煙草企業(yè)采購管理規(guī)范與效率初探

劉紅飛

本文通過分析規(guī)范與效率的關(guān)系，結(jié)合煙草行業(yè)的實(shí)際，闡述了采購規(guī)范管理和提高效率的必要性，剖析了煙草企業(yè)采購管理規(guī)范與效率存在的問題，并提出了相應(yīng)的建議。

自2012年煙草企業(yè)正式實(shí)施《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》以來，在國家煙草專賣局“嚴(yán)格規(guī)范、富有效率、充滿活力”的總要求下，經(jīng)過幾年的努力，煙草企業(yè)采購制度體系正逐步建立，但在采購實(shí)踐活動(dòng)中，“規(guī)范和效率”的問題一直影響著采購職能的發(fā)揮，需要在實(shí)踐中加以調(diào)整和轉(zhuǎn)變。

規(guī)范與效率的關(guān)系

規(guī)范與效率相輔相成。規(guī)范指明文規(guī)定或約定俗成的標(biāo)準(zhǔn)。效率是指最有效地使用社會(huì)資源以滿足人類的愿望和需要。規(guī)范與效率并非兩個(gè)相互孤立的要素，而是相輔相成、緊密聯(lián)系的，共同形成了支撐行業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的合力。規(guī)范以效率為目標(biāo)，歸根結(jié)底，規(guī)范是對行為的約束，其目的在于通過優(yōu)化流程、強(qiáng)化秩序，提高工作效率。效率應(yīng)以規(guī)范為前提，在規(guī)范中出效率，在效率中更規(guī)范。

規(guī)范與效率辯證統(tǒng)一。煙草企業(yè)的采購有嚴(yán)格的程序規(guī)定要求，實(shí)際工作中必須按照規(guī)定的方式和程序進(jìn)行，不規(guī)范采購，勢必又將回到無序采購的狀況。雖然有時(shí)嚴(yán)格規(guī)范會(huì)在一定程度上影響效率，但是沒有規(guī)范就談不上效率；當(dāng)然，也不能強(qiáng)調(diào)規(guī)范操作機(jī)械地而不是主動(dòng)創(chuàng)造條件地完成采購任務(wù)，限制采購功能發(fā)揮。因此，在煙草企業(yè)采購中，規(guī)范與效率是辯證統(tǒng)一的，是一個(gè)對立統(tǒng)一的有機(jī)整體。

煙草企業(yè)依法采購、規(guī)范操作和提高效率的必要性

是法規(guī)和制度的要求?！稛煵萜髽I(yè)采購管理規(guī)定》要求，對采購目錄、采購計(jì)劃的編制，采購預(yù)算、采購方式的選擇，公開招標(biāo)、開標(biāo)、評標(biāo)的全過程，及信息公告、評標(biāo)委員會(huì)的組成，合同的簽訂、交貨、驗(yàn)貨，對投標(biāo)人的質(zhì)疑，投訴的處理等都要建立科學(xué)規(guī)范的制度，以規(guī)范采購行為。

是采購“公開透明、公平競爭、公正和誠信原則”的要求。按照公開透明原則，讓所有符合條件的供應(yīng)商參與采購活動(dòng)，消除歧視性行為。按照公平競爭原則，將競爭引入到煙草企業(yè)采購活動(dòng)中，通過競爭使投標(biāo)人提供更好的商品、技術(shù)或服務(wù)，并且盡量降低投標(biāo)報(bào)價(jià)，使用戶可以用較低的成本和價(jià)格采購到優(yōu)質(zhì)商品，從而，既實(shí)現(xiàn)采購目標(biāo)，又提高資金使用效率。按照公正誠信原則，一方面要求煙草企業(yè)在項(xiàng)目發(fā)標(biāo)、信息公布、評標(biāo)過程要真實(shí)；另一方面要求供應(yīng)商在投標(biāo)時(shí)真實(shí)，在提供采購物品或服務(wù)時(shí)，須達(dá)到投標(biāo)時(shí)所做出的承諾，對采購活動(dòng)切實(shí)負(fù)責(zé)。

是發(fā)揮煙草企業(yè)采購職能作用的要求。《煙草行業(yè)“十三五”規(guī)劃節(jié)能減排工作方案》中提出，加強(qiáng)全過程的節(jié)約管理，有效提高資源的綜合效益，提高發(fā)展質(zhì)量與效益，在條件允許下，盡量使用低能耗設(shè)備，不使用高污染設(shè)備。因此，發(fā)揮煙草企業(yè)采購職能，按照“節(jié)能減排、降本增效”的要求采購，選擇部分節(jié)能效果顯著、性能成熟的產(chǎn)品予以采購。

是防范采購風(fēng)險(xiǎn)的需要。采購過程應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行《招投標(biāo)法》《合同法》《煙草企業(yè)采購管理規(guī)定》等法律法規(guī)和管理規(guī)定，依法采購、規(guī)范采購，從而盡可能規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)采購的公平和效率。

煙草企業(yè)采購規(guī)范與效率存在的問題剖析

相關(guān)采購制度不夠完善。從省局（公司）的采購制度來看，存在制度缺乏、不完善或銜接不夠順暢的情況。集中采購部門雖然建立了供應(yīng)商庫，但沒有制定相應(yīng)的管理辦法，導(dǎo)致無法使用供應(yīng)商庫，仍然繼續(xù)采取公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購，既耽誤了時(shí)間，又浪費(fèi)了大量的人力物力。

采購計(jì)劃管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)。在編制采購目錄和制定采購計(jì)劃時(shí)，缺乏有效的方法和工具，有時(shí)只考慮目前的工作需要，沒有從全年或更長遠(yuǎn)的目標(biāo)來規(guī)劃，甚至有時(shí)未經(jīng)審批而隨意變更預(yù)算或采購方式，影響采購工作的規(guī)范和效率。

采購流程不精益。制定的采購流程，過程繁復(fù)，操作時(shí)間長。集中采購時(shí)，單次小規(guī)模的集中采購結(jié)算不明確，部門間協(xié)調(diào)不夠，手續(xù)繁雜。供應(yīng)商的評價(jià)和選擇機(jī)制不完善，缺乏科學(xué)規(guī)范的供應(yīng)商認(rèn)證和評價(jià)體系。合同管理沒有固定模板，導(dǎo)致合同審核費(fèi)時(shí)費(fèi)力。采購管理系統(tǒng)的流程不夠全面，沒有包含采購的全部過程，降低了效率。

采購監(jiān)督?jīng)]有全過程覆蓋。采購工作跨度時(shí)間長，流程復(fù)雜，監(jiān)督需要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，加之監(jiān)督人員人手不夠，目前還不能保證采購的全過程參與，容易給采購工作留下隱患。

采購人員綜合素質(zhì)有待提高。負(fù)責(zé)采購的人員素質(zhì)參差不齊，有的采購流程操作不熟練，有的編制采購計(jì)劃、計(jì)算采購預(yù)算不精確，有的編寫采購文件時(shí)忽視關(guān)鍵的問題等，在很大程度上影響了采購工作的規(guī)范與效率。

加強(qiáng)采購規(guī)范。提升采購效率的建議

加強(qiáng)制度建設(shè)，嚴(yán)格采購法規(guī)落實(shí)

確保煙草企業(yè)采購有序進(jìn)行，提高采購的效率，就必須根據(jù)“決策者重結(jié)果、管理者重規(guī)則、操作者重細(xì)節(jié)、監(jiān)督者重風(fēng)險(xiǎn)”的原則，健全和完善適合煙草商業(yè)企業(yè)采購的各項(xiàng)規(guī)章制度，明確規(guī)定采購操作整個(gè)過程、審批方式、公示和投訴以及供應(yīng)商庫的管理辦法，從而做到有規(guī)可依，有章可循。

加強(qiáng)采購計(jì)劃管理，合理配置資源

強(qiáng)化目錄管理，明確采購范疇：編制《采購目錄》時(shí)，事先組織調(diào)查，從全年或更遠(yuǎn)的目標(biāo)來規(guī)劃，科學(xué)構(gòu)建四級采購目錄，同時(shí)將日常采購項(xiàng)目全部納入?yún)R總到《采購目錄》，進(jìn)行規(guī)范管理。第四級目錄細(xì)化至最小預(yù)算科目，并逐項(xiàng)明確采購部門和組織形式，使采購方式審查前置化，解決上會(huì)頻繁和決策低效等問題。未編入目錄的項(xiàng)目，不準(zhǔn)實(shí)施采購。

規(guī)范采購計(jì)劃的制定和變更，確保嚴(yán)格高效：制定計(jì)劃時(shí)，全面考慮、從長計(jì)議、細(xì)致入微，從源頭減少計(jì)劃的頻繁調(diào)整，同時(shí)規(guī)范計(jì)劃變更，凡是涉及組織形式、采購方式和項(xiàng)目新增，定期提交相關(guān)管理委員會(huì)實(shí)名表決，確保責(zé)任可追溯，防止集體決策變成無人擔(dān)責(zé)。

抓好集中采購：將采購的決策權(quán)和組織權(quán)集中到相關(guān)部門或單位，集中負(fù)責(zé)計(jì)劃編制、采購立項(xiàng)和實(shí)施。堅(jiān)持“公開透明、公平競爭、公正擇優(yōu)”原則，切實(shí)做到使用人、主管人、審批人、采購管理人和監(jiān)管人的“五分離”，確保集中采購正常進(jìn)行，采購物資符合質(zhì)量安全的要求。

優(yōu)化采購流程，明確職責(zé)與權(quán)限

嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)節(jié)：梳理采購流程，優(yōu)化采購程序，將業(yè)務(wù)、合同、監(jiān)督、公開等融入統(tǒng)一的采購管理系統(tǒng)，嚴(yán)格落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)與細(xì)節(jié)，明確職責(zé)與權(quán)限，規(guī)范節(jié)點(diǎn)的輸入與輸出，讓每個(gè)人都能了解所有的業(yè)務(wù)要求。

廣泛應(yīng)用模板，做到規(guī)范高效：為減少采購人員的行為偏差，使復(fù)雜問題簡單化，可以將最優(yōu)做法、經(jīng)驗(yàn)和技巧固化成普遍適用且符合規(guī)范的模板，讓操作從“各自解讀”變成“即取即用”，省去反復(fù)性指導(dǎo)和重復(fù)性審核，提高效率。

創(chuàng)新供應(yīng)商管理，增值供應(yīng)鏈：須嚴(yán)格對供應(yīng)商進(jìn)行資信、業(yè)績評價(jià)和重要材料現(xiàn)場考察評審，建立與企業(yè)規(guī)模需求相適應(yīng)的合格供應(yīng)商名錄庫，并對合格供應(yīng)商名錄庫實(shí)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，隨時(shí)引進(jìn)新的優(yōu)秀供應(yīng)商，及時(shí)淘汰有劣績的供應(yīng)商。

加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控，實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)管

圍繞采購相關(guān)流程，梳理出各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對每一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)擬定防范措施。監(jiān)督部門要全程參與，嚴(yán)格把關(guān)，保證采購活動(dòng)的公平、合法、規(guī)范，確保評選出的供應(yīng)商具備應(yīng)有的資質(zhì)和能力。

以人為本，全面提高采購人員素質(zhì)

加強(qiáng)采購人員在采購理論、相關(guān)法律法規(guī)、采購技巧與技術(shù)、市場調(diào)查、采購預(yù)算、合同管理等方面知識(shí)的培訓(xùn)，努力增強(qiáng)其綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而全面、規(guī)范地執(zhí)行采購管理工作。加強(qiáng)采購人員的職業(yè)道德和政治思想教育，提高廉潔自律、防腐拒變的能力，公正、合理地使用采購資金。

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展與完善，采購管理不僅是企業(yè)組織生產(chǎn)的先決條件，而且是降低成本，獲取更大利潤，從而提升企業(yè)核心競爭力的重要手段。煙草企業(yè)應(yīng)該結(jié)合行業(yè)發(fā)展的情況，健全和完善適合自身采購的各項(xiàng)規(guī)章制度，加強(qiáng)計(jì)劃管理，合理配置資源，優(yōu)化采購程序，全面監(jiān)督，保證規(guī)范與效率同步。