淺析基層機關(guān)檔案室管理要務(wù)

黃少麗

摘 要：隨著國家經(jīng)濟的不斷發(fā)展，經(jīng)濟發(fā)展和基礎(chǔ)建設(shè)的不斷更新和加入，基層檔案管理越來越受到了人們的關(guān)注?，F(xiàn)代檔案的發(fā)展，對基層檔案室的建設(shè)和管理提出了更高的要求，各級檔案室也相繼推出了各類檔案管理制度和規(guī)范，全面有效的針對基層檔案室進(jìn)行科學(xué)的管理。本文筆者就當(dāng)前基層檔案室管理情況，結(jié)合信息技術(shù)的發(fā)展，談?wù)勅绾斡行岣呋鶎訖C關(guān)檔案室管理成效，希望對基層檔案室管理和發(fā)展提供一些淺顯的幫助和參考。

關(guān)鍵詞：基層機關(guān)；檔案室；管理；發(fā)展；規(guī)范；制度

1 引言

檔案室是各機關(guān)（包括團體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、事業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機關(guān)檔案的內(nèi)部機構(gòu)，是整個機關(guān)的組成部分，是屬于機關(guān)管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機構(gòu)。黨、政、軍等機關(guān)單位的檔案室，又是機關(guān)的機要部門之一。檔案室在各單位中的地位，既不是凌駕于各業(yè)務(wù)部門之上的特殊地位，也不是處在可有可無的低微地位，而是處在單位辦公室（秘書科）內(nèi)的與各業(yè)務(wù)部門有密切聯(lián)系的地位。有的檔案室是獨立的職能部門，處在與各業(yè)務(wù)部門同等的地位。但是，它不同于直接從事物質(zhì)生產(chǎn)的部門，而是為生產(chǎn)部門提供條件的后勤部門；它不同于履行單位主要職能的部門，而是為職能部門服務(wù)的輔助部門；它不同于直接創(chuàng)造精神財富的部門，而是精神財富的儲存保管部門。因此，不能把檔案室的地位提得過高，也不能把檔案室的地位放得過低。過高了，不符合實際情況；過低了，不利于檔案工作的開展。要正確認(rèn)識檔案室工作是單位各項工作中不可缺少的環(huán)節(jié)，把檔案室放在適當(dāng)?shù)膽?yīng)有的地位上。

2 當(dāng)前基層檔案室管理現(xiàn)狀

1.管理現(xiàn)狀

目前，在很多的基層檔案室中，其工作內(nèi)容和管理的保密性相對不足。保密意識的相對落后，導(dǎo)致了很多管理人員其自身的專業(yè)素質(zhì)和能力不足，工作積極性與主動性較低，很多時候都是被動的去參與到基層機關(guān)檔案室的管理，無意中也會檔案資料的外流。針對一些檔案信息保護(hù)不到位的情況，現(xiàn)在很多檔案室逐步的重視起現(xiàn)代化設(shè)備和辦公用品的投入，加大了對基層機關(guān)檔案室的資金投入。還有一部分基層機關(guān)檔案室，其還沒有實現(xiàn)現(xiàn)代化、數(shù)字化的管理體系，很多時候還是以紙質(zhì)檔案作為主要的實現(xiàn)方式，其檔案管理手段和效率相對較低，對于基層機關(guān)檔案信息的安全保障相對單一。

2.制度與規(guī)范現(xiàn)狀

基層檔案室在管理上應(yīng)該具備一些列完備的制度和措施，但是從目前的檔案室管理規(guī)范和制度上來，還有很多細(xì)節(jié)的地方需要進(jìn)一步的去深入研究。此外，在很多檔案室管理制度的執(zhí)行規(guī)范上，還是有很多制度上的“盲區(qū)”，對于檔案室的監(jiān)控與管理較少的被執(zhí)行，工作的方式還停留在過去的思維中，工作職責(zé)和意識有待進(jìn)一步的強化和提高。

3.檔案規(guī)整現(xiàn)狀

很多基礎(chǔ)機關(guān)檔案室在檔案的規(guī)整上缺乏一定的措施，面對堆積如山的檔案資料相關(guān)的工作人員甚至“充耳不聞”，檔案室領(lǐng)導(dǎo)面對這樣的規(guī)整現(xiàn)狀也睜一只眼、閉一只眼，放手下手去管理。由于檔案資料在調(diào)取和收發(fā)環(huán)節(jié)缺乏一定的嚴(yán)密措施，很多借出的檔案甚至不能及時的回收，檔案的利用率低，服務(wù)意識相對不足。

4.管理人員及隊伍現(xiàn)狀

由于各個單位對基層檔案室中檔案管理的重視程度不同，因此各個單位下屬的基層檔案室管理水平也存在較大差異。例如很多單位的基層檔案室管理人員水平不高，有很多都是半路出家，并沒有經(jīng)過系統(tǒng)的、專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，綜合素質(zhì)和專業(yè)水平都較低。

3 提高檔案室管理成效的幾點看法

1.提高思想認(rèn)識，加強服務(wù)意識

想要全面的提高基層機關(guān)檔案室管理成效，首先就是全面的提高檔案管理人員的思想認(rèn)識。只有從思想上得到深入的認(rèn)識，才能真正的落實到具體的管理行為中去。作為基層檔案室主管部門，應(yīng)該切實的認(rèn)識到檔案管理人員自身的思想對于檔案室管理成效的重要作用，經(jīng)常開展一些講座、報告會的形式，結(jié)合政工部門進(jìn)行一些細(xì)致的思想政治教育，全面的對檔案室管理人員進(jìn)行思政和職業(yè)道德的教育工作，切實的提高檔案管理人員的思想認(rèn)識和服務(wù)意識。

2.信息化下數(shù)字檔案的發(fā)展

信息化檔案管理，也就是數(shù)字化檔案，是未來檔案管理的重要發(fā)展方向。數(shù)字化檔案管理與發(fā)展，有效的彌補了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理復(fù)雜、繁瑣、不易保存、調(diào)取周期長等現(xiàn)實問題，能夠幫助基層檔案室管理人員優(yōu)化工作流程，提高工作效率。比如，以前某單位需要某個人的檔案資料，需要一些列的繁瑣流程才可以去調(diào)閱到紙質(zhì)的檔案資料。在新時期，推動無紙化檔案資料管理，可以實現(xiàn)即時的檔案信息調(diào)閱申請，基層檔案室的管理人員只需要通過授權(quán)就可以為申請人提供相對應(yīng)的檔案資料，避免紙質(zhì)檔案資料在外借的過程中丟失、外泄等風(fēng)險的發(fā)生。隨著數(shù)字化檔案管理的發(fā)展和應(yīng)用，未來更多的基層檔案室管理將會處在一個十分嚴(yán)謹(jǐn)、安全的系統(tǒng)之下，更多的檔案資料處理過程將會被監(jiān)控，檔案資料的安全和保密將會越來越嚴(yán)密。

3.互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理人員的發(fā)展與管理隊伍的建設(shè)

由于檔案管理工作涉及的內(nèi)容較多，其專業(yè)化素質(zhì)要求較高，因此，為了提高檔案管理工作的質(zhì)量，必須首先提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。同時，為了實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案信息管理工作水平，必須針對檔案管理工作涉及的計算機操作技能，對基層檔案室管理從業(yè)人員進(jìn)行強化式培訓(xùn)，并對培訓(xùn)合格的人員頒發(fā)證書，作為其順利上崗的考核之一。此外還應(yīng)該切實的鼓勵和引導(dǎo)基層檔案室管理人員，利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，自主的進(jìn)行學(xué)習(xí)，從而提高自身的專業(yè)素質(zhì)和技能。最后，作為檔案室的主管部門，應(yīng)該切實的重視對人員的日常培訓(xùn)，嘗試與其他兄弟單位、相關(guān)部門的檔案室管理隊伍，在一起溝通業(yè)務(wù)工作，交流業(yè)務(wù)問題。與此同時還可以組織各類業(yè)務(wù)能力的競賽活動，其實的提高檔案管理人員的基本素質(zhì)，督促更多的檔案管理人員重視自身專業(yè)能力和素質(zhì)的建設(shè)，全面的提高自身的綜合素質(zhì)。

4.科學(xué)的對檔案管理人員進(jìn)行考核和評價，提高其工作積極性和主動性

科學(xué)的考核和評價體系是衡量一個單位工作成效高低與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。作為基層檔案室的主管部門，應(yīng)該切實的認(rèn)識到對檔案管理人員的考核和評價工作，并且要創(chuàng)新考核和評價的內(nèi)容，把關(guān)乎到檔案管理人員工作的方方面面都納入到考核和評價的體系中去，公平、公正、客觀的對每一個檔案管理人員進(jìn)行評價，并且可以把這種考核和評價的結(jié)果與每一個檔案管理人員的榮譽、福利等切身利益掛鉤，引導(dǎo)和激勵更多的檔案管理人員充分發(fā)揮自身的主觀能動性，積極的參與到基層機關(guān)檔案室的管理中去，為基層機關(guān)檔案室的科學(xué)管理、穩(wěn)定發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

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