xié)調(diào)的有利輔助

縣級(jí)檔案管理工作的第3點(diǎn)有效性就是它促進(jìn)了國民經(jīng)濟(jì)與社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展進(jìn)程。這主要是因?yàn)樯鐣?huì)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)進(jìn)步都是無法離開檔案的。所以縣級(jí)辦公室一定要抓緊檔案管理工作發(fā)展，以此來間接推動(dòng)縣域經(jīng)濟(jì)，爭(zhēng)取早日實(shí)現(xiàn)城鎮(zhèn)一體化發(fā)展目標(biāo)?？h級(jí)辦公室要明確檔案就是對(duì)過去的記錄，對(duì)未來的參考，要時(shí)刻都體現(xiàn)它的有效性存在價(jià)值，做好檔案管理工作的每一個(gè)細(xì)節(jié)[1]。

2 縣級(jí)辦公室檔案管理工作效率提升的有效途徑

縣級(jí)辦公室檔案管理工作要走信息化路線，也要走基層群眾路線，本文主要從這兩大層面來探討它的管理工作效率提升有效途徑。

2.1 基于信息層面的檔案管理工作效率提升途徑

實(shí)質(zhì)上，我國縣級(jí)辦公室在檔案管理工作方面還在沿襲走老路，用傳統(tǒng)方式管理檔案，這在先進(jìn)社會(huì)已經(jīng)落伍，應(yīng)該在檔案管理方面走現(xiàn)代化路線，這其中就包括管理內(nèi)容與管理技術(shù)手段的全面現(xiàn)代化?？h級(jí)辦公室應(yīng)該加大資金投入力度，做到對(duì)檔案收集、整理、存儲(chǔ)、保存管理的一體化進(jìn)程，建設(shè)現(xiàn)代化庫房和檔案保護(hù)技術(shù)，計(jì)算機(jī)管理檔案，大力開發(fā)檔案信息資源利用進(jìn)程，走電子文件歸檔和電子檔案管理路線。另外，像縮微技術(shù)、激光光盤技術(shù)、靜電復(fù)印技術(shù)、3D打印技術(shù)也應(yīng)該融入到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化解決途徑，解決傳統(tǒng)中無法徹底解決的檔案管理問題。

再一點(diǎn)，要充分利用頗為人性化的人工智能技術(shù)，有效通過計(jì)算機(jī)技術(shù)來延伸技術(shù)人員智能水平，通過它們來解決對(duì)檔案的收集與分類問題，推動(dòng)縣級(jí)檔案智能化管理發(fā)展進(jìn)程。

最后，要結(jié)合數(shù)字化多媒體檔案信息管理核心，結(jié)合光盤存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、寬帶數(shù)據(jù)通信傳輸技術(shù)來為用戶提供共享式多媒體檔案信息資源庫，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全媒體完整數(shù)據(jù)管理模式，豐富檔案開發(fā)利用手段，加快檔案信息化管理的規(guī)范化路徑，同時(shí)對(duì)某些縣內(nèi)辦公室的珍貴檔案原件進(jìn)行有效的數(shù)字化保護(hù)[2]。

2.2 基于縣級(jí)辦公室組織內(nèi)部與外部基層的檔案管理工作效率提升途徑

縣級(jí)辦公室要圍繞自身組織內(nèi)部與外部基層來展開一系列的檔案管理工作效率優(yōu)化方式，本文主要提出以下4點(diǎn)。

1制定文件，扎實(shí)培訓(xùn)

縣級(jí)辦公室在檔案管理工作中一定要避免少走彎路，要實(shí)現(xiàn)事半功倍的工作效果。為此應(yīng)該多走出去，向其他單位借鑒學(xué)習(xí)，更應(yīng)該制定和引發(fā)相關(guān)業(yè)務(wù)文件，創(chuàng)建示范縣發(fā)展體系，扎實(shí)搞好縣內(nèi)相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，對(duì)檔案人員進(jìn)行具體的、有針對(duì)性的全面培訓(xùn)。

2配合上級(jí)部門，做好協(xié)作工作

應(yīng)該以縣級(jí)辦公室為核心，推動(dòng)全縣建設(shè)檔案工作向前發(fā)展，為此，應(yīng)該在縣內(nèi)各級(jí)涉農(nóng)部門構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制，確保他們各司其職，制定契合于縣域發(fā)展現(xiàn)狀與實(shí)際政務(wù)工作的《檔案管理辦法》、《檔案管理實(shí)施細(xì)則》，建立全面的檔案管理工作制度，并開展基于基層治理與集成民主建設(shè)的縣級(jí)公共服務(wù)活動(dòng)和社會(huì)管理改革活動(dòng)。做好檔案管理中有關(guān)職工管理、企業(yè)管理乃至土地管理、林權(quán)管理方面的相關(guān)內(nèi)容，并對(duì)專項(xiàng)活動(dòng)所形成的文件材料進(jìn)行有效歸檔，確保檔案質(zhì)量要求，也要確保檔案管理工作與其它工作之間的部署協(xié)調(diào)關(guān)系，爭(zhēng)取做到縣級(jí)辦公室的各項(xiàng)工作同實(shí)施、同完成。

3突出管理特色，創(chuàng)新管理機(jī)制

縣級(jí)辦公室的檔案管理工作一定要做到積極穩(wěn)妥，要從縣域發(fā)展的大局觀來考慮問題，即確立多個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)和社區(qū)來作為檔案管理建設(shè)試點(diǎn)，共同為新農(nóng)村建設(shè)檔案工作添磚加瓦。為了突出縣級(jí)辦公室檔案工作管理特色和創(chuàng)新機(jī)制，本文提出兩點(diǎn)創(chuàng)新做法。

首先，可以考慮將縣級(jí)集體林權(quán)制度改革檔案提前接收入館。這樣做也是為了積極主動(dòng)和提早謀劃縣內(nèi)林改工作，指導(dǎo)林改材料的快速形成、完整收集和妥善整理。例如某縣級(jí)辦公室就按照相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)林改檔案進(jìn)行了整理規(guī)范，將縣內(nèi)的6000卷檔案直接移交到縣檔案館保存，基本確保了林改檔案的安全與完整，更方便從業(yè)人員及老百姓隨時(shí)查閱。該縣由于林改檔案成績(jī)出色，還被國家林業(yè)局評(píng)為了“林改百強(qiáng)典型縣”。

其次是可以考慮將婚姻登記檔案提前接收入館?？h級(jí)辦公室應(yīng)該成立成立專門的縣級(jí)婚姻登記處，方便老百姓生活。縣級(jí)辦公室應(yīng)該主動(dòng)聯(lián)系縣婚姻登記處，將每年所形成的婚姻登記檔案接收入館，確保檔案管理的安全性，同時(shí)也非常利于老百姓利用查看。

以上兩點(diǎn)涉及民生的話題都是現(xiàn)如今地方或縣級(jí)辦公室在檔案管理方面需要作出的改變，這樣做才能使民生檔案管理更加規(guī)范，也更有利于百姓的日常學(xué)習(xí)、工作與生活穩(wěn)定。

4完善“三農(nóng)”檔案信息資源

縣級(jí)辦公室目前都已經(jīng)建立了公眾信息網(wǎng)，也要通過這一網(wǎng)絡(luò)來實(shí)現(xiàn)“三農(nóng)”教育。圍繞縣域老百姓所關(guān)注的話題開展“三農(nóng)”政策方針、政務(wù)信息、檔案法規(guī)、檔案業(yè)務(wù)指示與查檔指南的相關(guān)教育，通過互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)來宣揚(yáng)和發(fā)布相關(guān)信息資源，實(shí)現(xiàn)權(quán)限檔案的資源共享，這也是縣級(jí)辦公室完善“三農(nóng)”檔案信息資源管理工作與宣傳工作的最佳手段[3]。

3 總結(jié)

縣級(jí)辦公室檔案管理工作開展應(yīng)該與各方都有密切關(guān)系，所以管理人員一定要注意并把握這一點(diǎn)，走好基層組織和信息化發(fā)展路線，創(chuàng)新管理辦法，突出管理個(gè)性，走現(xiàn)代化檔案管理路線，并積極響應(yīng)上級(jí)號(hào)召，有效部署，實(shí)現(xiàn)縣級(jí)辦公室檔案管理與縣域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的共同推進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 王瑕.分析提高辦公室檔案管理工作效率[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（1）：78.

[2] 張曉光.試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）：141.

[3] 試論如何改進(jìn)辦公室檔案管理工作[J].黑龍江科技信息，2013（9）：141.